Sai Sót Khi Xây Khung Năng Lực Khiến Nhân Sự Hiểu Sai Vai Trò

Nhiều doanh nghiệp đầu tư đáng kể để xây dựng Bộ từ điển năng lực và Khung năng lực với mục tiêu chuẩn hóa tuyển dụng, đánh giá và phát triển nhân sự. 

Tuy nhiên, khi triển khai thực tế, không ít doanh nghiệp ghi nhận tình trạng nhân viên không hiểu rõ vai trò công việc, còn kết quả đánh giá năng lực không phản ánh đúng năng lực thực tế.

Nguyên nhân chủ yếu đến từ các sai sót kỹ thuật trong quá trình thiết kế và vận hành khung năng lực. Các sai sót này khiến khung năng lực không hỗ trợ quản trị, thậm chí gây nhiễu trong phân công vai trò và kỳ vọng công việc.

>>>>>>  Khung Năng Lực Là Gì? Cách Xây Dựng Khung Năng Lực Nhân Viên

Sai Sót Khi Xây Khung Năng Lực Khiến Nhân Sự Hiểu Sai Vai Trò

Dưới đây là một số sai sót khi xây dựng khung năng lực khiến nhân sự hiểu sai vai trò công việc.

1. Sao chép bộ từ điển năng lực thiếu tính đặc thù doanh nghiệp

Sai sót phổ biến là sử dụng các bộ từ điển năng lực mẫu hoặc áp dụng nguyên mô hình của doanh nghiệp lớn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Biểu hiện:

• Định nghĩa năng lực mang tính khái quát cao, không gắn với công việc cụ thể

• Yêu cầu năng lực vượt quá phạm vi vai trò, ví dụ nhân viên kho được yêu cầu có “tư duy chiến lược”, hoặc vị trí hỗ trợ kinh doanh cần “năng lực quản trị thay đổi”

Hệ quả:

Nhân viên hiểu sai trọng tâm công việc, tập trung vào các khái niệm quản lý chung thay vì hoàn thành đúng và đủ các nhiệm vụ nghiệp vụ. Vai trò thực thi không được làm rõ.

>>>>> Xem nhiều:  Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội 

2. Mô tả hành vi năng lực mang tính định tính, không đánh giá được

Khung năng lực không thể sử dụng hiệu quả nếu các chỉ báo hành vi chỉ dừng ở mức mô tả cảm tính.

Sai sót thường gặp là mô tả năng lực giao tiếp ở cấp độ trung bình bằng các cụm từ như “giao tiếp tốt”, “hòa đồng”, “hoạt ngôn”.

Vấn đề phát sinh: Nhân viên có thể cho rằng giao tiếp thân thiện là đạt yêu cầu, trong khi người quản lý kỳ vọng khả năng đàm phán, xử lý phản đối hoặc giải quyết khiếu nại.

Cách điều chỉnh: Chỉ báo hành vi cần thể hiện bằng hành động cụ thể, ví dụ: “trình bày và bảo vệ đề xuất với khách hàng”, “xử lý khiếu nại độc lập”, “đàm phán điều khoản hợp đồng trong điều kiện bất lợi”.

Hệ quả: Nếu không sửa, nhân viên sẽ hiểu sai vai trò công việc và tiêu chí đánh giá.

3. Phân cấp độ năng lực không phù hợp với cấp bậc vị trí

Nhiều doanh nghiệp áp dụng thang đo 5 cấp độ năng lực nhưng không phân biệt rõ giữa nhân viên thực thi, chuyên gia và quản lý.

Sai sót: Yêu cầu vị trí nhân viên phải đạt cấp độ cao đối với các năng lực mang tính chiến lược hoặc tham vấn.

Ví dụ: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu được yêu cầu “hiểu biết sâu về luật thương mại quốc tế” ở cấp độ tham gia xây dựng chính sách, trong khi công việc thực tế chỉ cần nắm và thực hiện đúng quy trình.

Hệ quả:

• Nhân viên đánh giá sai vai trò của mình

• Giảm tập trung vào công việc chi tiết

• Tuyển dụng không phù hợp, dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc cao

4. Gán quá nhiều năng lực cho một vị trí

Một số khung năng lực liệt kê quá nhiều năng lực cho cùng một vị trí, bao gồm cả năng lực cốt lõi, chuyên môn và quản lý.

Thực trạng: Một vị trí có thể được gán từ 15 đến 20 năng lực.

Khuyến nghị: Mỗi vị trí chỉ nên tập trung vào các năng lực ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả công việc. Thông thường, 5–7 năng lực chuyên môn và 2–3 năng lực cốt lõi là phù hợp.

Hệ quả: Nhân viên không xác định được ưu tiên phát triển, phân tán thời gian học tập và rèn luyện, trong khi các năng lực chính lại không được đầu tư đúng mức.

>>>>> Xem thêm:

• Ứng Dụng KAIZEN Giúp Bộ Phận HR Vận Hành Linh Hoạt Và Hiệu Quả

• Cách Tính Thuế Khi Có Nhiều Người Phụ Thuộc : Ví Dụ Chi Tiết 

• Phân Biệt Hợp Đồng Thời Vụ và Hợp Đồng Xác Định Thời Hạn   

• Sai Sót Khi Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Doanh Nghiệp Hay Mắc     

• Checklist Công Việc Hành Chính Hằng Ngày – Tuần – Tháng    

5. Không cập nhật khung năng lực theo thay đổi hoạt động kinh doanh

Khung năng lực cần được rà soát và cập nhật định kỳ để phù hợp với chiến lược và mô hình vận hành hiện tại.

Sai sót thường gặp: Khung năng lực được xây dựng một lần và giữ nguyên trong nhiều năm, dù yêu cầu công việc đã thay đổi.

Ví dụ:

Trước đây, nhân viên marketing cần kỹ năng “viết bài chuẩn SEO”. Hiện nay, yêu cầu công việc mở rộng sang “sử dụng công cụ AI”, “phân tích dữ liệu hành vi người dùng”, “tối ưu hiệu quả nội dung”.

Hệ quả: Nhân viên phát triển kỹ năng không còn phù hợp, đáp ứng đúng khung năng lực cũ nhưng không đáp ứng yêu cầu vai trò hiện tại.

6. Gợi ý điều chỉnh cho bộ phận HR

Để khung năng lực hỗ trợ hiệu quả cho quản trị nhân sự, HR cần lưu ý:

• Tùy biến theo doanh nghiệp: Diễn giải năng lực bằng ngôn ngữ nội bộ, sát với công việc thực tế

• Cụ thể hóa hành vi: Chuyển mô tả định tính sang hành động có thể quan sát và đánh giá

• Kiểm soát số lượng: Chỉ giữ các năng lực ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả công việc

• Truyền thông rõ vai trò: Giải thích rõ mối liên hệ giữa năng lực và nhiệm vụ thông qua trao đổi trực tiếp hoặc đánh giá hiệu suất định kỳ

Khung năng lực chỉ có giá trị khi phản ánh đúng vai trò công việc và được sử dụng nhất quán trong tuyển dụng, đánh giá và phát triển nhân sự. Với HR, đây là công cụ quản trị cần được thiết kế dựa trên thực tế vận hành, không phải tài liệu mang tính hình thức.

Việc rà soát và điều chỉnh khung năng lực đúng cách sẽ giúp nhân sự hiểu rõ vai trò, tập trung đúng nhiệm vụ và phát triển năng lực phù hợp với định hướng của doanh nghiệp.

>>> Bài viết tham khảo:

• Học Hành Chính Nhân Sự Cho Người Mới Bắt Đầu – Lộ Trình Chi Tiết       

• Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội Ở Đâu Tốt Nhất       

• [Review] KHÓA HỌC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Được Đánh Giá Tốt Nhất      

• TOP 5+ Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay       

• Khóa Học Nhân Sự Online Miễn Phí - Nâng Cao Nghiệp Vụ Cùng Chuyên Gia      

Hy vọng bài viết về Sai Sót Khi Xây Khung Năng Lực Khiến Nhân Sự Hiểu Sai Vai Trò sẽ hữu ích với bạn đọc của Gia đình HR nhé