Quy Trình Xử Lý Kỷ Luật Lao Động Đúng Luật Mới Nhất

2. Các hình thức kỷ luật lao động theo luật mới nhất

Bộ luật Lao động 2019 quy định 4 hình thức kỷ luật áp dụng cho người lao động, cũng như là giới hạn tối đa - doanh nghiệp không được tự đặt ra thêm hình thức mới hoặc phạt tiền, cắt lương dưới bất kỳ dạng nào.

(a) Khiển trách

• Áp dụng cho các hành vi vi phạm mức độ nhẹ, mới xảy ra lần đầu.

• Có thể khiển trách bằng miệng hoặc bằng văn bản tùy theo nội quy.

   

(b) Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng

• Chỉ áp dụng khi nội quy lao động có ghi rõ các hành vi vi phạm tương ứng.

• Người lao động vẫn được xem xét nâng bậc sau khi hết thời hạn bị kỷ luật.

(c) Cách chức

• Chỉ dùng cho người lao động giữ chức vụ quản lý hoặc vị trí có quyền hạn.

• Doanh nghiệp phải chứng minh rõ hành vi liên quan đến việc không hoàn thành chức trách, lạm quyền, vi phạm quy chế…

(d) Sa thải (hình thức cao nhất)

• Áp dụng trong các trường hợp luật quy định rất chặt chẽ, như:

• Hành vi trộm cắp, tham ô, gây thiệt hại nghiêm trọng tài sản doanh nghiệp.

• Quấy rối tình dục nơi làm việc.

• Tự ý bỏ việc quá số ngày luật định.

• Tái phạm khi đang trong thời gian bị kỷ luật kéo dài nâng lương hoặc cách chức.

   

3. Vai trò của việc xác định đúng hình thức kỷ luật

Việc lựa chọn sai hình thức kỷ luật, quá mức hoặc không phù hợp bản chất vi phạm là nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp:

• Bị người lao động khiếu nại, khởi kiện.

• Bị buộc nhận người lao động trở lại và bồi thường.

• Bị phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Do đó, doanh nghiệp cần:

• Đối chiếu hành vi với nội quy và luật,

• Rà soát chứng cứ đầy đủ,

• Căn cứ vào mức độ, hậu quả và điều kiện áp dụng, để chọn đúng hình thức, đúng quy trình và đúng pháp luật.

>>>> Xem thêm:

• Đình Công Là Gì? Quyền, Nghĩa Vụ và Quy Định HR Cần Biết
• Sai Lầm Khi Xử Lý Kỷ Luật Lao Động Khiến Doanh Nghiệp Bị Phạt
• Thỏa Ước Lao Động Tập Thể Là Gì? Những Điều Cần Biết
• Quy Trình Quản Lý Tài Sản - CCDC Trong Doanh Nghiệp
• Cách Xây Dựng Quy Trình Đào Tạo Nội Bộ Hiệu Quả
   

III. Điều kiện và quy trình để xử lý kỷ luật lao động theo luật mới nhất

Để áp dụng quy trình xử lý kỷ luật lao động đúng luật, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý bắt buộc. Việc không đáp ứng một trong các điều kiện dưới đây có thể khiến quyết định kỷ luật vô hiệu và tạo ra rủi ro tranh chấp nghiêm trọng.

1. Điều kiện để xử lý kỷ luật lao động theo luật mới

a. Hành vi vi phạm phải được quy định trong nội quy lao động

Doanh nghiệp chỉ được xử lý kỷ luật đối với những hành vi:

• Đã được ghi nhận rõ ràng, cụ thể trong nội quy lao động;

• Nội quy đã được ban hành hợp pháp (thông báo hoặc đăng ký với cơ quan nhà nướctheo luật);

• Đã thông báo và phổ biến cho toàn bộ người lao động biết trước khi áp dụng.

b. Có chứng cứ chứng minh hành vi vi phạm

Doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ chứng minh đầy đủ, ví dụ:

• Biên bản vi phạm, hình ảnh, email, log hệ thống, camera, xác nhận của quản lý;

• Biên bản làm việc với người lao động;

• Tài liệu chứng minh thiệt hại tài sản, bí mật kinh doanh, kỷ luật tái phạm…

Nếu không có chứng cứ hợp lệ, doanh nghiệp không đủ điều kiện để xử lý kỷ luật theo đúng luật.

c. Hành vi vi phạm phải xảy ra trong thời hiệu xử lý

Theo Điều 123 Bộ luật Lao động 2019:

• Thời hiệu xử lý kỷ luật là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi

• Nếu hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, bí mật công nghệ - kinh doanh, thời hiệu tối đa 12 tháng.

Ngoài thời hiệu trên, doanh nghiệp không được ra quyết định kỷ luật, trừ trường hợp:

• Người lao động đang trong thời gian thai sản, nghỉ ốm, nghỉ việc có lý do;

• Khi đó, thời hiệu được kéo dài tương ứng theo luật.

d. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật phải đúng luật

• Chỉ những người sau đây mới được quyền ký quyết định: NSDLĐ (người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền bằng văn bản);
  Không thể ủy quyền tiếp cho người khác (ủy quyền lại).

• Trường hợp người ký không đúng thẩm quyền → quyết định kỷ luật vô hiệu hoàn toàn.

e. Việc xử lý phải đảm bảo nguyên tắc pháp luật

Theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp phải đảm bảo:

• Chứng minh được lỗi của người lao động;

• Có sự tham gia của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (nếu người lao động là đoàn viên hoặc có yêu cầu);

• NLĐ phải có mặt, được quyền tự bào chữa hoặc nhờ luật sư/đại diện;

• Cuộc họp phải được thông báo trước tối thiểu 05 ngày;

• Lập biên bản hợp lệ, đầy đủ thành phần.

2. Quy trình xử lý kỷ luật lao động đúng luật

Các bước	Nội dung cần thực hiện	Lưu ý bắt buộc
1. Xác minh hành vi vi phạm và thu thập chứng cứ	- Kiểm tra sự việc, thu thập thông tin và tài liệu liên quan. - Lập biên bản, ghi nhận tình tiết khách quan. - Xác định hành vi có nằm trong nội quy lao động hay không.	- Chứng cứ phải hợp lệ và khách quan (Điều 122 BLLĐ 2019). - Không được sử dụng chứng cứ thu thập trái luật. - Biên bản phải có chữ ký người chứng kiến.
2. Gửi thông báo họp xử lý kỷ luật	- Thông báo bằng văn bản cho NLĐ, Công đoàn, người đại diện theo pháp luật (nếu NLĐ < 15 tuổi). - Ghi rõ thời gian - địa điểm - nội dung họp.	- Gửi trước ít nhất 05 ngày làm việc (Điều 70 NĐ 145/2020). - Phải có bằng chứng NLĐ đã nhận được thông báo. - Trường hợp vắng mặt phải lập biên bản và mời lại tối đa 3 lần.
3. Tiến hành họp xử lý kỷ luật	- Trình bày hành vi vi phạm và chứng cứ. - NLĐ được tự bào chữa, nhờ người bảo vệ quyền lợi. - Công đoàn nêu ý kiến bảo vệ NLĐ. - Lập biên bản cuộc họp.	- Thành phần họp theo Điều 122 BLLĐ 2019. - Biên bản phải có chữ ký đầy đủ: doanh nghiệp - NLĐ - Công đoàn - người chứng kiến. - Không ép buộc NLĐ ký nếu họ không đồng ý (lập biên bản riêng).
4. Ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động	- Soạn thảo quyết định nêu rõ hành vi, căn cứ pháp lý, hình thức kỷ luật, thời điểm hiệu lực. - Gửi cho NLĐ và Công đoàn.	- Ban hành trong thời hiệu: 06 tháng (hoặc 12 tháng nếu liên quan tài chính, tài sản). - Không kỷ luật 2 lần cho 1 hành vi. - Hình thức kỷ luật phải đúng Điều 124 BLLĐ 2019.
5. Lưu trữ hồ sơ & đánh giá lại quy trình (khuyến nghị)	- Lưu hồ sơ ít nhất 05 năm. - Rà soát lại nội quy, quy trình xử lý kỷ luật. - Tối ưu quy trình để hạn chế tranh chấp và rủi ro pháp lý.	- Không bắt buộc nhưng cực kỳ quan trọng để chứng minh doanh nghiệp xử lý đúng luật khi có tranh chấp. - Hỗ trợ audit nội bộ, thanh kiểm tra lao động.

Kết luận: Điều kiện và quy trình xử lý kỷ luật cần phải thực hiện đầy đủ theo quy định của pháp luật. Việc tuân thủ thủ đúng trình tự, thời hiệu và thành phần tham dự sẽ hạn chế tối đa tranh chấp, bảo vệ tính minh bạch và đảm bảo mọi hình thức kỷ luật lao động đều phù hợp quy định pháp luật.

IV. Những trường hợp doanh nghiệp không được xử lý kỷ luật

Trường hợp cấm xử lý kỷ luật	Mô tả	Lưu ý quan trọng
1. Người lao động đang nghỉ ốm đau, nghỉ điều dưỡng, nghỉ việc có sự đồng ý của doanh nghiệp	NLĐ tạm thời gián đoạn công việc vì sức khỏe hoặc lý do cá nhân.	- Cấm xử lý theo Điều 122.4 BLLĐ 2019. - Mọi cuộc họp hoặc quyết định ban hành trong giai đoạn này đều vô hiệu.
2. NLĐ đang nghỉ thai sản, mang thai hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi	Bao gồm cả trường hợp lao động nữ đang mang thai nhưng vẫn đi làm.	- Điều 137 BLLĐ 2019: tuyệt đối không xử lý kỷ luật. - Mọi hình thức khiển trách, kéo dài lương, sa thải… đều bị coi là trái pháp luật.
3. NLĐ đang bị tạm giữ, tạm giam hoặc chờ kết quả điều tra	Trường hợp NLĐ bị cơ quan công an làm việc nhưng chưa có kết luận.	- Doanh nghiệp chỉ được xử lý khi có kết quả chính thức. - Tránh xử lý dựa trên suy đoán hoặc tin đồn.
4. NLĐ đang mắc bệnh tâm thần hoặc mất khả năng nhận thức tạm thời	NLĐ không thể kiểm soát hành vi hoặc nhận thức do bệnh lý.	- Điều 122.4 BLLĐ 2019 yêu cầu hoãn xử lý cho đến khi NLĐ hồi phục. - Cần có hồ sơ y tế chứng minh.
Nội quy lao động chưa đăng ký hoặc không có trong hợp đồng	Hành vi vi phạm không được quy định rõ ràng trong nội quy.	- Điều 118 BLLĐ 2019: nội quy chưa đăng ký sẽ không có giá trị pháp lý. - Không được kỷ luật hành vi chưa nêu trong nội quy.
Áp dụng hình thức xử phạt bị pháp luật cấm	Ví dụ: phạt tiền, cắt lương, cưỡng bức lao động.	- Điều 127 BLLĐ 2019 cấm tuyệt đối các hình thức này. - Nếu DN áp dụng → bị xử phạt hành chính nặng + bồi thường.
Doanh nghiệp xử lý kỷ luật hai lần cho cùng một hành vi	Cùng một lỗi nhưng phạt nhiều lần (vd: vừa khiển trách, sau đó cắt lương).	- Điều 122 BLLĐ 2019: chỉ được áp dụng 1 hình thức kỷ luật cho 1 hành vi vi phạm.

Kết luận: Những trường hợp bị cấm xử lý kỷ luật lao động là các tình huống pháp luật đặt ra nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động và hạn chế doanh nghiệp lạm quyền. Vì thế, bộ phận nhân sự cần nắm rõ từng trường hợp để tránh vi phạm nghiêm trọng, tránh rủi ro tranh chấp.

 

>>>> Xem thêm: 

• Các Phụ Cấp Được Miễn Thuế Và Cách Tận Dụng
• Sai Lầm Khi Xây Dựng Văn Hóa Doanh Nghiệp Nhỏ
• Cách Xử Lý Tranh Chấp Lao Động Tránh Bị Kiện Tụng
• Sai Sót Khi Làm Hồ Sơ BHXH Khiến Doanh Nghiệp Bị Phạt
   

V. FAQ - Giải đáp câu hỏi thường gặp

 

1. Khi nào doanh nghiệp được xử lý kỷ luật lao động?

Doanh nghiệp chỉ được xử lý kỷ luật khi người lao động có hành vi vi phạm được quy định rõ trong nội quy lao động, có chứng cứ chứng minh lỗi, còn thời hiệu kỷ luật, và NLĐ đủ điều kiện tham gia buổi họp kỷ luật theo luật. Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo quyết định kỷ luật hợp pháp và được pháp luật bảo vệ.

 

2. Doanh nghiệp có được phạt tiền hoặc cắt lương khi NLĐ vi phạm không?

Không. Pháp luật cấm tuyệt đối việc phạt tiền, cắt lương, ép buộc lao động hoặc áp dụng các hình thức xúc phạm danh dự. Nếu doanh nghiệp sử dụng các hình thức này, quyết định kỷ luật sẽ vô hiệu và có thể bị xử phạt hành chính.

 

3. Người lao động có quyền từ chối ký biên bản họp kỷ luật không?

Có. NLĐ có quyền không ký nếu không đồng ý với nội dung. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải ghi rõ lý do NLĐ từ chối ký trong biên bản và có chữ ký của các bên liên quan khác để đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ kỷ luật.

 

4. Họp xử lý kỷ luật lao động có bắt buộc phải có công đoàn không?

Có. Công đoàn cơ sở hoặc công đoàn cấp trên trực tiếp phải tham gia buổi họp kỷ luật. Thiếu sự tham dự hoặc không mời công đoàn hợp lệ sẽ khiến quy trình kỷ luật bị coi là sai luật.

 

5. Quyết định kỷ luật lao động có thể bị hủy không?

Có. Nếu doanh nghiệp vi phạm quy trình, xử lý sai thời hiệu, không đủ chứng cứ hoặc xử lý trái các trường hợp pháp luật cấm, NLĐ có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện, và tòa án có thể tuyên hủy quyết định kỷ luật. 
 

Hy vọng với bài viết này của Gia đình HR, bạn đã hiểu rõ về topic: Quy Trình Xử Lý Kỷ Luật Lao Động Đúng Luật Mới Nhất.

>>> Bài viết tham khảo thêm:

• Học Hành Chính Nhân Sự Cho Người Mới Bắt Đầu – Lộ Trình Chi Tiết         

• Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội Ở Đâu Tốt Nhất         

• [Review] KHÓA HỌC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Được Đánh Giá Tốt Nhất         

• TOP 5+ Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay         

• Khóa Học Nhân Sự Online Miễn Phí - Nâng Cao Nghiệp Vụ Cùng Chuyên Gia