Cẩm Nang TỰ HỌC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Từ A - Z

Bạn muốn tự học hành chính nhân sự nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ kiến thức cơ bản đến kỹ năng thực tế giúp bạn nắm vững nghiệp vụ hành chính nhân sự một cách hiệu quả nhất!

Tham khảo:

• [Người Mới Bắt Đầu] Nên Học Hành Chính Nhân Sự Ở Đâu?

• [Review] KHÓA HỌC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Được Đánh Giá Tốt Nhất

I. Giới Thiệu Về Hành Chính Nhân Sự

1. Khái niệm và vai trò của hành chính nhân sự trong doanh nghiệp

1.1. Khái niệm Hành Chính Nhân Sự là gì?

Hành chính nhân sự là bộ phận quản lý toàn bộ các hoạt động liên quan đến nhân sự và hành chính trong doanh nghiệp. 

Nói đơn giản, hành chính nhân sự chính là bộ phận đảm bảo mọi hoạt động nội bộ trong công ty diễn ra trơn tru, từ việc tuyển dụng nhân sự phù hợp cho đến việc tổ chức các sự kiện nội bộ như sinh nhật nhân viên, du lịch công ty hay các buổi đào tạo chuyên môn.

1.2. Vai trò của Hành Chính Nhân Sự trong doanh nghiệp

Hành chính nhân sự không chỉ là bộ phận hỗ trợ mà còn giữ vai trò kết nối và đảm bảo ổn định nội bộ trong doanh nghiệp. Cụ thể:

• Quản lý nhân sự hiệu quả: Theo dõi số lượng nhân viên, quá trình làm việc, chấm công, tính lương, thưởng và các chế độ phúc lợi.

• Tuyển dụng và đào tạo: Tuyển dụng nhân sự mới, tổ chức các chương trình đào tạo để phát triển kỹ năng và nâng cao năng lực của nhân viên.

• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Tạo ra một môi trường làm việc tích cực, đoàn kết và thúc đẩy sự gắn bó của nhân viên với công ty.

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Thực hiện đúng các quy định về hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các quyền lợi khác của người lao động theo Luật Lao động Việt Nam.

• Hỗ trợ các phòng ban khác: Cung cấp nhân sự phù hợp và đảm bảo các hoạt động hành chính văn phòng như quản lý tài liệu, đặt vé máy bay, phòng khách sạn, tổ chức hội họp… được thực hiện hiệu quả.

2. Sự khác biệt giữa Hành Chính và Nhân Sự

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa HÀNH CHÍNH và NHÂN SỰ, thậm chí nghĩ rằng đó là một công việc giống nhau. Tuy nhiên, chúng có những chức năng và nhiệm vụ khác biệt rõ ràng như sau:

3. Xu hướng phát triển nghề Hành Chính Nhân Sự hiện nay

3.1. Nhu cầu tuyển dụng ngày càng tăng cao

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt trên thị trường lao động, vai trò của hành chính nhân sự ngày càng quan trọng trong việc xây dựng đội ngũ nhân sự tài năng và giữ chân nhân viên giỏi. Vì vậy, nhu cầu tuyển dụng vị trí hành chính nhân sự đang ngày càng tăng cao ở mọi loại hình doanh nghiệp, từ công ty khởi nghiệp cho đến tập đoàn lớn.

3.2. Chuyển đổi số trong quản lý nhân sự

Ứng dụng công nghệ trong quản lý nhân sự (HRM): Ngày càng nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm HRM (Human Resource Management) để quản lý thông tin nhân sự, chấm công, tính lương, đánh giá hiệu suất và lưu trữ dữ liệu nhân viên một cách hiệu quả và bảo mật.

Tự động hóa quy trình tuyển dụng: Sử dụng phần mềm tuyển dụng (Applicant Tracking System – ATS) để tự động hóa quy trình đăng tin tuyển dụng, nhận hồ sơ và sàng lọc ứng viên.

3.3. Đào tạo và phát triển nhân tài

Trong bối cảnh biến đổi không ngừng của thị trường lao động, đào tạo và phát triển nhân tài trở thành một nhiệm vụ quan trọng của phòng nhân sự.

E-learning và đào tạo trực tuyến: Nhiều doanh nghiệp áp dụng hình thức đào tạo trực tuyến (e-learning) để tiết kiệm chi phí và tạo sự linh hoạt cho nhân viên.

Phát triển kỹ năng mềm: Không chỉ đào tạo kỹ năng chuyên môn, doanh nghiệp còn chú trọng phát triển kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng làm việc nhóm… để nâng cao năng lực toàn diện của nhân viên.

3.4. Chú trọng vào trải nghiệm nhân viên (Employee Experience)

Trải nghiệm của nhân viên trong quá trình làm việc (Employee Experience) ngày càng được chú trọng để tăng cường gắn kết nhân viên và giảm tỷ lệ nghỉ việc.

• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực: Tạo ra môi trường làm việc thân thiện, cởi mở và khuyến khích sự sáng tạo.

• Chính sách phúc lợi linh hoạt: Cung cấp các phúc lợi linh hoạt như làm việc từ xa, thời gian làm việc linh hoạt, nghỉ phép có lương…

II. Cơ Cấu Và Chức Năng Của Phòng Hành Chính Nhân Sự

Phòng hành chính nhân sự (HCNS) đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động nội bộ của doanh nghiệp diễn ra trơn tru và hiệu quả. Bộ phận này không chỉ chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự mà còn hỗ trợ hành chính, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và tạo cầu nối giữa các phòng ban khác nhau.

1. Sơ Đồ Tổ Chức Và Cơ Cấu Phòng Hành Chính Nhân Sự

Phòng hành chính nhân sự thường được tổ chức theo mô hình phẳng hoặc phân cấp, tùy thuộc vào quy mô và đặc thù của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức phòng HCNS có thể bao gồm các vị trí sau:

• Trưởng phòng hành chính nhân sự: Người đứng đầu phòng HCNS, chịu trách nhiệm quản lý chung, lập kế hoạch nhân sự, xây dựng chính sách và đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động.

• Nhân viên hành chính văn phòng: Đảm nhiệm các công việc liên quan đến hành chính như quản lý văn phòng phẩm, chuẩn bị hội họp, tổ chức sự kiện nội bộ và hỗ trợ các công việc hành chính khác.

• Nhân viên nhân sự: Tùy theo quy mô doanh nghiệp, nhân sự có thể chia thành các nhóm nhỏ như:

• Nhân viên tuyển dụng: Phụ trách tuyển dụng, tìm kiếm và lựa chọn nhân tài cho doanh nghiệp.

• Nhân viên C&B (Compensation & Benefits): Quản lý lương thưởng, chế độ phúc lợi và các chính sách đãi ngộ.

• Nhân viên đào tạo: Tổ chức các chương trình đào tạo, phát triển kỹ năng cho nhân viên.

2. Nhiệm Vụ Và Chức Năng Của Từng Vị Trí

3. Vai Trò Kết Nối Giữa Phòng Hành Chính Nhân Sự Với Các Phòng Ban Khác

• Phòng HCNS đóng vai trò cầu nối giữa ban lãnh đạo và nhân viên: Truyền đạt chính sách, định hướng của công ty đến nhân viên và ngược lại.

• Hỗ trợ các phòng ban trong công tác tuyển dụng và đào tạo: Đảm bảo các phòng ban có đủ nhân sự và được trang bị đầy đủ kỹ năng cần thiết.

• Phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ: Góp phần nâng cao tinh thần đoàn kết và tạo động lực làm việc cho nhân viên.

III. Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Sự

IV. Đào Tạo Và Phát Triển Nhân Sự

Đào tạo và phát triển nhân sự là một phần không thể thiếu trong chiến lược phát triển bền vững của doanh nghiệp. Mục tiêu của đào tạo và phát triển là nâng cao năng lực chuyên môn, kỹ năng mềm và phát triển đội ngũ kế thừa cho các vị trí quan trọng trong công ty.

1. Xác Định Nhu Cầu Đào Tạo Và Phát Triển Nhân Sự

Để xây dựng chương trình đào tạo hiệu quả, trước hết bạn cần xác định nhu cầu đào tạo một cách rõ ràng và chính xác.

1.1. Phân tích nhu cầu đào tạo từ mục tiêu công ty và phòng ban

Dựa trên mục tiêu chiến lược của công ty: Khi công ty mở rộng thị trường hoặc phát triển sản phẩm mới, bạn cần đào tạo kỹ năng phù hợp cho đội ngũ nhân viên.

Dựa trên yêu cầu công việc của từng phòng ban: Phân tích công việc (Job Analysis) để xác định những kỹ năng, kiến thức cần thiết mà nhân viên còn thiếu hoặc cần nâng cao.

1.2. Đánh giá năng lực hiện tại của nhân viên

Đánh giá năng lực (Competency Assessment): So sánh năng lực hiện tại của nhân viên với yêu cầu công việc để phát hiện khoảng cách năng lực (Skill Gap).

Phỏng vấn và khảo sát: Khảo sát ý kiến của quản lý trực tiếp và nhân viên để hiểu rõ nhu cầu đào tạo từ cả hai phía.

1.3. Xác định đối tượng đào tạo

• Đào tạo hội nhập (Onboarding Training): Cho nhân viên mới để họ nhanh chóng hòa nhập với văn hóa công ty và nắm vững công việc.

• Đào tạo kỹ năng chuyên môn (Technical Training): Cho nhân viên cần nâng cao kiến thức chuyên môn hoặc cập nhật công nghệ mới.

• Đào tạo kỹ năng mềm (Soft Skills Training): Như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng làm việc nhóm…

• Đào tạo phát triển lãnh đạo (Leadership Development): Chuẩn bị cho đội ngũ kế thừa và nhân sự tiềm năng.

2. Lập Kế Hoạch Và Ngân Sách Đào Tạo

2.1. Lập kế hoạch đào tạo chi tiết

• Mục tiêu đào tạo: Xác định rõ mục tiêu đào tạo như: nâng cao kỹ năng chuyên môn, phát triển kỹ năng mềm, đào tạo đội ngũ kế thừa…

• Nội dung đào tạo: Lựa chọn các kỹ năng và kiến thức cần đào tạo dựa trên nhu cầu đã xác định.

• Đối tượng đào tạo: Xác định rõ đối tượng tham gia đào tạo như: nhân viên mới, nhân viên kỹ thuật, quản lý cấp trung, lãnh đạo cấp cao…

• Thời gian và địa điểm đào tạo: Xác định thời gian, thời lượng và địa điểm phù hợp để đảm bảo hiệu quả và thuận tiện cho người học.

2.2. Xây dựng ngân sách đào tạo

• Chi phí giảng viên: Bao gồm chi phí thuê giảng viên nội bộ hoặc bên ngoài.

• Chi phí tài liệu và học liệu: In ấn tài liệu, slide, video hướng dẫn…

• Chi phí địa điểm: Thuê phòng học, hội trường hoặc các chi phí hậu cần khác.

• Chi phí công tác phí: Chi phí đi lại, ăn ở cho học viên nếu đào tạo bên ngoài công ty.

• Chi phí khác: Chi phí đánh giá hiệu quả đào tạo, chi phí khen thưởng cho học viên xuất sắc…

Lưu ý:

• Ưu tiên ngân sách cho các khóa học thiết yếu và có tác động trực tiếp đến hiệu suất làm việc của nhân viên.

• Xem xét các hình thức đào tạo trực tuyến để tiết kiệm chi phí và linh hoạt về thời gian.

3. Xây Dựng Nội Dung Và Lựa Chọn Phương Pháp Đào Tạo

3.1. Xây dựng nội dung đào tạo

• Nội dung phải phù hợp với mục tiêu đào tạo: Đảm bảo nội dung bám sát yêu cầu công việc và đáp ứng nhu cầu phát triển của nhân viên.

• Chia nhỏ nội dung thành các phần cụ thể: Giúp học viên dễ tiếp thu và áp dụng kiến thức vào thực tế công việc.

• Xây dựng tài liệu học tập: Slide, video hướng dẫn, bài tập tình huống, tài liệu tham khảo…

3.2. Lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp

• Đào tạo trực tiếp (In-house Training): Giảng viên trực tiếp giảng dạy tại công ty, phù hợp với các khóa học thực hành.

Tham khảo: Đào tạo inhouse Hành chính nhân sự

• Đào tạo trực tuyến (E-learning): Học viên có thể tự học mọi lúc mọi nơi, phù hợp với các khóa học lý thuyết.

• Đào tạo kèm cặp (Coaching & Mentoring): Nhân viên mới được kèm cặp bởi người có kinh nghiệm để học hỏi nhanh chóng.

• Đào tạo qua tình huống (Case Study): Phân tích các tình huống thực tế để nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề.

4. Triển Khai Chương Trình Đào Tạo Và Đánh Giá Hiệu Quả

4.1. Triển khai chương trình đào tạo

• Thông báo và triển khai: Thông báo kế hoạch đào tạo đến các phòng ban và nhân viên.

• Tổ chức đào tạo: Chuẩn bị phòng học, trang thiết bị và tài liệu học tập.

• Quản lý lớp học: Đảm bảo học viên tham gia đầy đủ và đúng giờ, giám sát quá trình học tập.

4.2. Đánh giá hiệu quả đào tạo

• Đánh giá ngay sau khóa học: Thông qua bài kiểm tra kiến thức hoặc khảo sát ý kiến học viên.

• Đánh giá sau khi áp dụng thực tế: Đánh giá hiệu quả công việc sau khi nhân viên áp dụng kiến thức vào công việc.

• Đo lường ROI đào tạo: So sánh chi phí đào tạo với lợi ích mang lại như tăng năng suất lao động, cải thiện hiệu suất công việc.

Lưu ý:

• Điều chỉnh nội dung và phương pháp đào tạo nếu hiệu quả không đạt như mong đợi.

• Ghi nhận và khen thưởng học viên xuất sắc để tạo động lực học tập.

5. Phát Triển Lộ Trình Thăng Tiến Và Kế Hoạch Kế Nhiệm (Succession Planning)

5.1. Phát triển lộ trình thăng tiến

• Xác định lộ trình thăng tiến rõ ràng: Mô tả các cấp bậc và yêu cầu cụ thể cho từng vị trí.

• Đào tạo phát triển kỹ năng lãnh đạo: Chuẩn bị cho nhân viên có tiềm năng thăng tiến lên vị trí quản lý.

• Đánh giá năng lực định kỳ: Đánh giá năng lực và hiệu suất công việc để đề xuất thăng chức cho nhân viên xứng đáng.

5.2. Kế hoạch kế nhiệm

• Xác định các vị trí quan trọng: Xác định các vị trí cần có người kế nhiệm như giám đốc, trưởng phòng…

• Lựa chọn nhân sự kế thừa: Đánh giá năng lực, tiềm năng của nhân sự nội bộ để đào tạo và phát triển kế thừa.

• Đào tạo và thử thách: Đào tạo kỹ năng lãnh đạo và thử thách trong các dự án quan trọng để chuẩn bị cho vai trò mới.

Lưu ý:

• Kế hoạch kế nhiệm cần linh hoạt và điều chỉnh phù hợp với tình hình phát triển của doanh nghiệp.

• Thường xuyên đánh giá và cập nhật kế hoạch kế nhiệm để đảm bảo doanh nghiệp luôn có đội ngũ kế thừa vững mạnh.

V. Quản Lý Hợp Đồng Lao Động Và Quan Hệ Lao Động

Quản lý hợp đồng lao động và quan hệ lao động là nhiệm vụ quan trọng của phòng hành chính nhân sự, đảm bảo quyền lợi của người lao động và tuân thủ pháp luật lao động Việt Nam. Một hệ thống quản lý hợp đồng chặt chẽ không chỉ giúp tránh tranh chấp lao động mà còn tạo dựng môi trường làm việc minh bạch và chuyên nghiệp.

1. Các Loại Hợp Đồng Lao Động

Theo Bộ luật Lao động Việt Nam, có ba loại hợp đồng lao động chính mà doanh nghiệp cần nắm rõ:

2. Soạn Thảo, Ký Kết Và Quản Lý Hợp Đồng Lao Động

2.1. Soạn thảo hợp đồng lao động

Nội dung hợp đồng: Bao gồm thông tin cơ bản của hai bên (tên, địa chỉ, số CMND), chức danh công việc, mức lương, thời gian làm việc, quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên.

Điều khoản bắt buộc:

• Thời gian làm việc và nghỉ ngơi.

• Mức lương, phụ cấp và hình thức trả lương.

• Chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

• Thời hạn hợp đồng và điều kiện chấm dứt hợp đồng.

2.2. Ký kết hợp đồng lao động

• Ký kết trước khi làm việc: Hợp đồng lao động phải được ký kết trước ngày người lao động bắt đầu làm việc.

• Số lượng bản hợp đồng: Hợp đồng lao động được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

• Chữ ký và đóng dấu: Phải có chữ ký của đại diện pháp luật doanh nghiệp và chữ ký của người lao động.

2.3. Quản lý hợp đồng lao động

• Lưu trữ hợp đồng: Hợp đồng lao động cần được lưu trữ bản cứng tại phòng nhân sự và lưu trữ bản mềm trên phần mềm quản lý nhân sự để dễ tra cứu.

• Theo dõi thời hạn hợp đồng: Sử dụng phần mềm HRM để theo dõi thời hạn hợp đồng, tránh quên thời gian gia hạn hoặc ký kết hợp đồng mới.

3. Gia Hạn, Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Và Xử Lý Kỷ Luật Lao Động

3.1. Gia hạn hợp đồng lao động

• Thời điểm gia hạn: Phải thực hiện trước khi hợp đồng hết hạn ít nhất 30 ngày.

• Thủ tục gia hạn: Ký phụ lục hợp đồng hoặc ký hợp đồng mới với các điều khoản phù hợp.

3.2. Chấm dứt hợp đồng lao động

Các trường hợp chấm dứt hợp đồng:

• Hết hạn hợp đồng.

• Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng.

• Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng hợp pháp.

• Doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng theo quy định pháp luật.

Quy trình chấm dứt hợp đồng:

• Thông báo trước: Người lao động phải thông báo trước 30 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn và 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn.

• Thanh toán các khoản liên quan: Thanh toán đầy đủ tiền lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm và các quyền lợi khác.

• Quyết định chấm dứt hợp đồng: Ra quyết định chấm dứt hợp đồng và bàn giao công việc.

3.3. Xử lý kỷ luật lao động

Các hình thức kỷ luật lao động: Khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải.

Nguyên tắc xử lý kỷ luật:

• Phải có chứng cứ vi phạm rõ ràng và hợp pháp.

• Người lao động có quyền tự bảo vệ và được tham gia của công đoàn cơ sở.

• Không xử lý kỷ luật lao động trong thời gian người lao động đang nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản…

3.4. Giải quyết tranh chấp lao động và nghỉ việc

Tranh chấp lao động: Thường phát sinh về lương, thưởng, điều kiện làm việc, chấm dứt hợp đồng…

Phương thức giải quyết:

• Thương lượng: Thỏa thuận giữa hai bên để đạt được giải pháp chung.

• Hòa giải: Thông qua hội đồng hòa giải hoặc cơ quan lao động.

• Trọng tài hoặc tòa án lao động: Nếu không thương lượng và hòa giải được, có thể đưa ra trọng tài hoặc tòa án lao động giải quyết.

3.5. Tuân thủ quy định pháp luật về lao động (Bộ luật Lao động Việt Nam)

Bộ luật Lao động Việt Nam quy định cụ thể về quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động.

Thông tư và nghị định hướng dẫn do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành chi tiết cách áp dụng trong từng tình huống thực tế.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên các quy định pháp luật mới nhất để đảm bảo tuân thủ và tránh rủi ro pháp lý.

• Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng lao động để theo dõi hợp đồng, tránh nhầm lẫn hoặc quên thời gian gia hạn.

VI. Quản Lý Hành Chính Văn Phòng

Quản lý hành chính văn phòng là công việc hỗ trợ hậu cần cho hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, đảm bảo môi trường làm việc thoải mái và hiệu quả. Đây là nhiệm vụ quan trọng giúp công ty hoạt động trơn tru, từ việc quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng, đến tổ chức hội họp và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

1. Quản Lý Tài Sản Và Trang Thiết Bị Văn Phòng

1.1. Quản lý tài sản cố định

Tài sản cố định trong văn phòng: Bao gồm máy tính, máy in, máy photocopy, bàn ghế, tủ hồ sơ, thiết bị điện tử…

Quản lý tài sản cố định:

• Ghi nhận và lưu trữ thông tin tài sản: Ghi chép chi tiết mã tài sản, tên tài sản, số lượng, ngày mua, đơn vị sử dụng.

• Phân công và theo dõi tài sản: Phân công tài sản cho từng phòng ban hoặc cá nhân sử dụng.

• Kiểm kê định kỳ: Kiểm kê tài sản ít nhất mỗi năm một lần để kiểm tra tình trạng và số lượng tài sản.

• Bảo trì và sửa chữa: Lên kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ để kéo dài tuổi thọ tài sản.

1.2. Quản lý trang thiết bị văn phòng

Trang thiết bị văn phòng: Văn phòng phẩm, máy in, máy photocopy, điện thoại, máy tính, bàn ghế…

Quản lý trang thiết bị:

• Định mức sử dụng: Đặt định mức sử dụng văn phòng phẩm và trang thiết bị để tránh lãng phí.

• Lập kế hoạch mua sắm: Đảm bảo văn phòng luôn có đủ trang thiết bị và văn phòng phẩm cần thiết.

• Theo dõi sử dụng: Ghi chép và kiểm tra tình trạng sử dụng của từng trang thiết bị để bảo trì kịp thời.

Lưu ý:

• Sử dụng phần mềm quản lý tài sản để theo dõi tài sản cố định và trang thiết bị văn phòng hiệu quả hơn.

• Ghi nhận đầy đủ biên bản bàn giao tài sản khi cấp phát hoặc thu hồi để tránh thất thoát.

2. Quản Lý Văn Thư, Lưu Trữ Hồ Sơ Và Tài Liệu Công Ty

2.1. Quản lý văn thư

Công việc chính: Tiếp nhận, phân loại, xử lý và lưu trữ các loại công văn, giấy tờ đi – đến.

Quy trình quản lý văn thư:

• Tiếp nhận và phân loại: Tiếp nhận công văn, giấy tờ từ bên ngoài và phân loại theo từng phòng ban hoặc từng loại giấy tờ.

• Chuyển giao và xử lý: Chuyển giao công văn, giấy tờ cho người có thẩm quyền xử lý và ghi nhận lộ trình xử lý.

• Lưu trữ và bảo quản: Lưu trữ văn thư theo thời gian lưu trữ quy định và bảo quản tránh hư hỏng, thất lạc.

2.2. Lưu trữ hồ sơ và tài liệu công ty

Các loại hồ sơ cần lưu trữ:

• Hồ sơ nhân sự: Hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, quyết định lương, thưởng, kỷ luật.

• Hồ sơ tài chính – kế toán: Hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính, sổ sách kế toán.

• Hồ sơ pháp lý: Giấy phép kinh doanh, hợp đồng kinh tế, biên bản họp.

Quy trình lưu trữ:

• Phân loại và sắp xếp: Phân loại hồ sơ theo từng phòng ban hoặc từng loại tài liệu.

• Lập danh mục lưu trữ: Ghi rõ thông tin từng tài liệu, ngày lưu trữ và thời gian lưu trữ.

• Bảo quản và bảo mật: Lưu trữ trong tủ hồ sơ có khóa hoặc lưu trữ trên hệ thống phần mềm quản lý tài liệu có phân quyền bảo mật.

Lưu ý:

• Tuân thủ quy định về thời gian lưu trữ: Ví dụ, hóa đơn chứng từ lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định của pháp luật.

• Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu (DMS) để lưu trữ hồ sơ điện tử và dễ dàng tra cứu khi cần.

3. Quản Lý Công Tác Hành Chính

3.1. Đặt vé máy bay, khách sạn, công tác phí

Quản lý công tác:

• Đặt vé máy bay và khách sạn: Theo dõi lịch công tác của nhân viên và đặt vé máy bay, khách sạn phù hợp.

• Thanh toán công tác phí: Tính toán và thanh toán công tác phí theo đúng quy định của công ty.

Lưu ý:

• Nên có quy định chi tiết về công tác phí để đảm bảo minh bạch và kiểm soát chi phí hiệu quả.

• Sử dụng phần mềm quản lý công tác phí để theo dõi và thanh toán công tác phí chính xác.

3.2. Chuẩn bị hội họp và sự kiện nội bộ

• Hội họp nội bộ: Sắp xếp phòng họp, chuẩn bị tài liệu và trang thiết bị (máy chiếu, âm thanh…).

• Sự kiện nội bộ: Tổ chức các sự kiện như: sinh nhật công ty, team building, tiệc cuối năm…

4. Quản Lý An Toàn Lao Động Và Vệ Sinh Môi Trường Làm Việc

• An toàn lao động: Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, trang bị đầy đủ thiết bị bảo hộ lao động (PPE).

• Vệ sinh môi trường làm việc: Đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ, ngăn nắp, tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên.

• Phòng cháy chữa cháy: Đảm bảo trang bị đầy đủ thiết bị PCCC và tổ chức tập huấn phòng cháy chữa cháy định kỳ.

5. Xây Dựng Nội Quy, Quy Chế Công Ty Và Văn Hóa Doanh Nghiệp

5.1. Xây dựng nội quy, quy chế công ty

• Nội quy lao động: Quy định về giờ làm việc, nghỉ phép, nghỉ lễ, trang phục công sở, an toàn lao động…

• Quy chế khen thưởng và kỷ luật: Quy định về khen thưởng nhân viên xuất sắc và kỷ luật nhân viên vi phạm nội quy công ty.

• Quy chế làm việc: Quy định về phân công công việc, quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận và nhân viên.

5.2. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

• Xây dựng giá trị cốt lõi: Xác định giá trị cốt lõi và tầm nhìn của doanh nghiệp để hướng dẫn hành vi và thái độ làm việc của nhân viên.

• Tổ chức các hoạt động nội bộ: Team building, sinh nhật công ty, các sự kiện kỷ niệm để gắn kết nhân viên và xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực.

• Gắn kết nhân viên và lãnh đạo: Xây dựng văn hóa giao tiếp cởi mở, khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến và sáng kiến cải tiến công việc.

Lưu ý:

• Xây dựng nội quy và văn hóa doanh nghiệp phù hợp với đặc thù công ty để tạo môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.

• Công khai và phổ biến nội quy để nhân viên nắm rõ và tuân thủ.

VII. Phần Mềm Hỗ Trợ Hành Chính Nhân Sự

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc ứng dụng phần mềm hỗ trợ hành chính nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc. Các phần mềm này không chỉ hỗ trợ quản lý tuyển dụng, chấm công, tính lương mà còn giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất nhân viên và xây dựng lộ trình phát triển cá nhân.

1. Phần Mềm Quản Lý Tuyển Dụng (Applicant Tracking System - ATS)

1.1. Khái niệm và mục đích

Applicant Tracking System (ATS) là phần mềm quản lý tuyển dụng giúp doanh nghiệp quản lý quy trình tuyển dụng một cách tự động và hiệu quả.

Mục đích: Tự động hóa quy trình tuyển dụng từ đăng tin tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ, sàng lọc ứng viên, phỏng vấn, đến lưu trữ dữ liệu ứng viên.

1.2. Chức năng của phần mềm ATS

• Đăng tin tuyển dụng tự động: Phần mềm cho phép đăng tin tuyển dụng trên nhiều kênh khác nhau như: website tuyển dụng, mạng xã hội, email…

• Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ: Tự động tiếp nhận hồ sơ ứng viên và sàng lọc dựa trên từ khóa, kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu công việc.

• Quản lý quy trình tuyển dụng: Theo dõi trạng thái ứng viên từ khi nộp hồ sơ đến khi trúng tuyển hoặc bị loại.

• Lưu trữ dữ liệu ứng viên: Lưu trữ thông tin ứng viên và dễ dàng tra cứu khi có nhu cầu tuyển dụng trong tương lai.

1.3. Một số phần mềm ATS phổ biến

• Workable: Phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giao diện thân thiện và dễ sử dụng.

• LinkedIn Recruiter: Tích hợp trực tiếp với mạng xã hội LinkedIn, giúp tìm kiếm và kết nối với ứng viên tiềm năng.

• Greenhouse: Hỗ trợ quy trình tuyển dụng toàn diện từ đăng tin tuyển dụng, phỏng vấn đến gửi thư mời nhận việc.

• TalentLyft: Cung cấp các công cụ marketing tuyển dụng để thu hút ứng viên chất lượng.

Lưu ý:

• Khi sử dụng phần mềm ATS, bạn nên tùy chỉnh từ khóa sàng lọc hồ sơ phù hợp để chọn được ứng viên chất lượng.

• Bảo mật thông tin ứng viên là yếu tố quan trọng khi sử dụng phần mềm ATS.

2. Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự (HRM) Phổ Biến Tại Việt Nam

2.1. Khái niệm và mục đích

HRM (Human Resource Management) là phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tự động hóa các công việc liên quan đến quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương, bảo hiểm và đào tạo.

Mục đích: Giúp phòng nhân sự quản lý thông tin nhân sự một cách khoa học và hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong tính lương và phúc lợi.

2.2. Chức năng của phần mềm HRM

• Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, quá trình làm việc, khen thưởng, kỷ luật…

• Quản lý chấm công và tính lương: Tích hợp với máy chấm công để tự động tính lương, phụ cấp, thưởng và khấu trừ bảo hiểm xã hội, thuế TNCN.

• Quản lý bảo hiểm và phúc lợi: Đăng ký và theo dõi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các phúc lợi khác cho nhân viên.

• Đánh giá hiệu suất nhân viên: Theo dõi KPI, OKR và đánh giá hiệu suất định kỳ.

• Đào tạo và phát triển nhân sự: Quản lý kế hoạch đào tạo và lộ trình phát triển cá nhân cho nhân viên.

2.3. Một số phần mềm HRM phổ biến tại Việt Nam

#AMIS HRM (MISA):

Phần mềm quản lý nhân sự toàn diện do MISA phát triển, tích hợp đầy đủ các chức năng từ quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương, bảo hiểm và đào tạo.

Ưu điểm: Dễ sử dụng, giao diện thân thiện, tích hợp khai báo thuế điện tử và báo cáo tài chính.

#Tinh Vân HRM:

Phần mềm quản lý nhân sự của Tinh Vân Group, phù hợp cho các doanh nghiệp lớn và tập đoàn.

Ưu điểm: Tích hợp đầy đủ các phân hệ nhân sự từ tuyển dụng, chấm công, tính lương đến đánh giá hiệu suất.

#Fast HRM:

Phần mềm HRM của FAST, tích hợp với phần mềm kế toán FAST để quản lý tài chính và nhân sự đồng bộ.

Ưu điểm: Dễ sử dụng, quản lý chi tiết về lương thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế TNCN.

#BambooHR:

Phần mềm HRM quốc tế, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Ưu điểm: Giao diện đẹp mắt, dễ sử dụng, tập trung vào quản lý hồ sơ nhân sự, tuyển dụng và đánh giá hiệu suất.

Lưu ý:

• Chọn phần mềm HRM phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

• Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm HRM để khai thác tối đa các chức năng và tránh sai sót khi sử dụng.

3. Phần Mềm Quản Lý Chấm Công Và Tính Lương

• Chấm công tự động: Tích hợp với máy chấm công (vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt) để tự động ghi nhận giờ vào, giờ ra, nghỉ phép, tăng ca…

• Tính lương chính xác: Tự động tính lương dựa trên dữ liệu chấm công, công thức tính lương, phụ cấp, thưởng và khấu trừ bảo hiểm xã hội, thuế TNCN.

• Xuất bảng lương và phiếu lương: Tự động xuất bảng lương và phiếu lương gửi đến từng nhân viên qua email hoặc trên ứng dụng HRM.

• Phần mềm phổ biến: AMIS HRM, Fast HRM, Tanca, Wisami, Kronos Workforce.

4. Ứng Dụng Công Nghệ AI Trong Quản Lý Nhân Sự

4.1. Trí tuệ nhân tạo (AI) trong tuyển dụng

• Phân tích hồ sơ ứng viên: Sử dụng AI để sàng lọc hồ sơ ứng viên nhanh chóng và chính xác.

• Chatbot tuyển dụng: Tương tác với ứng viên, trả lời câu hỏi về công việc và quy trình tuyển dụng tự động.

• Phần mềm ứng dụng AI trong tuyển dụng: HireVue, Pymetrics, XOR.

4.2. AI trong quản lý hiệu suất và phát triển nhân sự

• Phân tích hiệu suất làm việc: AI theo dõi và phân tích hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên dữ liệu công việc hàng ngày.

• Phát triển lộ trình thăng tiến cá nhân: AI phân tích năng lực nhân viên và đề xuất lộ trình phát triển cá nhân phù hợp.

• Phần mềm ứng dụng AI trong quản lý hiệu suất: BambooHR, Workday, SAP SuccessFactors.

Lưu ý:

• Ứng dụng AI cần đảm bảo tuân thủ bảo mật thông tin cá nhân theo quy định của pháp luật.

• Đào tạo nhân viên sử dụng AI để tối ưu hóa quy trình nhân sự và tránh nhầm lẫn khi sử dụng.

VIII. Kinh Nghiệm Và Thực Tiễn Trong Hành Chính Nhân Sự

Làm hành chính nhân sự không chỉ đơn thuần là xử lý hồ sơ, giấy tờ mà còn đòi hỏi kỹ năng quản lý con người, xử lý tình huống linh hoạt và khả năng kết nối các phòng ban. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tiễn và bài học rút ra từ quá trình làm hành chính nhân sự mà bạn cần biết để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

1. Kinh Nghiệm Xử Lý Tình Huống Nhân Sự Phát Sinh

2. Thực Tiễn Xây Dựng Quy Trình Tuyển Dụng Và Đào Tạo Hiệu Quả

2.1. Quy trình tuyển dụng hiệu quả

• Lập kế hoạch tuyển dụng: Xác định nhu cầu tuyển dụng rõ ràng dựa trên kế hoạch phát triển của công ty và yêu cầu từ các phòng ban.

• Soạn thảo JD chi tiết và rõ ràng: Mô tả công việc chi tiết, yêu cầu kỹ năng và phẩm chất cần có để thu hút ứng viên phù hợp.

• Lựa chọn kênh tuyển dụng hiệu quả: Đăng tin trên các trang tuyển dụng uy tín, mạng xã hội (LinkedIn, Facebook) hoặc thông qua giới thiệu từ nhân viên hiện tại.

• Phỏng vấn và đánh giá ứng viên: Xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn phù hợp với từng vị trí, tập trung vào kỹ năng chuyên môn và phù hợp văn hóa công ty.

• Thử việc và đánh giá: Đưa ra tiêu chí đánh giá trong thời gian thử việc và quyết định ký hợp đồng chính thức dựa trên kết quả thực tế.

Kinh nghiệm thực tế:

• Sàng lọc CV: Nên sử dụng từ khóa liên quan đến kỹ năng chuyên môn để sàng lọc CV tự động trên các phần mềm ATS (Applicant Tracking System).

• Phỏng vấn nhóm: Đối với các vị trí yêu cầu làm việc nhóm nhiều, nên tổ chức phỏng vấn nhóm (Group Interview) để đánh giá kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm của ứng viên.

2.2. Thực tiễn đào tạo nhân sự hiệu quả

• Xác định nhu cầu đào tạo: Dựa trên phân tích công việc (Job Analysis) và đánh giá hiệu suất (Performance Appraisal) để xác định kỹ năng còn thiếu và lập kế hoạch đào tạo phù hợp.

• Xây dựng nội dung đào tạo cụ thể: Nội dung đào tạo phải sát với thực tế công việc và dễ áp dụng sau khi hoàn thành khóa học.

Lựa chọn phương pháp đào tạo hiệu quả:

• On-the-job Training: Đào tạo trực tiếp tại chỗ làm việc, giúp nhân viên học hỏi từ công việc thực tế.

• Workshop và Seminar: Phù hợp khi cần cập nhật kiến thức mới hoặc chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn.

• E-learning: Tiện lợi và tiết kiệm chi phí, phù hợp với nội dung lý thuyết.

Kinh nghiệm thực tế:

• Đào tạo kỹ năng mềm: Đối với kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, bạn nên tổ chức đào tạo thực hành (Role-playing) để nhân viên thực hành trực tiếp.

• Đánh giá sau đào tạo: Đo lường hiệu quả đào tạo bằng cách kiểm tra kiến thức sau khóa học hoặc đánh giá sự cải thiện hiệu suất công việc.

3. Thực Tiễn Quản Lý Tiền Lương Và Chế Độ Phúc Lợi Linh Hoạt

3.1. Cách tính lương linh hoạt

• Lương cố định: Áp dụng cho nhân viên văn phòng, đảm bảo sự ổn định về thu nhập.

• Lương theo hiệu suất (KPI/OKR): Áp dụng cho các vị trí kinh doanh, bán hàng để tạo động lực làm việc và tăng hiệu suất.

• Lương doanh số: Dành cho nhân viên bán hàng hoặc kinh doanh, được tính dựa trên tỷ lệ phần trăm doanh số đạt được.

3.2. Chế độ phúc lợi linh hoạt

• Phúc lợi tài chính: Thưởng hiệu suất, thưởng tết, thưởng dự án, trợ cấp đi lại, trợ cấp ăn trưa.

• Phúc lợi phi tài chính: Nghỉ phép linh hoạt, làm việc từ xa (Remote Working), chăm sóc sức khỏe, du lịch nghỉ dưỡng.

Kinh nghiệm thực tế:

• Thưởng dự án: Đối với các dự án lớn, nên có chế độ thưởng dự án để khuyến khích và ghi nhận sự đóng góp của nhân viên.

• Phúc lợi linh hoạt (Flex Benefits): Cho phép nhân viên lựa chọn phúc lợi phù hợp với nhu cầu cá nhân (như bảo hiểm sức khỏe, học phí con cái…).

Lưu ý:

• Công bằng và minh bạch trong quản lý lương thưởng để tránh mâu thuẫn nội bộ.

• Xem xét thị trường lao động để xây dựng chính sách đãi ngộ cạnh tranh.

IX. Tài Liệu Tham Khảo Và Nguồn Học Tự Học

Để phát triển và nâng cao kỹ năng trong lĩnh vực Hành chính Nhân sự (HR), việc tiếp cận các tài liệu chất lượng và tham gia các khóa học uy tín là vô cùng quan trọng. 

1. Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Trực Tuyến Và Offline

Khóa học hành chính nhân sự Tại Lê Ánh HR: Lê Ánh HR cung cấp các khóa học chuyên sâu về hành chính nhân sự, bao gồm quản lý tuyển dụng, C&B (Compensation & Benefits), và xây dựng thương hiệu tuyển dụng. Khóa học được thiết kế bởi các chuyên gia giàu kinh nghiệm, giúp học viên áp dụng kiến thức vào thực tiễn một cách hiệu quả.

Khóa học nhân sự online đóng gói tại Leanh.edu.vn: Cung cấp các khóa học trực tuyến về hành chính nhân sự (Khóa học hành chính nhân sự, khóa học c&b online). Khóa học được thiết kế linh hoạt, phù hợp với những người bận rộn muốn học tập theo tiến độ cá nhân.

3. Website Và Diễn Đàn Chia Sẻ Kinh Nghiệm Trong Ngành HR

https://leanhhr.com/: Ngoài các khóa học, Lê Ánh HR còn chia sẻ nhiều bài viết và tài liệu miễn phí về quản lý nhân sự, giúp bạn cập nhật kiến thức và kỹ năng mới nhất trong lĩnh vực.

Diễn đàn nhân sự: Đây là nơi các chuyên gia và những người làm trong lĩnh vực nhân sự chia sẻ kinh nghiệm, thảo luận về các chủ đề liên quan và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.

Group cộng đồng nhân sự Việt Nam: https://www.facebook.com/groups/congdongnhansuhrcoach

Lưu ý: Khi lựa chọn tài liệu và khóa học, bạn nên xem xét kỹ về nội dung, đánh giá của người học trước đó và uy tín của đơn vị cung cấp để đảm bảo chất lượng và phù hợp với nhu cầu cá nhân.