Một Ngày Làm Việc Của HR Diễn Ra Như Thế Nào?

Một ngày làm việc của HR không chỉ dừng ở tuyển dụng hay quản lý hồ sơ nhân sự. Trên thực tế, bộ phận nhân sự phải đồng thời xử lý nhiều nghiệp vụ quan trọng như quản lý lao động, chấm công – tiền lương, thực hiện nghĩa vụ BHXH và hỗ trợ quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. 

Việc hiểu rõ một ngày làm việc của HR sẽ giúp người học và doanh nghiệp hình dung chính xác vai trò của vị trí này. Hãy cùng GIA ĐÌNH HR tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

I. Vai trò của HR trong hoạt động vận hành doanh nghiệp

Trong cơ cấu quản trị doanh nghiệp, bộ phận nhân sự giữ vai trò tổ chức và kiểm soát toàn bộ hoạt động liên quan đến người lao động. HR không chỉ thực hiện nghiệp vụ hành chính mà còn tham gia trực tiếp vào quản trị nguồn nhân lực và bảo đảm tuân thủ pháp luật lao động trong doanh nghiệp.

>>> Xem thêm:

• Khóa học Hành chính Nhân sự Chuyên nghiệp Thực tế

• Lời Khuyên Cho Người Làm Hành Chính Nhân Sự Trái Ngành?

• [Review] KHÓA HỌC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Được Đánh Giá Tốt Nhất

1. Thực hiện chức năng quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Trong mô hình quản trị hiện đại, HR là bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và phát triển nguồn nhân lực nhằm bảo đảm doanh nghiệp có đủ nhân sự phù hợp với nhu cầu sản xuất – kinh doanh.

Các nhiệm vụ cốt lõi bao gồm:

• Xây dựng kế hoạch nhân sự theo chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

• Tổ chức tuyển dụng, tiếp nhận và bố trí nhân sự phù hợp với vị trí công việc.

• Thiết lập hệ thống quản lý thông tin nhân sự phục vụ hoạt động quản trị.

2. Quản lý hồ sơ lao động và dữ liệu nhân sự

HR chịu trách nhiệm thiết lập và quản lý đầy đủ hồ sơ lao động theo quy định của pháp luật. Công việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin người lao động, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra và giải quyết tranh chấp lao động khi phát sinh.

Các nội dung quản lý gồm:

• Hồ sơ nhân sự và hợp đồng lao động.

• Thông tin về quá trình làm việc, điều chỉnh lương, bổ nhiệm hoặc thay đổi vị trí.

• Dữ liệu lao động phục vụ báo cáo và quản trị nội bộ.

3. Tổ chức quản lý tiền lương, chấm công và bảo hiểm bắt buộc

HR là bộ phận trực tiếp tổ chức thực hiện các chế độ liên quan đến quyền lợi của người lao động theo quy định pháp luật hiện hành.

Những nhiệm vụ trọng tâm bao gồm:

• Tổ chức hệ thống chấm công và tính lương minh bạch.

• Thực hiện tham gia và quản lý các chế độ bảo hiểm bắt buộc như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định pháp luật.

• Phối hợp với bộ phận kế toán trong việc kê khai thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công.

4. Quản lý quan hệ lao động trong doanh nghiệp

HR đóng vai trò điều phối và duy trì môi trường làm việc ổn định thông qua việc thiết lập và thực thi các quy định nội bộ.

Các nội dung chính gồm:

• Xây dựng nội quy lao động và quy chế quản lý lao động.

• Tổ chức đối thoại tại nơi làm việc theo quy định pháp luật.

• Xử lý kỷ luật lao động và giải quyết tranh chấp lao động khi phát sinh.

5. Bảo đảm doanh nghiệp tuân thủ pháp luật lao động

Một trong những vai trò quan trọng của HR là giúp doanh nghiệp vận hành đúng quy định pháp lý. Điều này bao gồm việc cập nhật và triển khai các quy định mới liên quan đến Bộ luật Lao động, bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân.

• Việc thực hiện đúng các quy định này giúp doanh nghiệp:

• Hạn chế rủi ro pháp lý và chi phí xử phạt hành chính.

• Bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người lao động.

Nâng cao tính minh bạch và chuyên nghiệp trong quản trị nhân sự.

Kết luận: HR giữ vai trò trung tâm trong việc tổ chức, quản lý và kiểm soát nguồn nhân lực. Khi hệ thống nhân sự được xây dựng bài bản và tuân thủ đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp sẽ duy trì được hoạt động ổn định, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản trị.

>>> Xem thêm:

• Người Làm HR Cần Biết Excel Đến Mức Nào?

• Tìm Việc Thực Tập HR Ở Đâu? Review 7 Nền Tảng Hiệu Quả Nhất

• Đình Công Là Gì? Quyền, Nghĩa Vụ và Quy Định HR Cần Biết

II. Bắt đầu ngày làm việc: Kiểm tra hệ thống nhân sự và xử lý công việc phát sinh

Bắt đầu ngày làm việc, bộ phận nhân sự cần rà soát toàn bộ dữ liệu và thông tin liên quan đến người lao động nhằm bảo đảm hoạt động quản trị nhân sự diễn ra chính xác, kịp thời và tuân thủ quy định của pháp luật lao động hiện hành.

1. Kiểm tra email và hệ thống thông báo nội bộ

Công việc đầu tiên của nhân sự vào đầu ngày là rà soát các kênh thông tin chính thức như email công ty, hệ thống quản trị nhân sự (HRM) và các nền tảng trao đổi nội bộ. Việc kiểm tra này giúp bộ phận nhân sự kịp thời nắm bắt các yêu cầu phát sinh liên quan đến nhân sự và điều phối xử lý phù hợp.

Các nội dung thường cần kiểm tra gồm:

• Thông tin tuyển dụng: yêu cầu tuyển mới, đề nghị bổ sung nhân sự từ các phòng ban hoặc cập nhật tình trạng tuyển dụng.

• Thông báo nghỉ phép, nghỉ việc hoặc điều chuyển nhân sự: các đơn xin nghỉ phép, nghỉ không lương, thay đổi vị trí công việc hoặc điều động nhân sự nội bộ.

• Yêu cầu từ ban lãnh đạo và các phòng ban: các đề nghị liên quan đến hợp đồng lao động, thay đổi chế độ lương thưởng, xử lý kỷ luật lao động hoặc các vấn đề quản trị nhân sự khác.

Việc rà soát thông tin ngay từ đầu ngày giúp bộ phận nhân sự xác định thứ tự ưu tiên công việc và bảo đảm các yêu cầu quan trọng được xử lý kịp thời.

2. Kiểm tra dữ liệu chấm công và tình hình nhân sự trong ngày

Sau khi cập nhật thông tin đầu ngày, nhân sự cần kiểm tra hệ thống chấm công và tình trạng làm việc của người lao động. Đây là bước quan trọng nhằm bảo đảm dữ liệu lao động chính xác phục vụ cho công tác quản lý nhân sự, tính lương và thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến bảo hiểm xã hội.

Các nội dung cần kiểm tra gồm:

• Đối chiếu dữ liệu hệ thống chấm công: kiểm tra dữ liệu từ máy chấm công, phần mềm quản lý thời gian làm việc hoặc hệ thống chấm công trực tuyến.

• Theo dõi tình trạng đi làm của nhân viên: xác định các trường hợp đi muộn, nghỉ phép, nghỉ không lương, làm việc từ xa hoặc nghỉ đột xuất.

• Xử lý sai lệch dữ liệu chấm công: điều chỉnh các trường hợp thiếu dữ liệu chấm công, sai giờ làm việc hoặc chấm công không hợp lệ theo quy trình nội bộ của doanh nghiệp.

Việc kiểm soát dữ liệu chấm công ngay từ đầu ngày giúp hạn chế sai sót trong quá trình tính lương, đánh giá hiệu suất và quản lý kỷ luật lao động.

3. Cập nhật các thay đổi nhân sự theo quy định pháp luật

Bên cạnh việc kiểm tra dữ liệu vận hành, nhân sự cần cập nhật kịp thời các biến động nhân sự phát sinh trong doanh nghiệp nhằm bảo đảm hồ sơ lao động được quản lý đầy đủ và đúng quy định pháp luật.

Các nội dung cần thực hiện bao gồm:

• Cập nhật nhân sự mới: hoàn thiện hồ sơ lao động, hợp đồng lao động, thông tin cá nhân và đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định.

• Ghi nhận nhân sự nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng: cập nhật thông tin nghỉ việc, thực hiện các thủ tục liên quan đến thanh lý hợp đồng và nghĩa vụ bảo hiểm.

• Cập nhật thay đổi thông tin nhân sự: điều chỉnh vị trí công việc, mức lương, phòng ban hoặc các thông tin khác trong hồ sơ lao động.

Theo quy định của pháp luật lao động hiện hành, doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý hồ sơ lao động và cập nhật thông tin người lao động trong hệ thống quản lý nhân sự, đồng thời bảo đảm dữ liệu phục vụ cho việc báo cáo lao động và thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm xã hội.

Kết luận: Việc kiểm tra hệ thống nhân sự và xử lý các phát sinh ngay từ đầu ngày giúp bộ phận nhân sự kiểm soát chính xác dữ liệu lao động, duy trì sự ổn định trong hoạt động quản trị nhân sự và bảo đảm doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.

III. Các công việc chuyên môn HR thực hiện trong ngày

Trong một ngày làm việc của HR, phần lớn thời gian được dành cho các nghiệp vụ chuyên môn liên quan trực tiếp đến quản trị nhân sự, tuyển dụng, hồ sơ lao động và thực hiện các thủ tục lao động – bảo hiểm theo quy định pháp luật.

1. Tuyển dụng nhân sự

Đây là nhóm công việc diễn ra thường xuyên nhằm đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Các nhiệm vụ chính gồm:

• Đăng tin tuyển dụng: xây dựng nội dung tuyển dụng rõ ràng về vị trí, mô tả công việc, tiêu chuẩn ứng viên và quyền lợi để thu hút đúng đối tượng.

• Sàng lọc hồ sơ ứng viên: đánh giá sơ bộ năng lực, kinh nghiệm và mức độ phù hợp với yêu cầu tuyển dụng.

• Sắp xếp lịch phỏng vấn: phối hợp với trưởng bộ phận chuyên môn để tổ chức phỏng vấn đúng tiến độ tuyển dụng.

• Trao đổi với bộ phận chuyên môn: thống nhất tiêu chí đánh giá, lựa chọn ứng viên phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Việc tuyển dụng cần được thực hiện theo quy trình rõ ràng nhằm giảm rủi ro tuyển sai người và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động.

2. Quản lý hồ sơ lao động

Quản lý hồ sơ nhân sự là nghiệp vụ quan trọng nhằm đảm bảo tính đầy đủ, hợp lệ và minh bạch của thông tin lao động trong doanh nghiệp.

Các công việc HR thực hiện gồm:

• Lưu trữ hợp đồng lao động: theo dõi thời hạn hợp đồng, phụ lục hợp đồng và các thay đổi liên quan đến vị trí hoặc mức lương.

• Cập nhật thông tin nhân viên: quản lý dữ liệu nhân sự như chức danh, bộ phận, mức lương, quá trình làm việc.

• Kiểm tra hồ sơ theo quy định pháp luật: đảm bảo hồ sơ người lao động đầy đủ giấy tờ theo quy định của pháp luật lao động.

Hồ sơ lao động là căn cứ quan trọng khi giải quyết chế độ, thanh tra lao động hoặc phát sinh tranh chấp.

3. Thực hiện nghiệp vụ bảo hiểm xã hội – lao động

HR chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp theo quy định hiện hành.

Các nghiệp vụ thường xuyên gồm:

• Báo tăng, báo giảm lao động trên hệ thống bảo hiểm xã hội điện tử.

• Thực hiện thủ tục BHXH điện tử như đăng ký tham gia, điều chỉnh thông tin hoặc mức đóng.

• Theo dõi chế độ cho người lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động hoặc nghỉ việc.

Việc thực hiện đúng thời hạn và đúng đối tượng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro vi phạm và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

4. Hỗ trợ các phòng ban trong quản trị nhân sự

Ngoài các nghiệp vụ chuyên môn, HR còn đóng vai trò bộ phận hỗ trợ và điều phối nhân sự trong toàn doanh nghiệp.

Các nội dung thường xử lý gồm:

• Giải đáp chính sách lương thưởng và chế độ phúc lợi cho nhân viên.

• Hướng dẫn quy trình nhân sự nội bộ như tuyển dụng, tiếp nhận nhân sự mới hoặc điều chuyển công việc.

• Điều phối nhân sự khi phát sinh nhu cầu từ các bộ phận.

Hoạt động hỗ trợ này giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, đồng thời đảm bảo các chính sách nhân sự được triển khai thống nhất.

Kết luận: Các công việc chuyên môn HR thực hiện trong ngày thể hiện vai trò trung tâm của bộ phận nhân sự trong việc quản trị nguồn nhân lực, đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động và hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

IV. Công việc HR liên quan đến pháp lý lao động và quản trị nội bộ

Bên cạnh các nghiệp vụ tuyển dụng và quản trị nhân sự, bộ phận HR còn đảm nhiệm vai trò kiểm soát tuân thủ pháp luật lao động và xây dựng hệ thống quản trị nội bộ. Đây là nhóm công việc giúp doanh nghiệp vận hành nhân sự đúng quy định và hạn chế rủi ro pháp lý.

1. Kiểm soát và quản lý hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là căn cứ pháp lý quan trọng xác lập quan hệ giữa người lao động và doanh nghiệp. Vì vậy, HR phải kiểm soát toàn bộ vòng đời của hợp đồng nhằm đảm bảo tuân thủ quy định của Bộ luật Lao động 2019.

Các công việc HR thường thực hiện gồm:

• Ký mới hợp đồng lao động: Chuẩn bị hồ sơ nhân sự, soạn thảo hợp đồng lao động theo đúng loại hợp đồng được pháp luật cho phép (hợp đồng xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn), đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc như: chức danh công việc, mức lương, chế độ phúc lợi, thời giờ làm việc và quyền – nghĩa vụ của các bên.

• Theo dõi thời hạn và gia hạn hợp đồng: HR cần xây dựng hệ thống theo dõi thời hạn hợp đồng để chủ động gia hạn, ký mới hoặc chuyển đổi loại hợp đồng đúng thời điểm, tránh tình trạng hợp đồng hết hạn nhưng vẫn sử dụng lao động không đúng quy định.

• Thực hiện chuyển loại hợp đồng lao động: Trong quá trình làm việc, HR có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo việc chuyển đổi từ hợp đồng xác định thời hạn sang hợp đồng không xác định thời hạn khi đủ điều kiện theo luật, đồng thời đảm bảo quy trình ký kết được thực hiện đúng quy định pháp lý.

2. Theo dõi và quản lý chế độ lao động

Một nhiệm vụ quan trọng khác của HR là kiểm soát việc thực hiện các chế độ lao động trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động.

Các nội dung quản lý chủ yếu gồm:

• Quản lý chế độ nghỉ phép năm: HR theo dõi số ngày nghỉ phép của người lao động theo thâm niên làm việc và tính chất công việc, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về ngày nghỉ hằng năm theo Bộ luật Lao động.

• Kiểm soát thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi: Bao gồm quản lý dữ liệu chấm công, làm thêm giờ, thời gian nghỉ giữa ca, nghỉ lễ và nghỉ phép, đồng thời đảm bảo doanh nghiệp không vi phạm giới hạn làm thêm giờ theo quy định pháp luật.

• Quản lý chính sách phúc lợi và nội quy lao động: HR chịu trách nhiệm xây dựng, cập nhật và triển khai các quy định nội bộ như nội quy lao động, quy chế lương thưởng, quy chế đánh giá nhân sự, quy định về kỷ luật lao động và các chính sách phúc lợi của doanh nghiệp.

3. Xử lý và quản trị quan hệ lao động

Quan hệ lao động ổn định là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả. Trong đó, HR đóng vai trò trung gian quản trị và xử lý các vấn đề phát sinh giữa người lao động và doanh nghiệp.

Các nhiệm vụ chính bao gồm:

• Tiếp nhận và xử lý phản ánh, khiếu nại của người lao động: HR tiếp nhận thông tin, xác minh sự việc và phối hợp với các bộ phận liên quan để đưa ra hướng xử lý phù hợp với quy định pháp luật và quy chế nội bộ.

• Hòa giải và xử lý mâu thuẫn trong nội bộ doanh nghiệp: Trong trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc xung đột giữa các cá nhân hoặc bộ phận, HR có trách nhiệm tham gia hòa giải, đảm bảo môi trường làm việc ổn định và chuyên nghiệp.

• Tham mưu chính sách nhân sự cho ban lãnh đạo: Dựa trên tình hình nhân sự và các quy định pháp luật lao động hiện hành, HR đề xuất các chính sách quản trị nhân sự phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

Kết luận: Công việc HR liên quan đến pháp lý lao động và quản trị nội bộ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tạo nền tảng cho hệ thống quản trị nhân sự minh bạch, chuyên nghiệp và bền vững.

V. Tổng hợp báo cáo và lập kế hoạch nhân sự cuối ngày

Cuối ngày làm việc, bộ phận nhân sự cần tổng hợp dữ liệu phát sinh, chuẩn hóa hồ sơ và xây dựng kế hoạch nhân sự cho ngày tiếp theo. Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát tình hình lao động và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

1. Tổng hợp và phân tích dữ liệu nhân sự trong ngày

Một trong những nhiệm vụ trọng tâm của HR vào cuối ngày là tổng hợp toàn bộ dữ liệu nhân sự phát sinh trong quá trình vận hành. Việc tổng hợp dữ liệu giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác về tình hình lao động và làm cơ sở cho các quyết định quản trị nhân sự.

Các nội dung thường được cập nhật gồm:

• Báo cáo biến động nhân sự: ghi nhận nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc, điều chuyển nội bộ hoặc thay đổi vị trí công việc.

• Tình hình tuyển dụng: số lượng hồ sơ tiếp nhận, kết quả phỏng vấn, ứng viên đạt yêu cầu và kế hoạch onboarding.

• Báo cáo chấm công – tiền lương: tổng hợp dữ liệu chấm công, làm thêm giờ, nghỉ phép, nghỉ không lương và các thông tin phục vụ tính lương.

Các dữ liệu này cần được cập nhật đồng bộ với sổ quản lý lao động của doanh nghiệp theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn hiện hành. Việc kiểm soát dữ liệu nhân sự đầy đủ giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện nghĩa vụ báo cáo lao động định kỳ với cơ quan quản lý nhà nước.

2. Chuẩn bị kế hoạch và hồ sơ nhân sự

Sau khi tổng hợp dữ liệu, HR tiến hành rà soát và xây dựng kế hoạch nhân sự cho giai đoạn tiếp theo nhằm đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn.

Các nội dung thường được thực hiện gồm:

• Kế hoạch tuyển dụng: xác định nhu cầu nhân sự theo từng phòng ban, xây dựng tiêu chí tuyển dụng và lựa chọn kênh tuyển phù hợp.

• Kế hoạch đào tạo và phát triển nhân sự: đề xuất chương trình đào tạo, kế hoạch nâng cao năng lực cho nhân viên hoặc chương trình hội nhập cho nhân sự mới.

• Dự báo nhu cầu nhân sự: đánh giá khối lượng công việc, kế hoạch kinh doanh và cơ cấu tổ chức để dự báo nhu cầu nhân sự trong thời gian tới.

Công việc này giúp HR đóng vai trò là bộ phận tham mưu chiến lược nhân sự cho ban lãnh đạo, đồng thời đảm bảo nguồn lực lao động luôn phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp.

3. Cập nhật hệ thống quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự

Một nhiệm vụ quan trọng khác là cập nhật dữ liệu trên hệ thống quản lý nhân sự và hoàn thiện việc lưu trữ hồ sơ.

Các công việc thường bao gồm:

• Cập nhật dữ liệu nhân sự trên phần mềm quản lý nhân sự hoặc hệ thống quản trị nội bộ.

• Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ lao động như hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, hồ sơ bảo hiểm xã hội và các tài liệu liên quan.

• Sắp xếp và lưu trữ dữ liệu nhân sự theo đúng quy định về quản lý hồ sơ lao động và bảo mật dữ liệu cá nhân.

Hiện nay, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý yêu cầu bảo vệ dữ liệu cá nhân của người lao động theo quy định pháp luật hiện hành và thực hiện lưu trữ hồ sơ lao động một cách khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu và báo cáo.

Kết luận: Tổng hợp báo cáo và lập kế hoạch nhân sự cuối ngày giúp bộ phận HR kiểm soát chính xác dữ liệu lao động, chuẩn hóa hồ sơ và chủ động xây dựng kế hoạch nhân sự. Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp vận hành nhân sự hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật lao động.

Một ngày làm việc của HR là quá trình kết hợp giữa quản trị nhân sự, xử lý nghiệp vụ hành chính và đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động trong doanh nghiệp. Để hoàn thành tốt vai trò này, HR cần kiến thức chuyên môn vững, kỹ năng tổ chức công việc và khả năng xử lý tình huống linh hoạt.

Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích cho bạn. Hãy theo dõi GIA ĐÌNH HR để cập nhật thêm nhiều kiến thức thực tiễn về quản trị nhân sự và phát triển sự nghiệp HR chuyên nghiệp.