Cách Lập Tờ Khai Thuế Thu Nhập Cá Nhân Hàng Tháng
Việc lập và nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân hàng tháng là một trong những nghiệp vụ quan trọng, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ tuyệt đối của bộ phận nhân sự và kế toán trong mỗi doanh nghiệp.
Không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động, việc kê khai đúng và đủ còn giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về truy thu và phạt vi phạm hành chính từ cơ quan thuế.
Tuy nhiên, quy trình này vẫn còn là một thách thức với nhiều nhân sự mới hoặc thậm chí là những người đã có kinh nghiệm do các quy định thường xuyên thay đổi.
Cùng Gia Đình HR tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau:
1. Đối Tượng và Thời Hạn Bắt Buộc Nộp Tờ Khai Thuế TNCN Hàng Tháng
Trước khi đi vào cách lập tờ khai, cần phải xác định doanh nghiệp của mình có thuộc đối tượng phải kê khai theo tháng hay không. Việc xác định sai có thể dẫn đến nộp chậm hoặc nộp sai quy định.
Đối tượng phải thực hiện kê khai thuế TNCN theo tháng:
Theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, các tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có phát sinh khấu trừ thuế TNCN sẽ thực hiện khai thuế theo tháng.
Cụ thể, nếu trong tháng, doanh nghiệp có chi trả thu nhập và phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ của người lao động (kể cả chỉ một người), doanh nghiệp đó bắt buộc phải nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân cho tháng đó.
Tuy nhiên, có một trường hợp ngoại lệ cho phép doanh nghiệp được lựa chọn khai theo quý. Doanh nghiệp chỉ được khai theo quý nếu đáp ứng đủ điều kiện sau: tổng số thuế TNCN đã khấu trừ của tờ khai tháng đầu tiên trong năm tính thuế không vượt quá 50 triệu đồng.
Ví dụ: Nếu tờ khai tháng 01/2025 của công ty bạn có số thuế phải nộp là 49 triệu đồng, bạn được phép lựa chọn khai theo quý cho cả năm 2025. Nếu số thuế là 51 triệu đồng, bạn bắt buộc phải khai theo tháng cho cả năm. Việc xác định này được thực hiện một lần duy nhất vào đầu năm và áp dụng ổn định cho cả năm dương lịch.
>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội
Thời hạn nộp tờ khai:
Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN hàng tháng được quy định rất rõ ràng: chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. Ví dụ, đối với thu nhập phát sinh trong tháng 09/2025, hạn chót để doanh nghiệp nộp tờ khai là ngày 20/10/2025. Trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn nộp tờ khai trùng với ngày nghỉ lễ hoặc ngày nghỉ cuối tuần, thời hạn sẽ được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó. Việc tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn này là tối quan trọng để tránh các khoản phạt nộp chậm không đáng có.
2. Căn Cứ Pháp Lý và Mẫu Tờ Khai Áp Dụng Mới Nhất 2025
Để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác, mọi hoạt động kê khai thuế đều phải dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành. Việc sử dụng sai mẫu tờ khai hoặc áp dụng quy định cũ là một lỗi sai nghiêm trọng.
Các văn bản pháp lý chính điều chỉnh:
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Là văn bản gốc quy định về quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của người nộp thuế và cơ quan quản lý thuế.
Thông tư 111/2013/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về các khoản thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ và cách tính thuế TNCN.
Thông tư 80/2021/TT-BTC: Hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế, quy định cụ thể về các mẫu biểu tờ khai, phụ lục và thời hạn nộp. Đây là văn bản cốt lõi mà người làm nhân sự cần nắm vững.
Mẫu tờ khai áp dụng:
Tính đến thời điểm hiện tại (25/09/2025), mẫu tờ khai chính thức được sử dụng cho việc kê khai thuế TNCN hàng tháng từ tiền lương, tiền công là Mẫu 05/KK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Doanh nghiệp cần đảm bảo sử dụng phiên bản mới nhất của phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) do Tổng cục Thuế cung cấp để luôn cập nhật được mẫu biểu đúng quy định.
Việc sử dụng các mẫu tờ khai cũ, không còn hiệu lực sẽ bị cơ quan thuế từ chối và xem như chưa nộp tờ khai. Do đó, bước đầu tiên trước mỗi kỳ kê khai là kiểm tra và cập nhật phần mềm HTKK lên phiên bản mới nhất.

3. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Lập Tờ Khai Thuế TNCN (Mẫu 05/KK-TNCN) trên HTKK
Đây là phần nghiệp vụ cốt lõi và đòi hỏi sự tỉ mỉ cao nhất. Tôi sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước, từ khâu chuẩn bị dữ liệu đến việc điền các chỉ tiêu quan trọng trên phần mềm HTKK.
Bước 1: Chuẩn bị bảng lương và dữ liệu cần thiết
Trước khi mở phần mềm HTKK, bạn cần chuẩn bị một bảng tổng hợp lương chi tiết của tháng kê khai. Bảng này phải bao gồm các thông tin tối thiểu sau cho từng nhân viên:
Họ và tên, Mã số thuế cá nhân (MST), Số CCCD/CMND.
Tổng thu nhập chịu thuế (bao gồm lương, phụ cấp, thưởng và các khoản lợi ích khác bằng tiền hoặc không bằng tiền).
Các khoản giảm trừ: Giảm trừ gia cảnh cho bản thân (mặc định 11 triệu đồng/tháng), giảm trừ cho người phụ thuộc (4.4 triệu đồng/người/tháng), tiền đóng bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN), các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có chứng từ hợp lệ).
Thu nhập tính thuế.
Số thuế TNCN đã khấu trừ trong tháng.
Bước 2: Đăng nhập và chọn tờ khai trên phần mềm HTKK
Mở phần mềm HTKK, nhập MST của doanh nghiệp và nhấn "Đồng ý".
Trên thanh menu, chọn "Thuế Thu Nhập Cá Nhân".
Chọn "05/KK-TNCN Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (TT80/2021)".
Cửa sổ "Chọn kỳ tính thuế" hiện ra:
Tích chọn "Tờ khai tháng".
Chọn tháng và năm cần kê khai (ví dụ: tháng 09, năm 2025).
Tích chọn "Tờ khai lần đầu".
Nhấn "Đồng ý".
Bước 3: Hướng dẫn điền các chỉ tiêu quan trọng trên tờ khai
Giao diện tờ khai Mẫu 05/KK-TNCN sẽ hiện ra. Bạn cần điền dữ liệu đã chuẩn bị vào các chỉ tiêu tương ứng. Dưới đây là giải thích chi tiết cho các chỉ tiêu cốt lõi:
Chỉ tiêu [21] - Tổng số người lao động: Điền tổng số cá nhân có nhận thu nhập từ tiền lương, tiền công trong tháng tại doanh nghiệp (bao gồm cả cá nhân không phát sinh khấu trừ thuế).
Chỉ tiêu [22] - Cá nhân cư trú có hợp đồng lao động: Điền tổng số cá nhân là người Việt Nam hoặc người nước ngoài đáp ứng điều kiện là cá nhân cư trú và có ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên.
Chỉ tiêu [24] - Tổng thu nhập chịu thuế (TNCT) trả cho cá nhân: Đây là tổng cộng tất cả các khoản thu nhập chịu thuế đã chi trả trong tháng cho các cá nhân thuộc diện phải khấu trừ thuế.
Chỉ tiêu [25] - Tổng TNCT trả cho cá nhân thuộc diện phải khấu trừ thuế: Con số này thường bằng chỉ tiêu [24].
Chỉ tiêu [27] - Tổng TNCT từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú có HĐLĐ: Điền tổng thu nhập chịu thuế đã trả trong tháng cho các cá nhân tại chỉ tiêu [22].
Chỉ tiêu [28] - Tổng số cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công đã khấu trừ thuế: Là tổng số người lao động mà doanh nghiệp đã thực hiện khấu trừ thuế TNCN trong tháng.
Chỉ tiêu [30] - Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ: Đây là chỉ tiêu quan trọng nhất, phản ánh tổng số tiền thuế TNCN mà doanh nghiệp đã khấu trừ của tất cả người lao động trong tháng. Số liệu này phải khớp chính xác với tổng số thuế đã tính trên bảng lương chi tiết.
Bước 4: Kiểm tra, ghi, kết xuất và chuẩn bị nộp
Sau khi điền đầy đủ và chính xác các chỉ tiêu, bạn nhấn nút "Ghi" ở cuối màn hình để phần mềm lưu lại dữ liệu. Nếu có lỗi (ví dụ: chỉ tiêu A không khớp với chỉ tiêu B), phần mềm sẽ báo đỏ để bạn kiểm tra và sửa lại. Khi dữ liệu đã hợp lệ, bạn nhấn "Kết xuất" và chọn "Kết xuất XML" để tạo file tờ khai định dạng .xml. Đây chính là file bạn sẽ sử dụng để nộp qua mạng.
>>>>> Xem thêm:
- Cách Đăng Ký Mã Số Thuế Cá Nhân Và Những Sai Lầm Thường Gặp
- Trốn Đóng, Chậm Đóng BHXH Bị Xử Lý Thế Nào?
- Cách Đăng Ký Người Phụ Thuộc Giảm Trừ Gia Cảnh Đúng Quy Định
- Thu Nhập Không Cố Định Có Phải Tính Đóng BHXH
- So Sánh Luật BHXH 2024 và 2014 : Những Điểm Khác Biệt Nổi Bật
4. Quy Trình Nộp Tờ Khai Thuế Thu Nhập Cá Nhân Online
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện nộp tờ khai thuế qua mạng. Quy trình này nhanh chóng, tiện lợi và được cơ quan thuế khuyến khích.
Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử: Truy cập website của Tổng cục Thuế tại địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn. Sử dụng tài khoản và mật khẩu của doanh nghiệp để đăng nhập.
Chuẩn bị Chữ ký số (USB Token): Cắm chữ ký số của doanh nghiệp vào máy tính và đảm bảo đã cài đặt driver cần thiết.
Nộp tờ khai:
Trong giao diện hệ thống, chọn mục "Khai thuế", sau đó chọn "Nộp tờ khai XML".
Nhấn nút "Chọn tệp tờ khai" và tìm đến file .xml bạn vừa kết xuất từ phần mềm HTKK.
Hệ thống sẽ tải tệp lên. Sau đó, bạn nhấn "Ký điện tử", nhập mã PIN của chữ ký số và xác nhận.
Cuối cùng, nhấn "Nộp tờ khai". Hệ thống sẽ trả về một thông báo xác nhận đã nộp tờ khai thành công.
Bạn nên cẩn thận tra cứu lại sau khoảng 15-30 phút trong mục "Tra cứu tờ khai" để chắc chắn rằng cơ quan thuế đã chấp nhận tờ khai của bạn.
5. Những Lỗi Sai Thường Gặp Khi Lập Tờ Khai Thuế TNCN và Cách Khắc Phục
Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã tổng hợp những lỗi sai mà bộ phận nhân sự thường mắc phải nhất và hướng dẫn cách xử lý chuyên nghiệp.
Sai sót thông tin cá nhân (MST, CCCD): Đây là lỗi cơ bản nhưng rất phổ biến. Sai MST dẫn đến việc cơ quan thuế không thể ghi nhận nghĩa vụ thuế cho đúng cá nhân, gây rắc rối khi quyết toán thuế cuối năm.
Khắc phục: Luôn kiểm tra, đối chiếu thông tin cá nhân của người lao động với cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế. Yêu cầu người lao động cung cấp bản photo/scan MST ngay khi vào làm.
Tính sai thu nhập chịu thuế và các khoản giảm trừ: Bỏ sót các khoản phụ cấp không chịu thuế hoặc tính sai số người phụ thuộc là lỗi thường gặp.
Khắc phục: Xây dựng một quy trình tính lương và thuế chặt chẽ. Cập nhật hồ sơ đăng ký người phụ thuộc định kỳ và yêu cầu người lao động cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh theo quy định.
Nộp tờ khai chậm hạn:
Khắc phục: Thiết lập lịch nhắc việc cho kỳ kê khai thuế hàng tháng. Nên chuẩn bị và nộp tờ khai trước hạn chót 1-2 ngày để có thời gian xử lý nếu có sự cố phát sinh.
Phát hiện sai sót sau khi đã nộp tờ khai:
Khắc phục: Nếu phát hiện sai sót trên tờ khai đã nộp và vẫn còn trong thời hạn nộp, bạn chỉ cần lập lại tờ khai đúng và nộp lại, tờ khai nộp sau sẽ thay thế tờ khai trước. Nếu đã hết hạn, bạn phải lập Tờ khai bổ sung (Mẫu 01/KHBS) kèm theo bản giải trình và nộp lại. Đồng thời, nếu việc khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, bạn phải tự tính tiền chậm nộp và nộp vào ngân sách nhà nước.
6. Một Số Lưu Ý Quan Trọng Khác Khi Kê Khai Thuế TNCN Hàng Tháng
Để trở thành một chuyên gia nhân sự am hiểu sâu sắc về thuế, bạn cần nắm vững thêm một số trường hợp đặc thù sau:
Đối với lao động thử việc, thời vụ (hợp đồng dưới 03 tháng): Nếu các cá nhân này có tổng mức thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên, doanh nghiệp phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% trên tổng thu nhập trước khi chi trả. Tuy nhiên, nếu cá nhân đó chỉ có duy nhất thu nhập tại một nơi và ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế, cá nhân đó có thể làm Cam kết 08/CK-TNCN để tạm thời không bị khấu trừ 10%. Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ bản cam kết này và chịu trách nhiệm về việc khấu trừ.
Trường hợp tháng không phát sinh khấu trừ thuế: Nếu trong tháng, doanh nghiệp có chi trả thu nhập nhưng không phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ của bất kỳ cá nhân nào, thì doanh nghiệp không phải nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân cho tháng đó.
Kê khai cho người nước ngoài: Việc xác định tình trạng cư trú (cá nhân cư trú hay không cư trú) của người nước ngoài là cực kỳ quan trọng vì biểu thuế áp dụng là khác nhau. Cần căn cứ vào số ngày có mặt tại Việt Nam (trên 183 ngày) và nơi ở thường xuyên để xác định chính xác.
Hy vọng với bài viết này của Gia đình HR, bạn đã hiểu rõ về topic: Cách Lập Tờ Khai Thuế Thu Nhập Cá Nhân Hàng Tháng.
Lập tờ khai thuế thu nhập cá nhân hàng tháng không phải là một công việc phức tạp nhưng đòi hỏi sự cẩn trọng, chính xác và luôn cập nhật các quy định mới. Bằng cách tuân thủ theo hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, từ việc xác định đúng đối tượng, thời hạn, chuẩn bị dữ liệu kỹ lưỡng cho đến việc thực hiện đúng quy trình kê khai và nộp tờ khai, bạn hoàn toàn có thể làm chủ nghiệp vụ quan trọng này. Việc thực hiện đúng và đủ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của bộ phận nhân sự.
>>> Bài viết tham khảo:
- Học Hành Chính Nhân Sự Cho Người Mới Bắt Đầu – Lộ Trình Chi Tiết
- Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội Ở Đâu Tốt Nhất
- [Review] KHÓA HỌC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Được Đánh Giá Tốt Nhất
- TOP 5+ Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay
- Khóa Học Nhân Sự Online Miễn Phí - Nâng Cao Nghiệp Vụ Cùng Chuyên Gia