Mẫu báo cáo công việc

Mẫu Báo Cáo Công Việc – Cách Làm Báo Cáo Công Việc Cho Nhân Viên

Mẫu báo cáo công việc là nhiệm vụ mà hầu như nhân viên văn phòng nào cũng phải làm để báo cáo công việc làm hằng ngày. Ngoài ra, còn phải báo cáo công việc theo tuần, tháng, quý, năm hoặc những dự án công việc sau khi hoàn thành phải báo cáo. Vậy cách làm báo cáo công việc cho nhân viên như thế nào hãy cùng Gia đình Hr tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

»»» Xem thêm: Review khóa học hành chính nhân sự tốt nhất

Báo cáo công việc là gì?

Báo cáo công việc được hiểu như là việc liệt kê các công việc đã làm được, hiệu quả ra sao và giải pháp khắc phục những công việc chưa hoàn thành như thế nào một cách khoa học, rõ ràng và chi tiết theo ngày, theo tuần, theo tháng theo quý hoặc theo năm. Từ báo cáo công việc Quản lý hoặc ban lãnh đạo sẽ nắm bắt được đầu mục công việc của mỗi người từ đó có được các hình thức khan thưởng và xử phạt hợp lý.

Nội dung cần có trong báo cáo công việc

Các mẫu báo cáo công việc dù theo ngày, theo tuần hay theo tháng đều khá giống nhau. Tông thường bản báo cáo công việc có thể trình bày trong Word hoặc Excel và hiện nay nhiều công ty áp dụng báo cáo công việc trên công cụ Drive. Các nội dung thường có trong báo cáo công việc bao gồm:

  • Tên doanh nghiệp mà cá nhân người viết báo cáo đang làm việc.
  • Tên nhân viên, phòng ban và chức vụ của người viết báo cáo. 
  • Ngày thực hiện báo cáo.
  • Nội dung các việc được xử lý.​​​​​​​
  • Kết quả thực hiện công việc.    
  • Ý kiến,nguyên nhân và giải pháp.

Ngoài ra tùy thuộc vào báo cáo theo ngày, theo tuần, tháng sẽ có thêm những nội dung khác nhau như, tên dự án, giai đoạn dự án, công việc quan trọng, nhận xét của bản thân…

Việc viết báo cáo là nhiệm vụ cần phải thực hiện của mọi nhân viên và doanh nghiệp yêu cầu cần phải làm. Do vậy, thông thường một số doanh nghiệp sẽ có mẫu báo cáo riêng của doanh nghiệp đó. Tuy nhiên, trong trường hợp không có mẫu có sẵn thì nhân viên sẽ tự thiết kế và báo cáo

Tùy thuộc vào từng yêu cầu mà các bạn có thể đưa ra những mẫu báo cáo riêng biệt, hơn nữa các bạn dễ dàng dựa vào mẫu để thực hiện báo cáo bất cứ lúc nào bạn cần.

Có rất nhiều mẫu báo cáo công việc khác nhau, từ mẫu ngắn gọn một trang, tới những báo cáo phân tích chi tiết dài hàng vài trang hoặc vài chục trang. Không có quy định mẫu báo cáo nào là chuẩn do mỗi công việc lại yêu cầu một kiểu cấu trúc riêng. Điều quan trọng nhất cần ghi nhớ ở đây là tại sao sếp của bạn lại cần bản báo cáo này và tập trung cung cấp thông tin chính xác mà sếp cần. Cách viết báo cáo công việc là điều không hề đơn giản và bạn sẽ cần phải lưu ý những điều sau đây:

Người tiếp nhận báo cáo là ai?  Điều này hết sức quan trọng giúp cho cá nhân xác định được rõ mục đích của việc viết báo cáo là gì. Bạn cần phải biết rõ ai là người sẽ nhận báo cáo để lựa chọn những thông tin chính xác nhất. Hãy nhớ rằng báo cáo của bạn có thể không chỉ được gửi lên cho sếp trực tiếp, mà có thể sẽ được chuyển tới nhiều phòng ban khác nhau. Do đó, bạn cần phải biết người xem cuối cùng là những ai để có thể chọn được thông tin phù hợp nhất.

Chọn lọc thông tin báo cáo

Đối với mẫu báo cáo công việc theo tuần nội dung sẽ phức tạp hơn báo cáo ngày, tương tự như vậy nội dung báo cáo tháng cũng cần nhiều thông tin hơn báo cao tuần. Thông tin là phần quan trọng nhất của báo cáo. Các từ ngữ mà bạn sử dụng ở đây chỉ nhằm mục đích giúp người đọc hiểu rõ hơn những thông tin này.

Vì vậy, hãy dành thời gian thu thập các thống kê, dữ liệu tài chính, bảng biểu,… mà bạn cho là cần thiết. Đây sẽ là phần trung tâm của báo cáo và bạn chỉ cần thêm một vài từ ngữ để diễn giải chúng một cách chi tiết hơn. Tuy nhiên, bạn cần phải sắp xếp các thông tin hợp lý, logic để bất cứ ai đọc báo cáo cũng có thể hiểu được.

Cách trình bày báo cáo công việc

Mẫu báo cáo công việc

Để trình bày báo cáo công việc người báo cao cần chọn lọc thông tin và trình bày đầy đủ các thông tin quan trọng cần có trong bản báo cáo công việc. Các nội dung cần có bao gồm:

    • Tiêu đề của bản báo cáo
    • Tóm tắt nội dung trong báo cáo
    • Phần mở đầu, lý do trình bày báo cáo
    • Phần nội dung chính – thông tin thu thập được phía trên. Phần này nên được chia thành các mục nhỏ hơn cho dễ hiểu. 
    • Kết luận hoặc đề xuất.

Bạn cần lên bố cục chung cho một bản báo cáo công việc như trên, sau đó dần dần bổ sung những thông tin cần thiết. Bạn cũng có thể hoàn thành phần nội dung chính trước rồi sau đó mới viết đến phần giới thiệu và kết luận.

Nếu là báo cáo cho một dự án nào đó cần có phần tóm tắt dự án. Phần tóm tắt dự án xuất hiện ngay trên đầu của bản báo cáo, nhưng lại là phần bạn nên viết cuối dùng để có thể tóm tắt được tất cả ý chính? Bạn rút ra được điều gì sau bản báo cáo? Bạn sẽ làm gì tiếp theo? Quản lý trực tiếp của bạn có thể sẽ đọc toàn bộ bản báo cáo nhưng lãnh đạo cấp cao hơn thì không. Vì vậy, phần tóm tắt dự án phải nêu được đầy đủ và ngắn gọn những thông tin quan trọng nhất. 

Những lưu ý khi viết báo cáo công việc

Khi viết báo cáo công việc, bạn cần lưu ý những vấn đề sau đâu để mất điểm với quản lý cấp trên của bạn

Kiểm tra lỗi chính tả

Cầm sử dụng ngôn từ đúng, rõ ràng, rạch mạch đảm bảo đúng chuyên ngành mà bạn đang làm việc. Không nói lang mang, thiếu logic khó hiểu cho người đọc.

Nếu được hãy nhờ đồng nghiệp kiểm tra lại lỗi chính tả, nội dung câu chữ, tính mạch lạc của bản báo cáo một lần nữa sau khi bạn đã kiểm tra lại. Vì thông thường bản thân sẽ không phát hiện được những lỗi sai cơ bản mà người khác có thể nhìn ra được

Kiểm tra lại định dạng

Trong báo cáo văn bản cần được định dạng một cách chuyên nghiệp. Nếu báo cáo của bạn sử dụng nhiều các bảng biểu, sơ đồ, biểu đồ thì bạn càng cần phải chú ý tới định dạng.

Bạn nên sử dụng thống nhất một kiểu chữ, làm nổi bật các đầu mục và dành ra các khoảng trắng phù hợp sao cho dễ nhìn. Các yếu tố như đánh số mục lục, viết hoa các chữ cái đầu dòng,… cũng cần phải được chú ý.

Đảm bảo đầy đủ thông tin 

Báo cáo công việc không nên quá dài hoặc quá ngắn, đặc biệt là khi viết báo cáo công việc hàng ngày. Bạn không nhất định phải liệt kê lại các vấn đề đã bị lặp đi lặp lại từ những ngày trước mà nên tập trung vào các vấn đề nổi cộm, cần được giải quyết ngay.

Trung thực trong báo cáo

Nội dung báo cáo nếu thiếu chính xác, mô tả những công việc không có thực sẽ dẫn đến những sai sót về chi ngân sách, trả lương cho nhân viên,… Nhiều người thậm chí còn không hiểu mình đang viết gì trong báo cáo công việc. Thay vì sử dụng các loại bảng biểu, biểu đồ để trực quan hóa số liệu thì họ lại để lấp đầy các chỗ trống không cần thiết, để cho bản báo cáo đủ dài. Đây là lỗi sai cực kỳ nghiêm trọng cần tuyệt đối tránh trong quá trình làm báo cáo.

Một số mẫu báo cáo công việc chuyên nghiệp

Trên đây chia sẻ những kiến thức hữu ích về Các mẫu báo cáo công việc và một số lưu ý để có thêm nhiều hơn những kiến thức hơn trong lĩnh nhân sự có thể tham khảo thêm tại mục Hành chính nhân sự tại trang Lê Ánh Hr

»»» Chủ đề tương tự:

Gia đình Hr chúc bạn thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *