Nhân Viên Nghỉ Không Báo Trước: Xử Lý Thế Nào?

Tác giả Gia Đình HR 13/04/2025 24 phút đọc

Dù ở vị trí lao động phổ thông hay văn phòng, trường hợp "nghỉ không báo trước" gây ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ công việc, tinh thần tập thể và uy tín doanh nghiệp.

Vậy với góc nhìn của người làm nhân sự hoặc quản lý, đâu là cách ứng xử phù hợp và hợp lý? Xử lý thế nào để không mất người tốt, không ảnh hưởng văn hóa doanh nghiệp, mà vẫn đảm bảo kỷ luật và công bằng?

Trong bài viết này, Gia đình HR sẽ cùng phân tích sâu các khía cạnh liên quan đến việc nhân viên nghỉ ngang: từ nguyên nhân, cách phản ứng, cơ sở pháp lý, cho đến cách phòng ngừa hiệu quả trong dài hạn.

I. Nghỉ Không Báo Trước: Một Hành Vi Nhỏ – Hệ Lụy Lớn

Hành vi “nghỉ không báo trước” thoạt nghe có vẻ chỉ là lỗi nhỏ, nhưng khi xảy ra trong môi trường doanh nghiệp, lại kéo theo hàng loạt hệ quả:

Gãy chuỗi vận hành: Một người nghỉ đột ngột trong dây chuyền sản xuất có thể khiến cả chuyền phải tạm dừng. Trong văn phòng, nghỉ đột xuất khi đang chạy deadline khiến cả team phải xoay xở bị động.

Ảnh hưởng đến tinh thần tập thể: Những người đi làm nghiêm túc cảm thấy bất công khi phải gánh phần việc của người nghỉ vô trách nhiệm.

Tổn hại uy tín quản lý: Khi tình trạng nghỉ không phép không được xử lý dứt điểm, nhân viên khác sẽ dần hình thành tâm lý "không sao đâu, nghỉ cũng chẳng ai làm gì được".

Không chỉ dừng lại ở hậu quả trước mắt, vấn đề này còn cho thấy những “vết nứt” trong văn hóa doanh nghiệp: niềm tin giữa người lao động và người quản lý đang có khoảng cách.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

II. Vì Sao Nhân Viên Nghỉ Không Báo Trước?

Thay vì vội vàng xử phạt hay quy trách nhiệm, điều đầu tiên người làm nhân sự nên làm là tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ. Trong thực tế, có rất nhiều tình huống dẫn đến hành vi này, và không phải lúc nào cũng bắt nguồn từ sự thiếu ý thức.

1. Khủng hoảng tâm lý hoặc áp lực công việc

Không ít người lao động – đặc biệt là thế hệ trẻ – khi gặp stress nặng, dễ có xu hướng “biến mất” để trốn tránh thực tại. Họ không đủ dũng cảm để xin nghỉ hoặc trao đổi với quản lý, và lựa chọn cắt liên lạc như một cách tự vệ.

2. Không hài lòng với môi trường làm việc

Khi đã không còn động lực làm việc, cảm thấy bị đối xử bất công, hoặc bị bóc lột sức lao động mà không được công nhận, nhân viên có thể chọn cách “rút lui âm thầm”.

3. Thiếu nhận thức hoặc thiếu kỹ năng giao tiếp

Một bộ phận nhân viên, đặc biệt ở nhóm lao động phổ thông hoặc mới đi làm, chưa được hướng dẫn rõ ràng về trách nhiệm trong việc thông báo nghỉ. Họ cũng không ý thức được hậu quả kéo theo.

4. Tranh chấp quyền lợi, tiền lương

Khi có mâu thuẫn về việc chậm lương, khấu trừ không rõ ràng hoặc không minh bạch trong tính công, việc nhân viên chọn “nghỉ luôn” là điều dễ hiểu, dù không đúng quy định.

III. Phản Ứng Ban Đầu: Xử Lý Như Thế Nào Để Không Đổ Thêm Dầu Vào Lửa?

Trong những tình huống này, điều tối kỵ là xử lý theo cảm xúc – ví dụ như mắng chửi qua điện thoại, đăng status "bóc phốt", hay đe dọa sa thải ngay khi chưa nắm rõ lý do.

Cách tiếp cận khôn ngoan nên là:

1. Gọi điện, nhắn tin nhẹ nhàng

Giữ thái độ trung lập, quan tâm: “Hôm nay em không đến làm, không biết có chuyện gì không? Có cần hỗ trợ gì không?” – tin nhắn này có sức mạnh hơn bất kỳ lời đe dọa nào.

2. Xác minh tình huống thực tế

Chỉ khi nắm được tình trạng cụ thể – nhân viên có tai nạn, gia đình có việc gấp, hay đơn thuần là "biến mất" – thì phòng nhân sự mới có căn cứ xử lý chính xác và công bằng.

3. Ghi nhận lại bằng văn bản

Trong nội bộ, HR cần lập biên bản sự việc, lưu lại các mốc thời gian, hành động đã thực hiện và trạng thái phản hồi (hoặc không phản hồi). Điều này giúp tránh tranh chấp về sau.

>>>>> Xem thêm:

Ký Hợp Đồng Thử Việc Cần Lưu Ý Những Gì?
Cách Đánh Giá Nhân Sự Sau Thử Việc : Quy Trình Và Tiêu Chí!
Những Quy Định Về Lương Thử Việc Cho Người Lao Động Mới Nhất
Mẫu Hợp Đồng Thử Việc Mới Nhất

IV. Khi Nhân Viên Quay Lại: Tha Thứ Hay Kỷ Luật?

Đây là câu hỏi nhạy cảm – và không có đáp án chung. Tuy nhiên, có một số nguyên tắc để đưa ra quyết định phù hợp:

1. Đánh giá thái độ

Nếu nhân viên quay lại với thái độ hối lỗi, chủ động giải thích lý do và cam kết không tái phạm, thì có thể cân nhắc xử lý theo hướng giáo dục – nhắc nhở – ghi nhận.

2. Tái phạm hoặc thái độ thách thức

Ngược lại, nếu nhân viên trở lại với thái độ coi thường kỷ luật , "em nghỉ thì nghỉ thôi, việc gì phải báo", thì doanh nghiệp cần xử lý nghiêm – lập biên bản, gửi quyết định kỷ luật, thậm chí xem xét chấm dứt hợp đồng.

3. Cân nhắc vị trí và mức độ ảnh hưởng

Một nhân viên mới thử việc, nghỉ không báo trước ngay trong tuần đầu, thì xử lý nhanh, dứt khoát. Nhưng nếu là người đã gắn bó nhiều năm, có năng lực tốt – thì cần nhìn rộng hơn: liệu sự việc này là “giọt nước tràn ly” từ một chuỗi áp lực mà họ đã âm thầm chịu đựng?

V. Cơ Sở Pháp Lý: Doanh Nghiệp Có Thể Làm Gì?

Theo Bộ luật Lao động 2019 , người lao động nghỉ không phép từ 05 ngày làm việc trở lên trong một tháng mà không có lý do chính đáng, doanh nghiệp có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức xử lý nội bộ như:

Khiển trách
Cảnh cáo
Kéo dài thời gian nâng lương
Không xét thưởng trong kỳ

Tuy nhiên, tất cả hình thức xử lý này phải có quy trình rõ ràng, minh bạch, lập biên bản, có chữ ký xác nhận, tránh khiếu nại về sau.

VI. Phòng Ngừa Hiệu Quả: Xây Văn Hóa, Không Chỉ Dựa Vào Kỷ Luật

Thay vì chờ sự cố xảy ra rồi mới chạy theo xử lý, doanh nghiệp thông minh sẽ tìm cách ngăn chặn ngay từ đầu bằng cách xây dựng một môi trường khiến nhân viên không muốn nghỉ không phép.

1. Truyền thông rõ ràng về quy định nghỉ phép

Ngay từ ngày đầu nhận việc, hãy phổ biến quy định một cách dễ hiểu, có minh họa tình huống và nêu rõ hậu quả – tránh để nhân viên “mù mờ về luật”.

2. Tạo kênh trao đổi linh hoạt

Không phải ai cũng dám nói thẳng với sếp: "Em muốn nghỉ vì em mệt mỏi quá". Nhưng nếu có HR thân thiện, hệ thống app xin nghỉ nhanh, hoặc nhóm nội bộ để chia sẻ tình huống, khả năng “nghỉ mất hút” sẽ giảm.

3. Lắng nghe định kỳ – không chỉ khi có vấn đề

Tổ chức các buổi 1-1 định kỳ, khảo sát tinh thần làm việc, hoặc chia sẻ cởi mở giữa quản lý và nhân viên có thể giúp nhận diện sớm các dấu hiệu mệt mỏi, bất mãn trước khi nó bùng phát thành hành vi tiêu cực.

Không ai muốn thấy cảnh “đồng nghiệp sáng còn đi làm, chiều đã mất hút”, nhưng cũng không nên vội vã kết luận hay trừng phạt. Ở vai trò người làm nhân sự, hãy tỉnh táo nhìn sâu vào bản chất: đằng sau một hành vi thiếu chuyên nghiệp có thể là một con người đang tổn thương, mất phương hướng hoặc đơn giản là chưa từng được dẫn dắt đúng cách.

Một tổ chức mạnh không chỉ ở nội quy chặt chẽ, mà ở khả năng giữ người, cảm hóa và xây dựng mối quan hệ lâu dài dựa trên sự tôn trọng và thấu hiểu.

Nghỉ không báo trước là tín hiệu cảnh báo – và nếu nhìn nhận đúng, đó chính là cơ hội để tổ chức cải thiện văn hóa, quy trình và khả năng lãnh đạo.

Hy vọng với bài viết này của Gia đình HR, bạn đã hiểu rõ về cách xử lý khi nhân viên nghỉ không báo trước. Nếu còn vướng mắc, đừng ngần ngại để lại câu hỏi – hoặc theo dõi các bài chia sẻ chuyên sâu tiếp theo để bảo vệ cho người lao động.

Ngoài ra, bạn có thể có thể tham khảo các khóa học hành chính nhân sự để được các chuyên gia hướng dẫn trực tiếp bạn các lưu ý cần thiết nhé.

>>> Xem thêm: