Hồ Sơ Nhân Viên Lưu Bao Lâu Theo Luật Lao Động?

Tác giả Gia Đình HR 19/03/2026 18 phút đọc

Vấn đề hồ sơ nhân viên lưu bao lâu luôn là câu hỏi khiến nhiều anh chị em làm nghề nhân sự (HR) đau đầu, đặc biệt là trong giai đoạn chuyển đổi số mạnh mẽ năm 2025 - 2026 với hàng loạt quy định mới vừa có hiệu lực.

Dưới đây là bài viết mà Gia đình HR muốn chia sẻ để giúp bạn nắm vững các quy định hiện hành để quản lý hồ sơ nhân viên đúng luật và tối ưu không gian lưu trữ cho doanh nghiệp.

1. Tổng quan bối cảnh pháp lý mới về lưu trữ hồ sơ năm 2026

Từ ngày 01/01/2026, khi Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 chính thức đi vào cuộc sống, cách chúng ta quản lý hồ sơ nhân sự đã thay đổi hoàn toàn.

Nếu trước đây doanh nghiệp thường có thói quen giữ hồ sơ bao lâu tùy ý, thì nay bạn phải đối mặt với nguyên tắc xóa dữ liệu khi hết mục đích sử dụng.

Tuy nhiên, bạn không thể xóa ngay vì còn phải phục vụ công tác thanh tra thuế, bảo hiểm xã hội và lao động. Do đó, việc xác định chính xác thời hạn cho từng loại giấy tờ là cực kỳ quan trọng để tránh bị phạt theo Nghị định 31/2026/NĐ-CP (vừa có hiệu lực từ ngày 08/03/2026).

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội

2. Thời hạn lưu trữ các nhóm hồ sơ nhân viên chi tiết nhất

Căn cứ vào Thông tư 08/2025/TT-BNV (có hiệu lực từ 01/07/2025) và các quy định về kế toán, thuế, chúng ta có thể chia hồ sơ thành các nhóm thời hạn sau:

Nhóm hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn hoặc 70 năm

Đây là nhóm hồ sơ quan trọng nhất, thường áp dụng cho các vị trí chủ chốt hoặc trong các doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp.

Hồ sơ gốc của cán bộ, công chức, viên chức: Lưu trữ 70 năm tính từ ngày nghỉ hưu hoặc vĩnh viễn.
Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động: Các văn bản này là căn cứ pháp lý xuyên suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp nên thường được lưu giữ vĩnh viễn tại kho lưu trữ cơ quan.
Hồ sơ tai nạn lao động nghiêm trọng: Để phục vụ việc giải quyết chế độ lâu dài cho người lao động hoặc thân nhân, loại hồ sơ này bắt buộc lưu giữ vĩnh viễn.

Nhóm hồ sơ lưu trữ 20 năm

Nhóm này chủ yếu liên quan đến quyền lợi dài hạn và an toàn lao động.

Hồ sơ đóng Bảo hiểm xã hội, BHYT: Danh sách báo tăng, giảm lao động cần giữ ít nhất 20 năm để đối soát lương hưu.
Hồ sơ tai nạn lao động không nghiêm trọng: Lưu giữ 20 năm kể từ khi xảy ra vụ việc.
Sổ theo dõi sức khỏe định kỳ và bệnh nghề nghiệp: Do bệnh nghề nghiệp có thể phát tác muộn, luật yêu cầu giữ hồ sơ này trong 20 năm.

Nhóm hồ sơ lưu trữ 10 năm (Trọng tâm kế toán - thuế)

Các bạn làm C&B cần lưu ý nhóm này vì nó liên quan trực tiếp đến quyết toán thuế và thanh tra tiền lương.

Bảng thanh toán tiền lương, thưởng: Theo Luật Kế toán và các quy định về thuế, chứng từ tiền lương phải lưu giữ ít nhất 10 năm.
Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc, chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Cần giữ 10 năm để giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra ngược các kỳ tính thuế cũ.
Báo cáo thống kê lao động hàng năm: Lưu giữ 10 năm.

Nhóm hồ sơ lưu trữ 5 năm

Đây là thời hạn áp dụng cho các giấy tờ hành chính thông thường.

Hợp đồng lao động và phụ lục (sau khi đã chấm dứt): Pháp luật yêu cầu lưu trữ tối thiểu 5 năm. Tuy nhiên, từ kinh nghiệm thực tế cho thấy bạn nên giữ đến 10 năm cùng với chứng từ lương để đảm bảo tính đồng bộ khi đối soát.
Hồ sơ giải quyết chế độ ốm đau, thai sản: Lưu giữ ít nhất 5 năm kể từ ngày giải quyết xong quyền lợi.

3. Quy định mới về lưu trữ hợp đồng lao động điện tử 2026

Từ ngày 01/07/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia sẽ chính thức vận hành. Điều này mang lại sự thay đổi lớn trong cách quản lý hồ sơ nhân viên.

Giá trị pháp lý: Hợp đồng điện tử có giá trị tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng đủ các tiêu chuẩn về chữ ký số và dấu thời gian (timestamp).
Mã định danh (ID): Mọi hợp đồng điện tử phải được gắn ID duy nhất trên hệ thống quốc gia trong vòng 24 giờ sau khi ký.
Lưu trữ số: Bạn không chỉ lưu file PDF mà phải lưu cả các dữ liệu đặc tả (metadata) đi kèm để chứng minh tính toàn vẹn của văn bản khi có tranh chấp.

4. Xử lý xung đột giữa nghĩa vụ lưu trữ và quyền xóa dữ liệu cá nhân

Năm 2026, HR sẽ gặp tình huống: Người lao động cũ yêu cầu xóa thông tin cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, nhưng bộ phận Kế toán lại muốn giữ hồ sơ để thuế kiểm tra.

Dưới góc độ thực tế, bạn nên xử lý như sau:

Ưu tiên luật chuyên ngành: Nếu Luật Kế toán hoặc Luật Lưu trữ yêu cầu giữ (ví dụ bảng lương 10 năm), doanh nghiệp có quyền từ chối yêu cầu xóa của cá nhân đối với các loại giấy tờ đó.
Phân loại dữ liệu để xóa: Những thông tin không bắt buộc theo luật như ảnh chụp hoạt động ngoại khóa, số điện thoại người thân, hoặc các khảo sát nội bộ cần được xóa ngay khi nhân viên nghỉ việc.
Ký thỏa thuận đồng ý: Khi nhân viên nghỉ việc, hãy yêu cầu họ ký văn bản đồng ý cho công ty tiếp tục lưu trữ các hồ sơ cần thiết (như hợp đồng, xác nhận công tác) để phục vụ quyền lợi của chính họ sau này.

>>>>> Xem thêm:

5. Quy trình 4 bước tiêu hủy hồ sơ nhân viên hết hạn đúng luật

Khi hồ sơ nhân viên đã quá thời hạn lưu trữ (ví dụ bảng lương từ 11 năm trước), bạn không được tự ý vứt bỏ mà phải thực hiện theo quy trình của Thông tư 06/2025/TT-BNV:

Bước 1: Thẩm định giá trị tài liệu:

Thành lập hội đồng để rà soát xem hồ sơ nào thực sự hết giá trị và lập danh sách chi tiết.

Bước 2: Phê duyệt hủy:

Đối với doanh nghiệp tư nhân, cần có quyết định bằng văn bản của Giám đốc. Đối với đơn vị nhà nước, có thể phải xin ý kiến cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên.

Bước 3: Tổ chức tiêu hủy:

Việc hủy phải đảm bảo thông tin không thể phục hồi (cắt nhỏ, nghiền bột đối với giấy; xóa trắng, ghi đè đối với dữ liệu số).

Bước 4: Lập biên bản:

Sau khi hủy, phải có biên bản xác nhận và lưu giữ chính biên bản này trong ít nhất 20 năm.

6. Mức phạt vi phạm về lưu trữ hồ sơ nhân sự bạn cần biết

Nghị định 31/2026/NĐ-CP quy định các mức phạt rất nặng nhằm siết chặt kỷ cương lưu trữ:

Không lập hồ sơ cho nhân viên: Phạt từ 1 đến 3 triệu đồng nếu tái phạm.
Không nộp hồ sơ vào kho lưu trữ đúng hạn: Phạt cá nhân đến 6 triệu đồng, tổ chức đến 12 triệu đồng.
Hủy tài liệu sai quy trình: Đây là lỗi nặng nhất, có thể bị phạt tới 30 triệu đồng đối với tổ chức.
Làm lộ thông tin cá nhân: Nếu để lộ hồ sơ nhân viên cũ ra ngoài mà không được phép, mức phạt có thể lên tới 60 triệu đồng.

Lời khuyên cho HR để quản lý hồ sơ hiệu quả hơn

Để quản trị tốt hồ sơ nhân viên, các bạn nên thực hiện rà soát định kỳ hàng năm. Thay vì để hồ sơ chất đống trong kho, hãy số hóa toàn bộ các giấy tờ có thời hạn lưu trữ dài để dễ dàng truy xuất và giảm thiểu rủi ro hư hỏng do điều kiện môi trường.

Đồng thời, khi xây dựng các biểu mẫu tuyển dụng (onboarding), hãy lồng ghép các điều khoản về bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân ngay từ đầu. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi giải quyết các yêu cầu xóa dữ liệu của người lao động sau này.

>>> Bài viết tham khảo:

Học Hành Chính Nhân Sự Cho Người Mới Bắt Đầu – Lộ Trình Chi Tiết
Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội Ở Đâu Tốt Nhất
[Review] KHÓA HỌC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Được Đánh Giá Tốt Nhất
TOP 5+ Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay
Khóa Học Nhân Sự Online Miễn Phí - Nâng Cao Nghiệp Vụ Cùng Chuyên Gia

Hy vọng bài viết về Hồ Sơ Nhân Viên Lưu Bao Lâu Theo Luật Lao Động tại Gia đình HR đã giúp bạn giải đáp thắc mắc hồ sơ nhân viên lưu bao lâu và có cái nhìn thực tế hơn về công tác văn thư lưu trữ tại doanh nghiệp năm 2026. Chúc bạn quản trị nhân sự thành công và luôn đúng luật!

5.0

1 Đánh giá