Sai Sót Khi Làm Hồ Sơ BHXH Khiến Doanh Nghiệp Bị Phạt

Dạng sai sót

Ví dụ lỗi thường gặp

Nguyên nhân

Hậu quả thực tế

Lưu ý thực hiện

Hồ sơ không đầy đủ / thiếu chứng từ

• Thiếu giấy khám thai trong hồ sơ BHXH thai sản

• Thiếu quyết định nghỉ việc trong hồ sơ rút BHXH 1 lần

• Thiếu giấy ra viện trong hồ sơ BHXH ốm đau

• Checklist không đầy đủ

• Nhân sự soạn vội, không kiểm tra kỹ càng

• Không có template chuẩn

• Hồ sơ bị trả lại, treo lâu

• Người lao động chậm nhận trợ cấp

• Tốn nhân lực làm lại, mất chứng từ nếu gửi qua bưu điện

• Dùng checklist theo loại hồ sơ

• Giữ bản sao chứng từ

• Lưu phiếu giao nhận hồ sơ BHXH qua bưu điện

Sai/Không khớp thông tin cá nhân

• Họ tên khác so với CMND/CCCD

• Ngày sinh lệch giữa tờ khai & sổ BHXH

• Sai mã số BHXH

• Nhập tay nhiều lần

• Không đối chiếu dữ liệu nhân sự

• Thiếu kiểm soát phiên bản biểu mẫu

• Tra cứu không thấy hồ sơ

• Người lao động không nhận được chế độ

• Sai thời gian đóng BHXH, phải xác minh lại

• Cross-check dữ liệu (file nhân sự, bảng lương, tờ khai)

• Ưu tiên mã số BHXH làm khóa đối chiếu

Nộp hồ sơ trễ / quản lý tiến trình kém

• Gửi hồ sơ muộn qua bưu điện

• Không cập nhật khi hồ sơ BHXH đã được giải quyết xong

• Không có timeline nộp

• Thiếu người theo dõi quy trình

• Không biết cách tra cứu hồ sơ trực tuyến (online)

• Người lao động bị trì hoãn quyền lợi

• Khiếu nại phát sinh giữa hai bên

• Doanh nghiệp phải gấp rút hoàn thiện, dễ sai tiếp

• Lập lịch nộp BHXH rõ ràng

• Chỉ định người phụ trách theo dõi và kiểm kê 

• Dùng cổng tra cứu tình hình giải quyết hồ sơ BHXH

Không cập nhật thông tin khi NLĐ thay đổi

• Không điều chỉnh hồ sơ khi người lao động đổi CCCD

• Công ty cũ không cập nhật khi người lao động chuyển việc

• Quy trình điều chỉnh không rõ ràng

• Dữ liệu phân tán nhiều file

• Sai thời gian đóng BHXH

• Người lao động khó nộp hồ sơ BHXH 1 lần

• Quyền lợi bị hoãn hoặc tính sai

• Có quy trình cập nhật nhân sự rõ ràng

• Cập nhật ngay khi người lao động có thay đổi

• Lưu trữ lịch sử chỉnh sửa

Sai loại hồ sơ / dùng mẫu không phù hợp

• Dùng form doanh nghiệp cho hộ kinh doanh

• Gửi hồ sơ lần đầu nhưng thiếu giấy tờ xác nhận

• Không phân biệt loại hồ sơ

• Không có bộ mẫu chuẩn

• Hồ sơ bị từ chối vì không hợp lệ

• Mất thời gian làm lại, tăng chi phí hành chính

Lưu bộ mẫu hồ sơ BHXH theo từng loại (thai sản, ốm đau, rút 1 lần, lần đầu, hộ kinh doanh)

Sai sót khi gửi qua bưu điện

• Mất hồ sơ, thiếu phiếu giao nhận

• Gửi nhầm địa chỉ (ví dụ gửi nhầm BHXH tỉnh khác)

• Gửi bằng dịch vụ thường, không có mã tra cứu

• Không lưu phiếu giao nhận

• Hồ sơ bị thất lạc

• Người lao động chậm nhận chế độ

• Doanh nghiệp phải gửi lại, tăng chi phí

• Luôn gửi đảm bảo có mã vận đơn

• Lưu giữ phiếu giao nhận hồ sơ BHXH qua bưu điện

• Kiểm tra trạng thái hồ sơ online

Sai sót chuỗi (dây chuyền)

Một lỗi nhỏ (sai ngày sinh) kéo theo đóng sai mức BHXH, hưởng sai chế độ

• Không chuẩn hóa dữ liệu

• Thiếu quy trình kiểm tra chéo

• Người lao động bị ảnh hưởng quyền lợi lâu dài (hưu trí, thai sản, ốm đau)

• Doanh nghiệp tăng workload, dễ khiếu kiện

• Chuẩn hóa dữ liệu từ đầu

• Thực hiện kiểm tra chéo nhiều bước

• Rà soát định kỳ hồ sơ đã nộp

Hành vi vi phạm

Mô tả

Căn cứ pháp lý

Mức phạt

Hậu quả đi kèm

Chậm đóng / đóng không đúng mức

Doanh nghiệp chậm nộp BHXH/BHTN, khai đóng thấp hơn mức phải đóng nhưng không phải hành vi trốn đóng

Khoản 5, Điều 39, NĐ 12/2022.

Phạt 12% - 15% của tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản, tối đa 75.000.000 VNĐ.

• Bị cơ quan BHXH nhắc nhở, thanh tra.

• Người lao động khi tra cứu tình hình giải quyết hồ sơ BHXH thấy chậm, dễ khiếu nại.

• Gây mất uy tín và rủi ro bị kiện ra tòa lao động.

Không đóng cho toàn bộ NLĐ (không đóng BHXH cho nhóm lớn)

Doanh nghiệp không đóng BHXH cho toàn bộ người thuộc đối tượng tham gia (nhưng chưa đến mức truy cứu hình sự)

Khoản 6, Điều 39, NĐ 12/2022.

Phạt 18%-20% của tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản, tối đa 75.000.000 VNĐ.

• Buộc nộp đủ, phải trả tiền lãi cao (theo khoản 10 Điều 39). 

• NLĐ bị mất quyền lợi tạm thời; nhiều đơn khiếu nại tập trung có thể dẫn đến thanh tra sâu.

Trốn đóng / sửa, làm sai lệch tài liệu để giảm nghĩa vụ

Hành vi cố ý che giấu, làm giả chứng từ, sửa thang lương để giảm mức đóng BHXH

Khoản 7, Điều 39; Điều 40 (lập hồ sơ giả để hưởng chế độ), NĐ 12/2022.

Phạt 50.000.000 - 75.000.000 VNĐ (mức nặng nhất trong Điều 39) hoặc theo Điều 40 có thể phạt 10.000.000 - 20.000.000 VNĐ cho hành vi làm giả hồ sơ hưởng chế độ (tùy từng khoản).

• Bị yêu cầu hoàn trả: số tiền BHXH/trợ cấp đã hưởng + tiền lãi

• Rủi ro bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu đủ dấu hiệu

• Tổn thất uy tín nặng, khả năng bị đình chỉ hoạt động với tổ chức sự kiện), kiện tụng lao động.

Không cung cấp tài liệu / cung cấp không đầy đủ, không chính xác

Doanh nghiệp không kịp thời cung cấp hồ sơ thai sản/ốm đau/giấy tờ theo yêu cầu của cơ quan BHXH

Khoản 4, Điều 39; Điều 40 (mục về hồ sơ hưởng chế độ) NĐ 12/2022.

Phạt 5.000.000 -10.000.000 VNĐ (không cung cấp/tài liệu không chính xác); Điều 40 còn quy định phạt 10.000.000 - 20.000.000 VNĐ đối với làm giả hồ sơ hưởng chế độ (người sử dụng lao động).

• Hồ sơ bị trả lại → NLĐ chậm hưởng chế độ (thai sản, ốm đau, BHXH 1 lần…).

• Tăng lượng công việc để bổ sung, làm lại; ảnh hưởng công tác vận hành HR/payroll.

Không lập hồ sơ tham gia / không lập hồ sơ lần đầu (chậm lập hồ sơ tham gia)

Không lập hồ sơ BHXH lần đầu trong 30 ngày kể từ khi ký hợp đồng lao động

Không lập hồ sơ tham gia/hồ sơ danh sách

Khoản 4, Điều 41 (khoản liên quan đến lập hồ sơ) - NĐ 12/2022.

Phạt 2.000.000 - 4.000.000VNĐ khi vi phạm với mỗi người lao động (tối đa thường là 75.000.000₫).

• Người lao động sẽ không có hồ sơ chính thức để tra cứu/ hưởng chế độ (khi cần nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội một lần hoặc bảo lưu thời gian đóng).

• Tạo rủi ro bồi hoàn về sau, khó giải quyết tranh chấp.

Không niêm yết / không cung cấp thông tin đóng BHXH theo yêu cầu

Không niêm yết thông tin đóng BHXH theo quy định hoặc từ chối cung cấp khi người lao động yêu cầu

Khoản 2, Điều 39 - NĐ 12/2022.

Phạt 1.000.000 - 3.000.000 VNĐ (tùy hành vi); có thể cộng biện pháp khắc phục.

• Ảnh hưởngđến  minh bạch và uy tín của doanh nghiệp

• Người lao động nghi ngờ doanh nghiệp không đóng đúng - dễ dẫn tới khiếu nại, kiểm tra.