Cách Tính Số Ngày Nghỉ Phép Năm Cho Nhân Viên

Tác giả Gia Đình HR 29/10/2025 28 phút đọc

Cách tính số ngày nghỉ phép năm cho nhân viên là một trong những nghiệp vụ quản lý nhân sự (HR) quan trọng nhất, đồng thời là vấn đề được người lao động (NLĐ) quan tâm hàng đầu. Việc hiểu đúng và áp dụng chính xác quy định về phép năm giúp đảm bảo quyền lợi cho nhân viên, đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự công bằng, minh bạch và tuân thủ Luật Lao động 2019.

Hãy cùng Gia Đình HR tìm hiểu chi tiết quy định, cách tính, và hướng dẫn chi tiết cách quản lý nghỉ phép năm hiệu quả theo thực tế doanh nghiệp hiện nay.

I. Nghỉ phép năm là gì? Quyền lợi của người lao động theo luật mới

Nghỉ phép năm là một trong những chế độ phúc lợi quan trọng nhất, thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đối với sức khỏe và đời sống tinh thần của người lao động. Hiểu một cách đơn giản thì số ngày nghỉ có hưởng nguyên lương mà nhân viên được phép sử dụng trong một năm làm việc nhằm phục hồi sức lao động và cân bằng cuộc sống.

>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

Theo Điều 113, Bộ Luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động sẽ được nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương ít nhất 12 ngày làm việc. Tuy nhiên, con số này không cố định mà có thể thay đổi tùy theo:

Tính chất công việc: nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hay đặc biệt độc hại.
Độ tuổi và tình trạng sức khỏe: người dưới 18 tuổi hoặc người khuyết tật được hưởng nhiều hơn.
Thâm niên làm việc: cứ mỗi 5 năm làm việc tại cùng doanh nghiệp, người lao động được cộng thêm 1 ngày phép.

Bên cạnh mang tính pháp lý và phúc lợi, chế độ nghỉ phép năm còn là thước đo văn hóa doanh nghiệp, phản ánh mức độ tôn trọng con người và khả năng quản trị nhân sự của tổ chức. Điều này Không chỉ giúp nhân viên tái tạo năng lượng mà còn làm giảm tỷ lệ nghỉ việc, tăng năng suất và lòng trung thành.

II. Số ngày phép năm được hưởng theo từng nhóm đối tượng

Việc xác định số ngày nghỉ phép năm cho nhân viên không chỉ dựa vào thời gian làm việc mà còn phụ thuộc vào đặc thù nghề nghiệp và môi trường lao động. Đây là yếu tố quan trọng để phòng nhân sự (HR) hoặc bộ phận kế toán tiền lương tính toán chính xác chế độ phép năm và đảm bảo tuân thủ quy định trong Bộ luật Lao động 2019.

Theo Điều 113 của Bộ luật Lao động hiện hành, số ngày phép năm được hưởng được chia thành 3 nhóm đối tượng chính như sau:

Nhóm đối tượng lao động	Điều kiện áp dụng	Số ngày phép năm có hưởng lương
Nhân viên làm việc trong điều kiện bình thường	Làm việc đủ 12 tháng trong điều kiện bình thường	12 ngày/năm
Người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm	Làm việc trong môi trường có yếu tố rủi ro, độc hại, hoặc tiếp xúc thường xuyên với chất độc, hóa chất	14 ngày/năm
Người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm	Làm việc trong điều kiện đặc biệt khắc nghiệt (hầm mỏ, dầu khí, môi trường độc hại cấp cao, v.v.)	16 ngày/năm

Bên cạnh đó, một số trường hợp đặc biệt khác cũng được hưởng số ngày nghỉ phép nhiều hơn bình thường, bao gồm:

Người dưới 18 tuổi: được hưởng ít nhất 14 ngày phép/năm.
Người khuyết tật: được hưởng 14 ngày phép/năm.
Người làm việc lâu năm: cứ mỗi 5 năm làm việc liên tục cho cùng một doanh nghiệp, được cộng thêm 01 ngày phép năm (theo Điều 114)

Ví dụ minh họa: Chị A là một nhân viên làm việc tại công ty sản xuất hóa chất (môi trường độc hại) được 8 năm, thì số ngày phép năm được tính là:

14 (ngày phép cơ bản) + 1 (thâm niên 5 năm) = 15 ngày phép/năm.

* Lưu ý cho bộ phận nhân sự:

Phải phân loại rõ nhóm công việc ngay từ khi ký hợp đồng để xác định đúng số ngày phép.
Cập nhật danh mục nghề nặng nhọc - độc hại do Bộ Lao động - Thương binh & Xã hội ban hành định kỳ.
Ghi nhận phép năm trong bảng chấm công hoặc phần mềm HRM để tránh thất thoát quyền lợi cho nhân viên.

>>> Xem thêm:

III. Cách tính phép năm chi tiết theo thời gian làm việc thực tế

Cách tính pháp năm theo thời gian làm việc thực té là nội dung mà mọi nhân viên nhân sự (HR), kế toán tiền lương, và người lao động cần nắm rõ để tránh sai sót khi tính nghỉ phép có lương, đặc biệt trong các trường hợp nhân viên mới vào làm, nghỉ việc giữa năm hoặc làm việc theo thời vụ.

a. Công thức tính phép năm theo thời gian làm việc thực tế

Số ngày nghỉ phép thực tế = (Số tháng làm việc thực tế / 12) x Số ngày nghỉ phép cơ bản

Chú thích: Số tháng làm việc thực tế: bao gồm cả thời gian thử việc, nghỉ ốm, nghỉ thai sản hoặc thời gian được coi là làm việc liên tục theo luật.

Số ngày nghỉ phép năm theo quy định: 12, 14 hoặc 16 ngày tùy nhóm đối tượng (như ở phần II).

b. Ví dụ minh họa

Nếu nhân viên A làm việc trong môi trường bình thường (12 ngày phép/năm), được vào công ty từ 01/03/2024 đến 31/12/2024, tức là 10 tháng làm việc thực tế.

Theo công thức trên, áp dụng như sau:

Số ngày phép năm = (10/12) x 12 = 10 ngày phép có hưởng lương.

Nếu nhân viên A làm việc trong môi trường độc hại (14 ngày phép/năm) và chỉ làm 9 tháng, thì:

Theo công thức, áp dụng ta có:

Số ngày phép năm = (9/12) x 14 = 10,5 ngày (làm tròn lên thành 11 ngày phép)

c. Cách làm tròn và quy định cộng dồn phép năm

🔗 Làm tròn số ngày phép: Thông thường, doanh nghiệp được phép làm tròn 0,5 ngày trở lên thành 1 ngày, giúp thuận tiện khi tính lương.

🔗 Cộng dồn phép năm: Nếu nhân viên chưa sử dụng hết phép năm, có thể chuyển sang năm kế tiếp (tối đa 6 tháng đầu năm sau), trừ khi doanh nghiệp có quy định khác.

🔗 Không đi làm đủ 12 tháng: Nhân viên vẫn được tính phép tỷ lệ tương ứng với thời gian làm việc thực tế.

d. Một số lưu ý cho bộ phận nhân sự và kế toán

Tình huống thực tế	Cách xử lý và lưu ý
Nhân viên mới vào làm giữa năm	Tính phép tỷ lệ theo tháng làm việc thực tế, không chờ đủ 12 tháng.
Nhân viên nghỉ việc giữa năm	Tính số ngày phép được hưởng đến thời điểm nghỉ và trả tiền phép chưa nghỉ.
Thời gian nghỉ thai sản	Vẫn được tính là thời gian làm việc thực tế, nên phép năm vẫn được hưởng.
Nghỉ không lương trên 14 ngày/tháng	Tháng đó không tính vào thời gian làm việc thực tế.
Doanh nghiệp tự quy định phép vượt luật	Được phép, miễn không thấp hơn quy định pháp luật.
Thời điểm trả tiền phép	Phải thanh toán cùng với lương chốt nghỉ việc trong vòng 7 ngày (tối đa 30 ngày trong trường hợp đặc biệt).

Cách tính phép năm chi tiết theo thời gian làm việc thực tế

IV. Hướng dẫn tính tiền phép năm chưa nghỉ khi nghỉ việc

Theo Khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, trường hợp người lao động chưa nghỉ hết số ngày phép năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày phép được cộng dồn, khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải thanh toán bằng tiền cho những ngày chưa nghỉ.

a. Cơ sở pháp lý và điều kiện thanh toán bắt buộc

🔗 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ: Trong trường hợp người lao động vì bất kỳ lý do gì mà chưa nghỉ hết số ngày nghỉ phép năm được hưởng, họ sẽ được người sử dụng lao động thanh toán bằng tiền lương cho những ngày chưa nghỉ đó.

🔗 Nguyên tắc thanh toán: Không được quy đổi phép năm thành tiền khi hợp đồng vẫn còn hiệu lực (trừ khi có thỏa thuận riêng), nhưng bắt buộc phải thanh toán khi chấm dứt hợp đồng.

🔗 Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho cả phép năm của năm hiện tại (tính theo tỷ lệ) và phép năm còn dư của các năm trước (nếu có thỏa thuận chuyển phép)

b. Công thức tính tiền phép năm chưa nghỉ (Quy đổi lương bình quân)

Để đảm bảo tính công bằng và chính xác tài chính, giá trị của mỗi ngày phép sẽ được tính dựa trên mức lương bình quân của người lao động.

Tiền phép chưa nghỉ = (Tiền lương bình quân 1 ngày) x (Số ngày phép chưa nghỉ)

Trong đó:

Tiền lương bình quân 1 ngày = Tổng tiền lương thực nhận 6 tháng liền kề trước khi nghỉ / 26
Số ngày phép chưa nghỉ = Số phép được hưởng theo thời gian làm việc – Số phép đã sử dụng

Ví dụ minh họa:

Nhân viên B nghỉ việc, còn dư 5.5 ngày phép chưa nghỉ.
Mức lương theo hợp đồng của tháng liền kề là 20,000,000 VNĐ.
Tiền lương bình quân/ngày: 20,000,000 / 26 = 769,230 VNĐ/ngày
Tổng tiền thanh toán ngày phép: 5.5 ngày x 769,230 VNĐ/ngày = 4,230,769 VNĐ.

V. Quản lý nghỉ phép năm bằng phần mềm nhân sự

1. Vì sao doanh nghiệp nên quản lý phép năm bằng phần mềm nhân sự?

Quản lý nghỉ phép bằng phần mềm giúp doanh nghiệp tránh được sai sót phổ biến (quên cập nhật phép, trùng lịch nghỉ, hoặc tính sai ngày phép còn lại). Đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô từ 50 nhân viên trở lên, khối lượng dữ liệu nghỉ phép, ca làm việc, và tiền lương tăng nhanh khiến việc theo dõi thủ công trở nên quá tải và thiếu chính xác.

Với một hệ thống HRM hiện đại, thì doanh nghiệp có thể:

Tự động tính số ngày phép còn lại dựa trên thời gian làm việc thực tế và chính sách công ty.
Đồng bộ dữ liệu chấm công, bảng lương, bảo hiểm để cập nhật thông tin nhân sự theo thời gian thực.
Hỗ trợ duyệt phép online: nhân viên gửi yêu cầu nghỉ qua app, quản lý duyệt trên điện thoại chỉ trong vài giây.
Lưu trữ và tra cứu lịch sử nghỉ phép dễ dàng, đáp ứng yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế hoặc kiểm toán nội bộ.

2. Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý

Tính năng	Lợi ích nổi bật
Tự động tính phép năm	Cập nhật phép theo thâm niên, loại hợp đồng, và chính sách nghỉ của doanh nghiệp.
Phê duyệt phép online	Giảm thời gian chờ đợi, hỗ trợ ký duyệt từ xa qua di động.
Đồng bộ dữ liệu chấm công và bảng lương	Mọi thay đổi nghỉ phép tự động phản ánh trong bảng lương và báo cáo HR.
Báo cáo trực quan, thống kê chi tiết	Hỗ trợ quản lý dễ dàng theo dõi tỷ lệ nghỉ phép, xu hướng nghỉ theo tháng/quý.
Phân quyền truy cập và bảo mật dữ liệu	Đảm bảo chỉ người có thẩm quyền mới được xem, sửa hoặc phê duyệt dữ liệu phép.

3. Lợi ích dài hạn khi ứng dụng phần mềm HRM trong quản lý phép năm

Áp dụng phần mềm nhân sự không chỉ là bước cải tiến công nghệ, mà còn mang lại giá trị chiến lược lâu dài:

Tối ưu quy trình quản trị nhân sự, giảm chi phí vận hành.
Đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động, đặc biệt trong việc tính phép năm, phép tồn và phép thanh toán.
Tăng sự hài lòng của nhân viên, khi họ có thể chủ động xem lịch phép, gửi yêu cầu và tra cứu dữ liệu minh bạch.
Cung cấp dữ liệu phân tích HR (HR Analytics), giúp lãnh đạo nắm bắt xu hướng nghỉ phép và đưa ra quyết định nhân sự chính xác hơn.

4. Top phần mềm quản lý nghỉ phép phổ biến tại Việt Nam

MISA AMIS HRM: Tự động tính phép, quản lý ca làm, và kết nối trực tiếp với bảng lương.
Base HRM+: Giao diện thân thiện, hỗ trợ phê duyệt phép online và báo cáo tự động.
Bravo HR: Phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn, có tính năng phân quyền chi tiết.
Tanca.io: Giải pháp linh hoạt cho doanh nghiệp nhỏ, hỗ trợ chấm công, ca kíp, và nghỉ phép qua app.

Những hệ thống này đều có khả năng tùy chỉnh theo chính sách nghỉ phép riêng của từng công ty, giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác khi quản lý nhân sự.

VI. Tổng kết

Việc tính và quản lý số ngày nghỉ phép năm cho nhân viên không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ Bộ luật Lao động, mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, công bằng và bền vững. Khi doanh nghiệp hiểu rõ quy định về nghỉ phép năm, áp dụng cách tính phép chính xác, đồng thời sử dụng phần mềm nhân sự hiện đại, mọi quy trình đều trở nên tự động, minh bạch và tiết kiệm thời gian.

Hy vọng với bài viết này của Gia đình HR, bạn đã hiểu rõ về topic: Cách Tính Số Ngày Nghỉ Phép Năm Cho Nhân Viên

>>> Bài viết tham khảo thêm: