Cách Viết Email Chuyên Nghiệp – Những Lưu Ý Cần Tránh

Trong thời đại công nghệ thông tin, email đã trở thành một phương tiện liên lạc không thể thiếu. Tuy nhiên, do tính chất nhanh chóng và ngắn gọn, email có thể dẫn đến những hiểu lầm không đáng có, không chỉ trong các mối quan hệ công việc mà còn trong cuộc sống cá nhân.

Vậy hãy cùng Gia Đình HR tìm hiểu cách viết Email xin việc chuyên nghiệp, cách viết email trong các trường hợp phổ biến khác và những lưu ý cần tránh khi viết Email qua bài viết dưới đây nhé.

Có thể bạn quan tâm: Review Học Hành Chính Nhân Sự Ở Đâu Tốt?

I. Tầm Quan Trọng Của Kỹ Năng Viết Email

Email để có thể liên lạc và trao đổi thông tin ở trường thuận tiện hơn trong tương lai, cần tạo thói quen sử dụng email để làm quen với môi trường làm việc.

Kỹ năng viết Email làm cho email của bạn dễ nhớ, dễ đọc và dễ lưu. Nếu thông tin ngắn và đơn giản, hãy cân nhắc đưa thông tin vào nội dung thư, thay vì gửi dưới dạng tệp đính kèm, để việc gửi và nhận mất ít thời gian tải hơn. Đừng quên viết dòng tiêu đề để người nhận có cái nhìn tổng quan về những gì bạn muốn gửi.

II. Cách viết EMAIL trong các trường hợp

1. Cách viết email xin việc/ Gửi nhà tuyển dụng

#Hướng dẫn viết Email xin việc bằng tiếng Việt

1. Tiêu đề email xin việc

Với tiêu đề của email ứng tuyển, có thể dễ dàng thấy rằng có hai trường hợp có thể xảy ra:

• Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng ghi rõ thông tin về dòng tiêu đề của email ứng tuyển

Trong trường hợp này, nhà tuyển dụng thường ghi rõ yêu cầu, chẳng hạn như “tên công ty”, ở cuối tin tuyển dụng. Chỉ cần sao chép cùng một công thức và thay đổi tên, chức danh và tên công ty.

• Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không nêu rõ yêu cầu tiêu đề của email ứng tuyển

Trong trường hợp này, dòng tiêu đề của email ứng tuyển phải ngắn gọn và bao gồm tên và chức danh mà bạn đang muốn ứng tuyển

2. Nội dung email xin việc

A. Phần mở đầu

Bắt đầu nội dung email ứng tuyển của bạn bằng cụm từ “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng và tôn kính đối với người nhận email. Không sử dụng “gửi” hoặc “thân ái gửi” vì chúng trông hơi thiếu tôn trọng và làm giảm đi tính lịch sự.

B. Phần nội dung

• Nội dung của email ứng dụng phải bao gồm những nội dung sau:
• Giới thiệu bản thân ngắn gọn
• Mục đích của bạn khi viết email này hoặc gửi email này để ứng tuyển vào vị trí nào?
• Liệt kê các kỹ năng nổi bật, kinh nghiệm và mục tiêu nghề nghiệp của bạn để chứng minh bạn là người phù hợp với vị trí đang ứng tuyển.

C. Phần kết

Cuối email, bạn gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng đã cho bạn cơ hội ứng tuyển và được xem xét.

3. Chữ ký email

Chữ ký email là một bằng chứng về tính chuyên nghiệp của bạn khi gửi hồ sơ xin việc qua email. Sau khi bạn có tên và tên hiển thị email hãy thêm chữ ký email của bạn ngay lập tức.

Các mẫu chữ ký email chuyên nghiệp thường bao gồm:

• Họ và tên
• Số điện thoại
• Thông tin như địa chỉ Facebook, trang web, địa chỉ nhà …

#Hướng dẫn viết Email xin việc bằng tiếng Anh

Cần phải có lời chào ở đầu thư

Cách bạn viết lời chào ở đầu thư phụ thuộc vào thông tin bạn có về công ty. Nếu bạn biết tên của nhà tuyển dụng, lời chào sẽ là: Thêm dấu phẩy hoặc dấu chấm sau Dear (tên nhà tuyển dụng của bạn). Đảm bảo rằng đối tượng dự kiến ​​của thư xin việc của bạn để viết các tiêu đề thích hợp, chẳng hạn như (Mr., Ms., Dr.).

Nếu bạn không biết tên nhà tuyển dụng của mình, bạn có thể viết “Dear Hiring Manager,”, “Dear Recruiting Team,” hay “Dear (tên công ty)”.

Cách viết đoạn đầu tiên

Trong đoạn đầu tiên của thư xin việc, bạn có thể đề cập đến vị trí bạn đang ứng tuyển và cách bạn tìm thấy vị trí đó. Chỉ cần cung cấp một hoặc hai câu.

Phần nội dung chính của thư

Hầu hết các thư xin việc chỉ là một hoặc hai đoạn văn bản cơ bản. Không nên khiến nhà tuyển dụng dành nhiều thời gian để đọc một lá thư xin việc quá dài. Cố gắng trả lời các câu hỏi sau trong đoạn văn chính.

• Bạn nghĩ tại sao bạn là ứng cử viên thích hợp cho vị trí này?
• Bạn có kinh nghiệm gì phù hợp với yêu cầu công việc cho vị trí này?
• Tại sao bạn muốn làm việc cho công ty của bạn?

Cách viết đoạn cuối thư

Phần này bạn cần tóm tắt những việc cần làm tiếp theo để ứng tuyển vào vị trí này. Phải bao gồm:

• Lặp lại trong một câu lý do tại sao bạn là một ứng cử viên phù hợp cho vị trí này.
• Thảo luận về những việc cần làm tiếp theo.
• Đưa thông tin liên hệ như địa chỉ email và số điện thoại để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên hệ với bạn.
• Đề cập đến sơ yếu lý lịch hoặc các tài liệu tham khảo mà bạn đã đính kèm trong thư (nếu có).
• Cảm ơn người nhận vì đã dành thời gian cho bạn.

Cách viết kết thúc email và chữ ký

Cuối thư, theo cách phổ biến bạn sẽ viết “Best” hay “Sincerely” . Bạn cũng có thể nhập tên đầy đủ của mình ở cuối thư thay vì ký tên nếu bạn không thể ký email của mình.

2. Cách viết Email xin thực tập

Đặt tiêu đề chính xác

• Dòng tiêu đề của email ứng tuyển được coi là phần quan trọng nhất khi viết email xin thực tập vì nó quyết định liệu nhà tuyển dụng có mở và đọc email của bạn hay không.
• Phần này phải ghi rõ các thông tin sau: Tên + Vị trí bạn ứng tuyển + Mục đích gửi email (xin thực tập).

Lời mở đầu ấn tượng là cách viết email xin thực tập hiệu quả nhất

• Trong phần nội dung của email, hãy bắt đầu bằng một lời chào trang trọng và lịch sự.

Ví dụ: “Kính gửi Bộ phận Nhân sự …” hoặc “Kính gửi Anh/Chị … – Trưởng phòng tuyển dụng …”.

• Tiếp theo, giới thiệu ngắn gọn các thông tin như tên, tuổi, trường, ngành học. Tiếp theo, mục đích gửi thư cần nêu rõ nội dung cơ bản sau: Mong muốn thực tập, thời gian thực tập, cam kết thực tập.

Phần nội dung chính

Sau khi nêu rõ mục đích của bạn khi gửi email là để xin thực tập, bạn sẽ cần trình bày chi tiết các kỹ năng và kinh nghiệm của mình để nhà tuyển dụng chọn bạn.

Hãy mô tả kinh nghiệm của bạn trong quá trình học và các kỹ năng bạn cần cho công việc mong muốn. Đừng quên chia sẻ thêm những thành tích đạt được trong học tập và các hoạt động đội nhóm khác để nhận được nhiều sự tán thưởng.

Phần kết thúc

Không nhất thiết phải quá phô trương ở phần cuối, nhưng bạn nên lịch sự và trang trọng ở phần này. Khi soạn một email thực tập, bạn có thể thể hiện sự chuyên nghiệp của mình bằng cách nói ‘ trân trọng’.

3. Cách viết Email từ chối nhận việc

Nội dung của một lá thư từ chối tiêu chuẩn bao gồm năm phần chính:

• Tiêu đề thư: Tên đầy đủ của ứng viên – Vị trí công việc được mới
• Lời chào: Tên, tuổi, địa chỉ của ứng viên. Tên và địa chỉ công ty; Tên người tuyển dụng
• Lời cảm ơn: Cảm ơn công ty về lời đề nghị và cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian và công sức.
• Lời từ chối công việc: Thẳng thắn và xin lỗi vì bạn không thể đảm nhận vị trí này. Trong phần này, bạn không cần phải nêu lý do tại sao bạn đảm nhận vị trí này ở nói khác mà không phải ở đây. Nếu bạn muốn, hãy điền lý do từ chối một cách đơn giản.
• Kết luận: Bày tỏ sự cảm kích lời mời của công ty một lần nữa. Để lại thông tin liên hệ của bạn và ký tên.

Ngoài ra, nếu có thể, hãy đề xuất một ứng viên khác trong thư từ chối để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng để xin lỗi vì đã lãng phí thời gian trong quá trình tuyển dụng.

4. Cách viết Email báo cáo công việc

Dòng tiêu đề

Thu hút sự chú ý với dòng chủ đề của bạn. Phần đầu tiên của email mà người nhận nhìn thấy là chủ đề của email. Nếu bạn đặt không tốt Email của bạn sẽ có nguy cơ không được mở.

Lời chào

Tất cả các email đều được gửi đến một người nào đó. Bắt đầu email của bạn bằng cách chào người nhận, tùy thuộc vào chức danh và công việc của họ. Nếu bạn không quen hoặc không biết tên có thể viết Dear [ tên người nhận], hoặc nói “Kính gửi ông/bà” [tên người nhận] đối với các quan chức cấp cao và “ Hi” với đồng nghiệp.

Phần thân email

Đây là nội dung của email. Điều quan trọng là phải tuân theo một khuôn mẫu nhất định khi viết nội dung email.

• Đoạn mở đầu nên nêu lý do gửi email. Nếu bạn là người lạ, hãy giới thiệu bản thân với người nhận và viết ra lý do bạn viết thư cho họ. Hãy cẩn thận không cung cấp thông tin không cần thiết và viết theo cách có ý nghĩa.
• Chỉ nói những gì bạn cần. Nếu bạn đang hỏi một câu hỏi, hãy kết luận bằng những câu đại loại như “Tôi rất vui khi sớm nhận được phản hồi từ bạn.” Hoặc, “Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn.” Nếu bạn đang giải quyết một câu hỏi, hãy kết thúc bằng “Tôi hy vọng tôi đã trả lời câu hỏi của bạn đầy đủ.”

Chữ ký

Đây là những từ cuối cùng trong email của bạn có thể để lại ấn tượng lâu dài cho người đọc. Hãy kết thúc bằng một từ hoặc cụm từ đơn giản về sự tôn trọng. Một lựa chọn an toàn và phổ biến là Trân trọng Hoặc “cảm ơn”.

III. Những Lưu Ý cần tránh khi viết Email

• Thiếu tiêu đề mail
• Tránh những lời chào hỏi vô cảm
• Thiếu mục đích của email
• Thiếu và dùng sai câu kết email
• Lỗi sử dụng ngôn ngữ không trang trọng: Sử dụng tiếng lóng; Sai chính tả và lỗi chính tả; Không sử dụng các cụm từ rút gọn, các cụm từ viết tắt, không sử dụng các biểu tượng cảm xúc

Vậy là bạn đã biết được cách viết email và những điều cần tránh khi viết email công việc, tôi hy vọng bạn thấy bài viết này hữu ích. Tôi cũng chúc bạn thành công trong công việc của mình.

Xem thêm:

• Cách Viết Đơn Xin Nghỉ Việc Chuyên Nghiệp – Ví Dụ Thực Tế
• Phỏng Vấn Xin Việc – Những Vấn Đề Cần Chú Ý
• Mẫu Đơn Xin Thực Tập Chuẩn – Cách Viết Đơn Xin Thực Tập Mới Nhất
• Các Câu Hỏi Phỏng Vấn Phổ Biến – Cách Trả Lời Hay Nhất
• Kinh nghiệm phỏng vấn: Làm sao để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng?

Tags: Cách viết email bằng tiếng anh, cách viết email, cách viết email xin việc, cách viết email gửi cv, cách viết email chuyên nghiệp, cách viết email ứng tuyển, cách viết email xin việc bằng tiếng anh, cách viết email từ chối nhận việc, cách viết email xin thực tập, cách viết email từ chối phỏng vấn, cách viết email xin nghỉ việc, cách viết tiêu đề email, cách viết email báo cáo công việc, cách viết email gửi nhà tuyển dụng…