Người Lao Động Cần Lưu Ý Gì Khi Ký Hợp Đồng Lao Động Điện Tử?

Tác giả Gia Đình HR 03/01/2026 19 phút đọc

Hợp đồng lao động điện tử đang dần trở thành hình thức ký kết phổ biến trong quản trị nhân sự tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ.

Thay vì ký trực tiếp trên giấy, người lao động ngày càng thường xuyên ký hợp đồng qua email, hệ thống nội bộ hoặc các nền tảng điện tử chuyên dụng.

Hình thức này mang lại nhiều tiện lợi về thời gian và thủ tục, tuy nhiên cũng đặt ra không ít băn khoăn về giá trị pháp lý của hợp đồng, cách xác thực khi ký, đến việc bảo mật thông tin và lưu trữ hợp đồng sau ký, đồng thời về tính an toàn và cách bảo vệ quyền lợi của người lao động.

Để tránh rủi ro phát sinh trong quá trình làm việc, người lao động cần hiểu rõ bản chất pháp lý và các lưu ý quan trọng khi ký Hợp đồng lao động điện tử.

1. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy

Nhiều người lao động vẫn lo ngại rằng hợp đồng ký qua mạng có thể không được công nhận khi xảy ra tranh chấp.

Trên thực tế, pháp luật lao động Việt Nam đã ghi nhận rõ giá trị pháp lý của Hợp đồng lao động điện tử.

Căn cứ pháp lý:

Điều 14 Bộ luật Lao động 2019
Luật Giao dịch điện tử năm 2023

Theo đó, hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Từ năm 2026, việc giao kết và thực hiện Hợp đồng lao động điện tử còn được điều chỉnh cụ thể bởi Nghị định 337/2025/NĐ-CP, tạo hành lang pháp lý rõ ràng hơn cho hình thức hợp đồng này.

Hệ quả pháp lý: Người lao động hoàn toàn có thể sử dụng file hợp đồng lao động điện tử để làm căn cứ khi:

Khiếu nại về tiền lương, tiền thưởng
Yêu cầu giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội
Giải quyết tranh chấp lao động tại hòa giải viên, trọng tài hoặc Tòa án

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

2. Các hình thức ký kết hợp đồng lao động điện tử

Trong thực tế triển khai, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương thức xác thực khác nhau khi ký Hợp đồng lao động điện tử. Người lao động cần phân biệt rõ từng hình thức để hiểu đúng giá trị và trách nhiệm pháp lý của mình.

Ký qua mã xác thực OTP

Đây là hình thức được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Hệ thống ký hợp đồng sẽ gửi một mã xác thực (OTP) về số điện thoại hoặc email mà người lao động đã đăng ký. Việc nhập đúng mã OTP thể hiện sự đồng ý giao kết hợp đồng theo quy trình của hệ thống.

Cần lưu ý rằng giá trị pháp lý của việc ký qua OTP phụ thuộc vào:

Quy trình xác thực của nền tảng ký kết
Khả năng xác định chính xác người ký
Việc lưu vết thời điểm ký và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu hợp đồng

Ký bằng chữ ký số cá nhân

Hình thức này thường áp dụng với các vị trí quản lý, kế toán hoặc người lao động đã được cấp chứng thư số hợp lệ. Chữ ký số cá nhân giúp tăng mức độ xác thực và thuận tiện khi cần đối chiếu pháp lý.

Xác thực qua ứng dụng định danh điện tử, eKYC

Một số doanh nghiệp và nền tảng ký kết hiện nay áp dụng phương thức xác thực thông qua ứng dụng định danh điện tử, nhận diện khuôn mặt hoặc quy trình eKYC. Đây là giải pháp kỹ thuật nhằm tăng tính bảo mật và hạn chế rủi ro giả mạo, nhưng không phải là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật đối với mọi Hợp đồng lao động điện tử.

3. Điều kiện để hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực pháp lý

Không phải mọi file hợp đồng gửi qua email, zalo hoặc ứng dụng nhắn tin đều đương nhiên được coi là Hợp đồng lao động điện tử hợp pháp. Để có giá trị pháp lý, hợp đồng cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Tính toàn vẹn của dữ liệu

Nội dung hợp đồng phải được bảo đảm không bị thay đổi kể từ thời điểm các bên hoàn tất việc ký kết, trừ trường hợp có sửa đổi, bổ sung hợp pháp thông qua phụ lục hợp đồng.

Khả năng xác định người ký

Phải xác định được chính xác:

Người lao động ký hợp đồng
Người ký phía doanh nghiệp là người đại diện có thẩm quyền

Khả năng truy cập và đối chiếu

Hợp đồng điện tử phải có khả năng truy cập, tra cứu và đối chiếu khi cần thiết để phục vụ việc giải quyết quyền lợi, nghĩa vụ hoặc tranh chấp lao động.

Trong thực tế, người lao động nên ưu tiên ký hợp đồng trên các hệ thống hoặc nền tảng có:

Cơ chế xác thực rõ ràng
Nhật ký ký kết và lưu vết giao dịch
Giải pháp bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu và lưu trữ lâu dài

>>>>> Xem thêm:

Sai Sót Khi Xây Khung Năng Lực Khiến Nhân Sự Hiểu Sai Vai Trò
Ứng Dụng KAIZEN Giúp Bộ Phận HR Vận Hành Linh Hoạt Và Hiệu Quả
Cách Tính Thuế Khi Có Nhiều Người Phụ Thuộc : Ví Dụ Chi Tiết
Phân Biệt Hợp Đồng Thời Vụ và Hợp Đồng Xác Định Thời Hạn
Sai Sót Khi Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Doanh Nghiệp Hay Mắc

4. Kiểm tra kỹ nội dung và hiển thị hợp đồng trước khi xác nhận ký

Việc ký hợp đồng điện tử thường diễn ra nhanh hơn so với ký giấy, do đó người lao động càng cần thận trọng trước khi xác nhận.

Rà soát đầy đủ nội dung hợp đồng

Người lao động cần kiểm tra kỹ các thông tin quan trọng như:

Chức danh, công việc phải thực hiện
Mức lương, phụ cấp, khoản bổ sung khác
Hình thức và thời hạn trả lương
Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
Địa điểm làm việc
Thời hạn hợp đồng, thử việc (nếu có)
Nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
Cam kết đào tạo, bảo mật, không cạnh tranh (nếu có)

Kiểm tra lỗi hiển thị

Đảm bảo file hợp đồng hiển thị đầy đủ, không bị lỗi font chữ, không mất trang, không che khuất điều khoản quan trọng khi xem trên điện thoại hoặc máy tính.

Lưu ý về dữ liệu cá nhân

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, người lao động nên đọc kỹ các điều khoản liên quan đến việc thu thập, lưu trữ và sử dụng dữ liệu cá nhân như CCCD, hình ảnh khuôn mặt, sinh trắc học… để tránh rủi ro bị sử dụng sai mục đích.

5. Nguyên tắc bảo mật tài khoản và mã xác thực khi ký hợp đồng

Trong môi trường điện tử, tài khoản đăng nhập và mã OTP chính là công cụ thể hiện ý chí ký kết của người lao động.

Không chia sẻ mã OTP, mật khẩu đăng nhập cho bất kỳ ai, kể cả nhân sự hoặc quản lý
Không nhờ người khác thao tác ký thay
Ưu tiên ký hợp đồng trên thiết bị cá nhân

Trong trường hợp nghi ngờ lộ tài khoản, mã xác thực hoặc thiết bị bị xâm nhập, người lao động nên:

Đổi mật khẩu ngay lập tức
Thông báo cho bộ phận nhân sự hoặc IT
Lập biên bản ghi nhận sự cố để làm căn cứ về sau

6. Lưu trữ và sử dụng hợp đồng lao động điện tử sau khi ký

Khác với hợp đồng giấy, hợp đồng điện tử cần được lưu trữ đúng cách để bảo đảm giá trị pháp lý lâu dài.

Lưu trữ bản hợp đồng điện tử gốc

Sau khi ký kết, hệ thống thường cung cấp file hợp đồng định dạng PDF hoặc XML có kèm thông tin chữ ký, thời điểm ký. Người lao động nên tải file này về và lưu tại:

Email cá nhân
Tài khoản lưu trữ đám mây (Google Drive, OneDrive…)

Giá trị của bản in

Người lao động có thể in hợp đồng ra giấy để tiện theo dõi, tuy nhiên bản in chỉ mang tính tham khảo. Trong giao dịch điện tử, bản gốc được hiểu là thông điệp dữ liệu đáp ứng điều kiện về tính toàn vẹn và khả năng truy cập khi cần đối chiếu.

Hợp đồng lao động điện tử là xu hướng tất yếu trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp và quản trị nhân sự hiện đại. Pháp luật Việt Nam đến năm 2026 đã có cơ sở pháp lý tương đối đầy đủ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động khi ký kết hợp đồng bằng phương thức điện tử.

Tuy nhiên, sự thuận tiện luôn đi kèm với yêu cầu cẩn trọng. Người lao động cần đọc kỹ nội dung hợp đồng, hiểu rõ cách thức ký kết, bảo mật thông tin xác thực và lưu trữ hợp đồng đúng cách. Việc chủ động trang bị kiến thức pháp lý ngay từ khâu ký hợp đồng sẽ giúp người lao động hạn chế rủi ro và bảo vệ quyền lợi của mình trong suốt quá trình làm việc.

>>> Bài viết tham khảo: