Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Làm Gì Mỗi Ngày?

Tác giả Gia Đình HR 24/05/2025 24 phút đọc

"Nhân viên hành chính văn phòng làm gì mỗi ngày?" – Đây là câu hỏi tưởng đơn giản nhưng lại khiến nhiều người ngạc nhiên khi tìm hiểu thực tế công việc.

Trái với suy nghĩ phổ biến rằng hành chính chỉ đơn thuần là "soạn thảo, in ấn và tiếp khách", vị trí này đòi hỏi khả năng tổng hợp, tổ chức, giao tiếp liên phòng ban và xử lý nhiều đầu việc phức tạp trong một ngày. Từ quản lý văn thư – tài sản, vận hành văn phòng, đến hỗ trợ các hoạt động nội bộ, hành chính chính là mắt xích không thể thiếu giúp doanh nghiệp vận hành ổn định.

Bài viết dưới đây, Gia đình HR sẽ đưa bạn khám phá một ngày làm việc cụ thể của nhân viên hành chính văn phòng – một cách chân thực và chi tiết nhất.

I. Tổng Quan Về Vai Trò Của Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng

Trong cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp, phòng hành chính văn phòng đóng vai trò nền tảng vận hành trơn tru các hoạt động hỗ trợ, đảm bảo nguồn lực, quy trình và môi trường làm việc luôn ổn định.

Nhân viên hành chính văn phòng không chỉ là người “giữ nhịp” cho hoạt động văn phòng mà còn là người:

Đại diện giao tiếp với các đơn vị bên ngoài như cơ quan nhà nước, nhà cung cấp dịch vụ, đơn vị vận chuyển, đối tác vệ sinh – bảo trì…

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

II. Bắt Đầu Một Ngày Làm Việc: Kiểm Tra Và Điều Phối Các Hoạt Động Hành Chính

Phối hợp nội bộ với các phòng ban để xử lý hồ sơ, chứng từ, tài sản, công cụ dụng cụ và các nhu cầu phát sinh thường xuyên.

Quản lý hành lang pháp lý cơ bản như lưu trữ hợp đồng, theo dõi các văn bản nội quy, quyết định, chính sách công ty.

1. Kiểm tra tình trạng văn phòng và môi trường làm việc

Ngay khi đến văn phòng, nhân viên hành chính thường là người đầu tiên rà soát tổng thể:

Kiểm tra điều hòa, ánh sáng, máy in, wifi, hệ thống mạng.
Đảm bảo vệ sinh văn phòng đã được thực hiện đầy đủ (liên hệ đơn vị vệ sinh nếu có sự cố).
Kiểm tra thiết bị văn phòng như máy chấm công, điện thoại nội bộ, thang máy (nếu có) hoạt động bình thường.

2. Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu nội bộ

Mỗi buổi sáng thường là thời điểm cao nhất các phòng ban gửi yêu cầu:

Mượn phòng họp, thiết bị, văn phòng phẩm.
Gửi thông tin nhờ hành chính đặt suất ăn, đặt phòng họp, gọi thợ sửa chữa thiết bị…
Phản ánh tình trạng tài sản hư hỏng, cần bảo trì hoặc cấp phát.

Nhân viên hành chính sẽ phân loại các yêu cầu, cập nhật vào biểu mẫu theo dõi và thực hiện điều phối ngay trong ngày nếu có thể.

III. Quản Lý Văn Thư, Hồ Sơ, Công Văn Và Lưu Trữ

1. Nhập – xuất công văn đến/đi

Công việc quan trọng mỗi ngày là:

Nhận công văn từ bưu điện, đối tác, cơ quan nhà nước, các đơn vị giao nhận.
Đóng dấu, số hóa và lưu trữ theo sổ công văn đến – công văn đi (đảm bảo tính pháp lý).
Phân phối công văn tới các phòng ban liên quan và theo dõi xử lý.

2. Quản lý văn bản nội bộ

Soạn thảo, lưu trữ các quyết định, thông báo nội bộ, quy định, quy trình công ty.
Lưu trữ bản cứng và bản mềm của hợp đồng lao động, hợp đồng thuê dịch vụ, mua sắm…
Đảm bảo hồ sơ hành chính tuân thủ theo quy định về lưu trữ (tối thiểu 5 năm với các văn bản pháp lý quan trọng).

>>>>> Xem thêm:

Muốn Làm Hành Chính Nhân Sự , Cần Biết Những Mẫu Gì?
Thủ Tục BHXH, BHYT, BHTN Cho Nhân Viên Mới Và Nghỉ Việc
Hành Chính Văn Phòng Là Gì ? Có Phải Làm Văn Thư?
Học Hành Chính Văn Phòng Có Dễ Xin Việc Không ?
Nhân Viên Nghỉ Không Báo Trước : Xử Lý Thế Nào?

IV. Công Tác Quản Trị Văn Phòng Và Mua Sắm Vật Tư Hành Chính

1. Theo dõi tồn kho và cấp phát vật tư

Kiểm tra định kỳ và phát hiện thiếu hụt vật tư như giấy in, mực, bút, hồ sơ, dụng cụ vệ sinh…
Lập đề nghị mua sắm khi đến ngưỡng cảnh báo tồn kho tối thiểu.
Lập phiếu cấp phát và theo dõi cấp phát từng phòng ban qua file hoặc phần mềm quản lý.

2. Liên hệ và làm việc với nhà cung cấp

So sánh báo giá, làm hợp đồng mua sắm vật tư, dịch vụ hành chính như nước uống, vệ sinh, chuyển phát…
Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, phối hợp bộ phận kế toán để thanh toán đúng hạn.

V. Quản Lý Tài Sản, Thiết Bị Và Cơ Sở Vật Chất

1. Theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ

Lập danh sách theo dõi các loại tài sản cố định như máy tính, máy in, máy chấm công, điều hòa…
Phân công tài sản cho từng nhân sự, theo dõi biến động khi nhân viên nghỉ việc hoặc luân chuyển.
Tổ chức kiểm kê định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm, lập biên bản xử lý hư hỏng.

2. Bảo trì, sửa chữa, xử lý hỏng hóc

Ghi nhận báo cáo sự cố từ các phòng ban và liên hệ bộ phận kỹ thuật, bảo trì bên ngoài.
Theo dõi tiến độ xử lý, nghiệm thu và báo cáo chi phí bảo trì phát sinh.

VI. Hỗ Trợ Tổ Chức Sự Kiện, Đón Tiếp Khách Và Công Tác Lễ Tân

1. Lễ tân và tiếp khách

Trực điện thoại, nhận – chuyển cuộc gọi đến các bộ phận liên quan.
Đón tiếp khách hàng, đối tác, ứng viên đến phỏng vấn.
Ghi nhận thông tin, phát thẻ khách (nếu công ty có quy định an ninh nội bộ).

2. Tổ chức sự kiện nội bộ

Phối hợp tổ chức các sự kiện như sinh nhật, team building, lễ tổng kết, trung thu, 8/3, 20/10…
Chuẩn bị hậu cần: đặt bánh, quà tặng, trang trí, chuẩn bị hậu cần in ấn thiệp, thư mời.

VII. Giao Tiếp Liên Phòng Ban Và Báo Cáo Công Việc

Dù là một vị trí hành chính, nhưng nhân viên hành chính văn phòng có nhịp độ công việc đa chiều, đòi hỏi khả năng giao tiếp tốt với:

Nhân sự (để cập nhật thông tin nhân viên, cấp phát tài sản, bàn giao hồ sơ).
Kế toán (để theo dõi chi phí hành chính, đối chiếu công nợ mua sắm).
Ban giám đốc (để trình ký đề xuất mua sắm, duyệt các kế hoạch tổ chức sự kiện).
Tổ chức – cơ quan nhà nước (khi cần nộp hồ sơ, làm việc về pháp lý, môi trường, an toàn lao động…).

Mỗi cuối tuần hoặc cuối tháng, nhân viên hành chính phải tổng hợp:

Tình hình cấp phát – tồn kho – chi phí hành chính.
Danh sách công việc xử lý trong tuần, các vấn đề còn tồn đọng.
Kế hoạch công việc hành chính cho tuần kế tiếp.

Nhìn vào một ngày làm việc điển hình, có thể thấy nhân viên hành chính văn phòng đảm nhiệm rất nhiều đầu việc tưởng như nhỏ nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến sự vận hành trơn tru của cả doanh nghiệp. Sự chuyên nghiệp của nhân viên hành chính thể hiện không chỉ ở khả năng sắp xếp, xử lý công việc logic mà còn ở sự chủ động, ứng biến linh hoạt và khả năng giao tiếp, phối hợp hiệu quả.

Với những ai đang muốn theo đuổi nghề hành chính văn phòng, việc hiểu rõ bản chất công việc thực tế như trên sẽ giúp bạn xác định rõ năng lực cần rèn luyện, từ đó có lộ trình phát triển rõ ràng và bền vững hơn trong nghề.

Hy vọng với bài viết này của Gia đình HR, bạn đã hiểu rõ về topic: Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Làm Gì Mỗi Ngày?. Nếu còn vướng mắc, đừng ngần ngại để lại câu hỏi – hoặc theo dõi các bài chia sẻ chuyên sâu tiếp theo nhé.

Ngoài ra, bạn có thể có thể tham khảo các Khóa Học Hành Chính Nhân Sự để được các chuyên gia hướng dẫn trực tiếp bạn các lưu ý cần thiết nhé.

>>> Xem thêm: