Cách Đánh Số Thứ Tự Trong Excel Nhanh Và Đơn Giản

Đánh số thứ tự trong Excel, Word là một thủ thuật được sử dụng phổ biến trong việc thống kế các dữ liệu theo một trật tự nhất định, giúp cho người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý các dữ liệu.

Bài viết dưới đây Gia Đình HR sẽ hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong Excel, Word nhanh và đơn giản.

»»» Nên Học Hành Chính Nhân Sự Online Hay Offline

I. Cách Đánh Số Thứ Tự Trong Excel

1. Cách đánh số thứ tự nhanh trong Excel

Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo thả chuột

– Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo thả chuột là cách làm đơn giản và là cách phổ biến nhất.

– Các bước đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo thả chuột

+ Bước 1: Mở Excel, trong hai ô đầu tiên, nhập số thứ tự tương ứng với số thứ tự bạn muốn hiển thị.

VD: nhập 1,2 ở hai ô đầu tiên, tương ứng bạn sẽ có dãy thứ tự 1, 2, 3, 4, 5, 6,… Nhập 1, 3 ở hai ô đầu tiên tương ứng bạn sẽ có dãy thứ tự 1, 3, 5, 7, 9,…

Bước 2: Chọn 2 ô đầu tiên, rê chuột tới góc của ô thứ 2 để hiện lên dấu tập đen. Click vào dấu thập đen rồi kéo thả chuột bắt đầu từ ô thứ 2 đến ô thứ tự mà bạn mong muốn.

2. Hàm đánh số thứ tự trong Excel

a. Đánh số thứ tự bằng hàm ROW() trong Excel

Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm ROW()

– Bước 1: Ở ô đầu tiên bạn cần hiện dãy số, nhập = ROW(A1) vào ô. Sau đó, nhấn Enter máy sẽ hiện ra số thứ tự 1 tương ứng.

– Bước 2: Chọn dấu chấm xanh ở góc của ô đầu tiên, kéo thả chuột tới ô có thứ tự mà bạn mong muốn.

b. Đánh số thứ tự bằng hàm OFFSET() trong Excel

Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm OFFSET()

– Bước 1: Ở ô đầu tiên bạn muốn hiện dãy số, nhập = OFFSET() vào ô đó. Hàm OFFSET (reference, rows, cols, [height], [width]) với các đối số như sau:

• Reference: là vùng tham chiếu mà bạn muốn căn cứ làm khoảng cách tham chiếu.
• Rows: là số hàng mà bạn muốn tham chiếu tới. Hàng có thể là số dương (là ở dưới cùng tham chiếu bắt đầu) hoặc là số âm (là ở trên vùng tham chiếu bắt đầu).
• Cols: là số cột, về phía bên trái hoặc bên phải mà bạn muốn tham chiếu tới. Cột có thể là số dương (là ở bên phải vùng tham chiếu bắt đầu) hoặc có thể là số âm (là ở bên trái vùng tham chiếu bắt đầu)
• Height: là chiều cao số dương được tính bằng số hàng mà bạn muốn có cho tham chiếu trở về.
• Width: là độ rộng số dương được tính bằng số cột mà bạn muốn có cho tham chiếu trở về.

– Bước 2: Thực hiện điền các đối số vào hàm = OFFSET()

VD: = OFFSET(A2,-1,0)+1 để đánh số thứ tự trong Excel. A2 là địa chỉ ô hiện tại của giá trị tham chiếu, sau đó nhấn Enter và các số thứ tự đầu tiên sẽ được chèn vào.

– Bước 3: Chọn dấu chấm xanh ở góc của ô đầu tiên, kéo thả chuột tới ô thứ tự mà bạn mong muốn.

3. Cách đánh số thứ tự trong Excel có điều kiện

Sử dụng hàm COUNTA() trong Excel để đánh số thứ tự các hàng có dữ liệu.

Hàm COUNTA() sử dụng để đếm các ô số có dữ liệu. Cách điền số thứ tự trong Excel bằng hàm COUNTA():

– Bước 1: Xác định phạm vi các ô bạn muốn , nhập hàm = COUNTA()

VD: Đến dữ liệu của các ô từ B2 đến E5, ta nhập = COUNTA(B2:E5)

– Bước 2: chọn ô kết quả và đây sẽ là ô trả về kết quả của hàm COUNTA()

– Bước 3: Có thể đến được số ở nhiều ô phạm vi.

VD: có thể đếm số ở 2 bảng dữ liệu. Ta nhập = COUNTA(B2:E5, B7:E12).

II. Cách Đánh Số Thứ Tự Trong Google Sheet

1. Đánh số thứ tự trong Google Sheet tự động

– Bước 1: Ở 2 ô đầu tiên cần đánh số thứ tự, nhập liên tiếp số 1 và 2

– Bước 2: Tô chọn cả 2 ô chứa số 1 và vừa thực hiện ở bước 1.

– Bước 3: Đặt con trỏ chuột tới góc dưới cùng bên phải của vùng chọn. Sau đó nhấn giữ chuột rồi kéo thả chuột đến vị trí mà bạn muốn dừng lại để đánh số thứ tự cho cột.

2. Đánh số thứ tự trong Google Sheet bằng hàm ROW()

– Bước 1: Ở ô bạn muốn đánh số thứ tự, nhập hàm =ROW()-1 vào ô đó.

Sử dụng hàm =ROW()-1 là ô mình chọn để nhập là ô số A2 không phải ô số A1 nên số thứ tự hàm ROW lấy ra sẽ là 2. Nhưng hàng dữ liệu lại là hàng đầu tiên nên phải thêm -1 vào để số thứ tự hàm lấy ra sẽ là số 1. Nếu như bạn dùng hàng đầu tiên để nhập thì sẽ không cần phải thêm -1

– Bước 2: nhấn Enter để hiển thị kết quả, sau đó kéo vùng dữ liệu xuống phía dưới để áp dụng công thức này cho các ô ở bên dưới.

III. Cách Đánh Số Thứ Tự Trong Word

Sử dụng tính năng Numbering để đánh số thứ tự trong Word

– Bước 1: Vào Home, chọn Numbering, sau đó bấm chọn mục Define New Numbering Format.

– Bước 2: Hộp thoại sẽ hiển thị lựa chọn các giá trị sau:

• Trong mục Number Style: lựa chọn đánh theo kiểu số để đánh số thứ tự mà bạn muốn.
• Trong mục Number Format: xóa bỏ các ký tự khác à chỉ để lại ký tự là số.
• Trong mục Alignment: lựa chọn định dạng căn lề

– Bước 3: Click vào OK, đã đánh số thứ tự cho ô đầu tiên.

– Bước 4: Bôi đen toàn bộ phần cột cần đánh số thứ tự, sau đó vào Numbering lựa chọn đúng định dạng vừa mới tạo (chỉ gồm ký tự số không chứa các ký tự khác)

Xem chi tiết: Cách Đánh Số Thứ Tự Trong Word Đơn Giản Ai Cũng Cần Biết

IV. Một Số Lưu Ý Khi Đánh Số Thứ Tự Trong Excel, Word Hay Google Sheet

Đánh số thứ tự trong Excel: Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo thả chuột được đa số mọi người đều sử dụng do dễ nhớ.

Tuy nhiên nhược điểm của cách này thì khi bạn cần phải đánh số thứ tự cho khoảng 1000 dòng thì việc kéo bằng tay sẽ rất vất vả.

Ngoài ra, bạn chỉ cần xóa 1 dòng nào đó thid số thứ tự cũng không nhảy theo.

Bài viết trên đây là những thông tin về cách đánh số thứ tự trên Excel, Word một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Xem thêm bài viết:

• Chứng Chỉ Tin Học Văn Phòng Theo Thông Tư 03
• Nên Học Tin Học Văn Phòng Ở Đâu Tốt?
• Mô Tả Công Việc Nhân Viên Văn Phòng