Hành Chính Văn Phòng Là Gì? Có Phải Làm Văn Thư?

Tác giả Gia Đình HR 26/04/2025 27 phút đọc

Khi nhắc đến “hành chính văn phòng”, không ít người còn mơ hồ hoặc nhầm lẫn với các công việc như văn thư, tiếp tân, hay thậm chí là làm “việc lặt vặt”.

Tuy nhiên, trong hệ thống tổ chức hiện đại, hành chính văn phòng chính là bộ phận đảm bảo sự trôi chảy, hiệu quả và chuẩn mực trong toàn bộ hoạt động nội bộ. Không năng động như phòng kinh doanh, không áp lực như tài chính, nhưng hành chính văn phòng lại là mắt xích không thể thiếu trong việc duy trì kỷ luật tổ chức và hỗ trợ toàn diện cho các phòng ban khác.

1. Hành chính văn phòng là gì?

Theo Thông tư số 07/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ, nghiệp vụ hành chính văn phòng thuộc nhóm ngành Quản trị văn phòng và bao gồm các hoạt động hỗ trợ vận hành hành chính – nhân sự trong tổ chức. Cụ thể, công việc hành chính văn phòng bao gồm:

Quản lý công văn, giấy tờ, hồ sơ lưu trữ nội bộ
Tổ chức hậu cần văn phòng: văn phòng phẩm, thiết bị, cơ sở vật chất
Hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ, hội họp, tiếp khách
Thực hiện quy trình quản lý hành chính: xin nghỉ phép, làm thẻ nhân viên, hồ sơ nhân sự cơ bản
Phối hợp với bộ phận Nhân sự – Kế toán để lập bảng chấm công, tính lương, mua bảo hiểm

Như vậy, hành chính văn phòng là tổng hòa của nhiều nghiệp vụ hỗ trợ vận hành, không gói gọn trong một vai trò cụ thể như văn thư, lễ tân hay nhân sự.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

2. Hành chính văn phòng có phải làm văn thư không?

Một trong những câu hỏi phổ biến là: “Hành chính văn phòng có phải làm văn thư không?” Câu trả lời là: có thể có, nhưng không hoàn toàn đồng nghĩa.

Sự khác biệt căn bản:

Tiêu chí	Hành chính văn phòng	Văn thư
Phạm vi công việc	Tổng quát, bao gồm nhiều mảng như quản lý hồ sơ, hậu cần, đối nội đối ngoại, hỗ trợ nhân sự	Tập trung vào quản lý công văn, tài liệu, lưu trữ và phát hành
Vai trò	Vận hành chung	Quản lý tài liệu hành chính
Mối liên hệ	Có thể phụ trách cả văn thư nếu tổ chức nhỏ	Là một phần việc cụ thể trong hành chính

Ở doanh nghiệp lớn, hai vị trí này được tách biệt rõ ràng. Nhưng ở doanh nghiệp vừa và nhỏ, người làm hành chính thường kiêm luôn vai trò văn thư. Tuy nhiên, không thể đánh đồng hai vai trò này là một.

>>>>> Xem thêm:

Học Hành Chính Văn Phòng Có Dễ Xin Việc Không ?
Nhân Viên Nghỉ Không Báo Trước : Xử Lý Thế Nào?
Ký Hợp Đồng Thử Việc Cần Lưu Ý Những Gì?
Cách Đánh Giá Nhân Sự Sau Thử Việc : Quy Trình Và Tiêu Chí!
Những Quy Định Về Lương Thử Việc Cho Người Lao Động Mới Nhất

3. Những công việc của nhân viên hành chính văn phòng

Trên thực tế, người làm hành chính văn phòng thường phải đảm nhận một “combo” nhiều đầu việc khác nhau, không cố định theo mô tả công việc trên giấy tờ.

Về quản lý hồ sơ: Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ văn bản đến/đi; xây dựng hệ thống lưu trữ nội bộ hiệu quả, áp dụng phần mềm văn phòng điện tử.

Về cơ sở vật chất: Theo dõi tình trạng thiết bị văn phòng, lập kế hoạch sửa chữa, thay mới, đề xuất ngân sách.

Về hậu cần hành chính: Đặt văn phòng phẩm định kỳ, phối hợp tổ chức sự kiện nội bộ (sinh nhật công ty, họp mặt quý, training nội bộ…).

Về nhân sự hành chính: Hướng dẫn nhân viên mới làm thủ tục nhận việc, hỗ trợ BHXH, quản lý nghỉ phép, xây dựng nội quy văn phòng.

Về đối nội, đối ngoại: Tiếp khách, đặt lịch họp, làm đầu mối thông tin giữa các phòng ban.

Công việc này đòi hỏi người làm hành chính phải đa nhiệm, linh hoạt, cẩn thận và giao tiếp tốt, vì họ chính là người đứng ở “trung tâm đầu mối” của tổ chức.

4. Những kỹ năng khi làm hành chính văn phòng

Không giống như một số công việc có thể “học việc” dần theo thời gian, hành chính văn phòng đòi hỏi một số kỹ năng nền tảng bắt buộc, bao gồm:

Kỹ năng tổ chức và sắp xếp: Giấy tờ, dữ liệu, công việc và thời gian
Tin học văn phòng tốt: Đặc biệt Word, Excel, Outlook, phần mềm quản lý công việc
Khả năng giao tiếp rõ ràng, chuẩn mực: Đối nội và đối ngoại đều cần đúng mực
Tư duy hệ thống và tuân thủ quy trình: Vì hành chính liên quan đến quy định và quy chuẩn
Tinh thần trách nhiệm và bảo mật thông tin cao

Những yếu tố này tạo nên chất riêng của một người làm hành chính giỏi, góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.

5. Hành chính văn phòng có cần bằng cấp không?

Câu trả lời là: không bắt buộc, nhưng rất cần nếu muốn phát triển lâu dài.

Tối thiểu: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên ngành Quản trị văn phòng, Thư ký, Hành chính, Nhân sự

Ưu tiên: Có kỹ năng sử dụng hệ thống văn phòng điện tử, từng học khóa ngắn hạn về hành chính – nhân sự

Quan trọng nhất: Có thái độ tích cực, cầu tiến, chịu học hỏi và làm việc chỉn chu

Ở Việt Nam, hiện đã có nhiều trung tâm đào tạo bài bản về hành chính văn phòng thực hành, giúp người học nắm được kỹ năng làm việc thực tế từ đầu – đây là con đường ngắn nhất để chuyển nghề hoặc xin việc hiệu quả.

6. Mức lương và cơ hội phát triển nghề nghiệp hành chính văn phòng

Mức lương trung bình của vị trí hành chính văn phòng hiện nay tại TP.HCM và Hà Nội dao động:

Mới vào nghề: 6 – 8 triệu đồng/tháng
Kinh nghiệm 2 – 3 năm: 9 – 12 triệu đồng/tháng
Cấp trưởng nhóm, hành chính nhân sự tổng hợp: 13 – 18 triệu đồng/tháng

Ngoài ra, vị trí hành chính văn phòng còn là bệ phóng để bạn phát triển lên các vị trí như:

Trưởng phòng hành chính – nhân sự
Thư ký giám đốc
Chuyên viên hành chính cao cấp
Quản lý văn phòng hoặc hành chính khu vực

Kết luận: Làm hành chính không chỉ là làm “văn thư”

Với một cái nhìn đầy đủ, có thể khẳng định rằng: Hành chính văn phòng là một vị trí quan trọng và đa nhiệm, không thể quy chụp đơn giản chỉ là "làm văn thư".

Trong một tổ chức chuyên nghiệp, người làm hành chính chính là người giữ nếp – giữ chuẩn – giữ guồng vận hành trơn tru. Đây là công việc dành cho người có trách nhiệm, hiểu nội quy, và đặc biệt là người làm được việc... trước cả khi có yêu cầu.

Nếu bạn đang tìm một công việc ổn định, ít cạnh tranh nhưng có nhiều cơ hội phát triển, hành chính văn phòng là lựa chọn xứng đáng để đầu tư nghiêm túc.

Hy vọng với bài viết này của Gia đình HR, bạn đã hiểu rõ về topic: Hành Chính Văn Phòng Là Gì? Có Phải Làm Văn Thư?. Nếu còn vướng mắc, đừng ngần ngại để lại câu hỏi – hoặc theo dõi các bài chia sẻ chuyên sâu tiếp theo nhé.

Ngoài ra, bạn có thể có thể tham khảo các Khóa Học Hành Chính Nhân Sự hoặc Khóa Học Quản Trị Hành Chính Văn Phòng để được các chuyên gia hướng dẫn trực tiếp bạn các lưu ý cần thiết nhé.

>>> Xem thêm: