Công Việc Văn Phòng Là Gì? Mô Tả Công Việc Nhân Viên Văn Phòng

Công việc nhân việc văn phòng sẽ thường gắn tại nơi làm việc là văn phòng. Hiện nay với tính chất công việc không quá vất vả, công việc văn phòng được nhiều người lựa chọn. Vậy thực chất công việc của nhân viên văn phòng là gì hãy cùng Gia đình Hr tìm hiểu tròng bài viết dưới đây nhé!

♥ Review Khóa Học Quản Trị Nhân Sự Ngắn Hạn tốt nhất?

Nhân viên văn phòng là gì?

Công việc văn phòng là cụm từ thường thấy sử dụng rất nhiều trong lĩnh vực hành chính văn phòng theo tên gọi vị trí làm việc của công việc này sẽ là tại văn phòng. Đây chính là những người thực hiện các công việc nhất định thuộc lĩnh vực về hành chính tại văn phòng. 

Mô tả công việc nhân viên văn phòng

Công việc văn phòng sẽ đảm nhận hầu hết tất cả các công việc hành chính trong doanh nghiệp, do vậy nhân viên văn phòng sẽ khá là bận rộn. Điều này càng thấy rõ hơn ở các công ty hay doanh nghiệp lớn. 

Nhân viên tại văn phòng giỏi là phải có đầy đủ các kỹ năng nghiệp vụ, cũng như chuyên môn thì mới có khả năng giải quyết công việc tốt nhất. Đáng chú ý, một CV nhân viên ấn tượng cũng chính là lợi thế cho bạn khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên tại văn phòng tại những doanh nghiệp lớn. 

Thực chất công việc của nhân viên văn phòng sẽ quanh những công việc như về hành chính và cụ thể như sau:

Thủ quỹ thu chi

Mỗi tháng, vai trò của nhân viên văn phòng phải đảm nhận việc lập phiếu và thanh toán toàn bộ các khoản chi phí cố định như cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo phục vụ cho quá trình hoạt động ổn định của tổ chức. Công việc này không quá phức tạp nhưng đòi hỏi tính chính xác và chi tiết.

Những chi phí phí cần thiết như: văn phòng phẩm cho doanh nghiệp, khoản chi điện thoại, internet, chi phí mặt bằng công ty, … Đôi khi,  tại các công ty hay doanh nghiệp nhỏ còn phải thực hiện cả việc tạm ứng trước các khoản thanh toán thay cho thủ quỹ.

Công việc Lễ tân

Thông thường, công việc văn phòng thường có vị trí làm việc khá linh hoạt, có khả năng là trực ở quầy lễ tân. Họ có trách nhiệm trực và tiếp nhận điện thoại khi khách hàng gọi tới điện thoại công ty, họ cũng chính là những người tiếp đón khách hàng tới công ty.

Bên cạnh đấy, trước mỗi cuộc họp hay những hội nghị của doanh nghiệp, nhân viên văn phòng là người trực tiếp thực hiện từ công tác chuẩn bị, soạn thảo chiến lược đến khâu tổ chức cuộc họp. Để hoàn thành tốt những nhiệm vụ này, yêu cầu đặt ra với bạn là phải có kỹ năng xử lý tốt, năng lực giao tiếp tốt, giọng nói dễ nghe, chuẩn, nhất là cần có tài ứng biến linh hoạt với những tình huống bất ngờ xảy ra.

Tại thời điểm này, nhu cầu tuyển nhân viên ngày càng lên cao, thời cơ việc khiến cho ngành nghề này càng ngày càng mở bao quát hơn. tuy vậy, nhiều công ty, công ty có yêu cầu khá cao về ngoại hình đối với nhân viên nhất là ở những vị trí trực quầy lễ tân.

Nhân viên Lễ tân chính là bộ mặt của tổ chức. Không chỉ vậy, một nhân viên chuyên nghiệp ở vị trí trực quầy lễ tân còn phải có thể ngoại ngữ tốt. Chính bởi vậy, bạn cũng nên cân nhắc kỹ khi ứng tuyển vị trí này ở các công ty nhé.

Công tác văn thư lưu trữ

Tại vị trí văn thư lưu trữ Nhân viên văn phòng có nhiệm vụ chính là thực hiện các công việc ảnh hưởng đến kỹ năng nghiệp vụ, đảm nhiệm về các công văn, giấy tờ, tài liệu liên quan của công ty. 

Nhân viên trực tiếp thực hiện việc chuyển và nhận những tài liệu quan trọng từ công ty tới khách hàng cũng giống như đối tác và ngược lại. Họ có trách nhiệm xử lý và lưu trữ các tài liệu một cách khoa học nhất để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi quan trọng. 

Theo dõi chế độ đãi ngộ, bảo hiểm xã hội và phúc lợi cho nhân viên cũng là vai trò quan trọng của nhân viên văn phòng. Nhân viên đòi hỏi phải có hiểu biết về luật bảo hiểm đối với người lao động. thỉnh thoảng, nhân viên văn phòng còn tham gia hỗ trợ cho bộ phận hành chính nhân sự xem xét, chọn lọc những hồ sơ xin việc từ các ứng viên.

In ấn và photocopy tài liệu thuyết phục nhu cầu cho các phòng ban là vai trò của nhân viên văn phòng. Việc biên soạn tài liệu trước khi đem in ấn cũng do họ đảm nhiệm. Chính thế nên, nhân viên văn phòng cần phải thành thục các kỹ năng căn bản về tin học văn phòng như Word, Excel.

Trên đây là những Công việc của nhân viên văn phòng. Nếu bạn cần trang bị thêm các kiến thức về nghiệp vụ Quản trị nhân sự, bạn có thể tham khảo thêm khóa học quản trị nhân sự sẽ giúp bạn thành thạo các kỹ năng của một nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp do vậy tất cả các công việc văn phòng bạn đều có thể dễ dàng làm được.

»»» Chủ đề tương tự:

♥ Quy trình tuyển dụng nhân sự 7 bước chuẩn nhất

♥ Mẫu CV chuẩn cho ngành nhân sự

♥ Văn hóa doanh nghiệp là gì? Các loại văn hóa doanh nghiệp tại Việt Nam

♥ Mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự chuẩn nhất

♥ Nên học tin học văn phòng ở đâu tốt nhất

Gia đình Hr chúc bạn thành công!