Sai Lầm Khi Xử Lý Kỷ Luật Lao Động Khiến Doanh Nghiệp Bị Phạt

Việc xử lý kỷ luật lao động là một phần trong quản lý nhân sự của doanh nghiệp, tuy nhiên, nếu không thực hiện đúng quy trình và pháp lý, doanh nghiệp có thể gặp phải những rủi ro lớn, bao gồm việc bị xử phạt hành chính.

Những sai lầm trong xử lý kỷ luật lao động không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà còn làm tổn hại đến uy tín và tài chính của doanh nghiệp.

Bài viết này, giadinhhr.com sẽ chỉ ra những sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp phải khi xử lý kỷ luật lao động và cách để tránh những vi phạm có thể dẫn đến phạt.

Các Sai Lầm Khi Xử Lý Kỷ Luật Lao Động Khiến Doanh Nghiệp Bị Phạt

Trước khi đi vào chi tiết các sai lầm phổ biến khi xử lý kỷ luật lao động, cần phải hiểu rằng việc thực hiện kỷ luật đúng quy trình không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là cách để doanh nghiệp duy trì môi trường làm việc công bằng và chuyên nghiệp.

Quá trình xử lý kỷ luật không chỉ giúp đảm bảo kỷ cương trong công ty mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với quyền lợi và danh dự của người lao động.

Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp phải những sai lầm trong quá trình này, dẫn đến những hậu quả không mong muốn, bao gồm việc bị kiện, phạt hành chính hoặc ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

Sau đây là những sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp thường gặp phải khi xử lý kỷ luật lao động, mà nếu không được nhận diện và khắc phục kịp thời, sẽ gây ra những hậu quả nghiêm trọng.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội  

Sai lầm 1: Sai lầm về trình tự và thủ tục xử lý kỷ luật

Đây là một sai lầm phổ biến và nghiêm trọng nhất, bởi nếu thực hiện không đúng quy trình, dù quyết định kỷ luật có hợp lý đến đâu, cũng sẽ bị coi là vô hiệu. Pháp luật lao động Việt Nam quy định một quy trình xử lý kỷ luật rất cụ thể nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động. Các sai lầm thường gặp trong quy trình xử lý kỷ luật bao gồm:

Không thông báo hoặc thông báo không đúng quy định: Doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho tổ chức đại diện người lao động (nếu có), người lao động và người đại diện pháp luật (nếu người lao động dưới 18 tuổi) ít nhất 5 ngày làm việc trước khi tiến hành phiên họp. Nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua bước này, thông báo qua các phương tiện không chính thức như Zalo, Messenger hoặc thông báo quá sát ngày họp, gây ảnh hưởng đến quyền chuẩn bị của người lao động.

Thành phần phiên họp không hợp lệ: Phiên họp xử lý kỷ luật phải có mặt của người lao động và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Nếu một trong các thành phần này vắng mặt, phiên họp chỉ được tiến hành khi họ đã nhận thông báo hợp lệ mà không xác nhận tham dự hoặc không có lý do chính đáng. Việc thiếu thành phần quan trọng này là vi phạm nghiêm trọng quy định.

Không lập biên bản phiên họp: Mọi diễn biến trong phiên họp phải được ghi lại thành biên bản và có chữ ký của các thành viên tham gia. Nếu có người không ký, phải ghi rõ lý do. Biên bản này chính là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất trong quá trình xử lý kỷ luật. Việc không có biên bản hoặc biên bản thiếu chữ ký sẽ khiến doanh nghiệp khó bảo vệ được quyết định khi có tranh chấp.

Hậu quả pháp lý:

Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, việc vi phạm trình tự thủ tục có thể khiến quyết định kỷ luật bị vô hiệu. Doanh nghiệp sẽ phải hủy bỏ quyết định, khôi phục lại quyền lợi cho người lao động và có thể phải bồi thường. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Giải pháp:

Doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình xử lý kỷ luật rõ ràng và chuẩn hóa dưới dạng checklist. Bộ phận nhân sự cần tuân thủ chặt chẽ từng bước: thông báo, xác nhận tham gia, chuẩn bị kịch bản điều hành phiên họp và mẫu biên bản chi tiết. Tuyệt đối không được bỏ qua bất kỳ bước nào dù lỗi của người lao động có rõ ràng đến đâu.

Sai lầm 2: Kỷ luật khi không có Nội quy lao động hợp pháp

Nội quy lao động (NQLĐ) là căn cứ pháp lý để doanh nghiệp xử lý kỷ luật người lao động. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại xem nhẹ vai trò của NQLĐ và mắc phải các sai lầm như:

Không ban hành NQLĐ: Doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên phải ban hành NQLĐ bằng văn bản. Nếu không có NQLĐ, doanh nghiệp không thể xử lý kỷ luật. Các vi phạm không được quy định trong NQLĐ sẽ không thể bị xử lý.

Không đăng ký NQLĐ: Nếu doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên, NQLĐ phải được đăng ký tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội. NQLĐ chưa đăng ký không có giá trị pháp lý.

Nội dung NQLĐ trái luật: Một số doanh nghiệp đưa vào NQLĐ các quy định không phù hợp với pháp luật lao động, như phạt tiền, trừ lương thay cho các hình thức kỷ luật hợp pháp.

Hậu quả pháp lý:

Mọi quyết định kỷ luật dựa trên NQLĐ chưa ban hành, chưa đăng ký hoặc có nội dung trái luật đều là bất hợp pháp và sẽ bị tòa án tuyên vô hiệu. Doanh nghiệp có thể bị khởi kiện, bồi thường cho người lao động và bị xử phạt hành chính.

Giải pháp:

Doanh nghiệp phải xây dựng và đăng ký NQLĐ ngay khi có đủ lao động. Nội dung NQLĐ cần tham khảo ý kiến từ luật sư hoặc chuyên gia nhân sự, đảm bảo các hành vi vi phạm và hình thức xử lý đều rõ ràng và tuân thủ pháp luật.

Sai lầm 3: Không chứng minh được lỗi của người lao động

Pháp luật yêu cầu doanh nghiệp phải chứng minh lỗi của người lao động khi xử lý kỷ luật. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại xử lý kỷ luật chỉ dựa trên cảm tính hoặc bằng chứng yếu, dẫn đến thất bại khi xảy ra tranh chấp.

Các sai lầm thường gặp:

Dựa vào lời nói một phía: Chỉ nghe lời phàn nàn của quản lý và yêu cầu kỷ luật ngay mà không có bằng chứng cụ thể.

Bằng chứng không rõ ràng, không hợp lệ: Sử dụng tin nhắn cắt ghép, video không rõ nguồn gốc hoặc lời khai không được lập thành văn bản làm căn cứ xử lý kỷ luật.

Suy diễn hành vi: Cho rằng nhân viên thường xuyên đi muộn là có thái độ chống đối mà áp dụng hình thức kỷ luật nghiêm trọng mà không có bằng chứng cụ thể.

Hậu quả pháp lý:

Khi ra tòa, nếu doanh nghiệp không thể cung cấp bằng chứng xác thực, quyết định kỷ luật sẽ bị hủy bỏ. Gánh nặng chứng minh thuộc về doanh nghiệp, và thất bại trong việc này đồng nghĩa với thua kiện.

Giải pháp:

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình thu thập và lưu trữ bằng chứng một cách bài bản. Cần lập biên bản sự việc ngay khi phát hiện vi phạm, thu thập tài liệu như email, báo cáo công việc, dữ liệu camera (tuân thủ quy định về quyền riêng tư)... Tất cả bằng chứng cần được lưu trữ khoa học trong hồ sơ kỷ luật.

>>>>> Xem thêm:

• Cách Lập Tờ Khai Thuế Thu Nhập Cá Nhân Hàng Tháng

• Cách Đăng Ký Mã Số Thuế Cá Nhân Và Những Sai Lầm Thường Gặp  

• Trốn Đóng, Chậm Đóng BHXH Bị Xử Lý Thế Nào?    

• Cách Đăng Ký Người Phụ Thuộc Giảm Trừ Gia Cảnh Đúng Quy Định      

• Thu Nhập Không Cố Định Có Phải Tính Đóng BHXH             

Sai lầm 4: Áp dụng sai hình thức kỷ luật và vi phạm điều cấm

Pháp luật lao động chỉ cho phép 4 hình thức kỷ luật: Khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng, cách chức và sa thải. Việc áp dụng sai hình thức hoặc vi phạm các điều cấm có thể gây hậu quả nghiêm trọng.

Các sai lầm thường gặp:

Áp dụng hình thức kỷ luật nặng hơn quy định: Ví dụ, lỗi nhỏ như đi muộn lần đầu chỉ nên khiển trách, nhưng lại quyết định kéo dài thời hạn nâng lương.

Áp dụng nhiều hình thức kỷ luật cho một vi phạm: Một hành vi vi phạm chỉ được xử lý bằng một hình thức kỷ luật.

Phạt tiền, trừ lương: Đây là hành vi bị nghiêm cấm theo Điều 127 Bộ luật Lao động 2019.

Hậu quả pháp lý:

Quyết định kỷ luật sẽ bị vô hiệu. Hành vi phạt tiền hoặc trừ lương sẽ bị xử phạt hành chính. Nếu xử lý kỷ luật trong thời gian người lao động được miễn trừ, doanh nghiệp sẽ thua kiện và ảnh hưởng đến văn hóa công ty.

Giải pháp:

Nội quy lao động phải quy định rõ ràng hình thức kỷ luật tương ứng với hành vi vi phạm. Cán bộ nhân sự và quản lý phải được đào tạo về các hình thức kỷ luật hợp pháp và các trường hợp bị cấm.

Sai lầm 5: Xâm phạm danh dự, nhân phẩm của người lao động

Quá trình xử lý kỷ luật phải luôn dựa trên sự tôn trọng danh dự và nhân phẩm của người lao động. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đã mắc phải các sai lầm này:

Các sai lầm thường gặp:

Công khai thông tin cá nhân và lỗi vi phạm: Đăng thông tin lên bảng tin, gửi email cho toàn bộ công ty hoặc công khai trong cuộc họp không liên quan.

Sử dụng ngôn từ lăng mạ, sỉ nhục: Dùng từ ngữ nặng nề thay vì trao đổi một cách khách quan.

Ép buộc người lao động viết "Bản tự kiểm điểm" hạ thấp nhân phẩm: Yêu cầu người lao động viết bản kiểm điểm với lời lẽ tự hạ thấp bản thân.

Hậu quả pháp lý:

Vi phạm danh dự, nhân phẩm của người lao động có thể khiến doanh nghiệp bị kiện đòi bồi thường thiệt hại về tinh thần theo Bộ luật Dân sự.

Giải pháp:

Cần đào tạo kỹ năng giao tiếp cho cấp quản lý và bộ phận nhân sự. Quá trình xử lý kỷ luật phải thực hiện bảo mật và tôn trọng quyền riêng tư của người lao động.

Sai lầm 6: Sai sót trong thủ tục sau khi ra quyết định sa thải

Ngay cả khi quyết định sa thải hợp pháp, các sai sót khi xử lý kỷ luật lao động vẫn có thể xảy ra sau quyết định, gây rắc rối cho doanh nghiệp.

Các sai lầm thường gặp:

Không thanh toán đầy đủ các khoản tiền: Doanh nghiệp không thanh toán đầy đủ tiền lương, phép năm trong thời gian quy định.

Không hoàn thành thủ tục chốt sổ BHXH: Giữ lại sổ BHXH của người lao động gây cản trở quyền lợi.

Không trả lại giấy tờ gốc: Doanh nghiệp giữ lại bằng cấp, chứng chỉ gốc của người lao động.

Hậu quả pháp lý:

Doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính và có thể bị kiện để đòi bồi thường thiệt hại về tài chính.

Giải pháp:

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình bàn giao rõ ràng và thực hiện đầy đủ các thủ tục trong thời gian quy định.

Hy vọng với bài viết này của Gia đình HR, bạn đã hiểu rõ về topic: Sai Lầm Khi Xử Lý Kỷ Luật Lao Động Khiến Doanh Nghiệp Bị Phạt. 

Xử lý kỷ luật lao động là một quy trình quan trọng và phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật. Những sai lầm trong xử lý kỷ luật không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và môi trường làm việc của doanh nghiệp. Việc xây dựng quy trình kỷ luật rõ ràng, tuân thủ pháp luật, và tôn trọng nhân phẩm người lao động sẽ giúp doanh nghiệp duy trì được kỷ cương và phát triển bền vững.

>>> Bài viết tham khảo:

• Học Hành Chính Nhân Sự Cho Người Mới Bắt Đầu – Lộ Trình Chi Tiết          

• Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội Ở Đâu Tốt Nhất          

• [Review] KHÓA HỌC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Được Đánh Giá Tốt Nhất          

• TOP 5+ Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay          

• Khóa Học Nhân Sự Online Miễn Phí - Nâng Cao Nghiệp Vụ Cùng Chuyên Gia

Từ khóa: Từ khóa liên quan:; quy trình xử lý kỷ luật lao động; xử lý kỷ luật lao động; các hình thức kỷ luật lao động; các hình thức kỷ luật lao động; thời hiệu xử lý kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động bao gồm; kỷ luật lao động là gì; biên bản họp xử lý kỷ luật lao động; nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động; quyết định xử lý kỷ luật lao động; thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động; các hình vi vi phạm kỷ luật lao động.