Cách Đăng Ký Người Phụ Thuộc Giảm Trừ Gia Cảnh Đúng Quy Định

Tác giả Gia Đình HR 29/08/2025 26 phút đọc

Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh là một trong những quyền lợi thuế quan trọng, không chỉ giúp bạn giảm một khoản thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đáng kể mỗi tháng, mà còn thể hiện sự hiểu biết về luật pháp để tối ưu hóa thu nhập hợp pháp của mình.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều người vẫn còn mơ hồ về các quy định, từ việc xác định ai là người phụ thuộc, cần chuẩn bị hồ sơ gì, cho đến việc nộp ở đâu và khi nào.

Bài viết này, Gia đình HR sẽ chia sẻ cẩm nang toàn diện, hướng dẫn bạn từng bước thực hiện thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh một cách chính xác, cập nhật theo các quy định mới nhất của pháp luật, giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ quyền lợi nào.

I. Khái Niệm Về Người Phụ Thuộc Giảm Trừ Gia Cảnh

Để triển khai đúng quy trình, trước hết cần xác định rõ hai khái niệm cơ bản: giảm trừ gia cảnh và người phụ thuộc. Việc hiểu chính xác sẽ tạo nền tảng vững chắc cho khâu chuẩn bị hồ sơ và quá trình làm việc với cơ quan thuế.

Giảm trừ gia cảnh là số tiền được trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công. Đây là một chính sách nhân văn của nhà nước, nhằm đảm bảo người nộp thuế có đủ nguồn tài chính để trang trải các chi phí cơ bản cho bản thân và gia đình. Mức giảm trừ này được điều chỉnh theo từng thời kỳ để phù hợp với biến động của giá cả và mức sống xã hội.

Hiện tại, mức giảm trừ gia cảnh bao gồm hai phần:

Giảm trừ cho bản thân người nộp thuế: 11.000.000 đồng/tháng.
Giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc: 4.400.000 đồng/tháng.

Người phụ thuộc là người mà người nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng và đáp ứng các điều kiện được quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân. Đây không chỉ là những người có quan hệ huyết thống gần gũi như con cái, cha mẹ, mà còn có thể là vợ/chồng, anh chị em và một số đối tượng khác.

Điều kiện tiên quyết để một người được xem là người phụ thuộc là họ không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn không vượt quá 1.000.000 đồng. Việc xác định chính xác đối tượng và điều kiện của người phụ thuộc là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

II. Ai Được Coi Là Người Phụ Thuộc? Điều Kiện Chi Tiết

Pháp luật đã quy định rất rõ ràng các nhóm đối tượng được xem là người phụ thuộc. Việc của bạn là đối chiếu thông tin của người thân với các điều kiện dưới đây để xác định mình có thể đăng ký cho những ai.

1. Con: Bao gồm con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ/chồng.

Con dưới 18 tuổi (tính đủ tháng): Đây là trường hợp phổ biến và đơn giản nhất, không cần chứng minh thêm về thu nhập.
Con từ 18 tuổi trở lên: Phải đáp ứng đồng thời hai điều kiện:

- Bị khuyết tật, không có khả năng lao động (cần có giấy xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền).

- Hoặc đang theo học tại Việt Nam hoặc nước ngoài ở các bậc học: đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề, kể cả con từ 18 tuổi trở lên đang học bậc phổ thông. Điều kiện kèm theo là thu nhập bình quân tháng của con trong năm không vượt quá 1.000.000 đồng.

2. Vợ hoặc chồng của người nộp thuế:

Phải đáp ứng một trong hai điều kiện về độ tuổi/sức khỏe:

Trong độ tuổi lao động nhưng bị khuyết tật, không có khả năng lao động.
Ngoài độ tuổi lao động.

Đồng thời phải đáp ứng điều kiện về thu nhập: không có thu nhập hoặc thu nhập bình quân tháng trong năm không vượt quá 1.000.000 đồng.

3. Cha mẹ: Bao gồm cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ, cha mẹ chồng, cha dượng, mẹ kế, cha mẹ nuôi hợp pháp.

Các điều kiện về độ tuổi, sức khỏe và thu nhập tương tự như trường hợp của vợ hoặc chồng.

4. Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng:

Đây là nhóm đối tượng phức tạp hơn, bao gồm:

Anh, chị, em ruột.
Ông bà nội, ông bà ngoại.
Cô ruột, chú ruột, cậu ruột, dì ruột.
Cháu ruột (con của anh, chị, em ruột).

Điều kiện để đăng ký cho các đối tượng này là họ phải đáp ứng các tiêu chí về độ tuổi/sức khỏe và thu nhập (tương tự mục 2, 3) và đồng thời phải là người "không nơi nương tựa" mà người nộp thuế đang "trực tiếp nuôi dưỡng". Điều này cần được xác nhận bởi Ủy ban nhân dân cấp xã/phường nơi người phụ thuộc cư trú.

III. Hướng Dẫn Chuẩn Bị Hồ Sơ Đăng Ký Người Phụ Thuộc (A-Z)

Sau khi đã xác định được người phụ thuộc, bước tiếp theo là chuẩn bị hồ sơ. Một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác sẽ giúp quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.

1. Hồ Sơ Chung (Bắt buộc cho mọi đối tượng):

Tờ khai đăng ký người phụ thuộc: Sử dụng Mẫu 09-X-NPT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Bạn có thể xin mẫu này tại bộ phận nhân sự của công ty hoặc tải trực tiếp từ website của Tổng cục Thuế.

2. Hồ Sơ Chứng Minh Cho Từng Đối Tượng Cụ Thể:

Con dưới 18 tuổi: Bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao Hộ chiếu.
Con từ 18 tuổi trở lên: Bản sao Giấy khai sinh/Hộ chiếu.

- Nếu đi học: Bản sao Thẻ sinh viên hoặc giấy xác nhận của nhà trường.

- Nếu bị khuyết tật: Bản sao Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định.

Vợ hoặc chồng: Bản sao CCCD/CMND.

- Bản sao Sổ hộ khẩu/Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc bản sao Giấy chứng nhận kết hôn.

- Nếu trong độ tuổi lao động: Bản sao Giấy xác nhận khuyết tật.

Cha mẹ (các loại): Bản sao CCCD/CMND.

- Bản sao giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ (Giấy khai sinh của bạn, Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi...).

- Nếu trong độ tuổi lao động: Bản sao Giấy xác nhận khuyết tật.

Các cá nhân khác: Bản sao CCCD/CMND.

- Bản sao các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng.

- Bản sao Giấy xác nhận của UBND cấp xã/phường về việc người phụ thuộc đang sống cùng hoặc được bạn trực tiếp nuôi dưỡng và không nơi nương tựa.

Lưu ý quan trọng:

Các giấy tờ dạng "bản sao" không yêu cầu công chứng, nhưng bạn phải có bản chính để đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu.

Đối với các giấy tờ do cơ quan quản lý nhà nước ở nước ngoài cấp, cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch ra tiếng Việt theo quy định.

>>>>> Xem thêm:

Thu Nhập Không Cố Định Có Phải Tính Đóng BHXH
So Sánh Luật BHXH 2024 và 2014 : Những Điểm Khác Biệt Nổi Bật
Làm Sao Để Giữ Chân Nhân Viên Giỏi Mà Không Tăng Lương ?
Ngành Hành Chính Văn Phòng Thi Khối Nào? Học Trường Gì?
Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Làm Gì Mỗi Ngày

IV. Quy Trình và Thủ Tục Đăng Ký Người Phụ Thuộc Đúng Luật

Có hai cách chính để bạn nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc. Tùy vào tình hình công việc và nguồn thu nhập mà bạn lựa chọn phương thức phù hợp.

Trường hợp 1: Nộp hồ sơ thông qua Doanh nghiệp (Cơ quan chi trả thu nhập)

Đây là cách phổ biến và thuận tiện nhất đối với người lao động chỉ có thu nhập từ một nơi.

Bước 1: Bạn chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như đã hướng dẫn ở trên.

Bước 2: Nộp toàn bộ hồ sơ cho bộ phận Nhân sự hoặc Kế toán tại công ty bạn đang làm việc.

Bước 3: Doanh nghiệp sẽ tiếp nhận hồ sơ, khai báo thông tin người phụ thuộc của bạn lên hệ thống của cơ quan thuế và lưu giữ hồ sơ của bạn. Hàng tháng, khi tính thuế TNCN, kế toán sẽ tự động áp dụng mức giảm trừ cho người phụ thuộc mà bạn đã đăng ký.

Trách nhiệm: Bạn chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ cung cấp. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm khai báo và nộp cho cơ quan thuế.

Trường hợp 2: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan Thuế

Cách này áp dụng cho những cá nhân tự quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế (ví dụ: có thu nhập từ hai nơi trở lên, có thu nhập từ kinh doanh...).

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ tương tự như trường hợp 1.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế khu vực nơi bạn đăng ký thường trú hoặc tạm trú.

Bước 3: Cơ quan thuế sẽ xử lý hồ sơ và cấp mã số thuế cho người phụ thuộc. Khi bạn thực hiện quyết toán thuế cuối năm, bạn sẽ tự kê khai số người phụ thuộc và mức giảm trừ tương ứng.

Dù nộp theo cách nào, bạn chỉ cần đăng ký người phụ thuộc một lần cho suốt thời gian được tính giảm trừ. Bạn chỉ phải đăng ký lại khi có sự thay đổi (thêm người phụ thuộc, hoặc người phụ thuộc không còn đủ điều kiện).

V. Thời Điểm Vàng và Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Đăng Ký

1. Thời hạn nộp hồ sơ là khi nào?

Đăng ký lần đầu: Bạn có thể nộp hồ sơ bất cứ lúc nào khi phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng (ví dụ: khi con bạn chào đời).

Hạn chót để được tính giảm trừ cho cả năm: Là ngày cuối cùng của kỳ quyết toán thuế năm đó (thường là ngày cuối cùng của tháng 4 năm sau).

Ví dụ: Con bạn sinh vào tháng 02/2025. Bạn có thể nộp hồ sơ ngay trong tháng 02 hoặc bất kỳ tháng nào sau đó. Nếu đến tháng 3/2026 bạn mới nộp hồ sơ (trước hạn quyết toán thuế 2025), bạn vẫn sẽ được tính lại mức giảm trừ cho con bạn từ tháng 02/2025 đến hết tháng 12/2025.

2. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Đăng Ký Người Phụ Thuộc Giảm Trừ Gia Cảnh

Một người phụ thuộc chỉ được tính cho một người nộp thuế

Đây là nguyên tắc bất di bất dịch. Trong trường hợp nhiều người cùng nuôi dưỡng một người phụ thuộc (ví dụ: hai vợ chồng cùng nuôi con), họ phải tự thỏa thuận để chỉ một người đứng ra đăng ký giảm trừ.

Trách nhiệm thông báo khi có thay đổi

Khi người phụ thuộc không còn đáp ứng điều kiện (ví dụ: con trên 18 tuổi đã tốt nghiệp và đi làm, cha mẹ có thu nhập cao hơn 1 triệu/tháng...), bạn phải có trách nhiệm thông báo ngay cho doanh nghiệp hoặc cơ quan thuế để dừng việc giảm trừ. Nếu không thông báo và bị phát hiện, bạn sẽ bị truy thu thuế và phạt chậm nộp.

Tự chịu trách nhiệm về tính chính xác

Người nộp thuế phải tự cam kết và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin trong hồ sơ. Cơ quan thuế có quyền kiểm tra và yêu cầu xuất trình bản gốc để đối chiếu khi cần thiết.

VI. Giải Đáp Các Vướng Mắc Thường Gặp (FAQ)

1. Cha mẹ ở quê có lương hưu thì có được đăng ký là người phụ thuộc không?

Trả lời: Còn tùy thuộc vào mức lương hưu. Nếu tổng thu nhập bình quân tháng (bao gồm cả lương hưu) của cha/mẹ không vượt quá 1.000.000 đồng và đáp ứng điều kiện về độ tuổi/sức khỏe thì bạn vẫn được đăng ký. Nếu lương hưu trên 1.000.000 đồng/tháng thì không đủ điều kiện.

2. Làm việc ở 2 công ty thì đăng ký người phụ thuộc ở đâu?

Trả lời: Bạn chỉ được đăng ký giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại một nơi. Đối với người phụ thuộc, bạn sẽ đăng ký tại công ty mà bạn lựa chọn tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân. Cuối năm, khi tự quyết toán thuế, bạn sẽ tổng hợp thu nhập từ cả hai nơi và kê khai lại số người phụ thuộc.

3. Đổi công ty có cần đăng ký lại từ đầu không?

Trả lời: Không cần. Mã số thuế của người phụ thuộc đã được cấp và lưu trên hệ thống của Tổng cục Thuế. Khi chuyển sang công ty mới, bạn chỉ cần cung cấp thông tin (họ tên, mã số thuế) của người phụ thuộc cho công ty mới để họ tiếp tục thực hiện giảm trừ cho bạn.

4. Làm thế nào để chứng minh thu nhập của người phụ thuộc dưới 1 triệu đồng?

Trả lời: Người nộp thuế tự cam kết trong tờ khai và chịu trách nhiệm về cam kết đó. Cơ quan thuế hoạt động dựa trên nguyên tắc quản lý rủi ro, nếu có nghi ngờ sẽ tiến hành kiểm tra. Đối với cha mẹ ở quê làm nông nghiệp hoặc không có thu nhập ổn định, bạn có thể làm một bản cam kết về mức thu nhập của cha mẹ để lưu cùng hồ sơ.

Kết Luận

Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh không phải là một thủ tục phức tạp, nhưng đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác trong việc tuân thủ các quy định của pháp luật. Việc chủ động tìm hiểu và hoàn tất sớm hồ sơ không chỉ giúp bạn tối ưu hóa dòng tiền hàng tháng mà còn thể hiện bạn là một người lao động có trách nhiệm với tài chính cá nhân và nghĩa vụ thuế của mình.

Hy vọng rằng, với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, bạn đã có thể tự tin thực hiện các bước cần thiết. Hãy kiểm tra lại ngay các điều kiện của người thân và liên hệ với bộ phận nhân sự để được hỗ trợ nếu có bất kỳ thắc mắc nào. Đừng để sự chần chừ làm bạn bỏ lỡ quyền lợi chính đáng của mình.

Hy vọng với bài viết này của Gia đình HR, bạn đã hiểu rõ về topic: Cách Đăng Ký Người Phụ Thuộc Giảm Trừ Gia Cảnh Đúng Quy Định. Chúc bạn thành công!

>>> Xem thêm: