Cách Giải Quyết Hồ Sơ Tai Nạn Lao Động Hưởng BHXH

Tác giả Gia Đình HR 17/10/2025 34 phút đọc

Hồ sơ tai nạn lao động là một trong những thủ tục pháp lý quan trọng để người lao động hưởng quyền lợi bảo hiểm xã hội (BHXH) kịp thời. Trong thực tế, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động gồm những gì, hay phân biệt giữa tai nạn lao động và tai nạn ngoài lao động.

Hãy cùng Gia Đình HR hướng dẫn chi tiết cách làm hồ sơ tai nạn lao động, điều kiện, quy trình, cũng như những sai sót cần tránh, giúp người lao động và doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, tránh bị từ chối hoặc kéo dài thời gian giải quyết nhé.

I. Vì sao cần giải quyết hồ sơ tai nạn lao động đúng quy định?

Việc giải quyết hồ sơ tai nạn lao động không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là thể hiện trách nhiệm xã hội và văn hóa doanh nghiệp đối với người lao động. Sự chậm trễ hoặc sai sót trong hồ sơ giải quyết tai nạn lao động có thể khiến người lao động mất đi quyền lợi chính đáng, làm giảm niềm tin và uy tín của công ty.

1. Ý nghĩa của việc giải quyết hồ sơ tai nạn lao động

Giải quyết hồ sơ tai nạn lao động đúng quy định giúp người lao động được bảo vệ quyền lợi BHXH, nhận trợ cấp, chi phí y tế và phục hồi chức năng nhanh chóng.

Nền tảng pháp lý và giảm thiểu tranh chấp: Việc lập bộ hồ sơ tai nạn lao động đầy đủ, có biên bản điều tra rõ ràng, giúp doanh nghiệp chứng minh sự minh bạch và tuân thủ các quy định về an toàn lao động. Tránh được các rủi ro không đáng như kiện tụng giữa hai bên về sau.

Với doanh nghiệp, đây là nghĩa vụ pháp lý theo Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, đảm bảo tuân thủ quy định về bảo hộ lao động và trách nhiệm sử dụng lao động. Doanh nghiệp có trách nhiệm chính trong việc phối hợp, điều tra và hoàn thiện hồ sơ tai nạn lao động cần những gì để gửi cơ quan chức năng.

>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

2. Phân biệt Tai nạn lao động (TNLĐ) và Tai nạn ngoài lao động (TNNLĐ)

Tiêu chí	Tai nạn lao động (TNLĐ)	Tai nạn ngoài lao động (TNNLĐ)
Định nghĩa	Là tai nạn gây tổn thương hoặc tử vong cho người lao động xảy ra trong quá trình làm việc, thực hiện nhiệm vụ hoặc trên tuyến đường đi - về nơi làm việc hợp lý (theo Điều 45, Luật ATVSLĐ 2015).	Là tai nạn xảy ra ngoài phạm vi công việc, không liên quan đến quá trình lao động hoặc nhiệm vụ được giao.
Nguyên nhân xảy ra	Do yếu tố lao động, môi trường làm việc, thiết bị, máy móc, hoặc khi thực hiện công việc theo lệnh của người sử dụng lao động.	Do nguyên nhân sinh hoạt, đi lại cá nhân, hoặc các yếu tố không liên quan đến công việc.
Thời điểm xảy ra	Trong giờ làm việc, khi thực hiện nhiệm vụ hoặc trên tuyến đường hợp lý đi và về giữa nơi ở - nơi làm việc.	Xảy ra ngoài giờ làm, hoặc trên tuyến đường không hợp lý (đi lạc hướng, dừng việc cá nhân, vòng xa,...).
Mức hưởng BHXH	Được hưởng chế độ tai nạn lao động theo quy địnhpháp luật (trợ cấp, bồi thường, chi phí điều trị, phục hồi chức năng, trợ cấp tử vong nếu có).	Không được hưởng chế độ tai nạn lao động, có thể được hưởng chế độ ốm đau nếu đủ điều kiện.
Trách nhiệm của doanh nghiệp	Phải khai báo, điều tra tai nạn, lập hồ sơ tai nạn lao động gửi BHXH, và chi trả bồi thường, trợ cấp theo quy định.	Không thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động (trừ khi có yếu tố công việc liên quan).
Ví dụ minh họa	Nhóm công nhân bị tai nạn khi vận hành máy đổ bê tông trong ca làm hoặc bị ngã xe trên đường đi làm về theo tuyến đường hợp lý.	Người lao động bị tai nạn xe khi đi nhậu về hoặc gặp tai nạn giao thông sau khi rẽ ngang đi việc riêng trên đường về.

>>> Xem thêm:

II. Điều kiện để được hưởng chế độ tai nạn lao động theo quy định mới nhất

Theo Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 và các văn bản hướng dẫn của BHXH Việt Nam, không phải mọi trường hợp bị tai nạn trong quá trình làm việc đều được tính là tai nạn lao động. Để được hưởng chế độ tai nạn lao động, người lao động phải đáp ứng đầy đủ 3 điều kiện sau theo quy định pháp luật để bảo vệ quyền lợi chính đáng khi nộp hồ sơ tai nạn lao động đến cơ quan BHXH.

Điều kiện chung để được hưởng chế độ tai nạn lao động bao gồm:

Người lao động bị tai nạn trong giờ làm việc, tại nơi làm việc hoặc khi thực hiện công việc theo yêu cầu của người sử dụng lao động.
Bị tai nạn trên tuyến đường đi và về hợp lý giữa nơi ở và nơi làm việc trong khoảng thời gian, quãng đường thông thường.
Suy giảm khả năng lao động từ 5% trở lên do tai nạn được xác định bởi Hội đồng Giám định y khoa. Với mức suy giảm từ 5% đến 30% sẽ nhận trợ cấp một lần, còn từ 31% trở lên sẽ được hưởng trợ cấp hàng tháng.
Không thuộc các trường hợp loại trừ như: người lao động bị tai nạn do mâu thuẫn cá nhân, sử dụng chất kích thích (rượu bia, ma túy và chất cấm), vi phạm nội quy an toàn, hoặc tự gây thương tích cho bản thân.
Theo quy định mới nhất, người lao động làm việc không có hợp đồng chính thức (như lao động thời vụ, freelancer) nếu có đóng BHXH tự nguyện hoặc được doanh nghiệp chi trả bảo hiểm vẫn có thể được xem xét hưởng chế độ tai nạn lao động nếu đáp ứng đủ điều kiện và có hồ sơ hưởng tai nạn lao động hợp lệ.

Lưu ý: Đối với các trường hợp tai nạn lao động trên đường đi làm, cơ quan BHXH yêu cầu bổ sung giấy xác nhận tuyến đường hợp lý của công an địa phương hoặc người làm chứng để hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng.

Cách Giải Quyết Hồ Sơ Tai Nạn Lao Động Hưởng BHXH

III. Hồ sơ tai nạn lao động hưởng BHXH gồm những giấy tờ gì?

Sau khi xác định tai nạn thỏa mãn các điều kiện pháp lý, bước tiếp theo trong cách làm hồ sơ tai nạn lao động là thu thập đầy đủ chứng từ. Việc thiếu sót hoặc sai lệch một giấy tờ có thể khiến quá trình giải quyết hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động bị kéo dài hoặc bị từ chối hoàn toàn.

Thành phần hồ sơ	Mô tả chi tiết / Lưu ý khi chuẩn bị	Cơ quan tiếp nhận
Giấy đề nghị giải quyết hưởng chế độ tai nạn lao động (Mẫu 05A-HSB)	Do người lao động hoặc thân nhân lập theo mẫu chuẩn của BHXH Việt Nam.	BHXH nơi doanh nghiệp đóng bảo hiểm
Biên bản điều tra tai nạn lao động (Theo quy định tại Nghị định 39/2016/NĐ-CP)	Ghi rõ nguyên nhân, thời gian, địa điểm, mức độ thương tích Có xác nhận của cơ quan điều tra hoặc doanh nghiệp	Doanh nghiệp và cơ quan công an (nếu có)
Giấy ra viện / Hồ sơ y tế chứng minh điều trị thương tật	Bắt buộc phải có dấu của cơ sở y tế, thể hiện thời gian điều trị và chẩn đoán thương tật.	Cơ sở y tế điều trị
Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động	Do Hội đồng Giám định y khoa cấp, xác định tỷ lệ % suy giảm khả năng lao động.	Hội đồng giám định y khoa
Sổ BHXH của người bị tai nạn	Bản photo công chứng hoặc bản chính để đối chiếu khi nộp hồ sơ trực tiếp.	BHXH nơi đăng ký
Quyết định hưởng chế độ tai nạn lao động (do doanh nghiệp lập)	Áp dụng khi người lao động thuộc đối tượng đóng BHXH bắt buộc.	Doanh nghiệp/Người sử dụng lao động
Các chứng từ liên quan (nếu có)	Biên bản khám nghiệm hiện trường, hình ảnh tai nạn, xác nhận tuyến đường hợp lý… (trường hợp tai nạn lao động trên đường đi làm).	BHXH và doanh nghiệp phối hợp xác minh

* Lưu ý khi làm hồ sơ tai nạn lao động

Hồ sơ cần nộp trong vòng 45 ngày kể từ ngày bị tai nạn.

Người lao động có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc thực hiện online trên Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam.

Trường hợp hồ sơ hưởng tai nạn lao động thiếu giấy tờ, cơ quan BHXH sẽ thông báo bằng văn bản để bổ sung trong vòng 10 ngày làm việc.

Mẫu hồ sơ tai nạn lao động (05A-HSB) hiện đã có sẵn file tải về trên trang chính thức của BHXH Việt Nam - nên cần điền đúng định dạng để tránh bị trả hồ sơ.

Hồ sơ tai nạn lao động hưởng BHXH gồm những giấy tờ gì

IV. Quy trình giải quyết hồ sơ và mức hưởng chế độ tai nạn lao động

1. Quy trình giải quyết hồ sơ tai nạn lao động

Công việc thực hiện	Người chịu trách nhiệm	Thời hạn quy định	Lưu ý
Thu thập và hoàn thiện hồ sơ tai nạn lao động gồm: Biên bản điều tra tai nạn, Giấy ra viện/Giấy chứng nhận thương tích, Kết quả giám định y khoa, Sổ BHXH, Mẫu 05A-HSB…	Người lao động / Doanh nghiệp	Trong vòng 45 ngày kể từ ngày xảy ra tai nạn	Nên photo công chứng các giấy tờ y tế; đảm bảo chữ ký, con dấu khớp với hồ sơ gốc
Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc online qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn	Người lao động hoặc đơn vị sử dụng lao động	Ngay sau khi hoàn tất hồ sơ	Khi nộp online, cần tải bản scan rõ ràng, dung lượng không vượt quá giới hạn hệ thống
BHXH tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ: nếu hợp lệ, tiến hành xử lý. Nếu thiếu hoặc sai, sẽ thông báo bằng văn bản trong vòng 10 ngày làm việc.	Cán bộ cơ quan BHXH	Trong 10 ngày làm việc	Có thể theo dõi trạng thái xử lý qua tài khoản điện tử hoặc qua SMS của BHXH
Ra quyết định hưởng chế độ tai nạn lao động: BHXH xác định tỷ lệ suy giảm khả năng lao động, hình thức hưởng và mức chi trả.	BHXH cấp tỉnh/huyện	Trong 06 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ	Hồ sơ được phê duyệt sẽ gửi thông báo qua email hoặc hệ thống Cổng DVC
Chi trả tiền trợ cấp BHXH cho người lao động qua tài khoản cá nhân hoặc qua đơn vị sử dụng lao động.	Cán bộ cơ quan BHXH	Trong 03 ngày làm việc sau khi có quyết định hưởng	Người lao động có thể nhận tiền trực tiếp tại cơ quan BHXH nếu không dùng tài khoản ngân hàng

2. Hình thức nộp hồ sơ tai nạn lao động hưởng BHXH

a. Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH

Người lao động đến cơ quan BHXH quận/huyện nơi doanh nghiệp đóng BHXH.
Mang theo toàn bộ hồ sơ bản cứng, gồm: Biên bản tai nạn, giấy ra viện, sổ BHXH, đơn đề nghị hưởng chế độ, và giấy giám định y khoa.
Cán bộ cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận hồ sơ tai nạn lao động và cấp biên nhận hồ sơ.

b. Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công BHXH

Bước 1: Đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam
Bước 2: Chọn mục “Giải quyết chế độ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp”.
Bước 3: Tải lên hồ sơ scan (PDF/JPEG), ký số (nếu là doanh nghiệp) và gửi.
Bước 4: Theo dõi tiến trình xử lý tại mục “Tra cứu hồ sơ”.

>>>Xem thêm:

3. Mức hưởng chế độ tai nạn lao động mới nhất năm 2025

Sau khi hồ sơ được duyệt, người lao động sẽ được hưởng trợ cấp tai nạn lao động một lần hoặc hằng tháng tùy theo tỷ lệ suy giảm khả năng lao động. Nhiều trường hợp, doanh nghiệp bồi thường thêm theo quy định nội bộ hoặc hợp đồng lao động.

Hình thức hưởng	Điều kiện áp dụng	Mức hưởng	Ghi chú
Trợ cấp một lần	Suy giảm từ 5% đến dưới 31% khả năng lao động	Mức hưởng bằng 5 lần mức lương cơ sở cho 5% đầu tiên, sau đó cộng thêm 0.5 lần lương cơ sở cho mỗi 1% tăng thêm	Hưởng cùng lúc với khoản bồi thường từ doanh nghiệp (nếu có)
Trợ cấp hằng tháng	Suy giảm từ 31% trở lên	Mức hưởng bằng Tỷ lệ suy giảm (%) × Mức lương cơ sở × 1,5 + phụ cấp phục hồi chức năng (nếu có)	Kèm phụ cấp phục hồi chức năng
Trợ cấp phục vụ	Suy giảm từ 81% trở lên, mất khả năng tự chăm sóc	Hưởng thêm mức trợ cấp phục vụ bằng 1,5 lần mức lương cơ sở/tháng	Được chi trả song song với trợ cấp hằng tháng
Trợ cấp tử tuất do tai nạn lao động	Người lao động tử vong do tai nạn lao động	Thân nhân được hưởng mức trợ cấp tuất và chi phí mai táng theo quy định của Luật BHXH, với: - Mức trợ cấp mai táng bằng 10 lần mức lương cơ sở tại tháng mà người lao động mất - Hưởng trợ cấp một lần bằng 36 lần mức lương cơ sở tại tháng người lao động bị mất	Thân nhân nộp hồ sơ trực tiếp lên BHXH

Ví dụ minh họa:

Chị A, nhân viên dệt may, bị tại nạn khi đang làm việc và được giám định suy giảm 40% khả năng lao động.

Chị A sẽ được hưởng trợ cấp hằng tháng = 40% × 1,5 × 2.340.000 = 1.404.000 đồng/tháng, đồng thời được công ty bồi thường thêm ít nhất 1,5 tháng lương theo quy định tại Điều 38 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015.

V. Những lỗi thường gặp khi giải quyết hồ sơ tai nạn lao động

Trong thực tế, nhiều người lao động và doanh nghiệp dù có thiện chí làm đúng quy trình nhưng vẫn bị cơ quan BHXH trả hồ sơ tai nạn lao động vì mắc phải những lỗi tưởng chừng nhỏ nhưng rất nghiêm trọng.

◊ Sai hoặc điền thiếu thông tin

Nguyên nhân: Họ tên, số CMND/CCCD, mã số BHXH trong tờ khai hồ sơ tai nạn lao động không trùng khớp với dữ liệu BHXH dẫn đến hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu xác minh lại.

Cách khắc phục: Kiểm tra toàn bộ giấy tờ cá nhân trước khi nộp; dùng bản sao có công chứng

◊ Thiếu biên bản điều tra tai nạn lao động

Nguyên nhân: Không có biên bản xác nhận nguyên nhân hoặc thiếu chữ ký người chứng kiến dẫn đến việc không được công nhận là tai nạn lao động.

Cách khắc phục: Ngay khi xảy ra sự cố, người lao động cần phối hợp với tổ an toàn lao động lập biên bản tại hiện trường, có xác nhận đầy đủ để đảm bảo tính pháp lý.

◊ Không có giấy giám định y khoa

Nguyên nhân: Chưa kịp giám định tỷ lệ suy giảm khả năng lao động hoặc hồ sơ y tế không hợp lệ dẫn đến không được hưởng chế độ hoặc chậm duyệt

Cách khắc phục: Người lao động nên thực hiện giám định tại Hội đồng Giám định Y khoa cấp tỉnh hoặc trung ương, nhận kết quả có dấu tròn, và lưu bản sao kèm theo hồ sơ gửi BHXH.

◊ Không đủ căn cứ xác định là tai nạn lao động

Nguyên nhân: Người lao động không có chứng cứ về tuyến đường, giờ giấc hợp lý dẫn đến việc bị BHXH từ chối chi trả chế độ tai nạn lao động

Cách khắc phục: Người lao động nên giữ lại hình ảnh hiện trường, dữ liệu GPS hoặc xác nhận của công an địa phương, đồng thời xin xác nhận từ công ty về thời gian làm việc trong ngày xảy ra sự cố.

◊ Nộp hồ sơ trễ hạn 45 ngày và sai biểu mẫu/thiếu chữ ký

Nguyên nhân: Người lao động hoặc doanh nghiệp chậm nộp và không dùng đúng mẫu 05A-HSB hoặc bỏ sót chữ ký người lập hồ sơ. Từ đây dẫn đến việc có thể bị từ chối hoặc yêu cầu giải trình

Cách khắc phục: Nộp hồ sơ sớm nhất có thể, nếu trễ phải bổ sung văn bản giải trình hợp lý và tải mẫu chuẩn tại website BHXH Việt Nam, kiểm tra trước khi gửi

VI. Tổng kết

Hồ sơ tai nạn lao động không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là căn cứ pháp lý bảo đảm quyền được bồi thường, trợ cấp và chăm sóc y tế cho người lao động. Việc hiểu rõ quy định, quy trình và chuẩn bị đúng đủ giấy tờ giúp người lao động rút ngắn thời gian giải quyết, tránh sai sót và đảm bảo quyền lợi được chi trả đầy đủ theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Hy vọng với bài viết này của Gia đình HR, bạn đã hiểu rõ về topic: Cách Giải Quyết Hồ Sơ Tai Nạn Lao Động Hưởng BHXH

>>> Bài viết tham khảo thêm: