Muốn Làm Hành Chính Nhân Sự, Cần Biết Những Mẫu Gì?

Tác giả Gia Đình HR 16/05/2025 26 phút đọc

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, phòng Hành chính Nhân sự không chỉ là nơi phụ trách tuyển dụng hay chấm công – mà còn là “xương sống” về mặt hồ sơ pháp lý, văn bản nội bộ, và đối chiếu tuân thủ với pháp luật lao động.

Một người làm hành chính nhân sự giỏi không chỉ biết giao tiếp với nhân viên mà còn phải thành thạo các biểu mẫu, giấy tờ – từ quản lý hồ sơ nhân sự cho đến công văn, quyết định, bảng biểu pháp lý…

Vậy làm hành chính nhân sự thì cần biết những mẫu gì? Không đơn thuần là nhớ tên mẫu, người làm nghề phải hiểu rõ ngữ cảnh áp dụng, nội dung cốt lõi, và rủi ro khi làm sai mẫu. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn về điều đó.

1. Vai Trò Của Biểu Mẫu Trong Nghề Hành Chính Nhân Sự

Trong công việc hành chính nhân sự, biểu mẫu không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là chứng cứ pháp lý.

Mọi sự kiện trong quá trình lao động – từ ký hợp đồng, thuyên chuyển, nâng lương, đến nghỉ việc – đều cần văn bản xác nhận rõ ràng.

Một biểu mẫu được xây dựng đúng và dùng đúng lúc có thể:

Giúp doanh nghiệp chứng minh tuân thủ pháp luật khi thanh tra hoặc kiện tụng.
Giúp phòng nhân sự quản trị nhân lực có hệ thống, không phụ thuộc vào trí nhớ hay cảm tính.
Tạo sự chuyên nghiệp trong vận hành nội bộ và thống nhất thông tin giữa các bộ phận.

Ngược lại, việc dùng sai mẫu, thiếu nội dung pháp lý hoặc không lưu trữ đúng cách có thể khiến doanh nghiệp mất trắng trong các vụ tranh chấp lao động – dù thực tế có lý.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. Nhóm Biểu Mẫu Về Tuyển Dụng

Quy trình tuyển dụng bài bản không thể thiếu những biểu mẫu chính thức, từ khâu đăng tin đến ký hợp đồng. Những mẫu phổ biến trong giai đoạn này không chỉ là “mẫu sơ yếu lý lịch” mà còn gồm nhiều mẫu nội bộ khác ít ai để ý.

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp tuyển vị trí hành chính văn phòng, ứng viên trúng tuyển, nhưng sau đó không đi làm. Nếu doanh nghiệp không có mẫu thư mời nhận việc hay thư xác nhận từ chối việc, sẽ rất khó chứng minh đã từng mời gọi ứng viên đó – gây hiểu nhầm khi giải trình.

Các mẫu cần thành thạo trong nhóm này gồm:

Mẫu phiếu yêu cầu tuyển dụng nội bộ
Mẫu đăng tin tuyển dụng
Mẫu bảng mô tả công việc (Job Description)
Thư mời nhận việc (Offer Letter)
Biên bản phỏng vấn – đánh giá ứng viên
Mẫu thông báo kết quả tuyển dụng
Mẫu từ chối ứng viên

Các mẫu trên cần được chuẩn hóa về nội dung (vai trò, trách nhiệm, quyền lợi) và ngôn từ hành chính. Tuy nhiên, việc áp dụng linh hoạt theo từng công ty cũng là yếu tố quan trọng – bạn không thể bê nguyên mẫu của doanh nghiệp FDI để áp cho công ty nội địa 50 người.

3. Hợp Đồng Lao Động Và Các Mẫu Văn Bản Kèm Theo

Một bản hợp đồng lao động không chỉ là sự cam kết về lương – mà còn là sự ràng buộc về trách nhiệm pháp lý và nghĩa vụ đôi bên. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn xem nhẹ điều này, hoặc dùng mẫu sơ sài, không cập nhật quy định mới.

Điểm cần lưu ý:

Sau khi ký hợp đồng, cần có các mẫu phụ lục hợp đồng để cập nhật thay đổi như lương, vị trí.
Việc bàn giao hợp đồng phải có mẫu biên bản bàn giao hợp đồng kèm chữ ký đôi bên.
Trường hợp thử việc cần dùng hợp đồng thử việc riêng, không gộp vào HĐLĐ chính thức.

Các loại mẫu bạn cần biết:

Mẫu Hợp đồng lao động (có thời hạn, không thời hạn, theo mùa vụ)
Mẫu Hợp đồng thử việc
Phụ lục hợp đồng lao động
Mẫu bàn giao hợp đồng
Mẫu chấm dứt/huỷ hợp đồng

Người làm nhân sự không chỉ biết điền mà phải đọc – hiểu – rà lỗi pháp lý trong nội dung hợp đồng: mức lương, phụ cấp, điều khoản nghỉ việc, kỷ luật...

>>>>> Xem thêm:

Thủ Tục BHXH, BHYT, BHTN Cho Nhân Viên Mới Và Nghỉ Việc
Hành Chính Văn Phòng Là Gì ? Có Phải Làm Văn Thư?
Học Hành Chính Văn Phòng Có Dễ Xin Việc Không ?
Nhân Viên Nghỉ Không Báo Trước : Xử Lý Thế Nào?
Ký Hợp Đồng Thử Việc Cần Lưu Ý Những Gì?

4. Mẫu Quản Lý Hồ Sơ Nhân Sự

Quản lý hồ sơ nhân sự không đơn giản là lưu trữ lý lịch. Mỗi nhân viên cần được quản lý bằng một hồ sơ hoàn chỉnh, bao gồm cả mẫu giấy tờ trước – trong – và sau khi làm việc.

Đặc biệt, theo quy định tại Điều 3, Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH, doanh nghiệp phải lập và lưu sổ quản lý lao động, cập nhật đầy đủ thông tin người lao động.

Các mẫu không thể thiếu:

Sơ yếu lý lịch, giấy tờ tuỳ thân, bằng cấp, chứng chỉ
Mẫu sổ quản lý lao động (theo Thông tư 23)
Mẫu cam kết bảo mật, cam kết tài sản
Mẫu đánh giá nhân sự định kỳ
Mẫu thay đổi thông tin cá nhân
Mẫu thông báo nghỉ việc, nghỉ phép, nghỉ thai sản
Mẫu biên bản bàn giao khi nghỉ việc

Nếu không có mẫu lưu trữ hệ thống, chỉ cần một nhân viên nghỉ mà không đủ hồ sơ hợp pháp, doanh nghiệp có thể bị truy trách nhiệm về quản lý lao động, bảo hiểm, và tranh chấp không đáng có.

5. Các Mẫu Về Chấm Công – Tính Lương – Thưởng – Phạt

Đây là nhóm biểu mẫu có tần suất sử dụng cao nhất, đòi hỏi sự chặt chẽ về con số và tính minh bạch trong chi trả. Mỗi sai sót nhỏ có thể dẫn đến khiếu nại về tiền lương, vi phạm Bộ luật Lao động.

Cần hiểu rằng: Biểu mẫu không chỉ là nội bộ – mà còn là căn cứ làm việc với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội và khi tranh chấp phát sinh.

Các mẫu thông dụng:

Mẫu bảng chấm công (theo ngày, theo ca, theo tuần)
Bảng lương hàng tháng
Phiếu lương cá nhân
Mẫu quyết định tăng lương, thưởng, phụ cấp
Biên bản kỷ luật lao động, quyết định trừ lương (phải có chữ ký và giải trình hợp lệ)

Việc thiết kế mẫu bảng lương cần tuân thủ theo các quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC (nếu doanh nghiệp áp dụng kế toán doanh nghiệp), đồng thời gắn kết dữ liệu với bảo hiểm và thuế TNCN.

6. Mẫu Về Bảo Hiểm – Nghỉ Phép – Thai Sản – Chấm Dứt Hợp Đồng

Một nhân viên nghỉ việc mà thiếu biên bản bàn giao, không có quyết định thôi việc – là lỗi hành chính nghiêm trọng. Không làm đúng sẽ không thể khóa sổ bảo hiểm, không tính quyết toán thuế TNCN được.

Mỗi sự kiện như nghỉ phép năm, nghỉ không lương, nghỉ thai sản hay thôi việc đều cần mẫu tương ứng:

Đơn xin nghỉ phép, mẫu phê duyệt nghỉ phép
Đơn xin nghỉ không lương, mẫu cam kết sau nghỉ
Đơn xin nghỉ thai sản và mẫu hồ sơ nộp BHXH
Quyết định thôi việc, mẫu bàn giao tài sản
Mẫu xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ (khoá mã số thuế, chốt sổ BHXH)

Ngoài ra, khi có tranh chấp, các mẫu này là căn cứ chứng minh doanh nghiệp đã giải quyết đúng quy trình theo Luật Lao động.

7. Lưu Ý Về Điền Và Kiểm Biểu Mẫu

Sai lầm của người làm hành chính nhân sự mới vào nghề là nghĩ rằng “cứ có mẫu là điền được”. Thực tế, mỗi mẫu là một dạng văn bản hành chính pháp lý – yêu cầu khả năng:

Hiểu đúng bối cảnh sử dụng mẫu
Kiểm tra tính pháp lý, đối chiếu quy định hiện hành
Lưu trữ khoa học và cập nhật phiên bản mới
Một nhân viên nhân sự giỏi là người có thể:
Soát lỗi pháp lý trong hợp đồng lao động
Phát hiện mâu thuẫn giữa thông tin bảng lương và phiếu thu nhập cá nhân
Gợi ý cải tiến biểu mẫu để đáp ứng các yêu cầu mới từ Cục Thuế, BHXH, hoặc kiểm toán nội bộ

Biểu mẫu là phần lõi thầm lặng trong bộ máy hành chính nhân sự. Người biết mẫu, hiểu mẫu và dùng mẫu đúng cách – là người có thể làm chủ toàn bộ hệ thống nhân sự, bảo vệ được doanh nghiệp trong những tình huống rủi ro pháp lý.

Nếu bạn đang học nghề hoặc muốn chuyển sang lĩnh vực hành chính nhân sự, đừng chỉ học kỹ năng giao tiếp hay tuyển dụng – mà hãy dành thời gian hiểu sâu về biểu mẫu và thực hành trên chính các tình huống doanh nghiệp Việt Nam đang gặp phải.

Hy vọng với bài viết này của Gia đình HR, bạn đã hiểu rõ về topic: Muốn Làm Hành Chính Nhân Sự, Cần Biết Những Mẫu Gì?. Nếu còn vướng mắc, đừng ngần ngại để lại câu hỏi – hoặc theo dõi các bài chia sẻ chuyên sâu tiếp theo nhé.

Ngoài ra, bạn có thể có thể tham khảo các Khóa Học Hành Chính Nhân Sự để được các chuyên gia hướng dẫn trực tiếp bạn các lưu ý cần thiết nhé.

>>> Xem thêm: