Người Làm HR Cần Biết Excel Đến Mức Nào?

Trong bối cảnh thị trường lao động Việt Nam đang trải qua những biến động mạnh mẽ về cấu trúc và công nghệ, kỹ năng Excel cho HR không còn là điểm cộng mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc.

Để không bị thay thế bởi AI và các phần mềm tự động, người làm nhân sự cần biết vận dụng Excel để giải quyết bài toán về chi phí, con người và hiệu suất.

Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu về chủ đề Người Làm HR Cần Biết Excel Đến Mức Nào, bám sát yêu cầu tuyển dụng thực tế năm 2026.    

1. Tầm quan trọng của Excel đối với người làm HR

Trong thực tế, dù nhiều doanh nghiệp đã biết đến phần mềm quản lý nhân sự hay ERP, Excel vẫn là công cụ được phòng nhân sự sử dụng hằng ngày. 

Lý do là phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa sẵn sàng chi ngân sách lớn cho phần mềm chuyên dụng nhưng vẫn cần quản lý nhân sự ngay từ đầu.

Nhiều công ty bắt đầu bằng Excel để quản lý toàn bộ vòng đời nhân viên: lưu hồ sơ, theo dõi hợp đồng, quản lý phép năm, tổng hợp chấm công, tính lương, bảo hiểm và danh sách nghỉ việc. Chỉ với một bộ file được thiết kế tốt, doanh nghiệp đã có thể vận hành hệ thống nhân sự cơ bản với chi phí gần như bằng không.

Mỗi doanh nghiệp lại có chính sách lương thưởng, phụ cấp, ca kíp khác nhau nên rất khó áp dụng cứng một phần mềm đóng gói. Excel cho phép HR tự thiết kế biểu mẫu đúng thực tế và chỉnh sửa ngay khi chính sách thay đổi. Đồng thời, Excel cũng giúp tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn như máy chấm công, kế toán hay tuyển dụng để lập báo cáo nhanh cho lãnh đạo.

Ngày nay, quản trị nhân sự cần dựa trên số liệu thay vì cảm tính. Excel giúp HR theo dõi biến động nhân sự, dự báo quỹ lương và đánh giá hiệu suất một cách rõ ràng và thực tế.

Dưới đây là bảng phân tích so sánh vai trò của Excel trong các quy mô doanh nghiệp khác nhau:

2. Cấp độ HR Admin: Quản lý hồ sơ & Chuẩn hóa dữ liệu

Đối với vị trí HR Admin hoặc chuyên viên quản lý hồ sơ nhân sự, yêu cầu sự chính xác và tính hệ thống trong việc quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên. Khối lượng dữ liệu về thông tin cá nhân, bằng cấp, hợp đồng lao động và quá trình công tác đòi hỏi các kỹ năng xử lý chuỗi văn bản và quản lý thời gian một cách chuyên nghiệp.  

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội 

Nhóm hàm xử lý văn bản và chuẩn hóa dữ liệu hồ sơ

Dữ liệu đầu vào từ các tờ khai hoặc hồ sơ ứng viên thường không đồng nhất về định dạng, dễ dẫn đến sai sót khi thực hiện các lệnh tìm kiếm hoặc gộp dữ liệu.

Các hàm xử lý chuỗi (Text Functions) đóng vai trò là bộ lọc giúp làm sạch dữ liệu.  

• Hàm TRIM: Loại bỏ mọi khoảng trắng thừa ở đầu, cuối và giữa các từ trong một ô, đảm bảo rằng mã nhân viên hoặc tên nhân viên không chứa các ký tự "ẩn" làm hỏng các công thức tìm kiếm.  

• Hàm LEFT, RIGHT và MID: Cho phép trích xuất các ký tự cụ thể từ một chuỗi văn bản. Trong nhân sự, các hàm này thường dùng để tách mã bộ phận, mã vùng hoặc lấy thông tin từ số Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân.  

• Hàm LEN: Trả về độ dài của chuỗi ký tự, giúp kiểm tra tính hợp lệ của các dữ liệu có độ dài cố định như số điện thoại hoặc mã số thuế.  

• Hàm PROPER, UPPER và LOWER: Tự động chuẩn hóa kiểu chữ cho họ và tên nhân viên, giúp các danh sách nhân sự trở nên chuyên nghiệp và đồng bộ.  

Nhóm hàm quản lý thời gian và theo dõi hợp đồng lao động

Quản lý ngày sinh, ngày gia nhập công ty, thời hạn hợp đồng và thâm niên là những tác vụ lặp đi lặp lại hàng ngày của HR Admin. Việc sử dụng các hàm ngày tháng (Date and Time Functions) giúp tự động hóa các cảnh báo về thời hạn.  

• Hàm TODAY và NOW: Cung cấp ngày giờ hiện tại của hệ thống, là cơ sở để tính toán thâm niên hoặc số ngày còn lại của hợp đồng lao động tính đến thời điểm mở file.  

• Hàm DATEDIF: Một hàm cực kỳ quan trọng dùng để tính khoảng chênh lệch giữa hai mốc thời gian theo đơn vị năm (Y), tháng (M) hoặc ngày (D). HR thường dùng hàm này để tính tuổi nhân viên hoặc thâm niên làm việc chính xác đến từng ngày.  

• Hàm NETWORKDAYS: Tính toán số ngày làm việc thực tế giữa hai mốc thời gian sau khi đã loại bỏ các ngày nghỉ cuối tuần và danh sách các ngày lễ. Đây là công cụ không thể thiếu khi tính số ngày thử việc hoặc thời hạn bàn giao công việc.  

• Hàm Edate: Giúp xác định ngày kết thúc hợp đồng dựa trên ngày bắt đầu và thời hạn hợp đồng (ví dụ hợp đồng 12 tháng, 24 tháng).  

>>>>>> Các Hàm Trong Excel Cơ Bản - Cách Sử Dụng Cho Dân Văn Phòng

Bảng ứng dụng các hàm ngày tháng trong quản trị hợp đồng:

3. Kỹ năng Excel chuyên sâu cho bộ phận C&B: Chấm công và Tiền lương

Bộ phận C&B (Compensation & Benefits) là nơi yêu cầu trình độ Excel cao nhất trong phòng nhân sự. Công việc này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong việc tính toán lương, thưởng, bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Sai sót trong bảng lương không chỉ gây mất lòng tin từ nhân viên mà còn có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý về luật lao động.  

Xây dựng hệ thống bảng lương tự động

Một chuyên viên C&B giỏi cần biết cách xây dựng một hệ thống bảng tính liên kết (Database - Timekeeping - Payroll - Payslip). Thay vì nhập liệu thủ công, dữ liệu từ bảng chấm công phải được tự động đổ vào bảng lương thông qua các hàm tham chiếu.  

• VLOOKUP và XLOOKUP: Đây là các hàm tìm kiếm cơ bản và nâng cao để truy xuất thông tin lương cơ bản, hệ số phụ cấp từ danh mục nhân sự vào bảng lương tháng. XLOOKUP là công cụ mạnh mẽ hơn, hỗ trợ tìm kiếm linh hoạt mà không cần sắp xếp dữ liệu, đang trở thành xu hướng mới cho năm 2025.  

• Hàm IF và hàm IF lồng nhau: Được sử dụng để thiết lập các quy tắc lương phức tạp, ví dụ như tính thưởng doanh số theo các mức khác nhau, hoặc xác định tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội dựa trên loại hợp đồng.  

• Hàm SUMIFS và COUNTIFS: Dùng để tổng hợp dữ liệu có nhiều điều kiện, chẳng hạn như tính tổng số giờ làm thêm của một nhân viên cụ thể trong một dự án cụ thể, hoặc đếm số lượng nhân viên nghỉ không phép quá số buổi quy định.  

Tính toán thuế Thu nhập cá nhân và Bảo hiểm

Việc tính thuế TNCN tại Việt Nam theo biểu thuế lũy tiến từng phần là một bài toán logic điển hình trong Excel. Chuyên viên C&B cần sử dụng các hàm logic để phân tách thu nhập tính thuế thành các bậc và áp dụng mức thuế suất tương ứng.  

Công thức tính thuế thu nhập cá nhân thường được thiết lập qua cấu trúc hàm IF lồng nhau hoặc sử dụng bảng phụ trợ kết hợp với hàm VLOOKUP (tìm kiếm tương đối) để xác định bậc thuế. 

Ngoài ra, các quy định về mức lương tối thiểu vùng và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN) theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội và các Nghị định mới nhất như Nghị định 145/2020 cần được cập nhật vào các biến số của bảng tính.  

Dưới đây là một ví dụ về cấu trúc tính toán lương thực nhận:

Lương thực nhận = Lương cơ bản + Phụ cấp - Các khoản trích BH - Thuế TNCN - Các khoản khấu trừ khác

Tự động hóa phiếu lương (Payslip) và báo cáo quỹ lương

Sau khi hoàn tất bảng lương tổng, kỹ năng Excel nâng cao cho phép HR tự động xuất phiếu lương cho từng cá nhân. 

Việc này có thể thực hiện thông qua công cụ Mail Merge trong Word (lấy dữ liệu từ Excel) hoặc sử dụng các hàm xử lý dữ liệu để tạo mẫu phiếu lương ngay trên một Sheet riêng biệt của Excel. Khả năng tự động hóa này giúp tiết kiệm hàng chục giờ làm việc mỗi kỳ lương và giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn thông tin giữa các nhân viên.  

>>>>> Xem thêm:

• Người Được Ủy Quyền Có Được Ký Hợp Đồng Lao Động Không  

• Thưởng Tết, Lương Tháng 13 Có Phải Nộp Thuế TNCN  

• Người Lao Động Cần Lưu Ý Gì Khi Ký Hợp Đồng Lao Động Điện Tử  

• Sai Sót Khi Xây Khung Năng Lực  Khiến Nhân Sự Hiểu Sai Vai Trò  

• Ứng Dụng KAIZEN Giúp Bộ Phận HR  Vận Hành Linh Hoạt Và Hiệu Quả  

4. Phân tích dữ liệu và Dashboard báo cáo cho HRBP và Quản lý nhân sự

Ở cấp độ cao hơn, người làm nhân sự cần đóng vai trò là nhà phân tích dữ liệu để hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra các quyết định về nguồn nhân lực. Kỹ năng này yêu cầu sự thành thạo trong việc tổng hợp dữ liệu lớn và trực quan hóa thông tin thông qua Dashboard.  

Quyền năng của Pivot Tables trong phân tích nhân sự

Pivot Tables là công cụ mạnh mẽ nhất của Excel giúp tóm tắt hàng ngàn dòng dữ liệu nhân sự chỉ trong vài cú nhấp chuột. Với Pivot Tables, HRBP có thể nhanh chóng trả lời các câu hỏi quản trị như :  

• Tỷ lệ nghỉ việc (Turnover rate) của bộ phận nào là cao nhất trong quý vừa qua?

• Cơ cấu độ tuổi và giới tính của công ty đang thay đổi như thế nào?

• Tổng chi phí nhân sự chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu theo từng dự án?

• Đánh giá hiệu suất làm việc trung bình của các nhóm nhân viên theo thâm niên.  

Trực quan hóa dữ liệu qua Chart và Dashboard động

Thay vì trình bày các bảng số liệu chi chít, việc sử dụng biểu đồ (Charts) giúp thông tin trở nên dễ hiểu và thuyết phục hơn đối với các nhà quản lý.

Một Dashboard nhân sự chuyên nghiệp thường bao gồm :  

• Biểu đồ cột (Column Chart): So sánh số lượng nhân sự giữa các phòng ban.

• Biểu đồ đường (Line Chart): Theo dõi xu hướng tuyển dụng hoặc biến động lương theo thời gian.

• Biểu đồ tròn (Pie Chart): Thể hiện cơ cấu loại hình hợp đồng hoặc trình độ học vấn.

• Slicers và Timelines: Các bộ lọc trực quan cho phép người dùng tương tác với Dashboard để xem dữ liệu của từng chi nhánh hoặc từng khoảng thời gian cụ thể ngay lập tức.  

Bảng các chỉ số nhân sự (HR Metrics) cần theo dõi trên Dashboard:

5. Tự động hóa quy trình với VBA và các công cụ Excel nâng cao

Trong kỷ nguyên 2025 - 2026, khi trí tuệ nhân tạo (AI) bắt đầu được tích hợp sâu vào các công cụ làm việc, yêu cầu về năng lực tự động hóa của nhân sự cũng được nâng lên một tầm cao mới.

Việc hiểu biết về VBA (Visual Basic for Applications) và Power Query đang trở thành một lợi thế cạnh tranh lớn.   

Ứng dụng VBA để xử lý các tác vụ lặp lại

VBA cho phép người làm nhân sự lập trình các đoạn mã ngắn để thực hiện các công việc nhàm chán như :  

• Tự động tách bảng lương tổng thành các file riêng biệt cho từng trưởng bộ phận.

• Tự động gộp dữ liệu từ hàng trăm file báo cáo của các chi nhánh về một file tổng.

• Tự động gửi email thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên dựa trên trạng thái trong file Excel.  

Power Query và Power Pivot cho dữ liệu lớn

Khi quy mô nhân sự lên đến hàng ngàn người, các hàm Excel truyền thống có thể khiến file bị chậm hoặc treo. Lúc này, Power Query là giải pháp để kết nối, làm sạch và chuyển đổi dữ liệu từ các nguồn khác nhau mà không cần dùng đến một dòng code nào. 

Power Pivot cho phép xây dựng các mô hình dữ liệu phức tạp, thiết lập mối quan hệ giữa bảng thông tin nhân viên, bảng lương và bảng đánh giá KPI để thực hiện các phân tích đa chiều.  

Quản trị rủi ro và Bảo mật dữ liệu trong bảng tính nhân sự

Dữ liệu nhân sự, đặc biệt là thông tin về lương và thông tin cá nhân (PII), là tài sản nhạy cảm của doanh nghiệp. Một sai sót trong công thức hoặc việc rò rỉ dữ liệu có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng về uy tín và pháp lý.   
Xử lý các lỗi công thức phổ biến

Người làm HR cần có khả năng "đọc" và sửa lỗi bảng tính một cách nhanh chóng. 

>>>>> Tổng Hợp Các Lỗi Trong Excel Thường Gặp Và Cách Khắc Phục

Các lỗi thường gặp như #N/A, #VALUE!, #REF! hay #DIV/0! không chỉ làm sai lệch kết quả mà còn thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong quản lý.  

• Lỗi #N/A: Thường xuất hiện trong các hàm tìm kiếm (VLOOKUP, MATCH) khi không tìm thấy giá trị cần tìm. Giải pháp là sử dụng hàm IFERROR để trả về giá trị "Không tìm thấy" hoặc 0.  

• Lỗi #REF!: Xảy ra khi một ô tham chiếu bị xóa. HR cần cẩn trọng khi thao tác xóa hàng/cột trong bảng lương.  

• Lỗi #VALUE!: Xuất hiện khi kiểu dữ liệu không phù hợp (ví dụ cộng một ô chứa số với một ô chứa văn bản). Việc sử dụng Data Validation để giới hạn kiểu dữ liệu nhập vào ô là cách phòng tránh hiệu quả nhất.  

Bảo mật và phân quyền truy cập

Việc bảo vệ dữ liệu nhân sự nhạy cảm yêu cầu HR phải thành thạo các kỹ thuật bảo mật của Excel :  

• Protect Workbook / Protect Sheet: Khóa các ô chứa công thức để ngăn chặn việc chỉnh sửa vô ý làm sai lệch bảng lương.

• Mật khẩu file (Encryption): Luôn đặt mật khẩu cho các file chứa thông tin lương trước khi chia sẻ hoặc lưu trữ trên hệ thống chung.

• Data Validation: Giới hạn các lựa chọn trong bảng tính (ví dụ danh sách phòng ban, mức lương) để đảm bảo dữ liệu nhập vào luôn nhất quán và chính xác.  

6. Lộ trình phát triển kỹ năng Excel đáp ứng thực tế tuyển dụng 2026

Dựa trên các thực tế yêu cầu tuyển dụng hiện nay tại Việt Nam, các doanh nghiệp không chỉ tìm kiếm một người biết dùng Excel mà là một người có tư duy giải quyết vấn đề thông qua Excel. 

Tùy theo vị trí ứng tuyển, yêu cầu sẽ được phân cấp rõ rệt.  

Cấp độ 1: Nhân sự mới bắt đầu (HR Intern / Assistant)

Yêu cầu cơ bản về nhập liệu nhanh, sử dụng các phím tắt để tối ưu thời gian và nắm vững các nhóm hàm toán học, thống kê đơn giản (SUM, COUNT, AVERAGE). Biết cách định dạng bảng biểu chuyên nghiệp và sử dụng Filter để lọc thông tin ứng viên.  

Cấp độ 2: Chuyên viên (HR Officer / C&B Specialist)

Thành thạo các hàm logic và tham chiếu nâng cao (IF, VLOOKUP, XLOOKUP, INDEX-MATCH). Có khả năng xây dựng bảng chấm công, bảng lương tự động và quản lý hợp đồng lao động không sai sót. Biết sử dụng Pivot Tables để làm báo cáo định kỳ cho trưởng bộ phận.  

Cấp độ 3: Quản lý / Đối tác nhân sự (HR Manager / HRBP)

Ở cấp độ này, yêu cầu chuyển dịch sang tư duy phân tích (HR Analytics). Cần biết xây dựng Dashboard quản trị, sử dụng các công cụ BI tích hợp trong Excel như Power Query và Power Pivot. Có khả năng dự báo xu hướng nhân sự và quỹ lương để tham mưu cho Ban Giám đốc.

Dưới đây là bảng tổng hợp các kỹ năng Excel "đắt giá" nhất trong các tin tuyển dụng HR 2025 - 2026:

Câu trả lời cho việc người làm HR cần biết Excel đến mức nào không nằm ở số lượng hàm họ thuộc lòng, mà nằm ở hiệu quả họ tạo ra cho doanh nghiệp thông qua công cụ này.

Trong bối cảnh quản trị nhân sự hiện đại hướng tới sự chính xác và minh bạch, Excel vẫn là một "vũ khí" sắc bén giúp HR khẳng định giá trị của mình. Từ việc quản lý hồ sơ nhân viên một cách khoa học, tính toán lương thưởng chính xác đến việc phân tích các chỉ số nhân sự chiến lược, Excel đóng vai trò là nền tảng cho mọi hoạt động chuyên môn.   

>>> Bài viết tham khảo:

• Học Hành Chính Nhân Sự Cho Người Mới Bắt Đầu – Lộ Trình Chi Tiết  

• Học Hành Chính Nhân Sự Tại Hà Nội  Ở Đâu Tốt Nhất  

• [Review] KHÓA HỌC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Được Đánh Giá Tốt Nhất  

• TOP 5+ Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Tốt Nhất Hiện Nay  

• Khóa Học Nhân Sự Online Miễn Phí  - Nâng Cao Nghiệp Vụ Cùng Chuyên Gia  

Hy vọng bài viết về Người Làm HR Cần Biết Excel Đến Mức Nào? sẽ hữu ích với bạn đọc của Gia đình HR, giúp bạn có cái nhìn chi tiết và áp dụng hiệu quả vào thực tế công việc. Chúc bạn thành công!