Những Sai Lầm Thường Gặp Trong Quy Trình Onboarding

Onboarding không chỉ là giai đoạn giới thiệu nhân viên mới vào công việc mà còn là cầu nối giúp họ hòa nhập với văn hóa và mục tiêu của doanh nghiệp. Một quy trình Onboarding được xây dựng bài bản có thể tăng năng suất làm việc, nâng cao tỷ lệ giữ chân nhân sự và góp phần củng cố giá trị tổ chức.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những sai lầm không đáng có trong quy trình này, dẫn đến sự lãng phí nguồn lực và ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm của nhân viên. Vậy đâu là những sai lầm phổ biến và làm thế nào để khắc phục? Cùng Gia Đình HR theo dõi chi tiết trong bài viết dưới đây!

I. Lợi Ích Của Một Quy Trình Onboarding Hiệu Quả

Quy trình Onboarding đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng và hiệu quả với môi trường làm việc. Đây là giai đoạn giúp nhân viên hiểu rõ hơn về văn hóa công ty, nhiệm vụ công việc và các quy trình cần thiết. 

Quy trình này đặc biệt cần thiết khi doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự mới hoặc khi có những thay đổi lớn trong tổ chức, nhằm đảm bảo sự đồng bộ và ổn định.

• Tăng cường sự hài lòng và kết nối của nhân viên mới: Một quy trình onboarding chu đáo giúp nhân viên cảm nhận được sự quan tâm và chào đón, trân trọng và hỗ trợ ngay từ những ngày đầu tiên làm việc. Điều này tạo ra sự tin tưởng và tâm lý thoải mái, giúp họ dễ dàng hòa nhập với tổ chức.

• Đẩy nhanh quá trình làm quen với công việc- Nâng cao hiệu suất làm việc: Khi được cung cấp đầy đủ thông tin, hướng dẫn và công cụ cần thiết, nhân viên mới có thể nhanh chóng hiểu rõ trách nhiệm của mình. Họ sẽ hiểu rõ hơn cách thực hiện công việc, giảm thời gian thích nghi và tối ưu hóa hiệu quả công việc. Điều này không chỉ giúp họ bắt nhịp với công việc mà còn góp phần cải thiện hiệu suất chung của đội nhóm.

• Giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc: Một môi trường làm việc thân thiện và rõ ràng ngay từ đầu giúp nhân viên mới có cảm giác an tâm và gắn bó lâu dài với tổ chức. Onboarding hiệu quả là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ bền vững giữa nhân viên và doanh nghiệp.

• Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp: Thông qua quy trình onboarding, tổ chức có thể truyền tải giá trị cốt lõi, văn hóa và mục tiêu của mình đến nhân viên mới. Đây là nền tảng để xây dựng sự đồng lòng và cống hiến, tạo nên một môi trường làm việc tích cực và đoàn kết.

Quy trình onboarding không chỉ đơn thuần là việc giới thiệu công việc, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp khẳng định sự chuyên nghiệp và quan tâm đối với nhân viên. Điều này mang lại lợi ích lâu dài, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.

II. Những Sai Lầm Thường Gặp Trong Quy Trình Onboarding

Onboarding, hay còn gọi là quy trình hòa nhập nhân viên mới, là một phần không thể thiếu để giúp người mới nhanh chóng làm quen và gắn kết với tổ chức. 

Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những sai lầm phổ biến trong quá trình này, khiến việc hòa nhập trở nên kém hiệu quả, thậm chí gây lãng phí thời gian, tài nguyên và cơ hội phát triển nhân lực. 

Dưới đây là những sai lầm thường gặp và cách khắc phục để tối ưu hóa quy trình onboarding.

1. Thiếu sự chuẩn bị trước khi nhân viên bắt đầu làm việc

⦿ Mô tả vấn đề:

Một trong những sai lầm lớn nhất là không có sự chuẩn bị kỹ càng trước ngày đầu tiên của nhân viên mới. Điều này có thể bao gồm việc thiếu kế hoạch chi tiết cho ngày đầu, tuần đầu hoặc tháng đầu, hoặc không chuẩn bị các tài liệu cần thiết như hướng dẫn công việc, thông tin nội bộ, hay công cụ làm việc. 

Thêm vào đó, hệ thống kỹ thuật như tài khoản email, phần mềm nội bộ, hoặc thiết bị làm việc chưa sẵn sàng cũng là một biểu hiện phổ biến của việc thiếu chuẩn bị.

⦿ Ảnh hưởng:

Nhân viên mới dễ cảm thấy bối rối, lạc lõng, hoặc thậm chí mất niềm tin vào môi trường làm việc mới. Sự thiếu chuẩn bị này không chỉ làm giảm hiệu suất ban đầu mà còn khiến họ cảm thấy không được chào đón.

2. Không làm rõ vai trò và kỳ vọng ngay từ đầu

⦿ Mô tả vấn đề:

Một sai lầm khác là thiếu sự rõ ràng trong việc giới thiệu vai trò, trách nhiệm, và kỳ vọng của nhân viên mới. 

Do không tổ chức buổi định hướng hoặc gặp mặt đội nhóm ngay từ đầu, người mới dễ cảm thấy lạc lõng và không hiểu rõ mục tiêu công việc.

⦿ Ảnh hưởng:

Khi nhân viên không biết họ cần làm gì hoặc mong đợi gì từ họ, họ dễ cảm thấy mất phương hướng, mơ hồ trong công việc, và không xây dựng được sự tự tin cần thiết để bắt đầu.

3. Quá tập trung vào thủ tục hành chính

⦿ Mô tả vấn đề:

Nhiều công ty coi onboarding là quy trình thuần túy hành chính, chỉ tập trung vào việc ký hợp đồng, cung cấp tài liệu nội quy, và đào tạo các chính sách công ty. Việc này thường đi kèm với khối lượng thông tin quá lớn trong một khoảng thời gian ngắn mà không có sự phân bổ hợp lý. 

Đặc biệt, nhiều tổ chức bỏ qua việc giới thiệu về văn hóa doanh nghiệp và các giá trị cốt lõi, khiến nhân viên mới khó cảm nhận được môi trường làm việc.

⦿ Ảnh hưởng:

Nhân viên mới dễ cảm thấy áp lực vì phải tiếp nhận quá nhiều thông tin cùng lúc. Đồng thời, họ thiếu sự kết nối với đồng nghiệp và công ty, dẫn đến khó hòa nhập và gắn bó lâu dài.

4. Thiếu sự hỗ trợ từ người quản lý hoặc đồng nghiệp

⦿ Mô tả vấn đề:

Trong nhiều trường hợp, người quản lý không dành đủ thời gian để hướng dẫn nhân viên mới hoặc không chỉ định người cố vấn (mentor) hoặc hỗ trợ (buddy) trong giai đoạn đầu. Điều này khiến nhân viên mới phải tự xoay sở, dẫn đến cảm giác bị bỏ rơi và không biết bắt đầu từ đâu.

⦿ Ảnh hưởng:

Nhân viên cảm thấy cô lập, không nhận được sự hỗ trợ cần thiết để hòa nhập và hoàn thành công việc. Điều này dễ dẫn đến tình trạng chán nản hoặc không đạt được hiệu suất mong đợi.

5. Không đánh giá và cải thiện quy trình onboarding

⦿ Mô tả vấn đề:

Quy trình onboarding thường bị áp dụng một cách rập khuôn và thiếu linh hoạt, không phù hợp với từng vai trò hoặc cá nhân.

Bên cạnh đó, việc không tổ chức đánh giá hoặc thu thập ý kiến phản hồi khiến doanh nghiệp không thể cải thiện và tối ưu hóa quy trình.

⦿ Ảnh hưởng:

Nhân viên không biết mình đang làm tốt hay cần cải thiện ở đâu, dẫn đến mất tự tin và thiếu hiệu quả. Các vấn đề trong quy trình onboarding bị lặp lại, ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm của nhân viên mới.

Quy trình onboarding không chỉ là bước đầu tiên để nhân viên mới hòa nhập mà còn là cơ hội để doanh nghiệp khẳng định giá trị và văn hóa tổ chức. Việc tránh những sai lầm phổ biến như thiếu chuẩn bị, không làm rõ vai trò, hoặc quá tập trung vào thủ tục hành chính sẽ giúp nhân viên cảm thấy được chào đón, định hướng rõ ràng, và sẵn sàng cống hiến. 

Một quy trình onboarding hiệu quả không chỉ đảm bảo hiệu suất ban đầu mà còn xây dựng sự gắn kết lâu dài giữa nhân viên và doanh nghiệp. Hãy nhớ rằng, mỗi nhân viên mới là một cơ hội để tổ chức phát triển và củng cố đội ngũ nhân sự vững mạnh.

>>> Xem thêm: 

• Quy Trình Và Tiêu Chí Đánh Giá Nhân Sự Sau Thử Việc

• Quy Trình Đào Tạo Nhân Viên Mới – 4 Bước Hiệu Quả

• Quy Trình Hoạch Định Nguồn Nhân Lực

III. Cách Khắc Phục Các Sai Lầm Trong Quy Trình Onboarding

Onboarding hiệu quả không chỉ giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập mà còn góp phần cải thiện hiệu suất và duy trì sự gắn bó lâu dài. 

Tuy nhiên, như đã phân tích, nhiều doanh nghiệp thường mắc phải những sai lầm phổ biến trong quy trình này. Để cải thiện, doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp dưới đây một cách có hệ thống và khoa học.

• Lập kế hoạch chi tiết và chuẩn bị kỹ lưỡng

Một kế hoạch rõ ràng là nền tảng của mọi quy trình onboarding thành công. Hãy xây dựng một danh sách kiểm tra các công việc cần thực hiện trước khi nhân viên mới bắt đầu ngày đầu tiên, bao gồm chuẩn bị tài liệu, thiết bị làm việc và các tài khoản truy cập cần thiết. 

Điều này không chỉ giúp nhân viên có cảm giác được chào đón mà còn giảm thiểu các rắc rối không đáng có.

• Đặt ra mục tiêu rõ ràng cho từng giai đoạn onboarding

Để nhân viên mới dễ dàng theo dõi và đạt được kỳ vọng, hãy chia quy trình onboarding thành các giai đoạn ngắn với mục tiêu cụ thể. 

Ví dụ, trong tuần đầu tiên, họ cần làm quen với môi trường làm việc và đồng nghiệp; trong tháng đầu tiên, họ nên hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình. Nhắc nhở và củng cố mục tiêu thường xuyên để đảm bảo nhân viên nắm vững lộ trình của mình.

• Kết hợp các yếu tố văn hóa vào quy trình

Giới thiệu về giá trị cốt lõi và văn hóa doanh nghiệp giúp nhân viên mới hiểu được "chất riêng" của tổ chức. 

Các buổi gặp gỡ, chia sẻ từ lãnh đạo và cơ hội giao lưu giữa các phòng ban là cách hiệu quả để họ hòa nhập và cảm nhận sự gắn kết. Đây cũng là dịp để củng cố sự đồng điệu giữa cá nhân và tổ chức.

• Tạo mạng lưới hỗ trợ cho nhân viên mới

Một người hướng dẫn hoặc cố vấn có thể đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên vượt qua những khó khăn ban đầu. 

Đồng thời, khuyến khích các đồng nghiệp khác hỗ trợ trong công việc và chia sẻ kinh nghiệm là cách tốt để xây dựng mối quan hệ tích cực trong đội ngũ.

• Điều chỉnh thời gian onboarding phù hợp

Quy trình onboarding nên có sự linh hoạt, đảm bảo cân bằng giữa việc đào tạo, làm quen với công việc thực tế và thời gian đánh giá kết quả. 

Một thời gian quá ngắn sẽ khiến nhân viên chưa kịp thích nghi, trong khi kéo dài quá lâu có thể gây lãng phí nguồn lực.

• Cung cấp phản hồi thường xuyên

Phản hồi kịp thời là chìa khóa để cải thiện và định hướng nhân viên mới. Tổ chức các buổi họp ngắn định kỳ nhằm kiểm tra tiến độ, giải đáp thắc mắc, đồng thời ghi nhận những đóng góp ban đầu của họ để tạo động lực làm việc.

• Cá nhân hóa quy trình onboarding

Mỗi nhân viên đều có những nhu cầu riêng biệt dựa trên vai trò, phòng ban hoặc kinh nghiệm. Do đó, hãy điều chỉnh chương trình onboarding để phù hợp với từng đối tượng, đảm bảo họ nhận được sự hỗ trợ cần thiết và phát triển tối ưu.

Việc cải thiện quy trình onboarding đòi hỏi sự đầu tư thời gian và công sức từ doanh nghiệp, nhưng đây là khoản đầu tư đáng giá để xây dựng một đội ngũ vững mạnh và hiệu quả. Khi nhân viên mới cảm nhận được sự chào đón và hỗ trợ từ ngày đầu, họ sẽ có động lực để cống hiến, gắn bó lâu dài và mang lại giá trị cao cho tổ chức. 

Vì vậy, các tổ chức cần đầu tư thời gian và nguồn lực để thiết kế một quy trình onboarding toàn diện, phù hợp với chiến lược phát triển lâu dài. Đừng quên rằng một đội ngũ mạnh mẽ bắt nguồn từ sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự quan tâm thực sự đến từng nhân viên ngay từ ngày đầu tiên.

Hy vọng những chia sẻ Gia Đình HR nêu trên sẽ hữu ích với bạn đọc!

>>> Xem thêm:

• Học Hành Chính Nhân Sự Cho Người Mới Bắt Đầu – Lộ Trình Chi Tiết

• Học Thuế Thu Nhập Cá Nhân Ở Đâu Tốt? Review Top Địa Chỉ Uy Tín

• Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Ở Đâu Tốt Nhất