Cách Lập Bảng Chấm Công Trên Excel Đơn Giản Dễ Dùng

Cách lập bảng chấm công trên Excel là kỹ năng mà bất kỳ HR hay C&B nào cũng cần thành thạo để quản lý thời gian làm việc, nghỉ phép và làm thêm của nhân viên một cách chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định lao động. Trong bối cảnh doanh nghiệp đang chuyển đổi số mạnh mẽ, Excel vẫn là công cụ chấm công linh hoạt, tiết kiệm và dễ tùy chỉnh theo đặc thù từng bộ phận. 

Bài viết dưới đây của LÊ ÁNH HR sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thiết lập bảng chấm công chuẩn, kèm ví dụ và mẫu thực hành để bạn có thể áp dụng ngay!

I. Cơ sở pháp lý và vai trò của bảng chấm công trong quản trị nhân sự

🔹 1. Cơ sở pháp lý hiện hành

Tóm lại: Bảng chấm công không chỉ là biểu mẫu hành chính mà là hồ sơ pháp lý bắt buộc giúp doanh nghiệp chứng minh tính minh bạch và tuân thủ trong lao động – tiền lương.

🔹 2. Vai trò quản trị và ứng dụng thực tế

(1) Căn cứ tính lương và phúc lợi

• Là đầu vào cho bảng công tính lương, bảng thanh toán BHXH, tính thuế TNCN.

• Giúp kế toán và nhân sự đối chiếu dữ liệu chính xác, giảm sai sót khi thanh tra lao động hoặc kiểm toán.

(2) Tăng hiệu quả vận hành nhân sự

• Giúp phân tích năng suất lao động theo ca, bộ phận.
  
   

• Hỗ trợ hoạch định nhân sự và điều phối ca làm việc khoa học.

(3) Minh bạch và kiểm soát chi phí nhân công

• Khi áp dụng bảng chấm công Excel, dữ liệu được tự động tổng hợp, dễ lưu trữ và truy xuất.

• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian xử lý, đồng thời đảm bảo công khai, công bằng trong chi trả.

🔹 3. Giá trị chiến lược của bảng chấm công Excel

• Là cầu nối dữ liệu giữa bộ phận nhân sự – kế toán – quản lý.

• Góp phần chuẩn hóa quy trình HRM, tạo nền tảng chuyển đổi số trong quản trị lao động.

• Tăng tính tuân thủ và năng lực quản trị dữ liệu nhân sự của doanh nghiệp.

Kết luận: Hiểu rõ cơ sở pháp lý và vai trò của bảng chấm công giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình Cách lập bảng chấm công trên Excel chuẩn, minh bạch, chính xác – nền tảng quan trọng để vận hành hệ thống tính lương và quản trị nhân sự hiệu quả.

II. Các hình thức bảng chấm công phổ biến trong doanh nghiệp”
Bảng chấm công là công cụ quản trị nhân sự cốt lõi giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian làm việc, quản lý năng suất, tính lương và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Tùy theo đặc thù hoạt động, quy mô và cơ cấu lao động, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức bảng chấm công sau để tối ưu hiệu quả vận hành.

🧾 II. CÁC HÌNH THỨC BẢNG CHẤM CÔNG PHỔ BIẾN TRONG DOANH NGHIỆP

⚙️ GỢI Ý LỰA CHỌN THEO QUY MÔ DOANH NGHIỆP

💡 GỢI Ý THỰC HÀNH CHUẨN HR

• Chuẩn hóa ký hiệu công: P – Phép, KP – Nghỉ không phép, CT – Công tác, OT – Tăng ca, CN – Chủ nhật.

• Dùng màu sắc phân loại trong Excel: xanh (đi làm), vàng (nghỉ phép), đỏ (nghỉ không phép).

• Đặt sheet riêng cho “bảng công tính lương” liên kết tự động từ bảng chấm công.

• Cập nhật hàm tính công Excel linh hoạt để tránh nhập sai dữ liệu.

• Lưu trữ file trên hệ thống drive nội bộ, đặt mật khẩu bảo mật dữ liệu nhân sự.

✅ KẾT LUẬN

Cách lập bảng chấm công trên Excel hiệu quả không chỉ là ghi nhận dữ liệu mà còn là công cụ kiểm soát năng suất, tuân thủ và minh bạch lương thưởng. Doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức chấm công phù hợp với quy mô và mô hình hoạt động, tối ưu bằng công thức Excel hoặc tích hợp phần mềm HRM để tự động hóa toàn bộ quy trình nhân sự.

III. Chuẩn Bị Trước Khi Lập Bảng Chấm Công Trên Excel

Trước khi thực hiện Cách lập bảng chấm công trên Excel, doanh nghiệp cần xây dựng bộ khung dữ liệu chuẩn và thống nhất các quy tắc quản lý giờ công. Bước chuẩn bị này quyết định 70% độ chính xác và hiệu quả của toàn bộ quá trình tính công – tính lương – báo cáo nhân sự.

1. Xác định rõ mục đích và phạm vi sử dụng

Bảng chấm công không chỉ để ghi nhận ngày đi làm mà còn là căn cứ pháp lý cho tính lương, bảo hiểm xã hội, thưởng – phạt, và quản trị nhân sự.
Do đó, cần làm rõ ngay từ đầu:

• Mục tiêu sử dụng: Quản lý thời gian làm việc, phục vụ tính lương, làm cơ sở lập báo cáo BHXH hoặc phân tích hiệu suất.

• Đối tượng áp dụng: Nhân viên khối văn phòng, sản xuất, bán hàng hay theo ca/kíp.

• Tần suất cập nhật: Theo ngày, tuần, hoặc theo kỳ lương.

• Hình thức lưu trữ: File Excel nội bộ, hệ thống HRM hoặc liên kết với máy chấm vân tay.

2. Thu thập và chuẩn hóa dữ liệu đầu vào

Dữ liệu đầu vào là “nền móng” của bảng chấm công Excel, gồm:

• Danh sách nhân viên: Họ tên, mã nhân viên, phòng ban, vị trí, loại hợp đồng, hệ số lương, mã dự án.

• Lịch làm việc tiêu chuẩn: Tổng số ngày công trong tháng, số ngày nghỉ lễ theo lịch Nhà nước.

• Nguồn chấm công: Dữ liệu từ máy chấm vân tay, thẻ từ, app HR hoặc cập nhật thủ công.

• Thông tin phép và nghỉ: Số ngày phép năm còn lại, nghỉ không lương, ốm đau, thai sản.

• Chính sách OT và phụ cấp: Hệ số tính lương OT, làm đêm, làm ngày lễ theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Tất cả dữ liệu nên được nhập vào một Sheet danh mục nhân viên riêng biệt, sử dụng mã nhân viên (Employee ID) làm khóa liên kết để tránh trùng lặp.

3. Thiết lập hệ thống ký hiệu công thống nhất

Doanh nghiệp cần ban hành quy ước ký hiệu công thống nhất để mọi bộ phận áp dụng đồng nhất:

Các ký hiệu này nên có ghi chú giải thích ở phần đầu bảng để tránh nhầm lẫn khi nhập liệu.

4. Thiết kế cấu trúc bảng chấm công chuẩn

Một mẫu bảng chấm công nhân viên hiệu quả cần đảm bảo:

• Hàng (Rows): Danh sách nhân viên.

• Cột (Columns): Từ ngày 01 → 31 trong tháng, cùng các cột tổng hợp như “Tổng công”, “Phép”, “Nghỉ không lương”, “OT (giờ)”, “Ghi chú”.

• Cột công thức:

  • COUNTIF để đếm ký hiệu công.

  • SUMPRODUCT hoặc SUMIFS để tính tổng giờ OT.

  • NETWORKDAYS.INTL để xác định số ngày làm việc thực tế.

• Sheet danh mục: Gồm Phòng ban, Mã NV, Ngày nghỉ lễ, Bảng quy ước công.

• Thiết lập định dạng:
  
   

  • Cố định tiêu đề bằng “Freeze Panes”.

  • Tô màu điều kiện (Conditional Formatting) theo ký hiệu công.

  • Dùng “Data Validation” để giới hạn giá trị nhập liệu đúng quy tắc.

5. Kiểm soát bảo mật và đảm bảo tuân thủ pháp lý

Trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần:

• Khóa vùng công thức và bảo vệ trang tính (Protect Sheet).

• Phân quyền truy cập: HR, kế toán lương, trưởng bộ phận.

• Lưu trữ file Excel chấm công đúng thời hạn tối thiểu theo Luật Lao động và hồ sơ nhân sự (ít nhất 05 năm).

• Đối chiếu định kỳ giữa bảng công thực tế và bảng lương trước khi gửi BHXH.

6. Tích hợp và kiểm thử trước khi vận hành

• Kết nối bảng chấm công HR với bảng công tính lương để tự động cập nhật công và phụ cấp.

• Kiểm thử bằng 3 tình huống: nhân viên đi làm đủ, nghỉ phép dài, OT cuối tuần.

• So sánh chéo kết quả giữa nhân sự – kế toán để đảm bảo chính xác tuyệt đối.

Kết luận: Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi lập bảng giúp bảng công chuẩn nhân sự hoạt động trơn tru, hạn chế sai sót và tiết kiệm đáng kể thời gian tính lương. Đây là nền tảng không thể thiếu để xây dựng hệ thống nhân sự hiện đại, chuyên nghiệp và minh bạch.

IV. Hướng dẫn chi tiết cách lập bảng chấm công trên Excel

Cách lập bảng chấm công trên Excel chuẩn HR cần chuẩn hóa mã công, tự động hóa phép tính và kiểm soát sai sót, đảm bảo dữ liệu tính lương đúng quy chế và phù hợp Bộ luật Lao động 2019.

1) Tạo khung bảng & định dạng ngày, tháng

• Ở ô B2 nhập Tháng/Năm (ví dụ: 11/2025).

• Hàng tiêu đề: Mã NV | Họ tên | Phòng ban | 1 | 2 | … | 31 | Tổng công | Phép | Nghỉ BHXH | OT ngày thường | OT cuối tuần | OT lễ.

• Dòng ngày: ở cột ngày đầu tiên nhập công thức sinh chuỗi ngày (2 lựa chọn):

  • Excel 365: =SEQUENCE(1,DAY(EOMONTH($B$2,0)),1,1) rồi Format Cells > Number > Custom: "d".

  • Excel truyền thống: tại cột đầu: =DATE(YEAR($B$2),MONTH($B$2),1)+COLUMN(A1)-1, kéo đến ngày cuối; ẩn cột vượt quá số ngày của tháng.

• Cố định tiêu đề bằng Freeze Panes để dễ nhập.

2) Nhập danh sách nhân viên & quy ước mã công

• Danh mục nhân viên gồm Mã NV, Họ tên, Bộ phận.

• Tạo bảng mã công riêng (ví dụ sheet DM_MaCong) gồm: Mã | Ý nghĩa | Hệ số quy đổi:

  • X: Làm đủ ngày (1)

  • P: Nghỉ phép năm (1)

  • KP: Nghỉ không lương (0)

  • O: OT ngày thường (giờ)

  • OW: OT cuối tuần (giờ)

  • OH: OT lễ (giờ)

  • L: Nghỉ ốm BHXH (1)

  • 0.5X / 0.5P: Nửa ngày (0,5)
    Ghi chú quy ước bám quy chế công – lương nội bộ, lịch nghỉ lễ theo BLLĐ 2019 và hướng dẫn hiện hành.

3) Tự động tính tổng công, phép, nghỉ (COUNTIF, SUMPRODUCT)

• Tổng công chuẩn ngày (không tính OT), giả sử vùng ngày của nhân viên ở F2:AJ2:

  • Với quy ước nửa ngày dùng “0.5X”, nên dùng bảng quy đổi để chính xác:
     =SUMPRODUCT(LOOKUP(F2:AJ2,DM_MaCong[Mã],DM_MaCong[Hệ số quy đổi]))
    (đảm bảo DM_MaCong[Mã] chứa cả “X”, “0.5X”, “P”, “0.5P”…).

• Đếm phép: =COUNTIF($F2:$AJ2,"P")+0.5*COUNTIF($F2:$AJ2,"0.5P")

• Nghỉ BHXH (ốm, thai sản tùy mã L, TS): =COUNTIF($F2:$AJ2,"L")

• Giờ OT (nếu nhập trực tiếp giờ OT ở ô):

  • OT ngày thường: =SUMPRODUCT(($F2:$AJ2="O")*1*Giờ_OT_Theo_O) nếu ô chứa số giờ thì chỉ cần =SUMIF($F2:$AJ2,">=0",$F2:$AJ2) trên dải OT tách riêng.
    Khuyến nghị: tách ma trận công ngày (ký hiệu) và ma trận giờ OT (số) để rõ ràng.

4) Data Validation (danh sách thả xuống) cho mã công

• Chọn vùng nhập công F2:AJn → Data > Data Validation > List.

• Source: =DM_MaCong[Mã].

• Bật Input Message/Warning để nhắc đúng mã. Việc này giảm sai sót, chuẩn hóa dữ liệu cho bảng công tính lương.

5) Cột tổng hợp quy đổi & phân loại OT

• Công quy đổi: dùng công thức ở bước 3 (SUMPRODUCT với bảng mã).

• OT hệ số: tách 3 cột:
  
   

  • OT ngày thường (≥150% tiền lương giờ theo BLLĐ): tổng giờ O.

  • OT cuối tuần (≥200%): tổng giờ OW.

  • OT lễ, tết (≥300%): tổng giờ OH.
    Các hệ số trả lương thực tế áp dụng ở bảng lương, bảng chấm công chỉ lưu giờ và loại OT để liên kết sang file tính lương.

6) Conditional Formatting để trực quan

• Highlight theo mã:

  • X: tô xanh nhạt; P: vàng; KP: xám; L: xanh dương; OW/OH: cam/đỏ.

• Vào Home > Conditional Formatting > New Rule > Format only cells that contain… hoặc Use a formula (ví dụ: =$F2="P").

• Mục tiêu: nhìn nhanh tình trạng đi làm/nghỉ/OT theo từng nhân viên và từng ngày.

7) Khóa công thức & bảo vệ bảng

• Chọn vùng nhập (F2:AJn) → Format Cells > Protection: bỏ chọn Locked.

• Toàn bộ cột tổng, công thức giữ Locked.

• Review > Protect Sheet: đặt mật khẩu, chỉ cho phép chọn ô không khóa, dùng Validation. Tránh chỉnh sửa nhầm, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu làm căn cứ tính lương và hồ sơ lao động.

TIP triển khai & chuẩn SEO

• Đặt tên vùng: VungNgay, DM_MaCong, tăng độ bền công thức.

• Chuẩn hóa mã công theo quy chế nội bộ; ngày nghỉ lễ, nghỉ việc riêng áp dụng theo BLLĐ 2019 và văn bản hướng dẫn mới nhất.

• Tối ưu tìm kiếm: lặp tự nhiên từ khóa “Cách lập bảng chấm công trên Excel”, bảng chấm công Excel, hàm tính công Excel, bảng công tính lương tại các tiêu đề/cận tiêu đề.

KẾT LUẬN: Cách lập bảng chấm công trên Excel chuẩn HR giúp chuẩn hóa dữ liệu và rút ngắn thời gian tính lương. Bạn có thể điều chỉnh mã công, định dạng và công thức để phù hợp thực tế doanh nghiệp.

V. Mẫu bảng chấm công Excel chuẩn HR và những lưu ý khi sử dụng

Tải miễn phí [Mẫu bảng chấm công Excel chuẩn HR tại LÊ ÁNH HR] — được thiết kế sẵn công thức tính công, nghỉ, làm thêm giờ và liên kết trực tiếp với bảng lương, giúp nhân sự kiểm soát dữ liệu hiệu quả, tiết kiệm thời gian xử lý.

Mẫu bảng chấm công Excel chuẩn HR LÊ ÁNH HR được xây dựng dựa trên nguyên tắc “3T” – Tự động – Tính chuẩn – Tuân thủ. File gồm các sheet độc lập: Bảng công tháng, Danh mục nhân sự, Danh mục loại công, và Báo cáo tổng hợp, liên kết với nhau bằng công thức động để giảm tối đa thao tác thủ công.

• Bảng công tháng: Ghi nhận chi tiết ngày công, mã ca, nghỉ phép, làm thêm (OT). Người dùng chỉ cần nhập mã công (W, AL, OT1.5, OT2.0, v.v.), hệ thống tự động tính tổng công và tổng giờ OT.

• Danh mục nhân sự: Lưu trữ thông tin nhân viên, phòng ban, chức danh, mã NV để tự động đối chiếu với dữ liệu bảng công.

• Danh mục loại công: Cấu hình sẵn hệ số làm thêm giờ, quy định tính công và quy đổi giờ công phù hợp với Bộ luật Lao động hiện hành.

• Báo cáo tổng hợp: Tự động tổng hợp công, nghỉ, làm thêm, muộn – sớm theo phòng ban và toàn công ty, phục vụ lập bảng công tính lương.

Các hàm sử dụng phổ biến trong file gồm:

• SUMIFS để tính tổng công theo điều kiện.

• NETWORKDAYS.INTL để trừ cuối tuần và ngày lễ.

• XLOOKUP hoặc INDEX-MATCH để tra cứu phòng ban và loại công.

• LET kết hợp IF nhằm chuẩn hóa công thức tính OT giới hạn theo quy định nội bộ.

Lưu ý khi sử dụng (tuân thủ & đối soát)

• Bảo mật dữ liệu nhân sự: Nên đặt mật khẩu file, phân quyền truy cập từng sheet, ẩn dữ liệu lương hoặc CCCD bằng chế độ “Very Hidden”.

• Đối chiếu số liệu: So sánh bảng công – bảng lương – hồ sơ BHXH để đảm bảo nhất quán dữ liệu về ngày công, phép, OT.

• Cập nhật quy định: Thường xuyên rà soát các văn bản về nghỉ lễ, phép năm, làm thêm giờ để điều chỉnh công thức tính hệ số trả lương.

• Kiểm tra định kỳ: Đánh dấu (Conditional Formatting) các ô dữ liệu thiếu, công vượt giới hạn hoặc trùng mã NV.

• Khóa kỳ công: Khi hoàn tất kiểm tra, nên khóa sheet “Timesheet_Month” để tránh chỉnh sửa sau khi chốt công.

Kết: Sử dụng mẫu bảng chấm công Excel chuẩn HR không chỉ giúp bộ phận nhân sự kiểm soát công – lương chính xác mà còn tuân thủ pháp lý mới nhất. Tải ngay file mẫu và hướng dẫn chi tiết Cách lập bảng chấm công trên Excel tại LÊ ÁNH HR để áp dụng hiệu quả.

Cách lập bảng chấm công trên Excel không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc hiệu quả mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong tính lương, thưởng, BHXH. Khi nhu cầu quản trị nhân sự mở rộng, bạn có thể nâng cấp sang hệ thống HRM tích hợp chấm công – tính lương – thuế TNCN. Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Theo dõi LÊ ÁNH HR để cập nhật nhiều bài viết hay về kỹ năng hành chính – nhân sự và tải mẫu bảng chấm công Excel miễn phí cùng khóa học C&B chuyên sâu ngay hôm nay.