Thư Mời Nhận Việc (Offer Letter) Là Gì? Mẫu Chuẩn HR Mới Nhất

Thư mời nhận việc (Offer Letter) là bước chuyển từ thỏa thuận miệng sang văn bản chính thức trước khi ký hợp đồng lao động.

Văn bản này giúp hai bên thống nhất các điều khoản như chức danh, ngày bắt đầu, lương và phúc lợi; đồng thời cải thiện trải nghiệm ứng viên và giảm rủi ro tranh chấp.

Bài viết này, Gia đình HR sẽ đưa ra khái niệm, vai trò, cấu trúc nội dung, quy trình gửi – nhận, các lỗi thường gặp và yêu cầu tuân thủ theo quy định hiện nay.

1. Thư mời nhận việc là gì?

Thư mời nhận việc là văn bản do nhà tuyển dụng gửi tới ứng viên đã trúng tuyển, xác nhận ý định tiếp nhận và tóm tắt các điều khoản làm việc quan trọng trước khi ký hợp đồng lao động. 

Tại Việt Nam, offer letter thường có giá trị chứng cứ về thỏa thuận ban đầu; hiệu lực ràng buộc thấp hơn so với hợp đồng lao động, nhưng giúp giảm hiểu lầm trong giai đoạn chuyển tiếp.

Vai trò đối với doanh nghiệp và ứng viên

• Chuẩn hóa kỳ vọng: làm rõ vị trí, mức lương, thử việc, thời gian làm việc, địa điểm, chế độ.

• Giảm rủi ro: thông tin nhất quán giúp hạn chế tranh cãi khi vào việc; là căn cứ tham chiếu nếu phát sinh chênh lệch trước thời điểm ký hợp đồng.

• Cải thiện trải nghiệm ứng viên: thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng; giúp ứng viên có cơ sở sắp xếp công việc ở nơi cũ và quyết định gia nhập.

• Hỗ trợ vận hành: tạo điểm mốc cho các đầu việc onboarding (soạn hợp đồng, cấp tài khoản, bố trí chỗ làm).

>>>>> Xem nhiều:  Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội   

2. Tầm quan trọng của Offer Letter trong quy trình tuyển dụng

Chính thức hóa đề nghị

Sau thông báo trúng tuyển qua điện thoại, thông tin chi tiết có thể bị sót. Offer letter là văn bản xác nhận lại điều khoản đã thống nhất, hạn chế sai lệch khi soạn hợp đồng.

Thiết lập rõ ràng ngay từ đầu

Các mục như chức danh, báo cáo trực tiếp, ngày nhận việc, lương gross/net, mức lương thử việc, thời hạn phản hồi… được ghi rõ để tránh tranh luận về sau.

Lưu ý: theo Bộ luật Lao động 2019, lương thử việc phải tối thiểu 85% lương chính thức của công việc đó; doanh nghiệp nên ghi mức lương thử việc theo nguyên tắc này để đảm bảo tuân thủ.

Nâng trải nghiệm ứng viên

Văn bản trình bày chỉn chu, câu từ mạch lạc giúp tăng thiện cảm, hạn chế “rớt offer” do thiếu chuyên nghiệp.

Cơ sở pháp lý ban đầu

Dù không thay thế hợp đồng, offer letter là tài liệu thể hiện ý chí và nội dung thỏa thuận trọng yếu trước khi giao kết. Trong trường hợp có khác biệt, hợp đồng lao động là căn cứ cuối cùng để áp dụng.

3. Nội dung cần có trong thư mời nhận việc

Mục tiêu là đủ thông tin để ứng viên hiểu rõ điều kiện làm việc, đồng thời không mâu thuẫn với hợp đồng sẽ ký sau.

3.1. Thông tin chung

• Thông tin công ty (tên pháp lý, địa chỉ liên hệ).

• Thông tin ứng viên: họ tên, kênh liên hệ.

• Lời chúc mừng ngắn gọn và dẫn nhập mục tiêu thư.

3.2. Vị trí và báo cáo

• Chức danh: ghi đúng tên vị trí chính thức.

• Bộ phận: xác định đơn vị làm việc.

• Báo cáo trực tiếp: chức danh người quản lý; nếu có thay đổi tổ chức, ghi rõ có thể điều chỉnh theo thực tế để tránh phải sửa thư.

3.3. Thời gian – địa điểm làm việc

• Ngày bắt đầu: ghi ngày, tháng, năm rõ ràng.

• Thời giờ làm việc: khung thời gian theo nội quy.

• Địa điểm làm việc: địa chỉ văn phòng hoặc phạm vi làm việc từ xa nếu áp dụng.

3.4. Lương và phúc lợi

Thử việc: thời gian và mức lương thử việc; khuyến nghị diễn đạt theo lương gộp (gross) để minh bạch khấu trừ, đồng thời tuân thủ mức tối thiểu 85% lương chính thức theo luật.

Lương chính thức: mức lương gross sau thử việc.

Phụ cấp cố định: ăn trưa, điện thoại, xăng xe… nếu có.

Thưởng và phúc lợi: KPI, tháng 13, bảo hiểm sức khỏe bổ sung, số ngày phép năm, chế độ khác.

Bảo hiểm bắt buộc: nêu thời điểm tham gia theo luật hiện hành; từ 01/7/2025, người lao động làm việc theo hợp đồng từ 01 tháng trở lên thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc theo quy định mới (nếu hợp đồng đáp ứng điều kiện).

3.5. Điều kiện kèm theo (nếu có)

• Hoàn thiện hồ sơ (bằng cấp, SYLL, lý lịch tư pháp, kiểm tra sức khỏe) trước ngày bắt đầu.

• Điều kiện đặc thù theo vị trí (ví dụ: không cạnh tranh, bảo mật).

3.6. Xác nhận của ứng viên

• Phương thức và thời hạn phản hồi (ký scan, e-sign, bấm nút chấp nhận trên hệ thống ATS).

• Nêu rõ thời điểm thư hết hiệu lực nếu không phản hồi.

3.7. Liên hệ hỗ trợ

• Đầu mối HR và quản lý tuyển dụng để giải đáp.

>>>>> Xem thêm:

• Headhunter Là Gì? Khi Nào Nên Thuê Dịch Vụ Tuyển Dụng Cao Cấp

• Cách Tạo Động Lực Để Nhân Viên Gắn Bó Với KPI

• So Sánh Đánh Giá 360 Độ Và KPI Trong Quản Trị Nhân Sự

• Sai Lầm Khi Xử Lý Kỷ Luật Lao Động Khiến Doanh Nghiệp Bị Phạt

• Cách Lập Tờ Khai Thuế Thu Nhập Cá Nhân Hàng Tháng 

4. Phân biệt offer letter và hợp đồng lao động

Sự khác biệt nằm ở tính ràng buộc pháp lý, mức độ chi tiết và thời điểm sử dụng.

Các nội dung bắt buộc của hợp đồng lao động phải tuân thủ Bộ luật Lao động 2019 (ví dụ: thông tin chủ thể, công việc, địa điểm, thời giờ, tiền lương, BHXH, thời hạn, điều kiện chấm dứt…). HR cần đảm bảo số liệu trong offer letter trùng khớp với hợp đồng để tránh tranh chấp.

5. Quy trình gửi và xử lý thư mời nhận việc

Quy trình rõ ràng giúp tăng tỷ lệ nhận offer và rút ngắn thời gian tuyển.

5.1. Gọi xác nhận trúng tuyển

• Thông báo kết quả, tóm tắt điều khoản chính (chức danh, lương gross, ngày nhận việc), thống nhất mốc thời gian gửi thư.

• Lắng nghe điểm cần làm rõ để cập nhật vào thư chính thức.

5.2. Soạn và gửi email

• Kèm file PDF có chữ ký người có thẩm quyền (HR lead/giám đốc) để đảm bảo tính chính thức, hạn chế chỉnh sửa.

• Tiêu đề email chuẩn: [Tên công ty] – Thư mời nhận việc – [Vị trí] – [Tên ứng viên].

• Nội dung email ngắn gọn: chúc mừng, hướng dẫn đọc file đính kèm, nêu thời hạn phản hồi.

5.3. Đặt thời hạn phản hồi

• Thông thường 2–3 ngày làm việc; có thể linh hoạt theo cấp bậc.

• Nêu rõ cơ chế tự hủy nếu quá hạn để chủ động phương án dự phòng.

5.4. Xử lý phản hồi

• Đồng ý: gửi thư chào mừng, checklist hồ sơ, lịch onboarding, người liên hệ ngày đầu.

• Đàm phán: ghi nhận đề xuất, trao đổi với quản lý; nếu thay đổi, gửi lại bản thư sửa đổi.

• Từ chối: cảm ơn và lưu hồ sơ cho cơ hội sau.

5.5. Kết nối sang hợp đồng và onboarding

• Tạo hợp đồng phù hợp luật hiện hành; kiểm tra nhất quán các con số và điều khoản.

• Chuẩn bị hạ tầng: tài khoản, thiết bị, bàn làm việc, lịch orientation.

6. Lỗi phổ biến cần tránh

Sai thông tin cơ bản

• Nhầm tên ứng viên, chức danh, mức lương, ngày bắt đầu… làm giảm niềm tin và có thể phải đàm phán lại.

• Mơ hồ lương gross/net

• Không ghi rõ gross hay net dễ gây tranh cãi khi nhận lương. Khuyến nghị dùng gross để minh bạch khấu trừ và phù hợp thông lệ lập hợp đồng – tính đóng BHXH.

Bỏ quên thời hạn phản hồi

• Không đặt deadline khiến tiến độ tuyển chậm và khó quản lý pipeline.

• Ngôn ngữ cam kết quá mức

• Tránh viết bảo đảm việc làm một thời hạn cố định, hoặc cam kết không chấm dứt; các tuyên bố này có thể tạo kỳ vọng pháp lý không phù hợp.

Thiếu điều kiện tiên quyết

Với vị trí yêu cầu kiểm tra sức khỏe, bằng cấp, background check… nếu không nêu trong offer, công ty sẽ khó xử lý khi phát sinh vấn đề.

Không cập nhật quy định mới

Ví dụ: lương thử việc tối thiểu 85% lương chính thức; tham gia BHXH từ hợp đồng từ 01 tháng trở lên kể từ 01/7/2025; HR cần điều chỉnh câu chữ trong offer cho phù hợp.

7. Mẫu Thư Mời Nhận Việc (Offer Letter) Chuẩn (Dạng Text)

Bạn có thể tham khảo 3 mẫu Thư Mời Nhận Việc (Offer Letter) chuẩn, chi tiết và phổ biến nhất dưới đây.

Mẫu 1: Tiếng Việt - Chuẩn (Phổ biến, ngắn gọn)

Mẫu Thư Mời Nhận Việc

Mẫu 2: Tiếng Việt - Chi tiết (Cho cấp Quản lý/ Chuyên gia)

Mẫu Thư Mời Nhận Việc

Mẫu 3: Song ngữ Anh-Việt (Cho công ty nước ngoài/Ứng viên nước ngoài)

Mẫu Thư Mời Nhận Việc

Offer letter là công cụ quản trị tuyển dụng hiệu quả, giúp hai bên thống nhất điều khoản trọng yếu trước khi ký hợp đồng, đồng thời nâng trải nghiệm ứng viên. 

Doanh nghiệp nên chuẩn hóa mẫu thư, bảo đảm số liệu nhất quán với hợp đồng, tuân thủ quy định về lương thử việc, nội dung hợp đồng, bảo hiểm xã hội từ 01/7/2025 và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Thực hiện đúng sẽ giảm rủi ro, rút ngắn thời gian tuyển dụng và giúp ứng viên an tâm gia nhập.

>>> Bài viết tham khảo:

• Học Hành Chính Nhân Sự Cho Người Mới Bắt Đầu – Lộ Trình Chi Tiết            

• Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội Ở Đâu Tốt Nhất            

• [Review] KHÓA HỌC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Được Đánh Giá Tốt Nhất            

• TOP 5+ Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay            

• Khóa Học Nhân Sự Online Miễn Phí - Nâng Cao Nghiệp Vụ Cùng Chuyên Gia  

Hy vọng bài viết về Thư Mời Nhận Việc (Offer Letter) Là Gì? Mẫu Chuẩn HR Mới Nhất sẽ hữu ích với bạn đọc của Gia đình HR nhé

Từ khóa liên quan: thư mời nhận việc; trả lời thư mời nhận việc; mẫu thư mời nhận việc; cách trả lời thư mời nhận việc; cách trả lời thư mời nhận việc ngắn gọn; phản hồi thư mời nhận việc; email trả lời thư mời nhận việc; cách phản hồi thư mời nhận việc; mẫu thư mời nhận việc tiếng anh; xác nhận thư mời nhận việc; cách từ chối thư mời nhận việc; mẫu trả lời thư mời nhận việc; cách trả lời email thư mời nhận việc