Nhân Viên Hành Chính Nhân Sự Là Gì? Làm Công Việc Gì?

Nhân viên hành chính nhân sự là nhân vật quan trọng trong tổ chức, đảm nhận vai trò quản lý và phát triển nguồn nhân lực, từ tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất, đến giải quyết xung đột và tuân thủ pháp luật lao động. 

Vậy nhân viên hành chính nhân sự có quyền lực như thế nào? Nhiệm vụ công việc của họ cụ thể là gì? Cùng Gia Đình HR tìm hiểu kỹ hơn về chức danh công việc nhân viên hành chính nhân sự trong bài viết dưới đây!

I. Định Nghĩa và Vai Trò của Nhân Viên Hành Chính Nhân Sự

1. Định nghĩa cơ bản về nhân viên hành chính nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự là người làm việc trong bộ phận hành chính nhân sự của một tổ chức, công ty hay tổ chức khác. Họ được xem là "mảnh ghép" quan trọng và có đóng góp to lớn vào sự hình thành, phát triển và thành công của doanh nghiệp. 

Chức năng chính của nhân viên nhân sự là tập trung vào các hoạt động liên quan đến quản lý, phát triển và duy trì nguồn nhân lực của tổ chức đó. Đây là một vai trò quan trọng để đảm bảo hoạt động của tổ chức diễn ra một cách hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật về lao động. 

Kết luận: Nhân viên HR không chỉ là người quản lý các quy trình nhân sự mà còn là cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên, góp phần xây dựng và duy trì một môi trường làm việc tích cực, chuyên nghiệp và hiệu quả.

2. Vai trò và chức năng chính của nhân viên hành chính nhân sự trong tổ chức

Nhân viên hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự hoạt động mượt mà và hiệu quả của tổ chức, đồng thời hỗ trợ nhân viên và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách của tổ chức. Với nhiều chức năng chính như:

(1) Tuyển dụng

• Xây dựng kế hoạch tuyển dụng phù hợp với nhu cầu nhân lực của tổ chức.
• Đăng tin tuyển dụng:  Soạn thảo và đăng tải thông báo tuyển dụng trên các kênh phù hợp  trên các kênh phù hợp
• Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên: Sàng lọc và lựa chọn các ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc.
• Thực hiện phỏng vấn và đánh giá ứng viên: Tổ chức và tham gia vào quá trình phỏng vấn ứng viên.
• Lựa chọn ứng viên: Đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng dựa trên đánh giá kỹ lưỡng.

(2) Đào tạo và phát triển

• Xác định nhu cầu đào tạo: Phối hợp với các bộ phận để xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên
• Xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nhân lực dựa trên nhu cầu của tổ chức và cá nhân nhân viên. 
• Tổ chức các khóa đào tạo về chuyên môn, kỹ năng và nghiệp vụ cho nhân viên để phát triển kỹ năng và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Đánh giá hiệu quả đào tạo và đề xuất các chương trình phát triển nhân lực tiếp theo.
• Hỗ trợ nhân viên tham gia các khóa học và hội thảo chuyên môn.

(3) Quản lý lương thưởng và phúc lợi:

• Xây dựng bảng lương và phụ cấp phù hợp với quy định của pháp luật và chính sách của tổ chức.
• Tính toán và chi trả lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên đúng hạn.
• Quản lý các chế độ phúc lợi như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, v.v.
• Cập nhật thông tin về luật lao động và chính sách phúc lợi liên quan.

(4) Quản lý hồ sơ nhân sự

• Lưu trữ, bảo quản hồ sơ nhân sự của nhân viên theo quy định.
• Cập nhật thông tin nhân sự khi có thay đổi.
• Cung cấp hồ sơ nhân sự cho các bộ phận khác khi cần thiết.
• Bảo mật thông tin nhân sự theo quy định của pháp luật.
• Xử lý các thủ tục nhân sự: Thực hiện các thủ tục liên quan đến nhập nhân sự mới, thay đổi thông tin cá nhân, và nghỉ việc.

(5) Giải quyết tranh chấp lao động

• Tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại, tranh chấp lao động của nhân viên theo quy định của pháp luật và chính sách của tổ chức.
• Tham gia tố tụng lao động khi cần thiết.
• Thúc đẩy hòa giải và thương lượng lao động để giải quyết tranh chấp.

(6) Hành chính văn phòng

• Quản lý văn phòng phẩm, tài sản của công ty: Đảm bảo cung cấp vật phẩm và dịch vụ văn phòng để hỗ trợ hoạt động hàng ngày của tổ chức.
• Tổ chức sự kiện: Hỗ trợ trong việc tổ chức các sự kiện nội bộ như hội nghị, buổi tiệc và các hoạt động văn hóa
• Hỗ trợ các hoạt động khác của tổ chức.

(7) Hỗ trợ Nhân viên

• Giải đáp thắc mắc: Hỗ trợ nhân viên trong việc giải quyết các thắc mắc và yêu cầu liên quan đến hành chính và nhân sự.
• Hỗ trợ tích hợp: Hỗ trợ nhân viên mới trong quá trình hòa nhập vào môi trường làm việc mới.

(8) Quan hệ công chúng (đối ngoại)

• Tăng cường hình ảnh và uy tín của tổ chức thông qua các hoạt động truyền thông, quảng bá.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các bên liên quan như khách hàng, đối tác, cơ quan nhà nước, v.v.
• Tham gia các hoạt động xã hội và từ thiện của tổ chức.

II. Mối quan hệ giữa bộ phận hành chính nhân sự và các bộ phận khác trong tổ chức

Bộ phận hành chính nhân sự (HR) là một phần quan trọng của mỗi tổ chức, và mối quan hệ của nó với các bộ phận khác trong tổ chức là rất quan trọng để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và mục tiêu chung của tổ chức được đạt được. Dưới đây là một số mối quan hệ quan trọng:

• Quan hệ với bộ phận quản lý và lãnh đạo: HR phải hợp tác chặt chẽ với bộ phận quản lý và lãnh đạo để hiểu rõ nhu cầu nhân sự của tổ chức và phát triển chiến lược nhân sự phù hợp. Họ cũng cần hỗ trợ quản lý trong việc thực thi các chính sách và quy trình nhân sự.
• Quan hệ với bộ phận tài chính: HR cần làm việc với bộ phận tài chính để đảm bảo rằng ngân sách nhân sự được quản lý hiệu quả và phù hợp với các mục tiêu tài chính tổng thể của tổ chức.
• Quan hệ với bộ phận tiếp nhận và đào tạo: HR thường phối hợp với bộ phận tiếp nhận và đào tạo để đảm bảo quá trình tuyển dụng, tiếp nhận và đào tạo nhân viên diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.
• Quan hệ với bộ phận phát triển tổ chức: HR có thể hợp tác với bộ phận phát triển tổ chức để đảm bảo rằng chính sách và hoạt động nhân sự được thiết kế để thúc đẩy sự phát triển cá nhân và sự nghiệp của nhân viên.
• Quan hệ với bộ phận pháp lý: HR cần làm việc cùng với bộ phận pháp lý để đảm bảo rằng các chính sách và quy trình nhân sự tuân thủ các quy định pháp lý và luật lao động.

Mối quan hệ giữa bộ phận HR và các bộ phận khác trong tổ chức thường là tương tác và hỗ trợ, nhằm đảm bảo rằng tổ chức hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu của mình thông qua việc quản lý và phát triển nguồn lực quan trọng nhất - con người.

III. Công Việc Cụ Thể của Nhân Viên Hành Chính Nhân Sự

Hành chính nhân sự là một vị trí quan trọng của mỗi công ty dù với quy mô lớn hay nhỏ cũng đều cần phải có. Do đó mà nhu cầu tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự luôn cao. Với vị trí này trong công ty, bạn cần phải thực hiện bản mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự theo yêu cầu dưới đây.

1. Quản lý các văn kiện hồ sơ và giấy tờ

- Tiếp nhận và Sắp xếp: Nhân viên hành chính nhân sự thu thập các hồ sơ và giấy tờ liên quan đến nhân viên và quản lý chúng theo thứ tự hoặc hệ thống được quy định.

- Lưu trữ: Họ đảm bảo rằng các tài liệu này được lưu trữ đúng cách để dễ dàng truy cập khi cần thiết, thông qua việc sử dụng hệ thống lưu trữ tài liệu hoặc phương tiện lưu trữ vật lý.

- Bảo mật: Chắc chắn rằng các thông tin nhạy cảm trong các văn kiện hồ sơ được bảo mật và chỉ có nhân viên cần thiết mới được truy cập.

2. Lưu giữ các cơ sở dữ liệu hồ sơ lao động

- Xây dựng Cơ sở dữ liệu: Nhân viên này thường xây dựng và duy trì các cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống quản lý thông tin để lưu trữ thông tin về nhân viên.

- Cập nhật: Họ phải liên tục cập nhật thông tin mới và xóa thông tin cũ, đảm bảo rằng dữ liệu luôn là chính xác và hoàn chỉnh.

- Sao lưu và Bảo vệ: Thực hiện sao lưu định kỳ để bảo vệ thông tin quan trọng và chuẩn bị cho trường hợp mất mát dữ liệu.

3. Quản lý các tài sản thiết bị chung của doanh nghiệp

- Theo dõi và Cập nhật: Nhân viên hành chính nhân sự phải theo dõi và cập nhật danh sách các tài sản như máy tính, thiết bị văn phòng và các công cụ khác.

- Kiểm kê và Bảo trì: Họ thường thực hiện kiểm kê định kỳ để đảm bảo rằng tài sản được bảo quản đúng cách và thực hiện các biện pháp bảo dưỡng cần thiết.

4. Xử lý bảng lương và công tác quản trị

- Tính toán Lương: Nhân viên hành chính nhân sự tính toán lương cho nhân viên dựa trên thông tin về giờ làm việc, nghỉ phép, và các khoản trợ cấp khác.

- Xử lý Thuế: Họ phải xử lý các khoản thuế được trích ra từ mức lương của nhân viên và đảm bảo rằng các khoản thuế này được nộp đúng thời hạn.

- Thực hiện chế độ BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên của công ty; theo dõi và cập nhật quản lý hồ sơ, danh sách nhân viên của công ty.

- Tham gia xây dựng và giám sát triển khai hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc của mỗi nhân viên, từng phòng ban để đảm bảo nắm bắt tình hình chung của nhân sự trong công ty.

- Bảo mật và Bảo vệ: Đảm bảo rằng thông tin về lương và phúc lợi được bảo mật và chỉ có nhân viên cần thiết mới được truy cập.

>>> Xem thêm: 

• Quy Chế Lương Theo Hệ Thống Thang Bảng Lương
• KPI Kênh Đánh Giá Công Bằng, Hiệu Quả Và Chất Lượng
• Cách Tính Lương Hưu Bảo Hiểm Xã Hội Tự Nguyện

5. Hỗ trợ công tác lễ tân

- Điều phối cuộc họp: Họ hỗ trợ trong việc điều phối và lên lịch các cuộc họp hoặc cuộc gặp gỡ cho nhân viên hoặc khách hàng.

- Quản lý Lịch làm việc: Họ có thể hỗ trợ quản lý lịch làm việc của các nhân viên hoặc lãnh đạo bằng cách sắp xếp cuộc họp và các sự kiện khác theo yêu cầu.

IV. Cơ Hội Nghề Nghiệp Và Lộ Trình Thăng Tiến Của Nhân Viên Hành Chính Nhân Sự

Trong lĩnh vực nhân sự, tiềm năng phát triển và thăng tiến có thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm xu hướng thị trường lao động, quy mô và tính chất của tổ chức, và cả năng lực và kỹ năng cá nhân. 

1. Cơ Hội Nghề Nghiệp Và Lộ Trình Thăng Tiến

Lộ trình thăng tiến trong ngành nhân sự (HR) thường bao gồm các giai đoạn từ các vị trí khởi đầu đến các vị trí lãnh đạo cấp cao. Dưới đây là một lộ trình thăng tiến điển hình trong lĩnh vực hành chính nhân sự:

(1) HR Assistant / HR Coordinator

Vai trò: Hỗ trợ các nhiệm vụ hành chính cơ bản như lưu trữ hồ sơ nhân viên, sắp xếp lịch phỏng vấn, hỗ trợ quy trình tuyển dụng và đào tạo.

Kỹ năng cần thiết: Kỹ năng tổ chức, giao tiếp, kiến thức cơ bản về quy trình HR.

(2) HR Specialist

Vai trò: Chuyên về một mảng cụ thể như tuyển dụng, đào tạo và phát triển, lương và phúc lợi, quan hệ lao động.

Kỹ năng cần thiết: Kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực chuyên môn, kỹ năng phân tích, kỹ năng giải quyết vấn đề.

(3) HR Generalist

Vai trò: Đảm nhận nhiều lĩnh vực trong HR, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất, lương và phúc lợi, và quan hệ lao động.

Kỹ năng cần thiết: Kỹ năng đa nhiệm, kiến thức tổng quát về HR, khả năng làm việc độc lập và theo nhóm.

(4) HR Manager

Vai trò: Quản lý một nhóm hoặc bộ phận HR, chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện các chiến lược HR, giải quyết các vấn đề phức tạp liên quan đến nhân viên.

Kỹ năng cần thiết: Kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng quản lý dự án, khả năng ra quyết định, hiểu biết sâu rộng về quy trình và chiến lược HR.

(5) HR Director / Senior HR Manager

Vai trò: Lãnh đạo toàn bộ bộ phận HR, phát triển và triển khai chiến lược nhân sự tổng thể của công ty, tham gia vào quá trình ra quyết định chiến lược của doanh nghiệp.

Kỹ năng cần thiết: Kỹ năng chiến lược, kỹ năng quản lý thay đổi, khả năng lãnh đạo xuất sắc, kỹ năng giao tiếp cấp cao.

(6) VP of HR / Head of HR

Vai trò: Lãnh đạo các sáng kiến chiến lược HR, xây dựng văn hóa tổ chức, thúc đẩy sự phát triển và tham gia vào quản trị cấp cao của công ty.

Kỹ năng cần thiết: Kỹ năng lãnh đạo chiến lược, kiến thức kinh doanh sâu rộng, kỹ năng quản trị và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

(7) Chief Human Resources Officer (CHRO)

Vai trò: Vị trí cao nhất trong HR, chịu trách nhiệm cho toàn bộ chiến lược nhân sự của công ty, tham gia vào ban điều hành và đóng góp vào quyết định chiến lược của công ty.

Kỹ năng cần thiết: Kỹ năng lãnh đạo xuất sắc, hiểu biết toàn diện về kinh doanh, khả năng quản trị và xây dựng chiến lược dài hạn.

2. Yếu tố quan trọng trong lộ trình thăng tiến của nhân viên hành chính nhân sự

Lộ trình thăng tiến trong ngành HR không chỉ dựa vào kinh nghiệm và kỹ năng mà còn phụ thuộc vào sự chủ động học hỏi và khả năng thích ứng với các thay đổi trong môi trường làm việc.

• Học tập và Phát triển liên tục

Luôn cập nhật kiến thức mới trong lĩnh vực HR và các xu hướng công nghệ mới.

Tham gia các khóa học, hội thảo và chứng chỉ chuyên ngành HR.

>>> Xem thêm:

Review Khóa Học Quản Trị Nhân Sự Ngắn Hạn tốt nhất?

REVIEW Khóa Học C&B (Compensation & Benefits) Tốt Nhất

[Review Chi Tiết] Khóa Học Bảo Hiểm Xã Hội Ở Đâu Tốt Nhất

• Kinh nghiệm thực tế

Tích lũy kinh nghiệm thông qua các dự án thực tế, đảm nhận nhiều vai trò khác nhau trong HR.

Tham gia vào các dự án chiến lược và quản lý thay đổi để phát triển kỹ năng lãnh đạo.

• Kỹ năng giao tiếp và quản lý con người

Xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên và ban lãnh đạo.

Phát triển kỹ năng giao tiếp, đàm phán và giải quyết xung đột.

>>> Xem thêm: Tố Chất Cần Có Của Một Nhân Viên Hành Chính Nhân Sự Chuyên Nghiệp

• Chuyên môn hóa và Đa dạng hóa kinh nghiệm

Chuyên môn hóa trong các lĩnh vực cụ thể để trở thành chuyên gia.

Đảm nhận nhiều vai trò khác nhau để có cái nhìn toàn diện về HR.

3. Mức lương của nhân viên hành chính nhân sự

Mức lương của nhân viên hành chính nhân sự (HR Assistant / HR Coordinator) ở Việt Nam có thể thay đổi dựa trên nhiều yếu tố như kinh nghiệm, quy mô công ty, địa điểm làm việc, và ngành nghề cụ thể. Dưới đây là thông tin chi tiết về mức lương trung bình cho vị trí này tại Việt Nam:

• Mức Lương Khởi Điểm

Mức lương: 6 - 10 triệu VND/tháng

Đối tượng: Những người mới ra trường hoặc có ít hơn 1 năm kinh nghiệm.

• Mức Lương Trung Bình

Mức lương: 8 - 15 triệu VND/tháng

Đối tượng: Nhân viên có từ 1 đến 3 năm kinh nghiệm, làm việc tại các công ty có quy mô vừa và nhỏ.

• Mức Lương Cao

Mức lương: 15 - 20 triệu VND/tháng

Đối tượng: Nhân viên có trên 3 năm kinh nghiệm, làm việc tại các công ty lớn, đa quốc gia hoặc trong các ngành công nghiệp đặc thù.

Ngoài mức lương cơ bản, nhân viên hành chính nhân sự còn có thể nhận được các phúc lợi khác như: Thưởng theo hiệu quả công việc; Bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội; Các khóa đào tạo và phát triển nghề nghiệp; Cơ hội thăng tiến lên các vị trí cao hơn trong lĩnh vực HR.

>>> Xem thêm: Mức Lương Ngành Quản Trị Nhân Lực 

Mức lương chỉ là một yếu tố trong sự nghiệp nhân viên hành chính nhân sự, và phát triển bản thân qua việc học hỏi và tích lũy kinh nghiệm cũng rất quan trọng để tiến xa trong lĩnh vực này.

Nhân viên hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động ổn định của một tổ chức, công việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ, kiên nhẫn và kỹ năng giao tiếp tốt. Tuy nhiên, nó cũng mang lại cơ hội phát triển nghề nghiệp và mức lương hấp dẫn. 

Do đó, Gia Đình HR khuyến khích mọi người quan tâm và lựa chọn nghề nghiệp trong lĩnh vực Quản trị nhân sự, nơi mà các bạn có thể đóng góp vào sự thành công của tổ chức và đạt được sự hài lòng và thành tựu cá nhân.