Thu Thập Dữ Liệu Cá Nhân Người Lao Động: Doanh Nghiệp Cần Lưu Ý

Tác giả Gia Đình HR 26/12/2025 31 phút đọc

Thu thập dữ liệu cá nhân người lao động đang trở thành vấn đề nhạy cảm mà mọi doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận HR, không thể xem nhẹ. Trong bối cảnh Nghị định 13/2023/NĐ-CP siết chặt về bảo mật thông tin cá nhân, việc thu thập - lưu trữ - sử dụng dữ liệu nhân sự, nếu làm sai có thể dẫn đến rủi ro pháp lý nghiêm trọng.

Hãy cùng Gia Đình HR phân tích chi tiết bản chất dữ liệu cá nhân người lao động và tuân thủ đúng quy định là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp vận hành bền vững, tránh tranh chấp và xử phạt.

I. Dữ liệu cá nhân người lao động là gì? Doanh nghiệp cần hiểu đúng

Dữ liệu cá nhân người lao động là nhóm thông tin cốt lõi trong toàn bộ quá trình quản lý nhân sự, từ tuyển dụng, ký hợp đồng đến trả lương và chấm dứt quan hệ lao động. Tuy nhiên, đây cũng thuộc loại dữ liệu nhạy cảm, dễ phát sinh tranh chấp nếu doanh nghiệp thu thập hoặc sử dụng sai cách.

Dữ liệu cá nhân người lao động bao gồm mọi thông tin giúp xác định hoặc liên kết đến một cá nhân cụ thể trong quá trình tuyển dụng, làm việc và chấm dứt quan hệ lao động. Phục vụ cho việc ký hợp đồng, trả lương hay tham gia bảo hiểm, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền riêng tư và lợi ích hợp pháp của người lao động.

Các loại dữ liệu cá nhân người lao động doanh nghiệp cần phân biệt rõ:

Dữ liệu cá nhân cơ bản: họ tên, ngày sinh, số CCCD/CMND, địa chỉ liên hệ, trình độ học vấn, thông tin hợp đồng lao động.
Dữ liệu cá nhân nhạy cảm: thông tin sức khỏe, tài khoản ngân hàng, tiền lương, đánh giá hiệu suất, hồ sơ kỷ luật, dữ liệu sinh trắc học.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

Vì sao doanh nghiệp cần hiểu đúng dữ liệu cá nhân người lao động?

Tránh thu thập dữ liệu vượt phạm vi cho phép
Hạn chế rủi ro vi phạm quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân
Ngăn ngừa tranh chấp liên quan đến quyền riêng tư
Tạo nền tảng cho quản trị nhân sự minh bạch, chuyên nghiệp

Kết luận: Hiểu đúng hái niệm và bản chất dữ liệu cá nhân người lao động là bước đầu tiên để doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý nhân sự hợp pháp, minh bạch và bền vững.

Dữ liệu cá nhân người lao động là gì-min

II. Doanh nghiệp được thu thập những dữ liệu cá nhân nào?

Thực tế, pháp luật không cấm doanh nghiệp thu thập dữ liệu cá nhân, nhưng giới hạn rất rõ về phạm vi và mục đích sử dụng. Doanh nghiệp chỉ được thu thập dữ liệu cá nhân người lao động khi dữ liệu đó thực sự cần thiết cho quan hệ lao động và phục vụ mục đích hợp pháp

a. Nhóm dữ liệu doanh nghiệp được thu thập

Trong thực tế quản trị nhân sự, doanh nghiệp thường được phép thu thập các nhóm dữ liệu sau:

Thông tin định danh và hồ sơ nhân sự: Họ tên, ngày sinh, số CCCD/CMND, địa chỉ liên hệ, thông tin hợp đồng lao động, vị trí công việc.
Thông tin phục vụ nghĩa vụ pháp lý: Dữ liệu liên quan đến tiền lương, thuế TNCN, BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
Thông tin phục vụ quản lý công việc: Chấm công, kết quả đánh giá hiệu suất, lịch làm việc, phân công nhiệm vụ.

Các dữ liệu này được coi là cần thiết và hợp pháp nếu phục vụ trực tiếp cho việc quản lý, vận hành và thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với người lao động.

b. Nhóm dữ liệu chỉ được thu thập khi có điều kiện đi kèm

Không phải mọi thông tin liên quan đến người lao động đều có thể tự động thu thập. Một số loại dữ liệu chỉ được thu thập khi đáp ứng thêm điều kiện pháp lý, bao gồm:

Thông tin sức khỏe chi tiết ngoài phạm vi khám sức khỏe định kỳ
Tài khoản ngân hàng, dữ liệu sinh trắc học
Thông tin đời sống cá nhân không liên quan trực tiếp đến công việc

Với các dữ liệu này, doanh nghiệp phải thông báo rõ mục đích, phạm vi sử dụng và có sự đồng ý hợp lệ của người lao động trước khi thu thập.

c. Nhóm dữ liệu doanh nghiệp không nên/không được thu thập

Để hạn chế rủi ro về mặt pháp lý, doanh nghiệp cần tránh thu thập những dữ liệu như:

Thông tin không liên quan đến công việc hoặc nghĩa vụ pháp lý
Dữ liệu mang tính xâm phạm đời sống riêng tư
Dữ liệu thu thập về phòng ngừa rủi ro nhưng không có mục đích cụ thể

Việc thu thập vượt phạm vi cần thiết không chỉ làm tăng rủi ro vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân người lao động, mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến niềm tin của nhân viên.

>>>> Xem thêm:

III. Nguyên tắc và điều kiện thu thập dữ liệu cá nhân người lao động

Nhiều doanh nghiệp vẫn gặp rủi ro pháp lý vì thu thập đúng loại dữ liệu nhưng sai cách.Vì vậy, để tránh vi phạm thì doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc và điều kiện pháp lý trong suốt quá trình thu thập và xử lý dữ liệu.

Nguyên tắc / Điều kiện	Giải thích chi tiết	Ví dụ áp dụng
Xác định mục đích thu thập rõ ràng, hợp pháp	Mỗi loại dữ liệu cá nhân người lao động phải gắn với một mục đích cụ thể (tuyển dụng, ký HĐLĐ, trả lương, BHXH, kỷ luật lao động…)	Thu thập số CMND/CCCD để làm hợp đồng và BHXH; không dùng để mục đích marketing nội bộ
Thu thập đúng - đủ - phù hợp	Doanh nghiệp chỉ được thu thập những dữ liệu thực sự cần thiết cho quan hệ lao động, tránh tâm lý thu trước cho tiện	Không yêu cầu thông tin gia đình chi tiết khi không liên quan đến công việc
Minh bạch thông tin thu thập	Người lao động phải được biết: dữ liệu nào được thu thập, ai xử lý, sử dụng trong bao lâu	Ban hành chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân kèm hợp đồng lao động
Có sự đồng ý hợp lệ của người lao động	Dữ liệu cá nhân nhạy cảm bắt buộc phải có sự đồng ý rõ ràng, tự nguyện, có thể chứng minh	Xin consent riêng khi thu thập hồ sơ sức khỏe định kỳ
Bảo mật và an toàn dữ liệu cá nhân	Áp dụng biện pháp kỹ thuật (phần mềm HRM, phân quyền) và quản lý (quy trình nội bộ)	Chỉ HR và kế toán được truy cập thông tin lương
Kiểm soát truy cập và xử lý nội bộ	Không phải mọi cấp quản lý đều có quyền truy cập dữ liệu cá nhân	Trưởng bộ phận không được xem hồ sơ sức khỏe NLĐ
Thời hạn lưu trữ dữ liệu hợp lý	Chỉ lưu trữ dữ liệu trong thời gian cần thiết theo mục đích ban đầu	Hồ sơ nhân sự cũ được lưu trữ theo quy định pháp luật
Cập nhật và chỉnh sửa dữ liệu khi cần thiết	Doanh nghiệp phải cho phép NLĐ yêu cầu chỉnh sửa thông tin sai lệch	Cập nhật CCCD mới khi NLĐ thay đổi giấy tờ
Xóa, hủy dữ liệu khi không còn nhu cầu	Khi NLĐ nghỉ việc hoặc hết thời hạn lưu trữ, dữ liệu phải được xử lý đúng quy trình	Xóa dữ liệu ứng viên không trúng tuyển

Kết luận : Tuân thủ đúng nguyên tắc và điều kiện thu thập dữ liệu cá nhân người lao động giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo hoạt động quản lý nhân sự hiệu quả, vừa hạn chế tối đa rủi ro pháp lý.

Nguyên tắc và điều kiện thu thập dữ liệu cá nhân-min

IV. Rủi ro pháp lý và tranh chấp khi thu thập dữ liệu sai quy định

Việc thu thập dữ liệu cá nhân người lao động không đúng luật không chỉ là vấn đề nội bộ HR, mà còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

a. Nguy cơ bị xử phạt hành chính theo quy định

Khi doanh nghiệp thu thập, lưu trữ hoặc sử dụng dữ liệu cá nhân nhân sự sai mục đích, vượt phạm vi cho phép, có thể đối mặt với:

Xử phạt hành chính với mức phạt tài chính đáng kể
Buộc chấm dứt hành vi vi phạm, xóa hoặc hủy dữ liệu đã thu thập trái phép
Bị thanh tra, kiểm tra đột xuất từ cơ quan chức năng

b. Tranh chấp lao động do xâm phạm quyền riêng tư

Người lao động hoàn toàn có quyền:

Khiếu nại việc thu thập thông tin cá nhân vượt nhu cầu công việc
Từ chối cung cấp dữ liệu không liên quan
Khởi kiện nếu bị xâm phạm đời sống riêng tư

Các tình huống thường gây tranh chấp:

Thu thập dữ liệu cá nhân nhạy cảm nhưng không có sự đồng ý hợp lệ
Chia sẻ thông tin nhân sự nội bộ sai đối tượng
Sử dụng dữ liệu cá nhân cho mục đích ngoài quan hệ lao động

Khi xảy ra tranh chấp, doanh nghiệp thường bất lợi hơn nếu không chứng minh được quy trình thu thập hợp pháp.

c. Rủi ro mất uy tín và thương hiệu nhà tuyển dụng

Trong bối cảnh thị trường lao động cạnh tranh, chỉ một sự cố rò rỉ dữ liệu nhân sự cũng có thể:

Gây mất niềm tin từ nhân viên hiện tại
Ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh employer branding
Khiến ứng viên e ngại khi ứng tuyển

Với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm HRM nhưng không phân quyền truy cập rõ ràng, rủi ro rò rỉ dữ liệu càng cao.

d. Gia tăng áp lực và rủi ro cá nhân cho HR

Nếu không có quy trình thu thập dữ liệu cá nhân người lao động chuẩn:

HR dễ bị quy trách nhiệm khi xảy ra vi phạm
Áp lực xử lý khiếu nại, tranh chấp tăng cao
Mất uy tín chuyên môn trong nội bộ doanh nghiệp

Vậy nên, quản trị dữ liệu cá nhân người lao động đúng luật không chỉ bảo vệ doanh nghiệp mà còn bảo vệ chính HR.

>>>> Xem thêm:

V. HR và doanh nghiệp cần làm gì để thu thập dữ liệu người lao động đúng luật?

Để tránh rủi ro pháp lý và xây dựng môi trường làm việc minh bạch, việc thu thập dữ liệu cá nhân người lao động đúng luật cần được xem là một quy trình quản trị nhân sự bắt buộc, không phải thủ tục hình thức.

Bước thực hiện	HR và Doanh nghiệp cần làm	Mục tiêu và Lưu ý
Xác định mục đích thu thập dữ liệu	Làm rõ từng loại dữ liệu phục vụ cho tuyển dụng, quản lý nhân sự, trả lương, nghĩa vụ pháp lý	Tránh thu thập dữ liệu cá nhân người lao động vượt nhu cầu thực tế
Phân loại dữ liệu cá nhân	Phân biệt dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm	Dữ liệu nhạy cảm cần kiểm soát chặt và có căn cứ pháp lý rõ ràng
Xin sự đồng ý hợp lệ của người lao động	Thông báo minh bạch và ghi nhận sự đồng ý bằng văn bản hoặc hệ thống	Sự đồng ý phải rõ ràng, tự nguyện và có thể chứng minh
Ban hành chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân	Xây dựng chính sách nội bộ quy định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý dữ liệu	Giúp HR chủ động khi xảy ra thanh tra hoặc tranh chấp
Kiểm soát quyền truy cập dữ liệu	Phân quyền truy cập theo vị trí, vai trò công việc	Hạn chế rò rỉ dữ liệu từ nội bộ doanh nghiệp
Bảo mật dữ liệu nhân sự	Áp dụng biện pháp kỹ thuật và quản lý để bảo vệ thông tin cá nhân	Đặc biệt quan trọng với dữ liệu nhạy cảm và hệ thống HRM
Rà soát và cập nhật dữ liệu định kỳ	Kiểm tra tính chính xác, tính cần thiết của dữ liệu đang lưu trữ	Tránh lưu trữ dữ liệu cá nhân người lao động không còn giá trị sử dụng
Xử lý dữ liệu khi người lao động nghỉ việc	Xóa, ẩn hoặc lưu trữ theo đúng thời hạn và mục đích pháp lý	Giảm rủi ro vi phạm sau khi chấm dứt quan hệ lao động
Đào tạo nhận thức cho HR và quản lý	Tổ chức đào tạo, cập nhật quy định pháp luật về dữ liệu cá nhân	Yếu tố con người quyết định hiệu quả tuân thủ
Kiểm tra, cải tiến quy trình định kỳ	Đánh giá lại quy trình thu thập và xử lý dữ liệu	Đảm bảo luôn phù hợp với quy định pháp luật mới

VI. FAQ - Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp có được tự ý thu thập dữ liệu cá nhân người lao động không?

Không. Doanh nghiệp chỉ được thu thập dữ liệu cá nhân người lao động khi có mục đích hợp pháp, minh bạch và đã thông báo rõ cho người lao động. Việc thu thập tùy tiện, không giải thích mục đích sử dụng có thể bị xem là vi phạm quyền riêng tư.

2. Trường hợp nào bắt buộc phải có sự đồng ý của người lao động?

Doanh nghiệp bắt buộc phải xin sự đồng ý khi thu thập dữ liệu cá nhân nhạy cảm hoặc khi dữ liệu không phát sinh trực tiếp từ nghĩa vụ pháp lý. Sự đồng ý cần thể hiện rõ ràng và có thể chứng minh khi cần.

3. HR được thu thập những thông tin nào trong quá trình tuyển dụng?

Trong tuyển dụng, HR chỉ nên thu thập các thông tin phục vụ việc đánh giá năng lực và ký kết hợp đồng, như thông tin cá nhân cơ bản, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc. Việc yêu cầu thông tin đời sống riêng tư là không phù hợp.

4. Doanh nghiệp có được chia sẻ dữ liệu cá nhân người lao động cho bên thứ ba không?

Chỉ được chia sẻ khi:

Có mục đích rõ ràng, hợp pháp
Có sự đồng ý của người lao động (nếu pháp luật yêu cầu)
Có thỏa thuận bảo mật với bên nhận dữ liệu
Mọi hình thức chia sẻ không kiểm soát đều tiềm ẩn rủi ro pháp lý.

5. Sau khi người lao động nghỉ việc, dữ liệu cá nhân được xử lý như thế nào?

Doanh nghiệp chỉ được lưu trữ dữ liệu trong thời gian cần thiết để thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc giải quyết tranh chấp. Sau thời điểm này, dữ liệu cần được xóa, ẩn hoặc xử lý theo đúng quy định.

6. Doanh nghiệp nhỏ có cần xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân không?

Có. Quy mô doanh nghiệp không loại trừ nghĩa vụ tuân thủ pháp luật. Một chính sách ngắn gọn, rõ ràng vẫn giúp doanh nghiệp nhỏ giảm rủi ro và bảo vệ HR khi có tranh chấp phát sinh.

>>> Bài viết tham khảo: