Quy Chế Lương Theo Hệ Thống Thang Bảng Lương

Trong môi trường doanh nghiệp, việc xác định và áp dụng quy chế lương theo hệ thống thang bảng lương đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân sự và đảm bảo công bằng trong việc trả lương cho nhân viên. Quy chế lương này không chỉ giúp tăng cường tính minh bạch và công bằng trong việc tính toán lương, mà còn thúc đẩy sự phát triển cá nhân và hiệu suất làm việc của nhân viên. 

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu quy chế lương là gì, mẫu quy chế lương và cách thức áp dụng quy chế lương theo hệ thống thang bảng lương trong các tổ chức hiện nay.

1. Quy chế lương là gì?

Quy chế lương là một tập hợp các quy định và chính sách được thiết lập bởi một tổ chức, nhằm điều chỉnh và quản lý cấu trúc lương, phụ cấp, và các lợi ích khác cho nhân viên. Quy chế này đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo tính công bằng, minh bạch và hiệu quả trong cơ cấu tiền lương của tổ chức, từ đó góp phần tăng cường sự hài lòng và động lực làm việc của nhân viên. 

Quy chế lương thường bao gồm các thông tin:

◈ Bảng lương và mức lương cơ bản: Thông tin về bảng lương của công ty, bao gồm mức lương cơ bản cho từng vị trí công việc.

◈ Chế độ phụ cấp và đãi ngộ: Các khoản phụ cấp như phụ cấp chức vụ, phụ cấp lưu động, phụ cấp tiền cơm, phụ cấp tiền xăng, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, nghỉ phép, ngày nghỉ lễ, thưởng, ...

◈ Các chính sách về tăng lương: Quy định về cơ chế tăng lương hàng năm, tăng lương theo hiệu suất làm việc, tăng lương theo thâm niên công tác, ...

◈ Các hình thức khen thưởng và phạt: Các hình thức khen thưởng như thưởng hiệu suất, thưởng thành tích, thưởng lễ, thưởng cuối năm; cũng như các hình thức phạt đối với nhân viên vi phạm quy định.

◈ Chế độ hỗ trợ và phúc lợi: Các chính sách hỗ trợ nhân viên như chế độ nghỉ phép, chế độ nghỉ thai sản, chế độ nghỉ ốm, chế độ hỗ trợ tài chính, chế độ đào tạo, ...

◈ Quy định về bảo mật thông tin lương: Chính sách bảo mật thông tin lương của nhân viên, đảm bảo tính riêng tư và bảo mật của thông tin cá nhân.

Nhớ rằng, các quy chế lương có thể thay đổi tùy theo từng công ty và từng thời điểm, vì vậy việc tham khảo tài liệu nội bộ hoặc hỏi trực tiếp những người có thẩm quyền trong công ty là cách tốt nhất để hiểu rõ về các quy định lương của công ty.

2. Mẫu quy chế lương theo hệ thống thang bảng lương

Cùng tham khảo một mẫu quy chế lương của công ty phổ biến hiện nay:

QUY CHẾ LƯƠNG

CÔNG TY ………………………………

- Căn cứ chứng nhận kinh doanh số: ……………………….;

- Căn cứ vào điều lệ hoạt động của công ty ……………..;

- Căn cứ vào tình hình hoạt động của Công ty …………………...

I.  ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy chế này áp dụng cho tất cả các cán bộ công nhân viên (CBCNV) làm việc tại Công ty ….

II. NGUYÊN TẮC TRẢ LƯƠNG

- Công bằng, minh bạch, chính xác

- Thời gian trả lương cho người lao động theo đúng quy định.

- Việc tính toán lương cho người lao động dựa vào thời gian làm việc trên máy chấm công và các giấy tờ giải trình hợp lệ khác. 

- Người lao động được nhận phiếu lương chi tiết hàng tháng, được quyền thắc mắc lương với phòng HCNS nếu thấy bảng lương có nhầm lẫn, sai sót. 

- Tiền lương trả cho người lao động một lần một tháng, từ ngày 10 – 15 hàng tháng.

III.  HÌNH THỨC TRẢ LƯƠNG VÀ CÁCH TÍNH LƯƠNG:

1. Hình thức trả lương: Trả lương thời gian: Công ty trả lương cho người lao động căn cứ vào ngày làm việc thực tế của tháng. Lương thời gian áp dụng cho toàn thể CBCNV trong Công ty.

Thời gian làm việc của Công ty: Từ thứ Hai đến hết sáng Thứ Bảy.

* Thứ 2 đến Thứ 6:

• Buổi sáng: 8h00 – 12h00
• Buổi chiều: 13h00 – 17h00
• Thứ 7: 8h00 – 12h00

Nghỉ: Chiều thứ 7 và Chủ nhật.

2. Cách tính lương:

2.1. Tính lương thời gian theo ngày công: 

Lương thời gian = Lương cơ bản ÷ Số ngày làm việc tiêu chuẩn trong tháng x Số ngày làm việc thực tế trong tháng

2.2. Tính lương thời gian theo giờ công: 

Lương giờ công = Lương cơ bản ÷ Số ngày tiêu chuẩn trong tháng ÷ Chia 8 giờ/ngày x Số giờ thực tế đi làm.

2.3. Tính lương thử việc: 

Mức lương thử việc = 85% lương chính thức của vị trí công việc đó 

Thời gian thử việc

- Không quá 60 ngày đối với chức danh nghề cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên.

- Không quá 30 ngày đối với chức danh ngành nghề cần trình độ chuyên kỹ thuật trung cấp nghề, trung cấp chuyên nghiệp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ.

- Không quá 06 ngày đối với các công việc khác.

2.4. Tính lương làm thêm giờ:

Tiền lương làm thêm giờ qui định cụ thể như sau: 

• Tiền lương làm thêm giờ ngày thường = Tiền lương thực trả theo giờ x 150% x Số giờ làm thêm.
• Tiền lương làm thêm giờ vào ngày nghỉ hàng tuần = Tiền lương thực trả theo giờ x 200% x Số giờ làm thêm
• Tiền lương làm thêm giờ vào ngày nghỉ lễ, tết = Tiền lương thực trả theo giờ x 300% x Số giờ làm thêm.

Ghi chú: 

-    Thời gian làm thêm là thời gian phát sinh ngoài giờ làm việc theo qui định của Công ty 

• Đối với người lao động làm trọn thời gian: Thời gian làm thêm không quá 4 giờ/ngày vào ngày thường; Không quá 12 giờ/ ngày vào ngày Lễ, Tết và tổng không quá 40h/ tháng, không quá 300h/ năm.
• Đối với người lao động làm việc không trọn thời gian: Thời gian làm thêm không quá 12 giờ/ngày và tổng không quá 40h/ tháng, không quá 300h/ năm.

2.5. Ngạch, bậc lương

- Mức lương tối thiểu mà Công ty áp dụng cho CBNV toàn Công ty đảm bảo không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Nhà nước quy định tại từng thời điểm trong trường hợp CBNV làm đủ số công trong tháng.

- Công ty chia bậc lương làm 7 bậc. Định kỳ nâng bậc lương của toàn Công ty 2 năm 1 lần, mỗi lần tăng 5%. Việc tăng lương ngoài khung do Ban lãnh đạo quyết định theo từng trường hợp cụ thể. Nhân viên mới sẽ áp dụng bậc lương do giám đốc quyết định tùy theo kết quả tuyển dụng. Tuy nhiên, thông thường mức lương thử việc sẽ lấy tương ứng với bậc kinh nghiệm của từng ứng viên.

IV.    CHẾ ĐỘ VÀ THỦ TỤC XÉT NÂNG LƯƠNG

V. CHẾ ĐỘ NÂNG LƯƠNG

1. Nâng lương định kỳ

- Thời hạn: Hai năm, lãnh đạo Công ty xét nâng lương cho cán bộ, công nhân viên một lần vào tháng 01 của năm.

- Điều kiện: Cán bộ CBNV đã có đủ niên hạn hai năm hưởng ở một mức lương (kể từ ngày xếp lương lần kế với ngày xét lên lương mới ) với điều kiện hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và không vi phạm Nội qui lao động, không bị xử lý kỷ luật từ hình thức khiển trách bằng văn bản trở lên. Nếu có vi phạm thì không được vào diện xét. Năm sau mới được xét nâng lương, với điều kiện không tái phạm kỷ luật lao động.

- Thủ tục xét nâng lương: Phòng HCNS tổng hợp danh sách Cán bộ CBNV đã đủ niên hạn nâng lương theo danh sách mà các bộ phận gửi về, rồi trình lên Ban lãnh đạo Công ty để xét duyệt. Khi được duyệt, sẽ tổ chức họp mời các cán bộ, công nhân viên được xét duyệt nâng lương đến để thông báo kết quả và trao Quyết định nâng lương.

- Mức nâng của mỗi bậc lương từ 5% - 10% mức lương hiện tại tuỳ theo kết quả kinh doanh của công ty trong năm. Mức này sẽ dựa vào thang bảng lương đã đăng ký với phòng Lao động thương binh xã hội.

2. Nâng lương trước thời hạn

- Điều kiện: CBNV làm việc tốt, xuất sắc nhiệm vụ được giao do Tổng giám đốc đề xuất

- Thủ tục xét nâng lương: Đến kỳ ký xét duyệt nâng lương, Nhân viên nhân sự soát và tổng hợp danh sách lên Ban lãnh đạo. Sau đó, nhân viên nhân sự lập phiếu trình Ban lãnh đạo Công ty để xét duyệt. Sau khi Giám đốc ký chính thức và mời cán bộ nhân viên có tên được nâng lương để trao Quyết định. Đối với CBNV chưa được xét nâng lương thì giải thích để CBNV đó được yên tâm làm việc.

- Mức lương mỗi bậc lương tương ứng 5% mức lương hiện tại tuỳ theo kết quả kinh doanh của Công ty trong năm.

VI. CÁC KHOẢN TIỀN HỖ TRỢ

- Ngoài tiền lương chính người lao động còn nhận được các khoản phụ cấp, trợ cấp, hỗ trợ khác cụ thể theo từng chức danh.

- Phụ cấp tiền ăn trưa, điện thoại, xăng xe sẽ áp dụng cho một số vị trí ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên cụ thể như sau:

(Mức phụ cấp điện thoại, xăng xe nêu trên sẽ được hưởng theo ngày công đi làm thực tế)

- Công tác phí: Áp dụng cho toàn bộ CBNV trong Công ty theo thực tế phát sinh.

- Nếu đi về trong ngày sẽ được hỗ trợ: 200.000đ/ 1 ngày

- Nếu đi từ 2 ngày trở lên, mức hỗ trợ sẽ như sau:

• Nếu đi các Tỉnh lân cận như: Hà nam, Ninh Bình, Hải Phòng, Thái Nguyên mức hỗ trợ: 250.000đ/1 ngày
• Nếu đi TP lớn (thành phố trực thuộc trung ương): 300.000đ/ngày

Ghi chú: Đây là mức công tác phí hỗ trợ ăn uống, sinh hoạt cá nhân, đi lại tại địa bàn đó. Còn chi phí vé máy bay, tàu xe, nhà nghỉ, khách sạn thì nhân viên phải lấy hoá đơn, chứng từ thanh toán về để Công ty thanh toán.

VII. CÁC NGÀY NGHỈ ĐƯỢC HƯỞNG NGUYÊN LƯƠNG

1. Các ngày nghỉ lễ, tết được hưởng nguyên lương:

Trong trường hợp ngày nghỉ Lễ trùng với ngày nghỉ hàng tuần thì người la động được nghỉ bù vào ngày kế tiếp.

2. Nghỉ việc riêng

- Bản thân kết hôn: nghỉ 03 ngày;

- Con kết hôn: nghỉ 01 ngày;

- Bố đẻ, mẹ đẻ, bố vợ, mẹ vợ hoặc bố chồng, mẹ chồng, bố nuôi, mẹ nuôi chết; vợ chết hoặc chồng chết; con chết: nghỉ 03 ngày.

3. Nghỉ phép

- CBNV làm việc đủ 12 tháng trở lên thì được nghỉ 12 ngày phép /năm. Người lao động có làm việc chính thức ở doanh nghiệp dưới 12 tháng thì tương ứng mỗi tháng làm việc được nghỉ 01 ngày phép. Sau đó 05 năm làm việc tiếp theo sẽ được cộng 01 ngày phép vào năm làm việc sau 5 năm đó. Người lao động chưa được nghỉ hết số phép năm thì sẽ được thanh toán tiền những ngày chưa nghỉ này. Người lao động đang trong thời gian thử việc hoặc chưa ký hợp đồng lao động thì được hưởng chế độ của Nhà nước quy định.

- CBNV nghỉ phép trong giới hạn được hưởng nguyên lương.

VIII. CHẾ ĐỘ THƯỞNG

1. Thưởng các dịp: Sinh nhật người lao động, các ngày lễ 8/3, 30/4 , 01/5, Quốc tế thiếu nhi 1/6, Quốc khánh 2/9, Tết trung thu, Tết Dương lịch:

- Mức tiền thưởng: Từ 200.000 đồng đến 500.000 đồng tuỳ thuộc vào kết quả kinh doanh của Công ty từng năm và sự đóng góp công sức, chất lượng công tác, chấp hành đầy đủ nội quy của người lao động.

- Giám đốc sẽ quyết định bằng văn bản cụ thể về mức thưởng đối với từng người lao động tại thời điểm chi thưởng.

2. Thưởng cuối năm:

- Căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh, nếu có lãi Công ty sẽ trích từ lợi nhuận để thưởng cho Người lao động mức thưởng tùy thuộc vào lợi nhuận mỗi năm.

- Mức thưởng cụ thể từng NLĐ tùy thuộc vào sự đóng góp công sức, chất lượng công tác, chấp hành đầy đủ nội quy, các quy định của Công ty.

- Hàng năm Giám đốc sẽ quyết định bằng văn bản cụ thể về mức hưởng đổi với từng NLĐ.

3. Thưởng thâm niên:

- Những NLĐ có thâm niên làm việc từ 2 năm trở lên sẽ được thưởng thâm niên.

Tiền thưởng thâm niên = số tháng thâm niên X số tiền thâm niên 1 tháng.

- Số tiền thâm niên 1 tháng: Sẽ được tính theo kết quả hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp và mức cống hiến của từng nhân viên. Mức cụ thể hàng năm sẽ do Giám đốc quyết định bằng văn bản cụ thể vào cuối năm âm lịch.

4. Thưởng đạt doanh thu:

Cuối mỗi kỳ giao khoán, những nhân viên kinh doanh đạt chỉ tiêu do Giám đốc giao, sẽ được thưởng trên tổng doanh thu mà nhân viên đó đạt được. Tỷ lệ thưởng sẽ theo từng thời điểm và có Qui chế thưởng riêng.

IX. CÁC KHOẢN HỖ TRỢ

1. Hỗ trợ đám hiếu, hỷ, thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau:

a. Mức hỗ trợ đám hiểu, hỷ đổi với bản thân và gia đình:

- Bản thân người lao động: 1.000.000 đồng/1 người/1 lần.

- Vợ, chồng, bố mẹ, anh, chị em ruột: 500.000đ/1 người/1 lần.

b. Mức hỗ trợ thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau:

- Bản thân người lao động: 500.000 đồng/1 người/1 lần.

- Vợ, chồng, bố mẹ, anh, chị em ruột: 200.000đ/1 người/1 lần.

2. Hỗ trợ du lịch, nghỉ mát

Hàng năm căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp, Giám đốc sẽ có quyết định cụ thể về thời gian, địa điểm, mức phí đi du lịch, nghỉ mát.

3. Hỗ trợ học phí đào tạo:

- Khi có những công việc hoặc chức danh đòi hỏi cán bộ, công nhân viên phải đi học để đáp ứng điều kiện làm công việc hoặc chức danh đó, thì học phí đó sẽ do công ty sẽ chi trả.

- Mức học phí sẽ theo hoá đơn, chứng từ thực tế từng khoá học.

Trên đây là nội dung bản quy định về trả tiền lương, tiền thưởng, tiền phụ – trợ cấp được áp dụng đối với toàn thể Cán bộ, công nhân viên của Công ty, có hiệu lực thi hành kể từ ngày ban hành. Giao cho Trưởng phòng HCNS và Kế toán trưởng Công ty, triển khai thực hiện. Quá trình có phát sinh vướng mắc, sẽ được nghiên cứu điều chỉnh phù hợp.

3. Cách xây dựng quy chế lương

Dưới đây là các bước cơ bản để xây dựng quy chế lương theo hệ thống thang bảng lương:

Bước 1: Thiết lập cấu trúc chức danh và vị trí công việc: Xác định các chức danh và vị trí công việc trong tổ chức. Phân nhóm chúng dựa trên tương đồng về nhiệm vụ, trách nhiệm, và kỹ năng.

Bước 2: Xếp hạng và phân nhóm chức danh công việc: Xác định mức độ quan trọng và khó khăn của từng chức danh. Phân loại chúng thành các nhóm tương tự nhau.

Bước 3: Xác định hệ số giãn cách giữa các nhóm: Xác định khoảng cách lương giữa các nhóm chức danh. Điều này đảm bảo rằng lương tương xứng với trách nhiệm và hiệu suất.

Bước 4. Xác định số bậc lương và khoảng cách giữa các bậc: Xây dựng các bậc lương trong từng nhóm chức danh. Định rõ khoảng cách giữa các bậc để đảm bảo sự công bằng và hợp lý.

Bước 5: Hoàn thiện bảng lương: Tạo bảng lương dựa trên các thông tin đã xác định. Đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc trả lương. 

Với quy chế lương chặt chẽ, doanh nghiệp có thể đảm bảo lương tương xứng với hiệu suất làm việc của nhân viên và duy trì môi trường làm việc tích cực

Những lưu ý khi xây dựng quy chế lương thưởng công ty

Khi xây dựng quy chế lương, có một số điểm quan trọng cần lưu ý để đảm bảo tính công bằng và hiệu quả:

☑ Đảm bảo rằng quy chế lương tuân thủ tất cả các quy định về tiền lương, lao động và bảo hiểm xã hội. Cập nhật các thay đổi trong luật lao động để tránh rủi ro pháp lý.

☑ Thiết kế một hệ thống lương công bằng, dựa trên các tiêu chí rõ ràng như kinh nghiệm, năng lực, và vị trí công việc. Cung cấp sự minh bạch trong cách tính lương và các khoản phụ cấp để nhân viên hiểu và tin tưởng vào hệ thống.

☑ Nghiên cứu thị trường lao động để đảm bảo rằng mức lương và các lợi ích của bạn cạnh tranh so với các công ty khác trong cùng ngành, giúp thu hút và giữ chân nhân tài.

☑ Thiết kế quy chế lương có độ linh hoạt để có thể điều chỉnh theo sự thay đổi của thị trường, tình hình kinh tế và nhu cầu của công ty. Điều này giúp tổ chức nhanh chóng thích ứng với các thách thức và cơ hội mới.

☑ Đảm bảo rằng tất cả nhân viên hiểu rõ về quy chế lương thông qua các buổi họp, tài liệu hướng dẫn, và có sẵn để trả lời các câu hỏi liên quan đến lương và phụ cấp.

☑ Kết nối cấu trúc lương với đánh giá hiệu suất để khuyến khích và thưởng cho những đóng góp tích cực. Thiết lập rõ ràng các tiêu chí đánh giá hiệu suất làm cơ sở cho tăng lương và thưởng.

☑ Cân nhắc văn hóa và giá trị của tổ chức khi xây dựng quy chế lương. Đảm bảo rằng quy chế phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, từ đó tăng cường sự gắn kết và đồng thuận trong nhân viên.

Xem thêm: Văn hóa doanh nghiệp là gì?

Tham khảo ý kiến của nhân viên qua các cuộc khảo sát hoặc phỏng vấn để hiểu những kỳ vọng và lo ngại của họ về quy chế lương. Sử dụng phản hồi này để điều chỉnh và cải tiến hệ thống lương.

Tham khảo:

• Những Quy Định Về Lương Thử Việc Cho Người Lao Động Mới Nhất
• Deal Lương Là Gì? Deal Lương Như Thế Nào Cho Hiệu Quả

Trên đây là mẫu quy chế lương theo hệ thống thang bảng lương chi tiết và những lưu ý khi xây dựng và áp dụng. Mong rằng với những thông tin Gia Đình HR chia sẻ trong bài viết sẽ hữu ích với các bạn! 

Ngoài ra nếu bạn muốn theo đuổi công việc chuyên nghiệp thì nên tham gia các khóa học thực tế, tại đó bạn sẽ được hướng dẫn các nghiệp vụ quản trị hành chính nhân sự trong doanh nghiệp do những giảng viên giỏi, có kinh nghiệm trong nghề hướng dẫn. Tham khảo các bài viết >>

• Review Khóa Học Quản Trị Nhân Sự Ngắn Hạn tốt nhất?
• [Review] KHÓA HỌC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Được Đánh Giá Tốt Nhất
• REVIEW Khóa Học C&B (Compensation & Benefits) Tốt Nhất