Quy Trình Xin Giấy Phép Lao Động: Thời Gian, Lệ Phí Và Lưu Ý

Tác giả Gia Đình HR 31/12/2025 32 phút đọc

Quy trình xin giấy phép lao động là thủ tục bắt buộc đối với hầu hết người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Thực tế cho thấy rằng, nhiều doanh nghiệp và người lao động vẫn gặp nhiều khó khăn do chưa nắm rõ đối tượng phải xin, hồ sơ cần chuẩn bị, thời gian - lệ phí cũng như các rủi ro pháp lý liên quan.

Hãy cùng Gia Đình HR thông quan bài viết dưới đây tìm hiểu rõ giấy phép lao động là gì, quy trình xin giấy phép lao động chi tiết, đồng thời chỉ ra những lưu ý quan trọng để tránh bị trả hồ sơ hoặc xử phạt.

I. Giấy phép lao động là gì? Ai phải xin giấy phép lao động?

Giấy phép lao động là văn bản pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam cấp, cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong một thời hạn giấy phép lao động nhất định.

Với bối cảnh Việt Nam ngày càng thu hút lao động quốc tế, giấy phép lao động cho người nước ngoài trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp sử dụng lao động đúng luật, hạn chế rủi ro xử phạt và đảm bảo tính minh bạch trong quản trị nhân sự.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

Vậy, ai bắt buộc phải xin giấy phép lao động?

Theo quy định pháp luật lao động hiện hành, giấy phép lao động người nước ngoài là bắt buộc đối với những cá nhân không mang quốc tịch Việt Nam, làm việc tại Việt Nam dưới các hình thức:

Làm việc theo hợp đồng lao động với doanh nghiệp Việt Nam
Là chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật
Thực hiện hợp đồng kinh tế, dự án, gói thầu tại Việt Nam
Di chuyển nội bộ doanh nghiệp nhưng làm việc dài hạn

Bên cạnh đó, giấy phép lao động cho người nước ngoài còn là căn cứ pháp lý quan trọng trong suốt quá trình làm việc:

Cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài lần đầu
Gia hạn giấy phép lao động khi sắp hết hạn
Cấp lại giấy phép lao động khi bị mất, hỏng hoặc thay đổi thông tin
Thu hồi giấy phép lao động khi chấm dứt quan hệ lao động
Xác định trường hợp được miễn giấy phép lao động theo quy định

Kết luận: Hiểu đúng giấy phép lao động là gì, phạm vi áp dụng và các thủ tục liên quan ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động quản lý nhân sự quốc tế, tiết kiệm chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động Việt Nam.

II. Trường hợp được miễn và điều kiện để được cấp giấy phép lao động

1. Các trường hợp được miễn giấy phép lao động

Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 152/2020/NĐ-CP, các trường hợp người lao động nước ngoài được miễn giấy phép lao động, cụ thể:

Chủ sở hữu, thành viên góp vốn hoặc Hội đồng quản trị công ty có vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên.
Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc người đứng đầu tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam.
Người vào Việt Nam dưới 3 tháng để chào bán dịch vụ hoặc xử lý sự cố kỹ thuật, công nghệ.
Luật sư nước ngoài có giấy phép hành nghề tại Việt Nam.
Làm việc theo điều ước quốc tế hoặc chương trình ODA mà Việt Nam là thành viên.
Kết hôn với công dân Việt Nam và đang sinh sống hợp pháp tại Việt Nam.
Di chuyển nội bộ doanh nghiệp trong 11 ngành dịch vụ (kinh doanh, thông tin, xây dựng, phân phối, giáo dục, môi trường, tài chính, y tế, du lịch, văn hóa giải trí và vận tải) cam kết WTO.
Giảng dạy, nghiên cứu, hoạt động báo chí hoặc tham gia dự án được cơ quan có thẩm quyền cấp phép.
Tình nguyện viên, học sinh - sinh viên, thân nhân cơ quan đại diện ngoại giao, người mang hộ chiếu công vụ.
Làm việc dưới 30 ngày và không quá 3 lần/năm với vị trí chuyên gia, quản lý, giám đốc điều hành, kỹ thuật.

2. Điều kiện để được cấp giấy phép lao động

Đối với các trường hợp không thuộc diện miễn, doanh nghiệp cần đảm bảo người lao động đáp ứng đầy đủ điều kiện cấp giấy phép lao động.

Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định pháp luật.
Có trình độ chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với vị trí đảm nhiệm
Được tuyển dụng vào các vị trí như chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật
Có giấy khám sức khỏe hợp lệ theo quy định
Không có tiền án, tiền sự hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự
Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải tuân theo pháp luật lao động Việt Nam

Thêm vào đó, doanh nghiệp sử dụng lao động cũng phải:

Giải trình rõ nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Chứng minh vị trí công việc chưa đáp ứng được bằng lao động trong nước
Thực hiện đầy đủ thủ tục cấp giấy phép lao động đúng thời hạn

* Lưu ý quan trọng giữa cấp mới - gia hạn - cấp lại giấy phép lao động

Tuy nhiên, doanh nghiệp thường bỏ sót là giấy phép lao động có thời hạn. Khi hết thời hạn giấy phép lao động:

Doanh nghiệp phải thực hiện gia hạn giấy phép lao động nếu người lao động tiếp tục làm việc
Trường hợp giấy phép bị mất, hỏng hoặc thay đổi thông tin, cần cấp lại giấy phép lao động theo quy định
Khi chấm dứt quan hệ lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thu hồi giấy phép lao động

>>>> Xem thêm:

III. Hồ sơ và quy trình xin giấy phép lao động

Sau khi xác định người lao động nước ngoài có thuộc diện miễn giấy phép lao động hay không, bước tiếp theo mà doanh nghiệp và người lao động cần quan tâm là: chuẩn bị hồ sơ gì và quy trình xin giấy phép lao động diễn ra như thế nào?

1. Hồ sơ xin giấy phép lao động

Khi làm giấy phép lao động cho người nước ngoài, hồ sơ cần được chuẩn bị song song từ phía người lao động và phía doanh nghiệp.

Nhóm hồ sơ	Giấy tờ	Yêu cầu cụ thể
Người lao động nước ngoài	Hộ chiếu	Còn thời hạn trong toàn bộ thời gian xin và sử dụng giấy phép lao động
	Giấy khám sức khỏe	Do cơ sở đủ điều kiện cấp, còn hiệu lực trong vòng 12 tháng
	Phiếu lý lịch tư pháp	Không có tiền án, tiền sự (Cấp tại nước ngoài hoặc tại Việt Nam và không quá 6 tháng)
	Văn bằng, chứng chỉ	Phù hợp đúng vị trí xin cấp giấy phép lao động (Bằng đại học, chứng chỉ đào tạo, xác nhận kinh nghiệm)
	Giấy xác nhận kinh nghiệm	Đúng số năm kinh nghiệm theo chức danh
Doanh nghiệp sử dụng lao động	Văn bản giải trình nhu cầu	Thực hiện trước khi nộp hồ sơ (ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến sử dụng lao động)
	Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động	Theo mẫu quy định (Mẫu số 11/PLI)
	Giấy đăng ký doanh nghiệp	Ngành nghề phù hợp vị trí tuyển dụng

Lưu ý: Các giấy tờ do nước ngoài cấp thường phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và công chứng.

2. Quy trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

Để thủ tục cấp giấy phép lao động diễn ra suôn sẻ, người nước ngoài và doanh nghiệp nên nắm rõ quy trình chuẩn, thay vì xử lý từng bước rời rạc.

Bước	Nội dung thực hiện	Người thực hiện	Điểm cần chú ý
Bước 1	Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài	Doanh nghiệp	Phải làm trước khi xin cấp giấy phép (ít nhất 30 ngày)
Bước 2	Thu thập và hoàn thiện hồ sơ người lao động	Doanh nghiệp + NLĐ	Kiểm tra thời hạn từng giấy tờ
Bước 3	Chuẩn hóa hồ sơ theo vị trí công việc	Doanh nghiệp	Tránh lệch chức danh, vị trí làm việc
Bước 4	Nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động	Doanh nghiệp	Nộp đúng cơ quan có thẩm quyền (Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc UBND cấp tỉnh/thành phố)
Bước 5	Theo dõi - bổ sung - nhận giấy phép	Doanh nghiệp	Xử lý nhanh yêu cầu bổ sung

Đây là nền tảng để thực hiện các thủ tục tiếp theo như gia hạn giấy phép lao động, cấp lại giấy phép lao động khi thay đổi thông tin hoặc bị mất, và thu hồi giấy phép lao động khi chấm dứt hợp đồng.

Quy trình xin giấy phép lao động (1)-min

IV. Thời gian và lệ phí xin giấy phép lao động là bao lâu?

Khi thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, bên cạnh hồ sơ và quy trình, hai vấn đề được quan tâm nhiều nhất là thời gian xử lý và lệ phí xin giấy phép lao động.

a. Thời gian xin giấy phép lao động

Giai đoạn	Nội dung công việc	Thời gian xử lý dự kiến	Lưu ý
Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài	Nộp và chờ phê duyệt nhu cầu	Khoảng 10-15 ngày làm việc	Phải hoàn tất trước khi xin cấp giấy phép
Chuẩn bị hồ sơ	Thu thập, hợp pháp hóa, dịch thuật	7-20 ngày làm việc (tùy hồ sơ)	Thường mất nhiều thời gian nhất
Nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động	Cơ quan nhà nước tiếp nhận và xử lý	Khoảng 5-7 ngày làm việc	Có thể kéo dài nếu cần bổ sung
Nhận giấy phép lao động	Trả kết quả	Theo thông báo	Kiểm tra kỹ thông tin trên giấy phép

b. Lệ phí xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

Lệ phí xin giấy phép lao động do Hội đồng nhân dân từng địa phương quy định, vì vậy có thể khác nhau giữa các tỉnh, thành phố.

Loại thủ tục	Nội dung	Mức phí tham khảo
Cấp giấy phép lao động	Áp dụng cho người lao động làm việc lần đầu	Theo quy định địa phương
Gia hạn giấy phép lao động	Khi giấy phép sắp hết hạn	Thường thấp hơn cấp mới
Cấp lại giấy phép lao động	Mất, hỏng hoặc thay đổi thông tin	Mức phí tương đương hoặc thấp hơn cấp mới

Kết luận: Khi rõ về thời gian và lệ phí xin giấy phép lao động giúp xây dựng kế hoạch tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài hiệu quả, tránh rủi ro pháp lý không đáng có.

>>>> Xem thêm:

V. Các lỗi thường gặp, rủi ro pháp lý và cách khắc phục

Trong thực tế, không ít doanh nghiệp dù đã chuẩn bị hồ sơ nhưng vẫn bị trả hồ sơ, kéo dài thời gian hoặc thậm chí bị từ chối cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.

Lỗi phổ biến	Nguyên nhân chính	Rủi ro pháp lý	Cách khắc phục
Văn bằng không phù hợp vị trí đăng ký	Chọn sai chức danh (chuyên gia, lao động kỹ thuật…)	Bị từ chối cấp giấy phép lao động	Đối chiếu vị trí – tiêu chuẩn pháp lý trước khi nộp
Giấy tờ chưa hợp pháp hóa lãnh sự	Chủ quan hoặc thiếu kinh nghiệm	Hồ sơ không được tiếp nhận	Hợp pháp hóa + dịch công chứng đầy đủ
Giấy xác nhận kinh nghiệm không hợp lệ	Thiếu thời gian, sai chức danh	Bị yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian	Chuẩn hóa nội dung xác nhận theo vị trí
Chưa giải trình nhu cầu lao động	Bỏ qua bước bắt buộc	Không được nộp hồ sơ giấy phép lao động	Thực hiện giải trình trước ít nhất 15 ngày
Giấy khám sức khỏe hết hạn	Không kiểm soát thời hạn 12 tháng	Hồ sơ bị loại/trả về	Khám lại tại cơ sở đủ điều kiện
Người lao động làm việc trước khi có GPLĐ	Hiểu sai quy định	Bị xử phạt hành chính	Chỉ cho phép làm việc khi có giấy phép lao động
Mô tả công việc chung chung	Không chứng minh được nhu cầu	Hồ sơ bị đánh giá không hợp lý	Mô tả chi tiết, bám sát thực tế
Chức danh không đồng nhất giữa các giấy tờ	Soạn hồ sơ thiếu kiểm soát	Bị yêu cầu chỉnh sửa	Đồng bộ toàn bộ hồ sơ

VI. FAQ - Câu hỏi thường gặp về giấy phép lao động

1. Có giấy phép lao động rồi có cần xin Visa không?

Có. Sau khi có Work Permit, người nước ngoài cần làm thủ tục xin cấp Thẻ tạm trú (TRC) có thời hạn tương ứng với giấy phép lao động để lưu trú lâu dài mà không cần xin Visa nhiều lần.

2. Người nước ngoài làm việc ở nhiều công ty có cần nhiều giấy phép không?

Có. Giấy phép lao động gắn liền với đơn vị sử dụng lao động. Nếu làm việc ở 2 công ty khác nhau, người lao động phải có 2 giấy phép lao động riêng biệt.

3. Thời hạn giấy phép lao động là bao lâu?

Thời hạn giấy phép lao động tối đa là 02 năm và có thể gia hạn một lần với thời hạn không quá 02 năm, nếu vẫn đáp ứng đủ điều kiện pháp luật.

4. Khi nào cần gia hạn giấy phép lao động?

Doanh nghiệp phải thực hiện gia hạn giấy phép lao động khi giấy phép sắp hết hạn nhưng người lao động nước ngoài vẫn tiếp tục làm việc tại cùng vị trí, cùng doanh nghiệp.

5. Trường hợp nào phải cấp lại giấy phép lao động?

Cấp lại giấy phép lao động được áp dụng khi giấy phép bị mất, hư hỏng hoặc có thay đổi thông tin như: họ tên, số hộ chiếu, tên doanh nghiệp, địa điểm làm việc.

6. Bằng cấp nước ngoài có cần dịch ra tiếng Việt không?

Bắt buộc. Tất cả hồ sơ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt sau khi đã hợp pháp hóa lãnh sự.

>>> Bài viết tham khảo: