KPI kênh đánh giá công bằng, hiệu quả và chất lượng

KPI là kênh đánh giá kết quả thực hiện công việc công bằng, hiệu quả và chất lượng. Bên cạnh đó, đây là một phương pháp quản trị bằng cách lượng hóa hiệu quả làm việc của một nhân viên theo một khoảng thời gian.

>>> Xem thêm: Mối liên hệ giữa BSC và KPI

I. Giới thiệu về phương pháp KPI

KPI (viết tắt tiếng anh của từ Key Performance Indicator) là cách chính xác nhất để lượng hóa các chỉ tiêu đo lường, đánh giá nhân viên trong một công ty, tổ chức, doanh nghiệp. Kiểm soát và nắm rõ cách thức hoạt động của phương pháp này là điều tất yếu của mỗi quản lý doanh nghiệp.

Phương pháp, công cụ này tương đối hiện đại, các chỉ số đo lường, đánh giá hiệu quả thực hiện công việc, được thể hiện qua các chỉ số theo quy định nhằm phản ánh chính xác hiệu quả quá trình hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. Từ đó, nhà lãnh đạo và các cấp quản lý dễ dàng triển khai kế hoạch, phân bổ việc thực hiện mục tiêu chiến lược cho từng bộ phận cũng như các các nhân trong tập thể.

Tùy thuộc vào tính chất và tùy theo từng doanh nghiệp sẽ có cách tính khác nhau và  khác nhau theo từng cá nhân trong bộ phận phụ thuộc vào trình độ và mức độ công việc. KPI ở level cao sẽ tập trung vào các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Ngược lại, ở level thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban, nhằm đánh giá hiệu suất những công việc, tiến trình đơn lẻ.

Thông thường, mỗi bộ phận, mỗi cá nhân đều có văn bản mô tả công việc hay những bản kế hoạch công việc trong một khoảng thời gian xác định (1 tuần, 1 tháng hoặc hơn thế), nhằm:

• Để đánh giá mức độ hoàn thành công việc được giao, những nhà quản lý áp dụng chỉ số để đánh giá hiệu quả làm việc của bộ phận đó.
• Cơ sở xét chế độ thưởng, phạt cho các cá nhân.
• Đánh giá bằng phương pháp này góp phần tạo ra sự minh bạch, công bằng, cụ thể hơn, rõ ràng hơn, nâng cao hiệu quả đánh giá.
• Chỉ số mang tính chất định lượng khá cao, đo lường cụ thể hiệu quả công việc.

II. Phân loại và đánh giá ứng dụng thực tế

Có rất nhiều cách và góc độ để phân loại, nhưng có thể phân loại tổng quan nhất theo 2 nhóm

KPIs gắn với những mục tiêu mang tính chiến lược: Mục tiêu chiến lược là những mục tiêu gắn liền với lợi nhuận, doanh thu, liên quan đến tài chính bao gồm cả những mục tiêu phi lợi nhuận. Những mục tiêu này có tác động trực tiếp đến sự phát triển và tồn tại của công ty. 

KPIs gắn với những mục tiêu mang tính chiến thuật: Mục tiêu chiến thuật là những kế hoạch thực hiện mục tiêu kinh doanh cụ thế. Chiến thuật là những hoạt động nhỏ chi tiết hơn về phương thức mà doanh nghiệp hiện thực hóa chiến lược kinh doanh, được sử dụng như là những phần nhỏ của chiến lược. Tuy nhiên, không phải cứ hoàn thành tốt chiến thuật thì cũng đạt được mục tiêu chiến lược.

Ưu điểm của việc thiết lập KPI

– Giúp cho nhà quản lý nắm được hiệu quả và hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân

– Giúp cho doanh nghiệp đo lường được chỉ số tăng trưởng đối với các mục tiêu rõ ràng hơn

– Giúp tăng sự liên kết giữa các cá nhân để hoàn thành công việc

– Kết quả đo lường chính xác cao

Nhược điểm của KPI

– Người xây dựng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao, có sự hiểu biết tốt về lĩnh vực này thông qua đó mới có thể xây dựng hệ thống KPI chất lượng cao.

– Hệ thống không thể phát huy hiệu quả trong thời gian dài. Ở mỗi cấp độ và trong từng thời gian cụ thể, bạn phải có KPI phù hợp.

– Dễ làm cho các bộ phận nhân sự giảm ý chí nếu như không xác định rõ ràng.

III. Hướng dẫn xây dựng và triển khai hệ thống KPI

Thiết kế mẫu đánh giá KPI là công việc vô cùng quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến sự phát triển của công ty, doanh nghiệp. Công việc này không hề đơn giản, dưới đây Gia Đình HR sẽ hướng dẫn các bạn xây dựng và triển khai hệ thống KPI.

1. Xác định bộ phận/người xây dựng

Có 2 phương pháp chính:

• Các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trí trong bộ phận/phòng/ban đó

Khi đó, người thực hiện xây dựng thường là Trưởng bộ phận/phòng/ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận.

Đội ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPIs tuân thủ đúng các nguyên tắc trên.

Bộ phận/Phòng/Ban càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPIs cho các cấp dưới.

Ưu điểm: các chỉ số KPIs sẽ có tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.

Nhược điểm : nếu phòng ban tự đặt mục tiêu thì thường sẽ có tình trạng thiếu khách quan, đặt mục tiêu quá thấp.

Lời khuyên là nếu sử dụng phương pháp này thì cần có sự kiểm định, đánh giá của đội ngũ nhân sự và đội ngũ quản lý cấp cao.

• Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs cho phòng/ban/bộ phận.

Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp.

Tuy nhiên, các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban.

Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.

2. Xác định các chỉ số

Yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng các chỉ số KPIs là việc phải đảm bảo chúng được gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của phòng ban, doanh nghiệp. Việc này có thể được minh họa qua mô hình dưới đây:

Sau khi đã thống nhất được các chỉ số với phần mục tiêu của phòng ban, doanh nghiệp, bước tiếp theo, bạn cần ứng dụng những tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc:

S – Specific: Mục tiêu cụ thể

M – Measurable: Mục tiêu đo lường được

A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được

R – Relevant: Mục tiêu thực tế    nên học hành chính nhân sự ở đâu tốt

T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Nếu các chỉ số KPIs xây dựng không đạt được tiêu chí SMART, nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá nói riêng mà còn gây hậu quả tiêu cực cho hệ thống quản trị tổ chức nói chung.

3. Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi đã xác định được KPIs cho phòng ban và từng vị trí công việc trong doanh nghiệp, đã đến lúc áp dụng nó vào trong việc quản trị, cả nhân sự và năng suất.

Bởi các KPIs đã được xác định dựa trên tiêu chí có thể đo lường, nên chắc chắn đã có phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục KPI. Nhìn chung, mọi đầu công việc, KPI đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau:

Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.

Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung HOẶC/VÀ tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.

Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít.

Mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng, ví dụ như: A: 50%; B: 30% và C: 20%

4. Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định.

Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, của quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPIs hoặc do chính các nhân viên tự thống nhất với nhau.

Thông thường, sẽ có một buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc định kỳ cuối mỗi kỳ đánh giá. Việc đánh giá nên được khách quan và toàn diện bằng cách kết hợp ý kiến của cả sếp, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân nhân viên.

5. Điều chỉnh và tối ưu KPI

KPIs có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian.

Ban đầu, hãy xem xét các KPIs vừa được lập để đảm bảo rằng các số liệu là phù hợp. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó trong ít nhất một năm.

>>> Xem thêm: Học C-B ở đâu tốt nhất?

Trên đây, Gia Đình HR vừa chia sẻ với các bạn các thông tin về KPI kênh đánh giá công bằng, hiệu quả và chất lượng. Hy vọng bài viết sẽ mang lại cho bạn nhiều kiến thức hữu ích phục vụ cho nghiệp vụ cho các bạn.