Khi Nào Phụ Cấp Phải Ghi Trong Hợp Đồng Để Đóng BHXH?

Phụ cấp phải ghi trong hợp đồng để đóng BHXH là vấn đề mà không ít doanh nghiệp và người lao động còn lúng túng khi áp dụng thực tế. Việc xác định khoản phụ cấp nào bắt buộc phải ghi nhận, khoản nào không, ảnh hưởng trực tiếp đến mức đóng BHXH, quyền lợi lâu dài của người lao động và nghĩa vụ của doanh nghiệp. 

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ: khi nào cần ghi phụ cấp vào hợp đồng để đóng BHXH, căn cứ pháp lý mới nhất và những lưu ý quan trọng. Hãy theo dõi chi tiết trong bài viết của GIA ĐÌNH HR để nắm chắc thông tin và tránh rủi ro!

I. Vì sao phụ cấp lại quan trọng trong hợp đồng

Phụ cấp trong hợp đồng ảnh hưởng trực tiếp đến đóng BHXH, quyền lợi của người lao động và chi phí hợp pháp của doanh nghiệp. 

Việc ghi rõ (hay không) một khoản phụ cấp trong hợp đồng lao động quyết định xem khoản đó có được coi là tiền lương - từ đó căn cứ để đóng BHXH, ảnh hưởng lâu dài đến chế độ hưu trí, thai sản, ốm đau và các quyền lợi xã hội khác

1. Tác động đến quyền lợi người lao động

Quyền lợi BHXH được xác định trên cơ sở tiền lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác làm căn cứ đóng BHXH. Nếu doanh nghiệp “né” bằng cách ghi phụ cấp ổn định dưới dạng khoản hỗ trợ hoặc không đưa vào hợp đồng lao động, phần thu nhập này sẽ không được tính đóng BHXH, kéo theo:

✅ Giảm mức hưởng các chế độ ngắn hạn

Ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp đều căn cứ vào mức tiền lương đóng BHXH.

Nếu thu nhập thực tế cao hơn nhưng không được ghi nhận, quyền lợi thực tế bị giảm.

✅ Ảnh hưởng đến chế độ hưu trí và tử tuất

Mức bình quân tiền lương đóng BHXH là căn cứ tính lương hưu.

Không đưa phụ cấp vào căn cứ đóng = giảm lương hưu trong dài hạn.

✅ Rủi ro pháp lý cho cả doanh nghiệp và người lao động

Doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính vì vi phạm quy định về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Người lao động khó khiếu nại do không có bằng chứng trong hợp đồng.

2. Ảnh hưởng đến chi phí và rủi ro tài chính

✔️ Nếu ghi nhận đúng phụ cấp → chi phí hợp lệ: Khi doanh nghiệp ghi rõ phụ cấp trong hợp đồng lao động và thực hiện thanh toán minh bạch, khoản này thường được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí và giảm gánh nặng thuế.

✔️ Nếu ghi nhận sai/mơ hồ phụ cấp → bị truy thu: Nếu doanh nghiệp cố tình hoặc vô ý kê khai sai (ghi “hỗ trợ” thay cho lương hoặc ngược lại), doanh nghiệp có thể bị truy thu BHXH, phạt hành chính hoặc bị loại khoản chi khỏi tính hợp lý khi quyết toán.

✔️ Gây ra hậu quả kép: Nếu có sai sót về phụ cấp không chỉ khiến doanh nghiệp chịu thêm chi phí (truy đóng, lãi, phạt), mà còn dễ gây bức xúc cho người lao động. Lâu dài sẽ ảnh hưởng đến uy tín nội bộ và thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp.

3. Giảm tranh chấp lao động

   ⦿ Hợp đồng lao động rõ ràng, chi tiết: Ghi cụ thể tên từng khoản, mức chi trả, tần suất thanh toán và điều kiện được hưởng. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng nhất khi có thanh tra hoặc xảy ra tranh chấp.

   ⦿ Phân loại phụ cấp minh bạch: Tất cả các khoản phụ cấp, trợ cấp, phúc lợi… cần được liệt kê rõ ràng trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.

   ⦿ Đảm bảo quyền lợi hai bên: Khi nội dung hợp đồng minh bạch, cả doanh nghiệp và người lao động đều chủ động trong việc thực hiện, hạn chế tối đa tình trạng hiểu nhầm hoặc khiếu kiện phát sinh.

II. Phụ cấp nào phải ghi để đóng BHXH

Từ ngày 01/07/2025, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP chính thức áp dụng quy định mới về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Trong đó, các khoản phụ cấp giữ vai trò quan trọng và bắt buộc phải ghi rõ trong hợp đồng lao động để đảm bảo quyền lợi cho người lao động cũng như tính hợp pháp của doanh nghiệp.

1. Cơ sở pháp lý

➔  Luật BHXH 2024: Tiền lương đóng BHXH = Lương theo công việc + Phụ cấp lương + Khoản bổ sung trả thường xuyên, ổn định.

➔  Nghị định 158/2025/NĐ-CP:

• Chỉ các khoản phụ cấp trả đều đặn, gắn với công việc mới bắt buộc đóng BHXH.
• Các khoản hỗ trợ có tính linh hoạt, phụ thuộc chứng từ thì không phải đóng.

👉 Nguyên tắc phân biệt:

• Bắt buộc đóng BHXH: Phụ cấp có tính chất tiền lương, thu nhập ổn định.
• Không bắt buộc đóng BHXH: Phụ cấp mang tính hỗ trợ, phúc lợi, chi phí phát sinh.

>>> Xem thêm:

• So Sánh Luật BHXH 2024 và 2014: Những Điểm Khác Biệt Nổi Bật
• Thu Nhập Không Cố Định Có Phải Tính Đóng BHXH?
• Cách Tính Lương Hưu Bảo Hiểm Xã Hội Tự Nguyện

2. Phân loại Phụ cấp phải ghi để đóng BHXH theo quy định mới

3. Hướng dẫn & Lưu ý thực tiễn về việc xác định phụ cấp phải ghi để đóng BHXH

✅ Rà soát hệ thống phụ cấp hiện có: Doanh nghiệp cần lập danh mục tất cả khoản chi thường xuyên cho người lao động, sau đó phân loại theo nhóm bắt buộc đóng và không bắt buộc đóng BHXH.

✅ Chuẩn hóa chính sách lương – phụ cấp: Xây dựng bảng phụ cấp thống nhất, gắn với vị trí công việc và điều kiện lao động. Chính sách cần rõ ràng để khi áp dụng cho nhiều bộ phận sẽ không bị hiểu khác nhau.

✅ Kiểm soát rủi ro pháp lý:

• Đối với phụ cấp bắt buộc đóng, doanh nghiệp phải tính đúng vào quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH để tránh bị truy thu.
• Đối với phụ cấp không bắt buộc đóng, cần ban hành quy định cụ thể về hình thức chi (theo chứng từ, theo phát sinh thực tế) để chứng minh tính hợp pháp khi thanh tra.

✅ Đảm bảo cân đối chi phí – quyền lợi: Minh bạch trong cách chi trả phụ cấp không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí đóng BHXH, mà còn nâng cao quyền lợi của người lao động trong dài hạn (hưu trí, ốm đau, thai sản, TNLĐ-BNN…).

✅ Đào tạo bộ phận nhân sự – kế toán: Nhân sự, kế toán cần được cập nhật thường xuyên các quy định mới để xử lý bảng lương đúng chuẩn, tránh sai sót khi làm hồ sơ BHXH.

>>> Xem thêm:

• [Review Chi Tiết] Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Ở Đâu Tốt Nhất
• Hướng Dẫn Chi Tiết Lộ Trình Học C&B Cho Người Mới Bắt Đầu
• Học Hành Chính Nhân Sự Cho Người Mới Bắt Đầu – Lộ Trình Chi Tiết

III. Sai sót thường gặp của doanh nghiệp

Trong thực tế, bộ phận nhân sự (HR) và kết toán thường mắc phải sai lầm khi xây dựng và quản lý hợp đồng lao động liên quan đến phụ cấp. Những sai sót này không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi người lao động.

1. Ghi phụ cấp mơ hồ, không rõ bản chất

Doanh nghiệp thường chỉ ghi ngắn gọn các khoản “hỗ trợ đi lại” hoặc “phụ cấp điện thoại” mà không làm rõ đây là khoản cố định hay thanh toán theo chứng từ thực tế. 

Điều này khiến chi phí doanh nghiệp tăng đáng kể, người lao động cũng bị trừ thêm vào tiền lương hàng tháng.

Nếu khoản chi mang tính thanh toán theo phát sinh, phải ghi rõ ràng và mình bạch. Nếu là khoản phúc lợi (không thường xuyên), nên mô tả rõ điều kiện hưởng để tránh bị coi là lương bổ sung.

2. Đặt tên sai phụ cấp để tránh đóng BHXH.

Một số doanh nghiệp cố tình lách luật bằng cách đổi tên phụ cấp. Ví dụ như thay vì ghi “phụ cấp trách nhiệm” thì ghi “hỗ trợ trách nhiệm”. 

Sai sót này ảnh hưởng đến cả người lao động và công ty, thậm chí còn bị pháp nặng vì cố tình gian lận.

Theo quy định mới (Luật BHXH 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP), bản chất khoản chi (cố định hay không) mới quyết định có phải đóng BHXH hay không. 

Doanh nghiệp cần phân loại·chính xác: khoản nào bổ sung thu nhập thường xuyên thì bắt buộc đóng, khoản nào phúc lợi đột xuất thì có thể miễn.

3. Không cập nhật quy định mới

Bộ phận nhân sự và kế toán vẫn chưa kịp cập nhật thông tin từ các thông tư, nghị định cũ, lỗi thời so với thời điểm hiện tại. Nếu vẫn dùng luật cũ, doanh nghiệp có thể bị truy thu ngược lại nhiều năm, số tiền có thể lên tới hàng trăm triệu kèm theo lãi chậm nộp.

Doanh nghiệp cần cập nhật văn bản pháp luật mới nhất, đào tạo lại bộ phận HR/kế toán về BHXH. Có thể đề xuất thuê tư vấn pháp lý hoặc sử dụng dịch vụ payroll chuyên nghiệp để hạn chế rủi ro.

4. Không lưu trữ chứng từ đầy đủ

Doanh nghiệp thường chỉ quan tâm đến việc trả tiền mà quên mất rằng chứng từ, hóa đơn là lá chắn quan trọng khi cơ quan BHXH kiểm tra. 

Nếu không lưu trữ chứng từ đầy đủ, doanh nghiệp vừa mất quyền lợi về thuế, vừa phải đóng thêm BHXH ngoài dự kiến.

Bộ phận nhân sự cần phối hợp với kế toán lưu trữ chứng từ gốc (hóa đơn điện thoại, vé xe, hóa đơn khách sạn,...). Có chứng từ thì cơ quan BHXH mới chấp nhận đó là chi phí phát sinh thực tế, không phải khoản cố định.

IV. Cách triển khai đúng và giải pháp kiểm soát

Để tránh rủi ro và tối ưu quyền lợi cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động, HR và kế toán cần tuân thủ quy trình quản lý phụ cấp chặt chẽ.

👉 Ghi nhận các khoản phụ cấp rõ ràng

Rõ ràng về tên gọi: Ghi đúng theo bản chất công việc (ví dụ: phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực).

Cụ thể về mức chi: Nêu rõ số tiền hoặc công thức tính (tránh bị mơ hồ).

Minh bạch về tần suất: Khoản nào chi cố định hàng tháng phải ghi rõ, khoản nào chỉ chi theo chứng từ thì ghi ở phục lục/thỏa thuận riêng.

👉 Thiết lập phụ lục hợp đồng

Các khoản hỗ trợ linh hoạt (xăng xe, điện thoại, công tác phí) nên đưa vào phục lục hợp đồng hoặc quy chế tài chính, không gắn trực tiếp vào tiền lương. 

Điều này vừa minh bạch, vừa tránh hiểu nhầm khi cơ quan BHXH kiểm tra.

👉 Kiểm soát nội bộ và phối hợp phòng ban

Phòng nhân sự: Xây dựng mẫu hợp đồng chuẩn, dảm bảo cập nhật đúng quy định mới.

Phòng kế toán: Lưu trữ đầy đủ chứng từ để chứng minh bản chất “hỗ trợ” thay vì phụ cấp cố định.

Ban lãnh đạo: Thường xuyên rà soát, tham vấn luật sư lao động để tránh rủi ro.

👉 Ứng dụng công nghệ quản lý nhân sự

Sử dụng các công cụ, phần mềm HRM hiện nay với tích hợp nhiều tính năng quản lý phụ cấp và BHXH. Doanh nghiệp có thể tự động phân loại, cảnh báo và lưu trữ hồ sơ - hạn chế sai sót thủ công.

>>> Xem thêm:

• Quản Lý Nhân Sự Là Gì? Học Ở Đâu Tốt? Ra Làm Gì?
• Phòng Hành Chính Nhân Sự Có Chức Năng Gì Trong Công Ty?
• Top 6 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Mang Lại Hiệu Quả Cao Cho Doanh Nghiệp

Phụ Cấp Phải Ghi Trong Đồng Để Đóng BHXH không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là cách để bảo vệ quyền lợi lâu dài cho người lao động, đồng thời giúp doanh nghiệp tránh rủi ro khi bị cơ quan chức năng thanh tra, kiểm tra. Hiểu rõ “khi nào phụ cấp phải ghi trong đồng để đóng BHXH” sẽ giúp cả người lao động lẫn doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, đảm bảo công bằng và minh bạch trong quan hệ lao động. 

Hy vọng bài viết đã mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Đừng quên theo dõi GIA ĐÌNH HR để cập nhật thêm nhiều chia sẻ giá trị trong hành trình phát triển sự nghiệp quản trị hành chính nhân sự!