Checklist Công Việc Hành Chính Hằng Ngày – Tuần – Tháng

Công việc hành chính văn phòng là một phần không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, giúp đảm bảo sự vận hành trơn tru và hiệu quả. 

Một hệ thống checklist công việc hành chính rõ ràng và chi tiết sẽ giúp nhân viên hành chính không bị bỏ sót nhiệm vụ và quản lý công việc một cách hiệu quả hơn.

Bài viết này, Gia đình HR tổng hợp một hệ thống checklist theo ngày, tuần, tháng, quý – năm, đi kèm các lưu ý về pháp lý, PCCC, BHXH và chuyển đổi số để bạn có thể áp dụng ngay tại doanh nghiệp.

1. Checklist công việc hành chính hằng ngày

Checklist công việc hằng ngày giúp hoạt động văn phòng không bị gián đoạn, tạo nền tảng cho các kế hoạch dài hơn như tuần, tháng. Dưới đây là những nhóm việc gần như ngày nào cũng lặp lại ở đa số doanh nghiệp.

1.1. Công việc đầu giờ

Đầu giờ là thời điểm quan trọng để kiểm tra tổng thể văn phòng trước khi mọi người bước vào ngày làm việc:

- Kiểm tra khu vực lễ tân, phòng họp, khu làm việc chung, khu vệ sinh: sạch sẽ, đủ giấy, đủ nước rửa tay, không có rác tồn tại từ hôm trước.

- Kiểm tra nhanh tình trạng thiết bị cơ bản: đèn, điều hòa, máy in dùng chung, máy chấm công, hệ thống mạng. Phát hiện sớm lỗi để báo đơn vị kỹ thuật hoặc nhà cung cấp.

- Mở và kiểm tra hộp thư đến chung của công ty, email hành chính, các kênh nhận văn bản đến (cổng dịch vụ công, phần mềm văn thư):

• Phân loại văn bản, chuyển cho bộ phận liên quan theo quy trình văn thư, bám theo Nghị định 30/2020 về công tác văn thư.

• Cập nhật nhanh các thông báo nội bộ, lịch họp, thay đổi lịch làm việc của ban lãnh đạo.

- Kiểm tra lịch phòng họp trong ngày:

• Phòng nào đã book, thời gian nào, cần chuẩn bị gì (máy chiếu, màn hình, nước uống, bảng flipchart).

• Nếu có xung đột lịch, chủ động liên hệ các bên liên quan để sắp xếp lại.

Thói quen tốt là dành khoảng 15–30 phút đầu ngày chỉ để kiểm tra, cập nhật và thiết lập lại mặt bằng chung, thay vì vừa làm việc chuyên môn vừa chạy đi xử lý sự vụ.

1.2. Công việc trong giờ làm việc

Trong ngày, công việc hành chính thường xoay quanh ba nhóm chính: lễ tân, hậu cần và hỗ trợ các phòng ban.

Một số đầu việc nên có trong checklist:

- Trực lễ tân và điện thoại:

• Đón tiếp khách, hướng dẫn khách ký sổ hoặc check-in theo quy trình ra vào tòa nhà.

• Chuyển máy hoặc thông tin liên hệ đúng người phụ trách.

- Hỗ trợ phòng họp:

• Chuẩn bị phòng họp trước giờ họp: kiểm tra thiết bị trình chiếu, loa, micro, nước uống.

• Kịp thời hỗ trợ khi phát sinh sự cố nhỏ như thiếu dây cáp, thiếu bút, giấy.

- Quản lý văn phòng phẩm và nhu yếu phẩm:

• Cấp phát văn phòng phẩm theo đề nghị đã được phê duyệt.

• Ghi nhận lại số lượng đã cấp để cuối tuần hoặc cuối tháng tổng hợp.

- Hỗ trợ hậu cần trong ngày:

• Đặt cơm trưa, teabreak khi có cuộc họp hoặc đoàn khách.

• Liên hệ đơn vị chuyển phát nhanh khi có hàng gửi/nhận.

- Theo dõi ra vào, chấm công (nếu thuộc trách nhiệm hành chính):

• Giám sát máy chấm công hoạt động ổn định.

• Ghi nhận các trường hợp chấm công lỗi, quên chấm để cuối ngày hoặc cuối tháng đối chiếu với nhân sự.

Ở những công ty quy mô lớn, hành chính có thể được giao thêm việc phối hợp với bảo vệ trong quản lý khách ra vào, nhà cung cấp, hoặc hỗ trợ một số hạng mục an toàn lao động và PCCC.

1.3. Công việc cuối giờ

Cuối ngày không chỉ là lúc tắt điện rồi về. Nếu có checklist rõ ràng, bạn sẽ giảm được nhiều rủi ro cho ngày hôm sau:

- Kiểm tra các thiết bị cần tắt: điều hòa, đèn, máy chiếu, thiết bị sử dụng điện ở khu vực chung.

- Đảm bảo máy in, máy photocopy, máy scan tắt theo quy định của công ty hoặc tòa nhà, vừa tiết kiệm chi phí điện vừa giảm rủi ro PCCC.

- Sắp xếp lại hồ sơ đã xử lý trong ngày:

• Hồ sơ cần lưu tạm thời tại bàn.

• Hồ sơ cần chuyển sang bộ phận khác.

• Hồ sơ đã giải quyết xong và cần lưu vào tủ hồ sơ hoặc file mềm đúng thư mục.

- Kiểm tra khóa cửa, khóa tủ tài liệu, niêm phong nếu có quy định.

- Ghi nhanh các đầu việc tồn đọng chưa xử lý, hẹn lại sang hôm sau bằng công cụ nhắc việc hoặc vào checklist ngày mới.

Việc này giúp bạn không phải mang công việc về nhà trong đầu, đồng thời tạo thành chu kỳ làm việc rõ ràng, dễ bàn giao nếu có thay đổi nhân sự.

>>>>> Xem nhiều:  Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội  

2. Checklist công việc hành chính hàng tuần

Checklist tuần giúp bạn nhìn bức tranh rộng hơn, tránh để các việc mang tính kế hoạch và theo dõi bị trôi.

2.1. Công việc đầu tuần

Ngày đầu tuần là thời điểm tốt để sắp xếp lịch trình chung:

- Tổng hợp lịch họp của ban giám đốc và các phòng ban dựa trên đề xuất tuần trước.

- Sắp xếp phòng họp, ưu tiên các cuộc họp quan trọng, phân bổ phòng hợp lý để tránh trùng giờ, trùng địa điểm.

- Kiểm tra tồn kho văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm: giấy in, mực in, nước uống, trà, cà phê, giấy vệ sinh.

• Nếu lượng tồn thấp hơn mức tối thiểu, lên đề nghị mua sắm.

- Tổng hợp các đề nghị thanh toán, tạm ứng phát sinh tuần trước:

• Kiểm tra chứng từ, hóa đơn, phiếu đề nghị.

• Chuyển cho bộ phận kế toán theo đúng quy trình và mốc thời gian nội bộ.

Đây cũng là lúc rà soát các email, văn bản đến cuối tuần trước nhưng chưa xử lý hết, tránh bỏ sót những yêu cầu quan trọng từ lãnh đạo hoặc đối tác.

2.2. Công việc giữa tuần

Giữa tuần thường là giai đoạn theo dõi và điều phối:

• Kiểm tra tiến độ công việc với nhà cung cấp dịch vụ: vệ sinh, bảo vệ, bảo trì thiết bị, internet.

• Ghi nhận phản ánh từ các phòng ban về chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp, nếu có vấn đề lặp lại cần ghi chép làm cơ sở đánh giá cuối kỳ.

• Chuẩn bị hậu cần cho các sự kiện nội bộ nhỏ diễn ra vào cuối tuần: sinh nhật công ty, sinh nhật nhân viên, buổi chia sẻ nội bộ, đón tiếp đoàn khách.

• Theo dõi tiến độ hoàn thành các hồ sơ hành chính còn thiếu chữ ký, thiếu thông tin; chủ động nhắc các bộ phận liên quan.

Ở giai đoạn này, thay vì chờ mọi người chủ động nhắc, nhân viên hành chính nên có bảng theo dõi công việc mở, biết rõ việc nào đang chờ ai, việc nào sắp đến hạn.

2.3. Công việc cuối tuần

Cuối tuần là thời điểm tổng kết và làm sạch lại hệ thống:

- Lập báo cáo tuần gửi quản lý trực tiếp:

• Việc đã làm và hoàn thành.

• Việc tồn đọng và lý do.

• Kiến nghị hoặc đề xuất cải thiện nếu có.

- Tổ chức vệ sinh văn phòng theo định kỳ, có thể áp dụng 5S: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng.

• Phân khu vực rõ ràng: mỗi phòng, mỗi nhóm phụ trách một khu.

• Hành chính đóng vai trò nhắc việc và tổng hợp kết quả.

- Gửi lịch trình dự kiến tuần sau cho các phòng ban liên quan, đặc biệt là lịch họp, lịch sử dụng phòng họp, các mốc cần bàn giao hồ sơ.

Checklist tuần giúp quản lý nắm tình hình dễ hơn, đồng thời giúp nhân viên hành chính chủ động thay vì chỉ phản ứng trước sự vụ.

3. Checklist công việc hành chính hàng tháng

Checklist tháng thường gắn với các hoạt động tài chính, nhân sự, mua sắm định kỳ. Đây là giai đoạn đòi hỏi sự chính xác cao.

3.1. Quản lý chi phí và hóa đơn

Hàng tháng, hành chính thường phối hợp với kế toán trong việc:

- Tập hợp hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí hành chính:

• Điện, nước, internet, điện thoại, phí dịch vụ tòa nhà, gửi xe, chuyển phát nhanh.

• Hóa đơn mua văn phòng phẩm, nước uống, vật tư tiêu hao.

- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: tên đơn vị, mã số thuế, ngày hóa đơn, nội dung, chữ ký hoặc chữ ký số.

- Lập bảng tổng hợp chi phí hành chính của tháng, so sánh với tháng trước hoặc cùng kỳ năm trước:

• Nếu chi phí tăng đột biến, ghi chú nguyên nhân (tăng nhân sự, tăng diện tích, mua mới thiết bị, tổ chức sự kiện).

• Đưa ra đề xuất tiết kiệm nếu thấy các khoản chi chưa hợp lý.

Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm quản trị doanh nghiệp để kết nối dữ liệu chi phí, nhưng bộ phận hành chính vẫn phải có trách nhiệm nhập liệu đầy đủ và chuẩn hóa đầu vào.

3.2. Hỗ trợ nhân sự và chấm công

Ở nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, hành chính thường kiêm một phần nhân sự, đặc biệt là chấm công và tổng hợp đầu vào cho tính lương:

- Chốt bảng chấm công:

• Xuất dữ liệu từ máy chấm công hoặc hệ thống chấm công online.

• Đối chiếu các trường hợp đi công tác, làm việc ngoài văn phòng, quên chấm, nghỉ phép, nghỉ không lương.

- Tổng hợp ngày công, giờ tăng ca, ngày nghỉ phép của từng nhân viên và chuyển cho bộ phận tính lương.

- Rà soát biến động nhân sự trong tháng: nhân viên mới, nghỉ việc, điều chuyển.

• Chuẩn bị hồ sơ để báo tăng, báo giảm BHXH điện tử theo đúng quy định hiện hành; lưu ý mốc thời hạn theo yêu cầu của cơ quan BHXH.

Nếu công ty tham gia bảo hiểm thông qua phần mềm điện tử, hành chính cần nắm rõ quy trình gửi hồ sơ, ký số và theo dõi kết quả trên hệ thống.

3.3. Mua sắm, bảo trì và an toàn PCCC

Tháng là chu kỳ phù hợp để xem lại tình trạng tài sản, thiết bị:

- Tổng hợp nhu cầu mua sắm từ các phòng ban: bàn ghế, tủ, thiết bị điện tử, công cụ dụng cụ nhỏ.

- Lấy báo giá từ nhiều nhà cung cấp, so sánh giá, chất lượng, điều kiện bảo hành; trình ban giám đốc phê duyệt.

- Lập kế hoạch bảo trì định kỳ cho:

• Máy photocopy, máy in, máy scan.

• Hệ thống mạng, hệ thống tổng đài nếu có.

• Xe ô tô công ty, nếu doanh nghiệp có phương tiện riêng.

- Kiểm tra định kỳ các trang thiết bị PCCC:

• Hạn sử dụng bình chữa cháy.

• Vị trí đặt bình, hộp cứu hỏa, lối thoát hiểm.

• Phối hợp với bộ phận an toàn lao động hoặc tòa nhà nếu có đợt kiểm tra chung.

Việc gắn PCCC vào checklist tháng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro vi phạm quy định khi có đoàn kiểm tra và quan trọng hơn, đảm bảo an toàn cho nhân viên.

>>>>> Xem thêm:

• Sai Lầm Khi Xây Dựng Văn Hóa Doanh Nghiệp Nhỏ

• Thư Mời Nhận Việc (Offer Letter) Là Gì ? Mẫu Chuẩn HR Mới Nhất  

• Headhunter Là Gì ? Khi Nào Nên Thuê Dịch Vụ Tuyển Dụng Cao Cấp  

• Cách Tạo Động Lực Để Nhân Viên Gắn Bó Với KPI    

• So Sánh Đánh Giá 360 Độ Và KPI Trong Quản Trị Nhân Sự  

4. Công việc hành chính theo quý và theo năm

Checklist theo quý và năm thường gắn với kiểm kê, tổng kết và lập kế hoạch dài hạn.

4.1. Kiểm kê tài sản và công cụ dụng cụ

Định kỳ mỗi quý hoặc mỗi 6 tháng, bộ phận hành chính nên phối hợp với kế toán:

- Lập danh sách tài sản cố định, công cụ dụng cụ theo sổ sách.

- Kiểm kê thực tế tại từng phòng ban:

• Tài sản còn sử dụng tốt.

• Thiết bị hỏng, cần sửa.

• Tài sản mất, thiếu hoặc không còn sử dụng.

- Dán mã tài sản hoặc mã QR nếu công ty có phần mềm quản lý tài sản.

- Lập biên bản kiểm kê, đối chiếu chênh lệch với bộ phận kế toán, đề xuất phương án xử lý: sửa chữa, thanh lý, bổ sung.

Việc kiểm kê định kỳ giúp tránh tình trạng mua mới trùng lặp, thất thoát tài sản hoặc dùng tài sản đã xuống cấp quá lâu mà không có kế hoạch thay thế.

4.2. Tổ chức sự kiện nội bộ và phúc lợi

Các sự kiện nội bộ thường nằm trong checklist quý hoặc năm:

• Sơ kết, tổng kết: hội nghị người lao động, sơ kết 6 tháng, tổng kết năm.

• Sự kiện văn hóa: tiệc tất niên, du lịch hè, ngày kỷ niệm công ty, các chương trình gắn kết đội ngũ.

• Khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho người lao động.

Checklist cho mảng này thường bao gồm:

• Xác định mục tiêu và quy mô sự kiện: số người tham gia, ngân sách dự kiến.

• Khảo sát, chọn nhà cung cấp: địa điểm, ăn uống, âm thanh ánh sáng, đơn vị tổ chức sự kiện nếu thuê ngoài.

• Lên chương trình khung, phối hợp với công đoàn hoặc ban truyền thông.

• Chuẩn bị quà tặng, phần thưởng, bảng tên, phông nền.

• Phối hợp với bộ phận kế toán để kiểm soát chi phí trong hạn mức được duyệt.

Vai trò của hành chính trong mảng này là điều phối, kết nối các bên và đảm bảo các hạng mục được triển khai đúng tiến độ.

4.3. Lưu trữ hồ sơ và tái ký hợp đồng

Định kỳ năm, bộ phận hành chính cần tổng rà soát hồ sơ để lưu trữ đúng quy định:

- Phân loại hồ sơ:

• Hồ sơ hành chính nội bộ: quyết định, quy chế, biên bản họp.

• Hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng thuê văn phòng.

• Hồ sơ nhân sự, hồ sơ BHXH (thường phối hợp với phòng nhân sự).

- Xác định hồ sơ nào lưu giấy, hồ sơ nào lưu điện tử, thời hạn lưu trữ theo quy định về lưu trữ.

- Sắp xếp vào kho hồ sơ:

• Đóng hộp, dán nhãn rõ ràng: tên loại hồ sơ, thời gian, bộ phận.

• Lập danh mục hồ sơ để sau này tra cứu dễ dàng.

- Rà soát các hợp đồng sắp hết hạn:

• Hợp đồng thuê văn phòng, internet, bảo vệ, vệ sinh, phần mềm.

• Chuẩn bị hồ sơ tái ký, thương lượng lại giá cả, điều kiện nếu cần.

Khi có hệ thống lưu trữ rõ ràng, việc tìm lại tài liệu khi cần kiểm toán, thanh tra hoặc tra cứu thông tin sẽ nhanh và chính xác hơn nhiều.

5. Kỹ năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc

Không có checklist nào hiệu quả nếu nhân viên hành chính không biết chọn việc nào làm trước, việc nào làm sau.

5.1. Sắp xếp ưu tiên theo mức độ

Một cách hữu ích là phân loại công việc theo hai tiêu chí: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp:

• Quan trọng và khẩn cấp: xử lý ngay, ví dụ sự cố mất điện, sự cố kỹ thuật trong phòng họp đang diễn ra, văn bản yêu cầu phản hồi ngay trong ngày.

• Quan trọng nhưng chưa khẩn cấp: lên kế hoạch rõ ràng, đặt lịch cụ thể, ví dụ chuẩn bị sự kiện nội bộ, xây dựng quy trình mới, kiểm kê tài sản.

• Khẩn cấp nhưng không quá quan trọng: cân nhắc ủy quyền hoặc xử lý nhanh nhưng không để ảnh hưởng quá nhiều đến công việc trọng tâm.

• Không quan trọng, không khẩn cấp: có thể loại bỏ hoặc chỉ xử lý khi còn nhiều thời gian trống.

Việc này giúp tránh tình trạng cả ngày bị cuốn vào các việc nhỏ mà quên những đầu việc có tính hệ thống.

5.2. Làm việc với nhiều phòng ban mà không bị rối

Hành chính thường nhận yêu cầu từ nhiều bộ phận cùng lúc. Một số cách để giảm rối:

• Yêu cầu các bộ phận gửi đề nghị mua sắm, đề nghị hỗ trợ bằng biểu mẫu thống nhất, tránh nhắn tin rời rạc.

• Tổng hợp yêu cầu vào một file hoặc công cụ, cập nhật trạng thái: đã nhận – đang xử lý – đã xong.

• Thống nhất với quản lý về thứ tự ưu tiên nếu có nhiều yêu cầu cùng lúc nhưng nguồn lực có hạn.

Việc ghi chép và cập nhật liên tục sẽ giúp bạn làm chủ được khối lượng công việc của mình.

5.3. Xử lý tình huống phát sinh

Công việc hành chính luôn có những tình huống bất ngờ:

• Khách đến đột xuất không có trong lịch.

• Thiết bị hỏng ngay trước giờ họp.

• Nhà cung cấp giao hàng trễ.

Trong những trường hợp này, điều quan trọng là:

• Giữ bình tĩnh, báo ngay cho cấp trên hoặc người phụ trách để thống nhất hướng xử lý.

• Ghi lại sự cố, nguyên nhân, cách xử lý để sau này rút kinh nghiệm và cập nhật vào quy trình nếu cần.

Khi có sẵn các kịch bản cơ bản, bạn sẽ bớt áp lực và xử lý chuẩn hơn.

6. Ứng dụng công nghệ trong quản lý hành chính năm 2025

Công nghệ giúp công việc hành chính giảm phụ thuộc vào giấy tờ và trí nhớ cá nhân, tăng tính minh bạch và dễ kiểm soát.

6.1. Quản lý văn bản và chữ ký số

Năm 2025, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang:

• Quản lý văn bản đến – đi trên phần mềm văn thư, phần mềm quản trị doanh nghiệp.

• Trình ký online cho các đề nghị thanh toán, đề nghị mua sắm, quyết định nội bộ.

• Sử dụng chữ ký số trong ký hợp đồng điện tử và giao dịch với cơ quan nhà nước.

Nhân viên hành chính cần nắm rõ quy trình sử dụng các hệ thống này, hiểu cách lưu trữ, tra cứu và bảo mật thông tin.

6.2. Lưu trữ đám mây và phân quyền

Thay vì mỗi người lưu một kiểu trên máy cá nhân, doanh nghiệp nên thống nhất:

• Lưu trữ tài liệu trên nền tảng đám mây như Google Drive, OneDrive hoặc hệ thống riêng của công ty.

• Thiết lập cấu trúc thư mục chung: theo năm, theo bộ phận, theo loại hồ sơ.

• Phân quyền truy cập rõ ràng: ai được xem, ai được sửa, ai được tải về.

Hành chính có thể là bộ phận đứng ra đề xuất và duy trì cấu trúc này, đảm bảo dữ liệu không bị mất hoặc bị truy cập sai mục đích.

6.3. Công cụ hỗ trợ checklist và nhắc việc

Thay vì chỉ viết checklist trên giấy, bạn có thể sử dụng:

• Ứng dụng nhắc việc và quản lý công việc: Microsoft To Do, Google Tasks, Trello, Asana.

• Lịch điện tử: Google Calendar, Outlook Calendar để nhắc lịch họp, lịch kiểm kê, lịch báo cáo, lịch tái ký hợp đồng.

• Mẫu checklist dùng chung trong Excel hoặc Google Sheets để cả bộ phận cùng cập nhật.

Khi mọi việc đã được đưa lên hệ thống, bạn không phải nhớ quá nhiều trong đầu và việc bàn giao công việc cho người mới cũng dễ dàng hơn.

Checklist không làm công việc hành chính trở nên cứng nhắc, mà giúp bạn nhìn rõ mình đang làm gì mỗi ngày, tuần, tháng và theo năm. Khi có hệ thống, bạn sẽ giảm được việc quên, việc sót, tăng được khả năng kiểm soát chi phí, tài sản, văn bản và sự kiện nội bộ.

Bạn có thể bắt đầu từ những bảng checklist đơn giản cho hằng ngày, hàng tuần, sau đó từng bước bổ sung mảng chi phí, nhân sự, PCCC, kiểm kê và lưu trữ hồ sơ. Khi kết hợp checklist với các công cụ công nghệ và hiểu rõ yêu cầu pháp lý hiện hành, bộ phận hành chính không chỉ làm tốt vai trò hỗ trợ mà còn trở thành điểm tựa cho hoạt động vận hành và quản trị doanh nghiệp.

>>> Bài viết tham khảo:

• Học Hành Chính Nhân Sự Cho Người Mới Bắt Đầu – Lộ Trình Chi Tiết  

• Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội Ở Đâu Tốt Nhất  

• [Review] KHÓA HỌC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Được Đánh Giá Tốt Nhất  

• TOP 5+ Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay  

• Khóa Học Nhân Sự Online Miễn Phí - Nâng Cao Nghiệp Vụ Cùng Chuyên Gia  

Hy vọng bài viết về Checklist Công Việc Hành Chính Hằng Ngày – Tuần – Tháng sẽ hữu ích với bạn đọc của Gia đình HR nhé