Cách Soạn Mẫu Quyết Định Hành Chính Theo Nghị Định 30/2020/NĐ-CP

Tác giả Gia Đình HR 11/11/2025 34 phút đọc

Cách soạn mẫu quyết định hành chính đúng chuẩn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP là yêu cầu bắt buộc đối với mọi cơ quan, đơn vị khi ban hành văn bản quản lý. Việc nắm vững thể thức, kỹ thuật trình bày và căn cứ pháp lý không chỉ giúp quyết định hợp lệ mà còn đảm bảo tính minh bạch, dễ tra cứu và đúng quy trình nội bộ.

Bài viết dưới đây của GIA ĐÌNH HR sẽ hướng dẫn chi tiết, rõ ràng và dễ áp dụng cho thực tiễn. Hãy theo dõi để nắm trọn bộ hướng dẫn chuẩn nhất!

I. Khái quát về quyết định hành chính và yêu cầu tuân thủ theo NĐ 30/2020/NĐ-CP

1. Khái niệm và đặc điểm nhận diện

Quyết định hành chính là văn bản do người có thẩm quyền ban hành để giải quyết một vấn đề cụ thể, mang tính bắt buộc và được áp dụng một lần đối với đối tượng xác định.

Đặc điểm nhận diện của quyết định hành chính:

Có số, ký hiệu và trích yếu nội dung rõ ràng.
Bao gồm phần căn cứ pháp lý, nội dung điều hành, hiệu lực thi hành, người ký – đóng dấu/ký số.
Được đăng ký, lưu trữ và quản lý trong hồ sơ hành chính theo quy định.

Trong môi trường doanh nghiệp hoặc đơn vị sự nghiệp, quyết định hành chính thường được ban hành trong các lĩnh vực:

Nhân sự: bổ nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật.
Tài chính – kế toán: phê duyệt chi phí, mua sắm, quyết toán.
Hành chính – quản trị: phân công, ủy quyền, ban hành quy chế.

2. Vai trò trong quản trị nội bộ

Quyết định hành chính đóng vai trò cơ sở pháp lý trong quản trị:

Là căn cứ thực hiện quyền và nghĩa vụ của các phòng ban.
Tạo sự minh bạch trong phân quyền, phê duyệt và chịu trách nhiệm.
Giúp kiểm soát hồ sơ nội bộ, phục vụ thanh tra, kiểm toán, lưu trữ lâu dài.

Một văn bản được soạn đúng thể thức và trình bày chuẩn giúp quy trình phê duyệt nhanh hơn, hạn chế sai sót và đảm bảo tính pháp lý, giá trị chứng minh khi có tranh chấp.

3. Yêu cầu tuân thủ Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Nghị định 30/2020/NĐ-CP là căn cứ pháp lý bắt buộc khi soạn thảo và ban hành quyết định hành chính. Văn bản phải đảm bảo:

Thể thức thống nhất: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan, số – ký hiệu, địa danh – ngày tháng, trích yếu, phần căn cứ, nội dung, hiệu lực, chữ ký, dấu/ký số.
Định dạng kỹ thuật: phông chữ Times New Roman, cỡ 13–14, giãn dòng chuẩn hành chính; trình bày rõ ràng, cân đối.
Quy định về lưu trữ – số hóa: văn bản phải được đăng ký, quản lý hồ sơ, thời hạn bảo quản, phục vụ tra cứu và chứng thực điện tử.

Kết luận: Tuân thủ đúng Nghị định 30/2020/NĐ-CP khi soạn quyết định hành chính không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn là cách doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa quy trình, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả quản trị.

>>> Xem thêm:

II. Mục đích, phạm vi áp dụng và phân loại các mẫu quyết định hành chính

1. Mục đích ban hành quyết định hành chính

Quyết định hành chính là công cụ quản trị chính thức thể hiện ý chí của người có thẩm quyền, được ban hành để điều hành, tổ chức và kiểm soát hoạt động trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Mục đích cốt lõi của quyết định là:

Tạo căn cứ pháp lý rõ ràng: Mọi hành động điều hành, bổ nhiệm, khen thưởng hay xử lý kỷ luật đều phải có quyết định làm nền tảng pháp lý, đảm bảo tính minh bạch và khả năng kiểm tra.
Thực thi quyền quản lý: Giúp người đứng đầu thực hiện quyền hạn trong tổ chức – từ việc phê duyệt kế hoạch, thành lập ban chỉ đạo đến việc thông qua các quy chế, quy trình nội bộ.
Đảm bảo tính thống nhất và tuân thủ pháp luật: Thể hiện nguyên tắc “làm đúng, làm đủ và làm có căn cứ”, phù hợp với Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư và quy trình quản lý văn bản hành chính.
Tăng hiệu quả vận hành: Khi được ban hành đúng thể thức, quyết định giúp tiết kiệm thời gian phê duyệt, giảm xung đột quyền hạn và hỗ trợ lưu trữ – tra cứu hiệu quả trong hệ thống văn bản điện tử.

2. Phạm vi áp dụng

Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức và kỹ thuật trình bày quyết định hành chính được áp dụng trong:

Cơ quan nhà nước các cấp: Dùng trong hoạt động quản lý nhà nước, điều hành hành chính.
Đơn vị sự nghiệp công lập và doanh nghiệp nhà nước: Dùng trong công tác tổ chức, nhân sự, kế hoạch, tài chính.
Doanh nghiệp tư nhân và tổ chức xã hội: Có thể vận dụng linh hoạt quy định của Nghị định 30 để chuẩn hóa hồ sơ, tăng tính pháp lý, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số và quản lý hồ sơ điện tử.

Việc áp dụng thống nhất giúp các tổ chức bảo đảm chuẩn thể thức, thẩm quyền ký, số hóa và lưu trữ – yếu tố ngày càng quan trọng trong đánh giá năng lực quản trị doanh nghiệp hiện đại.

3. Phân loại các mẫu quyết định hành chính

Các mẫu quyết định hành chính được chia theo tính chất và phạm vi điều chỉnh, cụ thể gồm:

Nhóm quyết định	Nội dung áp dụng	Ví dụ cụ thể
1. Quyết định cá biệt	Áp dụng cho một cá nhân, tổ chức cụ thể, có hiệu lực một lần.	Quyết định bổ nhiệm – miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, điều động cán bộ, phê duyệt kế hoạch hoặc thành lập ban chỉ đạo.
2. Quyết định quy phạm	Ban hành các quy định mang tính nguyên tắc, áp dụng nhiều lần.	Quyết định ban hành quy chế làm việc, quy trình nội bộ, định mức chi tiêu, quy định phân cấp quản lý.
3. Quyết định hành chính chuyên ngành	Liên quan đến lĩnh vực đặc thù có quy định riêng (tài chính, nhân sự, đầu tư, đấu thầu...).	Quyết định phê duyệt dự toán, quyết định chỉ định thầu, quyết định thành lập hội đồng thẩm định.

Việc phân loại rõ ràng giúp cơ quan, doanh nghiệp chọn đúng mẫu, trình đúng thẩm quyền, tránh sai phạm hành chính và đảm bảo quyết định được thực thi hợp pháp.

>>> Xem thêm:

4. Vai trò trong hệ thống văn bản quản trị doanh nghiệp

Trong hệ thống văn bản điều hành, quyết định hành chính là mắt xích trung tâm, kết nối giữa quy chế – thông báo – tờ trình – biên bản. Nó không chỉ ghi nhận ý chí quản trị mà còn là bằng chứng pháp lý trong quá trình kiểm tra, thanh tra, kiểm toán hoặc tranh chấp nội bộ.

Doanh nghiệp nên xây dựng thư viện mẫu quyết định chuẩn hóa, áp dụng chữ ký số, lưu trữ điện tử và quy trình thẩm định nội bộ để đảm bảo đồng bộ, hợp pháp và tiết kiệm chi phí quản trị.

Kết luận: Hiểu rõ mục đích, phạm vi áp dụng và phân loại mẫu quyết định hành chính giúp tổ chức ban hành văn bản đúng thể thức, đúng thẩm quyền và hiệu lực pháp lý cao, qua đó nâng tầm tính chuyên nghiệp và minh bạch trong quản trị.

III. Bố cục bắt buộc của mẫu quyết định hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Muốn “mẫu quyết định hành chính” hợp lệ và dễ tra cứu, hãy tuân thủ đúng thứ tự bố cục, ngôn ngữ mệnh lệnh – chuẩn tắc và thể thức trình bày theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

1. Phần mở đầu (thể thức văn bản)

Quốc hiệu – Tiêu ngữ: đặt trên cùng, trình bày đúng chuẩn; dòng tiêu ngữ căn giữa, gạch ngang phân cách trang trọng.
Tên cơ quan ban hành (góc trái, trên cùng) và Số, ký hiệu (“Số: …/QĐ-…”) rõ ràng, thống nhất toàn hệ thống.
Địa danh, thời gian ban hành: căn phải, định dạng “Hà Nội, ngày … tháng … năm …”
Kỹ thuật trình bày: khổ A4, cỡ chữ – dãn dòng – căn lề theo Phụ lục thể thức; văn phong mệnh lệnh, tránh viết tắt.

=> Mẹo chuẩn hóa: xây sẵn “preset” kiểu trang (mẫu Word/ERP) để bảo đảm đồng nhất mọi quyết định của cơ quan.

2. Tên văn bản và trích yếu nội dung quyết định

Tên loại viết đậm, in hoa giữa trang: QUYẾT ĐỊNH.
Trích yếu đặt ngay dưới, ngắn gọn, nêu đúng phạm vi điều chỉnh và “sản phẩm” đi kèm: “về việc ban hành Quy chế … (ban hành kèm theo Quyết định này)” hoặc “về việc phê duyệt …”.
Yêu cầu SEO – nghiệp vụ: trích yếu nên chứa cụm từ nghiệp vụ và đối tượng/địa bàn áp dụng để tăng hiệu quả tra cứu nội bộ (ví dụ: “quy chế chi tiêu nội bộ”, “kế hoạch chuyển đổi số năm 2026”).

3. Hệ thống căn cứ pháp lý để ban hành quyết định

Trật tự liệt kê: từ cao xuống thấp → Luật/Nghị quyết → Nghị định → Thông tư/Hướng dẫn → văn bản chuyên ngành, điều lệ/quy chế nội bộ → tờ trình/đề xuất của đơn vị tham mưu.
Cấu trúc mỗi dòng: “Căn cứ … số … ngày … của … về …”. Ghi đủ tên, số hiệu, ngày, cơ quan ban hành.
Cập nhật: rà soát văn bản được viện dẫn đến thời điểm hiện hành (năm 2025), loại bỏ văn bản đã hết hiệu lực hoặc được thay thế.
Kết thúc phần căn cứ: thêm “Xét …” (tờ trình/biên bản họp) để chuyển nhịp vào phần Quyết định.

Khung mẫu 4 dòng

Căn cứ Luật … số … ngày … của Quốc hội về …;

Căn cứ Nghị định số …/…/NĐ-CP ngày … của Chính phủ quy định …;

Căn cứ Thông tư số …/…/TT-… ngày … của … hướng dẫn …;

Xét Tờ trình số … ngày … của …;

4. Nội dung các điều khoản của quyết định

Điều 1 – Nội dung cốt lõi: nêu rõ việc được quyết định (ban hành kèm theo, phê duyệt, giao nhiệm vụ, mức, định mức…). Nếu có phụ lục, ghi “Ban hành kèm theo Quyết định này …”. Thêm thời hạn/hiệu lực của nội dung (khi cần).
Điều 2 – Tổ chức thực hiện: phân trách nhiệm cho đơn vị/cá nhân; mốc thời gian; chế độ báo cáo; cơ chế phối hợp – giám sát.
Điều 3 – Hiệu lực và chuyển tiếp: quy định thời điểm hiệu lực, bãi bỏ/thay thế văn bản trước đây; nêu điều khoản chuyển tiếp đối với hồ sơ đang xử lý.

Kỹ thuật diễn đạt

Câu mệnh lệnh, ngắn – rõ – đo lường được; dùng khoản/điểm khi nội dung dài.

Một ý một điều; tránh lặp; văn bản viện dẫn để ở phụ lục nếu chi tiết.

5. Ký ban hành – nơi nhận – đóng dấu

- Hình thức ký

Ký trực tiếp: người đứng đầu ký, ghi chức danh phía trên, họ tên phía dưới; đóng dấu đỏ hoặc ký số đúng vị trí theo sơ đồ thể thức.
KT.: cấp phó ký thay cấp trưởng (ghi “KT.” trước chức vụ của cấp trưởng).
TL.: thừa lệnh ký (ghi “TL.” trước chức vụ người đứng đầu).
TUQ.: thừa ủy quyền bằng văn bản, ghi “TUQ.” trước chức vụ người đứng đầu, đảm bảo văn bản ủy quyền nêu rõ phạm vi – thời hạn.
Q.: giao quyền cấp trưởng trong thời gian nhất định, ghi “Q.” trước chức vụ.

- Chữ ký số – dấu số: không chèn ảnh chữ ký; bảo đảm toàn vẹn tài liệu; hiển thị thông tin ký và dấu số đúng vùng ký định sẵn của mẫu.

- Nơi nhận: mở đầu “Nơi nhận:”; thứ tự gợi ý → đối tượng thi hành, cơ quan phối hợp/giám sát, lưu: VT + mã đơn vị soạn thảo/hồ sơ. Có thể kèm kênh gửi điện tử (trên hệ thống quản lý tài liệu).

- Chức danh người ký: ghi đúng, đủ (Chủ tịch, Giám đốc, Hiệu trưởng…); không kèm học hàm, học vị tại vị trí chữ ký.

Kết luận: Giữ đúng bố cục bắt buộc theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP giúp quyết định hợp lệ, thi hành suôn sẻ và tra cứu hiệu quả. Nếu có ý kiến khác, bạn vui lòng bổ sung để tối ưu thêm.

>>> Xem thêm:

IV. Hướng dẫn thể thức trình bày, căn lề và chuẩn định dạng khi soạn quyết định

Để một quyết định được ban hành đúng chuẩn và dễ tra cứu, việc tuân thủ thể thức, căn lề và định dạng theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP là yêu cầu bắt buộc. Dưới đây là hướng dẫn ngắn gọn – rõ ý – dễ ghi nhớ.

huong-dan-the-thuc-trinh-bay-can-le-va-chuan-dinh-dang-khi-soan-quyet-dinh

1. Chuẩn căn lề và khổ giấy

Khổ giấy: A4, trình bày theo chiều dọc (chỉ xoay ngang khi chứa bảng biểu lớn).

Căn lề:

Trên: 20–25 mm
Dưới: 20–25 mm
Trái: 30–35 mm
Phải: 15–20 mm

Canh chữ: canh đều (justify) toàn văn bản → đảm bảo bố cục gọn và chuyên nghiệp.

2. Phông chữ – cỡ chữ – giãn dòng

Phông: Times New Roman hoặc tương đương (Unicode).
Cỡ chữ: 13–14 cho toàn nội dung.
Kiểu chữ: chữ đứng, hạn chế chữ nghiêng/bôi màu; chỉ dùng đậm cho tên loại văn bản và tiêu đề chính.
Giãn dòng: 1.3–1.5; khoảng cách trước/sau đoạn: 3–6 pt.
Thụt dòng đầu đoạn: 1.0–1.27 cm.

3. Thành phần thể thức và vị trí trình bày

Trình tự từ trên xuống dưới:

Quốc hiệu – Tiêu ngữ (in hoa, đậm, canh giữa)
Tên cơ quan ban hành
Số, ký hiệu
Địa danh, ngày tháng năm
Tên loại văn bản “QUYẾT ĐỊNH” (IN HOA, đậm)
Trích yếu
Phần “Căn cứ” (mỗi căn cứ xuống dòng, cuối dòng dùng “;”)
Nội dung quyết định (Điều 1, 2, 3…)
Chức danh – Chữ ký – Dấu/Ký số
Nơi nhận
Phụ lục (nếu có)

Cách trình bày theo đúng chuỗi trên giúp văn bản nhất quán và đáp ứng đầy đủ thể thức pháp lý.

4. Quy tắc từ ngữ – trích dẫn – viết hoa

Từ ngữ: rõ ràng, chính xác, tuyệt đối tránh đa nghĩa.

Trích dẫn: theo mẫu “Căn cứ…;” → dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu “.”

Viết hoa: theo quy định văn bản hành chính:

Viết hoa tên cơ quan, đơn vị hành chính
Viết hoa tên loại văn bản
Viết hoa chữ cái đầu câu

Không sử dụng từ địa phương, viết tắt hoặc từ ngữ không phổ biến.

5. Lỗi định dạng thường gặp & cách tránh

Lỗi phổ biến	Cách phòng tránh
Căn lề sai hoặc không thống nhất	Thiết lập mẫu chuẩn cố định (template) trước khi soạn thảo
Trình bày “Căn cứ” sai dấu câu	Áp dụng đúng quy tắc dấu “;” và “.”
Cỡ chữ không đồng đều	Chỉ sử dụng 1 cỡ chữ cho phần nội dung
Viết hoa sai quy định	Đối chiếu nguyên tắc viết hoa của Nghị định 30 trước khi ban hành
Thiếu “Nơi nhận” hoặc chữ ký	Kiểm tra đầy đủ 11 thành phần thể thức bắt buộc

Kết thúc: Nắm chắc các chuẩn căn lề, định dạng và thể thức trên sẽ giúp quyết định được ban hành đúng quy định, nhất quán và chuyên nghiệp. Bạn có thể tùy chỉnh thêm theo đặc thù đơn vị nhưng phải giữ nguyên các chuẩn pháp lý bắt buộc.

V. Quy trình chuẩn để soạn – kiểm tra – ban hành mẫu quyết định hành chính

Để bảo đảm mỗi quyết định hành chính được ban hành đúng thẩm quyền, đủ giá trị pháp lý và dễ áp dụng trong thực tế, người soạn thảo cần tuân thủ quy trình 5 bước chuẩn sau:

Bước 1. Thu thập căn cứ và xác định phạm vi

Xác định mục tiêu, đối tượng, thời điểm áp dụng của quyết định.
Thu thập đầy đủ căn cứ pháp lý: Luật, Nghị định, Thông tư, Quy chế nội bộ.
Lập phiếu đề xuất soạn thảo, nêu rõ phạm vi hiệu lực và người chịu trách nhiệm.

Bước 2. Soạn dự thảo quyết định

Tuân thủ thể thức văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Cấu trúc gồm:

(1) Quốc hiệu – Tiêu ngữ

(2) Tên cơ quan, Số – Ký hiệu

(3) Địa danh – Ngày tháng

(4) Tên loại “QUYẾT ĐỊNH” + Trích yếu

(5) Căn cứ – Phần Quyết định (Điều 1, 2, 3…) – Nơi nhận

Ngôn ngữ rõ ràng, ngắn gọn, thể hiện tính mệnh lệnh và hiệu lực thi hành.

Bước 3. Rà soát pháp lý và kỹ thuật trình bày

Kiểm tra tính hợp pháp – hợp hiến – đúng thẩm quyền.
Đối chiếu căn cứ, soát lỗi thể thức, định dạng, số hiệu.
Đảm bảo văn bản thống nhất với quy chế nội bộ và văn bản cấp trên.

Bước 4. Phê duyệt, ký và ban hành

Trình tờ trình phê duyệt và xin ý kiến đơn vị liên quan.
Ký chính thức (hoặc ký số), đóng dấu cơ quan, ghi rõ hiệu lực, trách nhiệm thực hiện.
Bãi bỏ hoặc thay thế các quyết định trước (nếu có).

Bước 5. Công bố – Lưu trữ – Cập nhật

Công khai trên cổng thông tin hoặc mạng nội bộ.
Phát hành đúng nơi nhận; lưu bản điện tử và bản giấy.
Tạo “thư viện quyết định nội bộ” giúp tra cứu và chuẩn hóa biểu mẫu cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm:

Cách soạn mẫu quyết định hành chính không chỉ dừng ở việc tuân thủ đúng thể thức theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP mà còn là kỹ năng quan trọng giúp bộ phận hành chính – nhân sự nâng cao chất lượng văn bản và hiệu quả quản trị.

Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Đừng quên theo dõi GIA ĐÌNH HR để cập nhật thêm nhiều nội dung chuyên sâu, hỗ trợ phát triển kỹ năng và sự nghiệp trong lĩnh vực hành chính nhân sự!

0.0

0 Đánh giá