Sai Sót Khi Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Doanh Nghiệp Hay Mắc

Chấm dứt hợp đồng lao động là quy trình nhạy cảm, liên quan trực tiếp đến quyền lợi người lao động và rủi ro pháp lý của doanh nghiệp. 

Rất nhiều vụ kiện lao động xuất phát từ những lỗi tưởng như rất nhỏ: thiếu căn cứ pháp lý, sai thời hạn báo trước, chậm thanh toán chế độ,…

Trong bài viết này, Gia Đình HR sẽ hệ thống lại những sai sót doanh nghiệp thường gặp khi chấm dứt hợp đồng lao động, phân tích nguyên nhân – hậu quả – cách xử lý để bộ phận nhân sự có thể áp dụng ngay vào thực tế.

I. Sai Sót Khi Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Doanh Nghiệp Hay Mắc

Cùng điểm qua những sai sót khi chấm dức hợp đồng lao động mà các doanh nghiệp thường hay gặp phải:

1. Sai Sót Về Căn Cứ Pháp Lý Khi Đơn Phương Chấm Dứt Hợp Đồng

Đây là lỗi phổ biến nhất và cũng là nguyên nhân lớn nhất khiến doanh nghiệp thất bại khi bị người lao động khởi kiện.

Các lỗi phổ biến mà doanh nghiệp thường gặp:

• Áp dụng lý do “không hoàn thành công việc” nhưng không có quy chế đánh giá, KPI, tiêu chí cụ thể.
• Nhầm lẫn giữa đơn phương chấm dứt và sa thải.
• Áp dụng sai quy trình (ví dụ: dùng quy trình sa thải cho trường hợp tái cơ cấu).

Căn cứ pháp lý:

- Điều 36 BLLĐ 2019: liệt kê các trường hợp doanh nghiệp được quyền đơn phương chấm dứt.

- Để dùng căn cứ “thường xuyên không hoàn thành công việc”, doanh nghiệp bắt buộc phải có:

• Quy chế đánh giá công việc được ban hành hợp lệ.
• Tham khảo ý kiến công đoàn (nếu có).
• Thông báo cho người lao động biết trước khi áp dụng.

Khuyến nghị cho doanh nghiệp:

• Số hóa toàn bộ KPI, quy chế, biên bản thông báo → chữ ký số được pháp luật công nhận theo Luật Giao dịch điện tử 2023.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ đánh giá định kỳ.

2. Vi Phạm Về Thời Hạn & Hình Thức Báo Trước

Rất nhiều doanh nghiệp vẫn tính sai số ngày báo trước, dẫn đến vi phạm thủ tục, làm mất hiệu lực toàn bộ quyết định.

Quy định đúng theo Bộ luật lao động 2019:

• 30 ngày (HĐ xác định thời hạn)
• 45 ngày (HĐ không xác định thời hạn)

👉 Đều tính theo ngày dương lịch, không trừ thứ 7 – CN – lễ tết.

Các lỗi phổ biến:

• Trừ ngày nghỉ khi tính thời hạn báo trước → sai.
• Gửi email không chính thức, tin nhắn, cuộc gọi → không được coi là chứng cứ đầy đủ.
• Không chứng minh được người lao động đã nhận thông báo.

Nếu doanh nghiệp báo trước thiếu so với luật, dù chỉ 1–2 ngày, vẫn có nguy cơ bị coi là chấm dứt trái pháp luật và phải bồi thường phần tiền lương những ngày không báo trước.

Cách thực hiện:

• Gửi văn bản giấy, có ký nhận;
• Hoặc bưu điện chuyển phát bảo đảm;
• Hoặc thừa phát lại lập vi bằng;
• Email nội bộ chỉ hợp lệ nếu nội quy/HĐLĐ quy định rõ ràng.

3. Tính Sai Hoặc Chậm Chi Trả Các Chế Độ Tài Chính

Nếu tính sai hoặc chậm trả, doanh nghiệp rất dễ bị khiếu nại hoặc kiện đòi quyền lợi.

3.1. Các khoản doanh nghiệp phải thanh toán khi chấm dứt Hợp động lao động

Thông thường, khi chấm dứt hợp đồng lao động, bộ phận nhân sự – kế toán cần kiểm tra và thanh toán các khoản:

• Tiền lương và phụ cấp đến ngày làm việc cuối cùng.
• Tiền lương những ngày nghỉ phép năm chưa sử dụng.
• Trợ cấp thôi việc (nếu NLĐ đủ điều kiện).
• Trợ cấp mất việc làm (nếu áp dụng trường hợp thay đổi cơ cấu, lý do kinh tế).

Các khoản thưởng hoặc hỗ trợ khác theo thỏa ước lao động tập thể, quy chế lương thưởng nội bộ (nếu có).

3.2. Cách tính thời gian hưởng trợ cấp thôi việc 

Quy tắc cần nhớ:

Thời gian tính trợ cấp thôi việc = Tổng thời gian làm việc thực tế - thời gian tham gia BHTN + thời gian đã được chi trả trợ cấp thôi việc trước đó.

Lỗi phổ biến:

• Vẫn tính trợ cấp cho khoảng thời gian sau khi đã tham gia BHTN → làm tăng chi phí không cần thiết.
• Quên cộng thời gian thử việc (nhưng có ký HĐLĐ sau thử việc) vào tổng thời gian làm việc → chi thiếu cho người lao động.

3.3. Thời hạn thanh toán các khoản sau khi chấm dứt

Theo quy định hiện hành:

• Doanh nghiệp phải thanh toán đầy đủ trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động.
• Chỉ trong trường hợp đặc biệt (sáp nhập, thiên tai, dịch bệnh, di dời,…), mới được kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Việc viện dẫn lý do “chờ bàn giao”, “chờ quyết toán thuế”, “chưa có người thay thế”… không phải là căn cứ hợp pháp để chậm thanh toán.

3.4. Rủi ro khi chậm chi trả hoặc giữ lương để ép bàn giao

Người lao động có thể yêu cầu:

• Trả đủ lương, các khoản trợ cấp;
• Trả thêm tiền lãi chậm trả theo lãi suất quy định.

Nếu doanh nghiệp giữ lương, trợ cấp để “ép” bàn giao, tòa án thường không ủng hộ cách làm này.

Việc bàn giao công việc và xử lý trách nhiệm vật chất phải được tách bạch, giải quyết bằng biên bản bàn giao – biên bản bồi thường riêng, không xâm phạm quyền được nhận lương đúng hạn.

4. Thiếu Sót Trong Quy Trình Bàn Giao & Hồ Sơ Bảo Hiểm Xã Hội

Quy trình chấm dứt HĐLĐ không kết thúc ở việc ra quyết định thôi việc. Doanh nghiệp cần hoàn thiện bàn giao công việc – tài sản – hồ sơ BHXH để tránh tranh chấp về sau.

Lỗi doanh nghiệp thường mắc:

• Giữ sổ BHXH hoặc chậm chốt sổ để ép người lao động bàn giao.
• Không lập biên bản bàn giao chi tiết, dẫn đến thiếu căn cứ khi xảy ra tranh chấp.
• Bỏ sót việc thu hồi tài sản/dữ liệu, tài khoản phần mềm nội bộ.
• Chậm xác nhận thời gian đóng BHXH khiến NLĐ trễ hạn hưởng BHTN.

Quy định quan trọng HR cần nắm:

• Doanh nghiệp phải chốt và trả sổ BHXH (hoặc xác nhận điện tử trên VSSID).
• Không được dùng sổ BHXH để gây sức ép bàn giao; trách nhiệm bồi thường tài sản và trách nhiệm chốt sổ là hai việc độc lập.
• Nếu doanh nghiệp chậm chốt sổ khiến NLĐ mất quyền hưởng BHTN → có thể bị yêu cầu bồi thường tương đương khoản NLĐ bị mất.

Biên bản bàn giao cần có:

• Công việc: hạng mục đang xử lý, tình trạng, deadline.
• Hồ sơ – dữ liệu: tài liệu giấy, file mềm, đường dẫn, tài khoản truy cập.
• Tài sản: laptop, sim, thẻ ra vào, thiết bị… kèm tình trạng.
• Công nợ: tạm ứng, khoản thu chi đang phụ trách.

Biên bản càng chi tiết, doanh nghiệp càng an toàn khi có tranh chấp về mất tài sản, thất thoát thông tin.

5. Bỏ Qua Quy Trình Tham Khảo Ý Kiến & Đối Thoại Với Công Đoàn

Trong các trường hợp như tái cơ cấu, lý do kinh tế, thay đổi công nghệ, sa thải, doanh nghiệp bắt buộc phải có sự tham gia của công đoàn và đối thoại tại nơi làm việc.

Các bước doanh nghiệp hay bỏ sót:

• Không xin ý kiến công đoàn về phương án sử dụng lao động.
• Không tổ chức đối thoại trước khi cho nghỉ nhiều người.
• Sa thải cán bộ công đoàn nhưng thiếu văn bản thỏa thuận của công đoàn cấp trên.
• Hồ sơ chỉ có “quyết định” mà thiếu chuỗi biên bản họp – lấy ý kiến – đối thoại.

Những thiếu sót này khiến quyết định chấm dứt HĐLĐ có nguy cơ bị tuyên vô hiệu dù lý do đúng.

Tài liệu phải có để đảm bảo tính pháp lý:

• Phương án sử dụng lao động (đối với tái cơ cấu/lý do kinh tế).
• Biên bản làm việc với công đoàn.
• Biên bản đối thoại tại nơi làm việc có chữ ký các bên.
• Văn bản công đoàn cấp trên (nếu liên quan cán bộ công đoàn).
• Thông báo hỗ trợ người lao động (nếu doanh nghiệp áp dụng chính sách hỗ trợ).

Lợi ích khi tuân thủ đúng quy trình:

• Tránh bị tuyên “chấm dứt trái pháp luật”.
• Giảm nguy cơ tranh chấp tập thể hoặc đình công.
• Tạo sự minh bạch, tăng uy tín doanh nghiệp trong quá trình tái cơ cấu.

II. Bộ Biểu Mẫu Chuẩn Cho Quy Trình Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động

Để giảm sai sót, nhân sự nên chuẩn hóa quy trình bằng hệ thống biểu mẫu thống nhất. Bạn có thể sử dụng bộ mẫu sau, tùy chỉnh lại cho phù hợp với doanh nghiệp:

6.1. Mẫu 01 – Thỏa Thuận Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động

Mục đích sử dụng:

Áp dụng khi hai bên cùng đồng ý chấm dứt hợp đồng lao động.

Giúp doanh nghiệp:

Giảm rủi ro bị kiện “đơn phương trái luật”;

Ghi nhận rõ quyền lợi đã chi trả, nghĩa vụ đã hoàn tất.

Nội dung chính bạn nên giữ:

Thông tin hai bên (Công ty – Người lao động).

Căn cứ HĐLĐ, căn cứ Bộ luật Lao động.

Thời điểm chấm dứt và ngày làm việc cuối cùng.

Các khoản công ty chi trả: lương, phép năm, trợ cấp,…

Nghĩa vụ bàn giao công việc, tài sản.

Cam kết hai bên không còn khiếu nại sau khi thanh toán xong.

📎 Tải file .DOCX:
👉 Mẫu 01 – Thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ

6.2. Mẫu 02 – Quyết Định Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động

Mục đích:

Là văn bản chính thức ghi nhận quyết định cho người lao động nghỉ việc.

Dùng trong các tình huống: NLĐ xin thôi việc, hết hạn HĐLĐ, đơn phương chấm dứt hợp đồng theo luật,…

Các phần quan trọng:

Căn cứ pháp lý (Bộ luật Lao động, HĐLĐ, đơn xin nghỉ việc/thỏa thuận,…).

Thông tin người lao động: họ tên, chức vụ, phòng ban, mã nhân viên.

Thời điểm chấm dứt hiệu lực hợp đồng.

Ghi nhận nguyên tắc giải quyết chế độ cho người lao động.

Phân công trách nhiệm cho phòng nhân sự, kế toán, quản lý trực tiếp.

📎 Tải file .DOCX:
👉 Mẫu 02 – Quyết định chấm dứt HĐLĐ

6.3. Mẫu 03 – Biên Bản Bàn Giao Công Việc Và Tài Sản

Mục đích:

Ghi nhận rõ trạng thái công việc – tài sản – dữ liệu tại thời điểm người lao động nghỉ việc.

Là căn cứ quan trọng nếu sau này phát sinh tranh chấp về mất mát tài sản, thất thoát dữ liệu, gián đoạn công việc.

Các nội dung cần liệt kê rõ:

Danh mục công việc đang phụ trách, tiến độ, tình trạng.

Hồ sơ, tài liệu (bản giấy, file mềm, dữ liệu trên hệ thống).

Tài sản: laptop, điện thoại, thẻ ra vào, chìa khóa, thiết bị khác.

Các khoản tạm ứng, công nợ nhân viên quản lý (nếu có).

Xác nhận của bên bàn giao – bên nhận – người giám sát (HR hoặc quản lý trực tiếp).

📎 Tải file .DOCX:
👉 Mẫu 03 – Biên bản bàn giao công việc & tài sản

6.4. Mẫu 04 – Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Lao Động

Mục đích:

Xác nhận hai bên đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ tài chính và hồ sơ.

Là “bằng chứng cuối cùng” để khép lại quan hệ lao động, hạn chế phát sinh khiếu nại về sau.

Biên bản thanh lý nên có:

Tổng hợp các khoản đã chi trả (lương, trợ cấp, phép năm, thưởng, phụ cấp,…).

Xác nhận đã trả sổ BHXH/giấy tờ liên quan (hoặc xác nhận điện tử).

Xác nhận đã bàn giao xong công việc, tài sản theo biên bản ngày…

Cam kết hai bên không còn quyền, nghĩa vụ nào khác liên quan hợp đồng đã ký.

📎 Tải file .DOCX:
👉 Mẫu 04 – Biên bản thanh lý HĐLĐ

Chấm dứt hợp đồng lao động là một quy trình đòi hỏi sự chính xác, đầy đủ và tuân thủ chặt chẽ pháp luật. Chỉ một sai sót nhỏ trong căn cứ pháp lý, cách tính thời hạn báo trước, bàn giao công việc hay thanh toán chế độ cũng có thể khiến doanh nghiệp rơi vào tranh chấp lao động, chịu thiệt hại lớn về tài chính và hình ảnh.

Việc chuẩn hóa quy trình, xây dựng biểu mẫu đầy đủ, lưu trữ hồ sơ khoa học và cập nhật thường xuyên các quy định mới sẽ giúp bộ phận nhân sự hạn chế rủi ro và xử lý các tình huống nghỉ việc một cách chuyên nghiệp, đúng luật, đúng người – đúng việc.