Phòng Hành Chính Nhân Sự Có Chức Năng Gì Trong Công Ty?

Tác giả Gia Đình HR 09/02/2025 28 phút đọc

Phòng hành chính nhân sự không chỉ là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý nhân sự mà còn đóng vai trò cốt lõi trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động hành chính vận hành trơn tru.

Vậy, liệu đây có phải là tất cả? Hay phòng hành chính nhân sự còn góp phần quan trọng trong chiến lược phát triển bền vững của công ty? Cùng GIA ĐÌNH HR tìm hiểu rõ hơn qua bài viết sau.

I. Phòng hành chính nhân sự là gì?

Phòng hành chính nhân sự là bộ phận trung gian kết nối giữa nhân sự và ban lãnh đạo, đóng vai trò là cầu nối, đảm bảo thông tin và các chính sách từ ban lãnh đạo được truyền tải đúng cách đến nhân viên. Đồng thời, phản ánh những ý kiến, nhu cầu của nhân viên lên cấp quản lý.

Phòng hành chính nhân sự không chỉ thực hiện các công việc quản lý giấy tờ hay nhân sự thông thường mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự gắn kết giữa các phòng ban và hỗ trợ xây dựng giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

Để làm rõ vai trò và chức năng của phòng hành chính nhân sự, dưới đây là bảng phân biệt với một số phòng ban khác:

Tiêu chí	Phòng Hành Chính Nhân Sự	Phòng Tài Chính	Phòng Kinh Doanh/Marketing
Mục tiêu chính	Quản lý nhân sự và điều hành các hoạt động hành chính.	Quản lý tài chính, ngân sách và dòng tiền.	Đẩy mạnh doanh số và thương hiệu.
Vai trò trong doanh nghiệp	Đảm bảo nguồn lực con người phù hợp và hiệu quả, quản lý môi trường làm việc.	Giám sát tình hình tài chính, cân đối nguồn lực.	Phát triển thị trường và khách hàng.
Vai trò trong doanh nghiệp	Đảm bảo nguồn lực con người phù hợp và hiệu quả, quản lý môi trường làm việc.	Giám sát tình hình tài chính, cân đối nguồn lực.	Phát triển thị trường và khách hàng.
Đối tượng chính quản lý	Nhân viên, hồ sơ, chế độ phúc lợi, văn hóa doanh nghiệp.	Số liệu tài chính, báo cáo thu chi.	Sản phẩm, dịch vụ, khách hàng, đối tác.
Chức năng chiến lược	Đề xuất chiến lược nhân sự dài hạn, phát triển văn hóa tổ chức.	Lập kế hoạch tài chính, hỗ trợ đầu tư.	Chiến lược tiếp cận khách hàng, tăng trưởng thị phần.

Phòng hành chính nhân sự không chỉ thực hiện các nhiệm vụ hành chính như quản lý giấy tờ, hợp đồng hay chế độ phúc lợi mà còn đóng vai trò trong việc lập kế hoạch chiến lược nhân sự, tuyển dụng nhân tài và phát triển đội ngũ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm:

Phòng hành chính nhân sự là một bộ phận quan trọng, vừa thực hiện các công việc vận hành hằng ngày, vừa đóng vai trò chiến lược trong sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

II. Chức năng chính của phòng hành chính nhân sự

Phòng hành chính nhân sự là bộ phận giữ vai trò trung tâm trong việc duy trì và phát triển tổ chức. Các chức năng chính của phòng không chỉ liên quan đến quản lý nhân sự mà còn bao gồm quản lý hành chính, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, và định hướng chiến lược phát triển nhân lực, góp phần tạo nên sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

chuc-nang-chinh-cua-phong-hanh-chinh-nhan-su-3

1. Quản lý nhân sự

Phòng hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn lực con người của tổ chức được quản lý một cách hiệu quả và tối ưu. Chức năng này bao gồm:

Tuyển dụng nhân tài

Đảm nhận việc xây dựng chiến lược tuyển dụng phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, đồng thời xác định các tiêu chí tuyển dụng cụ thể để thu hút nhân sự chất lượng cao.

Phát triển các kênh tuyển dụng hiệu quả và tối ưu hóa quy trình phỏng vấn, chọn lọc ứng viên.

Đào tạo và phát triển nhân sự

Xây dựng kế hoạch đào tạo bài bản nhằm nâng cao kỹ năng chuyên môn và năng lực mềm cho nhân viên.

Thiết lập lộ trình phát triển nghề nghiệp phù hợp với từng vị trí để đảm bảo sự phát triển bền vững của cả cá nhân và tổ chức.

Đánh giá hiệu suất làm việc

Xây dựng hệ thống đánh giá dựa trên các chỉ số hiệu quả công việc (KPIs) và phương pháp đánh giá 360 độ.

Định kỳ tổ chức các buổi đánh giá nhằm đảm bảo sự công bằng, minh bạch và thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên.

2. Quản lý hành chính

Phòng hành chính nhân sự giữ vai trò đảm bảo các hoạt động hành chính diễn ra trôi chảy, góp phần tạo nên sự ổn định và chuyên nghiệp trong tổ chức:

Quản lý hồ sơ và giấy tờ

Đảm bảo việc lưu trữ và xử lý hồ sơ, hợp đồng lao động, các văn bản nội bộ một cách khoa học, bảo mật và dễ dàng truy xuất khi cần.

Quản lý các quy trình hành chính, bao gồm thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và các quy định pháp luật liên quan.

Đảm bảo tuân thủ pháp luật

Theo dõi, cập nhật và thực hiện các chính sách lao động theo quy định pháp luật hiện hành.

Xử lý các thủ tục liên quan đến bảo hiểm, nghỉ phép, nghỉ việc theo đúng quy định nhằm bảo vệ quyền lợi cho nhân viên và doanh nghiệp.

Quản lý cơ sở vật chất

Đảm bảo cơ sở vật chất đầy đủ, đáp ứng nhu cầu làm việc của nhân viên.

Tổ chức và điều phối các hoạt động hậu cần như bảo trì văn phòng, sắp xếp trang thiết bị, dịch vụ hỗ trợ khác.

3. Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố then chốt trong việc tạo dựng sự gắn kết giữa nhân viên và tổ chức. Phòng hành chính nhân sự có vai trò chính trong việc thúc đẩy văn hóa này qua:

Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp

Tạo ra không gian làm việc thân thiện, khuyến khích sự gắn kết giữa các nhân viên.

Đưa ra các quy định, quy tắc ứng xử trong công việc nhằm duy trì sự hòa hợp và phát triển lâu dài của tổ chức.

Tổ chức các hoạt động nội bộ

Định kỳ tổ chức các sự kiện như team building, hội thảo nội bộ, ngày lễ tri ân nhằm nâng cao tinh thần đoàn kết và thúc đẩy sự sáng tạo trong đội ngũ.

Phát triển chính sách phúc lợi

Xây dựng và áp dụng các chính sách phúc lợi hấp dẫn như thưởng thành tích, nghỉ dưỡng, hỗ trợ học tập nhằm nâng cao sự hài lòng và giữ chân nhân tài.

4. Định hướng chiến lược

Ngoài những chức năng vận hành cơ bản, phòng hành chính nhân sự còn là bộ phận chiến lược quan trọng, đóng góp vào sự phát triển bền vững của tổ chức:

Tham mưu chính sách nhân sự: Tư vấn cho ban lãnh đạo trong việc thiết lập các chiến lược dài hạn liên quan đến nhân sự, bao gồm chế độ lương thưởng, đào tạo và phát triển nguồn lực.
Phân tích dữ liệu nhân sự: Thu thập và phân tích dữ liệu nhân sự để đánh giá hiệu quả hoạt động, từ đó đưa ra các giải pháp cải tiến phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Dự báo nhu cầu nhân lực: Nghiên cứu và lập kế hoạch dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai, đảm bảo nguồn lực đáp ứng kịp thời cho sự phát triển của doanh nghiệp.

5. Hỗ trợ quản trị rủi ro liên quan đến nhân sự

Xây dựng các quy trình ứng phó với các tình huống khẩn cấp liên quan đến nhân sự như đình công, nghỉ việc hàng loạt.

Dự phòng các rủi ro pháp lý bằng việc đảm bảo sự tuân thủ quy định của luật lao động và chính sách của công ty.

Chức năng của phòng hành chính nhân sự không chỉ dừng lại ở việc vận hành các hoạt động nội bộ mà còn mang tính chiến lược, hướng tới sự phát triển toàn diện và bền vững của doanh nghiệp. Đây chính là cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên, góp phần xây dựng một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.

III. Vai trò đặc biệt của hành chính nhân sự trong các loại hình công ty khác nhau

Hành chính nhân sự giữ vai trò đặc biệt và không thể thay thế trong từng loại hình công ty. Từ việc xây dựng nền tảng văn hóa tại các startup, tối ưu hóa chức năng và hoạch định chiến lược tại các công ty lớn, đến việc đồng bộ chính sách toàn cầu tại các công ty đa quốc gia, bộ phận này không chỉ hỗ trợ vận hành mà còn góp phần quyết định sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Loại hình công ty	Vai trò đặc biệt của hành chính nhân sự
1. Công ty nhỏ và startup	Bộ phận đa nhiệm, linh hoạt: Trong các công ty nhỏ hoặc startup, hành chính nhân sự thường phải đảm nhiệm nhiều công việc cùng lúc như tuyển dụng, quản lý nhân sự, kế toán lương, và hỗ trợ vận hành doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng thích ứng cao. Xây dựng nền tảng văn hóa ban đầu: Hành chính nhân sự chịu trách nhiệm định hình văn hóa doanh nghiệp, tạo môi trường làm việc tích cực và hấp dẫn. Đây là yếu tố quan trọng giúp công ty nhỏ thu hút và giữ chân nhân tài trong giai đoạn đầu phát triển.
2. Công ty lớn	Phân cấp và chuyên môn hóa: Trong các công ty lớn, bộ phận hành chính nhân sự được phân chia rõ ràng thành nhiều nhóm chuyên trách như tuyển dụng, đào tạo, quản lý lương, phúc lợi và phát triển nhân sự. Điều này đảm bảo hiệu quả và chất lượng trong từng chức năng cụ thể. Hoạch định chiến lược dài hạn: Hành chính nhân sự đóng vai trò chủ chốt trong việc phát triển chiến lược nguồn nhân lực, từ việc dự báo nhu cầu nhân sự, lập kế hoạch phát triển đội ngũ đến xây dựng chính sách phúc lợi phù hợp với mục tiêu phát triển lâu dài của công ty.
3. Công ty đa quốc gia	Đảm bảo sự đồng bộ giữa văn hóa địa phương và chính sách toàn cầu: Hành chính nhân sự phải cân bằng giữa việc áp dụng các chính sách từ công ty mẹ và điều chỉnh theo văn hóa, luật pháp của từng quốc gia. Điều này đòi hỏi sự nhạy bén về văn hóa và am hiểu quy định pháp lý quốc tế. Quản lý nhân sự đa dạng: Với đội ngũ nhân viên đến từ nhiều quốc gia, hành chính nhân sự cần xây dựng chính sách thúc đẩy sự hòa nhập văn hóa, khuyến khích hợp tác đa dạng và giải quyết các vấn đề phức tạp về ngôn ngữ, tư duy, và cách làm việc.

IV. Những xu hướng mới trong quản trị nhân sự

Trong bối cảnh thị trường lao động liên tục thay đổi và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, quản trị nhân sự ngày nay không chỉ giới hạn trong các nhiệm vụ hành chính mà đã mở rộng để trở thành một lĩnh vực chiến lược, tạo nên giá trị cốt lõi cho doanh nghiệp. Dưới đây là những xu hướng mới nổi bật trong quản trị nhân sự hiện đại:

1. Ứng dụng công nghệ trong quản trị hành chính nhân sự

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự (HRM)

Các doanh nghiệp ngày càng đầu tư vào các hệ thống quản lý nhân sự tích hợp (HRM) để quản lý dữ liệu nhân viên, đánh giá hiệu suất và theo dõi sự phát triển nghề nghiệp. Các phần mềm này không chỉ tối ưu hóa quy trình mà còn tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý.

Tự động hóa quy trình hành chính

Tự động hóa các công việc hành chính như chấm công, tính lương, quản lý ngày nghỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất công việc. Công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning) còn được ứng dụng để dự đoán xu hướng nghỉ việc hoặc đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên.

2. Chú trọng vào trải nghiệm nhân viên (Employee Experience)

Xây dựng môi trường làm việc linh hoạt và thân thiện

Nhiều tổ chức đang áp dụng chính sách làm việc linh hoạt, từ làm việc từ xa đến lịch làm việc linh hoạt, nhằm tăng sự hài lòng và cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Không gian làm việc thân thiện và sáng tạo cũng được chú trọng để thúc đẩy năng suất và cảm hứng làm việc.

Phát triển kỹ năng mềm và năng lực cá nhân

Các chương trình đào tạo không chỉ tập trung vào chuyên môn mà còn hướng đến phát triển kỹ năng mềm như giao tiếp, lãnh đạo, giải quyết vấn đề. Điều này giúp nhân viên tự tin hơn, đồng thời đáp ứng tốt các yêu cầu thay đổi của doanh nghiệp.

3. Chuyển đổi từ "Hành chính" sang “Đối tác chiến lược”

Vai trò chiến lược trong ra quyết định

Bộ phận nhân sự không còn chỉ dừng lại ở các nhiệm vụ hành chính mà đã trở thành đối tác chiến lược trong việc hoạch định và thực hiện các chiến lược kinh doanh. Quản trị nhân sự góp phần xây dựng kế hoạch phát triển tổ chức, dự báo nguồn lực và xác định các cơ hội tăng trưởng.

Định hướng phát triển nhân sự phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp

Nhân sự giờ đây được xem là yếu tố cốt lõi trong việc đảm bảo mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Đội ngũ nhân sự không chỉ cần am hiểu quy trình nội bộ mà còn phải nắm bắt các xu hướng thị trường để tư vấn và hỗ trợ lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định.

>>> Xem thêm:

Kết luận:
Những xu hướng mới trong quản trị nhân sự không chỉ là sự cải tiến về công cụ và quy trình mà còn phản ánh vai trò ngày càng quan trọng của nhân sự trong việc tạo nên giá trị bền vững cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chủ động nắm bắt và triển khai các xu hướng này để không chỉ tối ưu hóa hiệu quả quản trị mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Phòng hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kết nối nguồn lực con người, đảm bảo vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Với các chức năng từ quản trị nhân sự, xây dựng văn hóa công ty đến hỗ trợ pháp lý, đây là bộ phận không thể thiếu để doanh nghiệp phát triển bền vững.

Hãy cùng đánh giá cao và hợp tác chặt chẽ để tận dụng tối đa giá trị mà phòng ban này mang lại!

5.0

1 Đánh giá