Biên Bản Bàn Giao Công Việc – Mẫu Và Cách Lưu Ý Khi Lập

Các trường hợp như xin thôi việc, thai sản, chuyển bộ phận,… thì người lao động cần lập biên bản bàn giao để công ty, doanh nghiệp nắm bắt tiến độ công việc kịp thời chuyển giao cho người khác thực hiện. Như vậy, biên bản bàn giao công việc cần được hiểu và lập như thế nào là chính xác nhất? Cùng Gia Đình HR tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây

1. Biên bản bàn giao công việc là gì?

Biên bản bàn giao công việc là loại văn bản mà người lao động cần phải viết và nộp trước khi nghỉ thai sản, thôi việc, chuyển công tác,… Việc làm này sẽ giúp nhân viên giao lại công việc cho người mới trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Khi lập biên bản bàn giao hoàn công, người bàn giao sẽ rà soát lại toàn bộ những công việc đã làm, những công việc đã giao và những công việc đang thực hiện, đồng thời liệt kê hồ sơ và các ứng dụng, công cụ, thiết bị… của người bàn giao vào mục đã sử dụng trong quá trình làm việc tại công ty.

Đối tượng nhận bàn giao sẽ đóng vai trò là người kế thừa, tức là tiếp tục làm công việc đang dang dở của người bàn giao, đồng thời nhận tài sản, công cụ,… của người bàn giao để phục vụ cho công việc.

[Review] KHÓA HỌC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Được Đánh Giá Tốt Nhất

2. Những nội dung cần có trong biên bản bàn giao công việc

Hiện nay, tùy theo lý do và mục đích của việc bàn giao mà mỗi doanh nghiệp, đơn vị sẽ xây dựng những mẫu biên bản bàn giao công việc khác nhau để phù hợp với tình hình thực tế của từng doanh nghiệp. Biên bản bàn giao công việc phải luôn đảm bảo các thông tin cơ bản sau:

– Đảm bảo thông tin chi tiết, rõ ràng về ngày tháng năm, địa điểm tiến hành quá trình bàn giao.

– Thông tin bàn giao, công việc đầy đủ, chính xác cần ghi rõ họ tên người bàn giao, tên công việc, chức danh, bộ phận.

– Lý do bàn giao công việc: Khi bàn giao công việc phải ghi những lý do cá nhân khiến nhân viên phải viết biên bản bàn giao công việc. Lưu ý tại phần này nhân viên ghi rõ lý do bàn giao như nghỉ phép, nghỉ thai sản, thay đổi phòng ban, đơn vị,…

– Nội dung: Phần này sẽ chứa nội dung quan trọng để xem các công việc, sản phẩm được giao và trạng thái hiệu suất của chúng, đã hoàn thành hay chưa. Công việc gồm những công cụ dụng cụ hay số liệu cụ thể như thế nào.

– Nhân viên bàn giao, nhân viên nhận bàn giao cùng trưởng phòng nhân sự ký tên xác nhận.

Người lao động lưu ý sau khi lập xong hồ sơ, thông thường biên bản công việc sẽ được in thành 3 bản khác nhau, mỗi bên giữ một bản để sử dụng sau này nên người lao động cần lưu giữ hồ sơ đúng cách đề phòng xảy ra tranh chấp lao động sau này.

3. Cách viết biên bản bàn giao công việc – Lưu ý cần tránh

Người viết biên bản bàn giao công việc phải đảm bảo tính chính xác về nội dung và hình thức của biên bản, khi soạn thảo cần lưu ý những điểm sau:

– Bàn giao công việc: ghi rõ công việc đang quản lý, bàn giao cho người nhận việc trước khi nghỉ hoặc chuyển công tác, ghi rõ tên người nhận và nội dung, phạm vi công việc;

– Bàn giao chứng từ, tài sản công ty, tài khoản, chứng từ do công ty phát hành: bao gồm nội dung tên chứng từ, số lượng, trạng thái.

– Thống kê danh sách nhân viên thuộc quyền quản lý, nhiệm vụ họ thực hiện, những đồng nghiệp có thể hỗ trợ họ trong công việc.

– Chịu trách nhiệm hướng dẫn nhân viên mới tiếp nhận và thực hiện công việc. Bên chuyển giao đảm bảo đã chuyển giao xong toàn bộ công việc dở dang và toàn bộ tài liệu, tài sản đang sử dụng.

– Lập kế hoạch chi tiết, bao gồm: nội dung công việc, mục đích công việc, KPI đang đảm nhận, tiến độ hoàn thành công việc, các file dữ liệu, thông tin, tài khoản bạn có và cần tặng lại cho nhân viên mới…

– Lên kế hoạch hoạt động tuần đầu tiên cho nhân viên mới giúp họ dần thích nghi với môi trường và công việc, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc.

– Ngoài ra, hãy chỉ đạo người kế nhiệm nếu có thể, hãy theo sát họ trong 2 đến 3 ngày để theo cặp và hướng dẫn họ xử lý công việc.

– Biên bản cuộc họp sau khi được ký xác nhận thì không được sửa đổi nội dung và hình thức biên bản cuộc họp nên các bên liên quan đến biên bản kiểm tra phải đọc kỹ biên bản cuộc họp. Trước khi ký, sau khi đọc và xác nhận nội dung biên bản họp là đúng, các bên cùng ký vào biên bản họp.

4. Các mẫu biên bản bàn giao công việc phổ biến

Để lập một mẫu biên bản bàn giao công việc chính xác và đầy đủ thông tin nhất, các bạn có thể tham khảo những mẫu biên bản phổ biến chúng tôi cung cấp dưới đây:

#Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc

#Biên bản bàn giao công việc kế toán

#Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ thai sản

#Biên bản bàn giao công việc của lãnh đạo

#Mẫu biên bản bàn giao công việc khi chuyển công tác

#Mẫu biên bản bàn giao công trình xây dựng

#Biên bản bàn giao công việc bằng tiếng anh

Mẫu biên bản bàn giao công việc là văn bản bắt buộc và quan trọng đối với hoạt động thực hiện công việc. Văn bản giúp việc vận hành doanh nghiệp không bị đứt gãy hay gián đoạn, đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Tham khảo thêm các bài viết:

• Mẫu Biên Bản Nghiệm Thu Công Việc
• Mẫu Nội Quy Lao Động Mới Nhất
• Mẫu Tờ Trình Mới Nhất
• Mẫu Báo Cáo Thành Tích Cá Nhân Mới Nhất
• Mẫu Báo Cáo Công Việc Cho Nhân Viên