Thủ Tục BHXH, BHYT, BHTN Cho Nhân Viên Mới Và Nghỉ Việc
Quản lý bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là một trong những nghiệp vụ khó – phức tạp – rủi ro cao nhất trong hành chính nhân sự.
Không giống như tính lương – có thể điều chỉnh nội bộ, bảo hiểm là nghĩa vụ bắt buộc theo luật, bị giám sát chặt chẽ bởi cơ quan BHXH.
Trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục báo tăng, báo giảm lao động, chốt sổ, hoặc xử lý các trường hợp nghỉ không lương, thai sản…
Bài viết dưới đây, Gia đình HR sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình chuẩn, những tình huống dễ sai và cách xử lý theo đúng quy định pháp luật mới nhất năm 2025.
I. Vì Sao Nghiệp Vụ BHXH Là “Cạm Bẫy” Của Người Làm Hành Chính Nhân Sự?
Không như những công việc thuần hành chính khác, nghiệp vụ BHXH vừa là thủ tục nội bộ vừa là thủ tục hành chính công, chịu sự kiểm soát từ cơ quan nhà nước. Bất kỳ sai sót nào – dù là sai ngày báo tăng, chậm báo giảm, không trích đúng lương – đều có thể bị:
Truy thu tiền BHXH, BHYT, BHTN.
Phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP (mức phạt lên đến 75 triệu đồng).
Làm mất quyền lợi của người lao động: không chốt được sổ, không nhận được thai sản, thất nghiệp…
Do đó, người làm nhân sự phải nắm chắc quy trình chuẩn hóa và thường xuyên cập nhật văn bản pháp luật.
>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội
II. Hồ Sơ Và Quy Trình Báo Tăng BHXH Cho Nhân Viên Mới
1. Khi nào phải báo tăng?
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 23 Luật BHXH 2014, doanh nghiệp phải đăng ký tham gia BHXH cho người lao động ngay khi ký hợp đồng lao động có thời hạn từ 1 tháng trở lên.
📌 Lưu ý: Không phân biệt thử việc hay chính thức – nếu có HĐLĐ > 1 tháng thì phải đóng BH.
2. Hồ sơ cần chuẩn bị
Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia BHXH của người lao động.
Bản sao CCCD.
Bản photo/scan sổ BHXH cũ (nếu đã tham gia trước).
Hợp đồng lao động (có thể phải nộp nếu cơ quan BHXH yêu cầu kiểm tra).
3. Cách nộp hồ sơ
Trực tuyến trên phần mềm của cơ quan BHXH (https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn) hoặc phần mềm kê khai hỗ trợ (eBHXH, TS24, KBHXH...).
Thời hạn: Chậm nhất là ngày 30 của tháng tuyển dụng.
4. Sai lầm thường gặp
Chỉ báo tăng sau khi kết thúc thử việc → vi phạm.
Không báo tăng đúng mã đơn vị hoặc sai thông tin → không phát sinh dữ liệu đóng BH.
Không thông báo lại cho kế toán → không trích đúng tiền lương đóng BH.
III. Thủ Tục Báo Giảm BHXH Khi Nhân Viên Nghỉ Việc
1. Khi nào cần báo giảm?
Ngay khi người lao động nghỉ việc (có quyết định chấm dứt HĐLĐ), doanh nghiệp phải báo giảm ngay trong tháng, không để chậm sang tháng sau.
2. Hồ sơ gồm:
Mẫu D02-TS: Danh sách lao động báo giảm.
Quyết định nghỉ việc/chấm dứt HĐLĐ (để làm căn cứ).
Biên bản bàn giao công việc (nên có).
📌 Lưu ý: Nếu nhân viên nghỉ ngang, không bàn giao → vẫn phải có biên bản xác nhận nghỉ không phép đơn phương, làm căn cứ báo giảm.
3. Cách chốt sổ BHXH
Nộp hồ sơ chốt sổ qua phần mềm kê khai BHXH điện tử.
Thời hạn: Tối đa 7 ngày làm việc kể từ khi chấm dứt HĐLĐ (Khoản 3 Điều 48 BLLĐ 2019).
Phải trích đủ tiền BH đến thời điểm nghỉ và hoàn tất các khoản nợ BH nếu có.
>>>>> Xem thêm:
Hành Chính Văn Phòng Là Gì? Có Phải Làm Văn Thư?
Nhân Viên Nghỉ Không Báo Trước : Xử Lý Thế Nào?
Ký Hợp Đồng Thử Việc Cần Lưu Ý Những Gì?
Cách Đánh Giá Nhân Sự Sau Thử Việc : Quy Trình Và Tiêu Chí!
IV. Trường Hợp Đặc Biệt: Thai Sản, Nghỉ Không Lương, Nghỉ Tạm Thời
1. Lao động nghỉ thai sản
Trong thời gian nghỉ, người lao động không phải đóng BHXH, nhưng vẫn giữ mã số và được tính thời gian đóng nếu có yêu cầu.
Doanh nghiệp phải báo giảm tạm thời và báo tăng lại sau khi đi làm.
2. Nghỉ không lương >14 ngày/tháng
Theo Khoản 4 Điều 42 Quyết định 595/QĐ-BHXH:
Người lao động nghỉ không lương trên 14 ngày/tháng thì tháng đó không đóng BHXH, không tính thời gian đóng.
→ Phải báo giảm và báo tăng lại khi quay lại làm việc.
3. Nghỉ chờ việc/tạm hoãn hợp đồng
Có thể thỏa thuận không đóng BH trong thời gian chờ.
Tuy nhiên, nếu vẫn trả lương > mức tối thiểu → nên đóng để tránh rủi ro.
V. Mức Đóng BHXH – BHYT – BHTN Năm 2025
Theo Nghị định 89/2023/NĐ-CP và cập nhật mức lương cơ sở từ ngày 01/7/2024:
⚠️ Mức đóng tối đa: bằng 20 lần mức lương cơ sở (tức 46.800.000 đồng/tháng).
VI. Những Lỗi Doanh Nghiệp Thường Gặp Và Cách Phòng Tránh
VII. Mẹo Triển Khai Nghiệp Vụ BHXH Hiệu Quả Tại Doanh Nghiệp
Chuẩn hóa biểu mẫu nội bộ: Tạo các mẫu báo tăng, giảm, chốt sổ điền sẵn.
Phân công rõ người chịu trách nhiệm: Người phụ trách BH phải liên kết chặt với bộ phận chấm công, kế toán.
Sử dụng phần mềm chuyên dụng: TS24, KBHXH, eBHXH giúp hạn chế lỗi định dạng và báo sai kỳ.
Tạo file Excel theo dõi: Lập danh sách toàn bộ lao động kèm trạng thái BH để đối chiếu hàng tháng.
Cập nhật thay đổi pháp luật theo quý: Mức lương tối thiểu, mức đóng, điều kiện hưởng chế độ…
Nghiệp vụ BHXH – BHYT – BHTN tuy khô khan và thủ tục rườm rà nhưng là xương sống trong quản trị nhân sự bền vững. Một doanh nghiệp triển khai bảo hiểm đầy đủ, đúng hạn không chỉ bảo vệ quyền lợi người lao động mà còn tạo dựng uy tín, tránh rủi ro tài chính và pháp lý.
Trong bối cảnh chính phủ đang siết chặt quản lý lao động, doanh nghiệp cần chủ động đầu tư vào phần mềm, quy trình và đào tạo nhân sự có chuyên môn về BH để không bị động trước những thay đổi luật.
Hy vọng với bài viết này của Gia đình HR, bạn đã hiểu rõ về topic: Thủ Tục BHXH, BHYT, BHTN Cho Nhân Viên Mới Và Nghỉ Việc. Nếu còn vướng mắc, đừng ngần ngại để lại câu hỏi – hoặc theo dõi các bài chia sẻ chuyên sâu tiếp theo nhé.
Ngoài ra, bạn có thể có thể tham khảo các Khóa Học Hành Chính Nhân Sự để được các chuyên gia hướng dẫn trực tiếp bạn các lưu ý cần thiết nhé.
>>> Xem thêm:
Bài viết liên quan
Phòng Tổ Chức Hành Chính Là Gì? Chức Năng, Nhiệm Vụ Cụ Thể Mới Nhất
Phòng Tổ Chức Hành Chính là bộ phận nắm giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo bộ máy nội bộ vận ...
BSC (Balanced Scorecard) Là Gì? Ý Nghĩa Trong Doanh Nghiệp
BSC (Balanced Scorecard) không chỉ là một công cụ đo lường hiệu suất, mà còn là “bản đồ chiến lược” ...
Khóa Học OKR và KPI Tốt Nhất: Nên Học Ở Đâu Hiệu Quả?
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chịu áp lực phải tăng trưởng nhanh, tối ưu hiệu suất và kiểm ...